Formation «organisation et déroulement Titre de la d’une … · Avant l’Assemblée Générale...

Titre de la

présentation

Association de parents d’élèves

de l’enseignement libre

0

Lundi 15 juin 2020

Formation « organisation et déroulement

d’une Assemblée Générale d’Apel »

Intertitre

1

BIENVENUE !

1

Programme de la soirée

1.Préparation et déroulement d’une

AG Ordinaire

2. Préparation et déroulement

d’une AG Extraordinaire

2

Intertitre

3

L’ Assemblée Générale

Ordinaire

3

L’Apel est une association Loi 1901

4

Une

association

est

constituée

d’adhérents

Les adhérents

élisent les membres

du Conseil

d’Administration

lors de l’Assemblée

Générale Ordinaire

Les membres du

Conseil

d’Administration

élisent le bureau

qui comprend :

PrésidentVice

PrésidentTrésorier Secrétaire

4

Assemblée Générale Ordinaire

5

Ouverte à tous, Adhérents et non Adhérents

Seuls les adhérents ont le droit de vote

D’où l’importance d’avoir la liste d’émargement avec le nom des adhérents

Le vote se fait à la majorité par les votes des adhérents présents ou

représentés (2 pouvoirs maximum par votant).

5

Préparation de l’Assemblée Générale

6

Avant les vacances d’été :

• Prévoir une date d’Assemblée Générale en accord avec le chef

d’établissement pour garantir sa présence.

• Réserver une salle avec vidéoprojecteur, micro… et éventuellement

connexion internet. (attention les manifestations sont souvent

nombreuses en début d’année scolaire et les salles peuvent être déjà

réservées)

6

Préparation de l’Assemblée Générale

7

Organisation des AG à distance

Voici quelques éléments de réponse en attendant de pouvoir vous

communiquer des informations plus précises :

Une ordonnance du gouvernement donne la possibilité d’organiser des

réunions statutaires et réunions avec prise de décision à distance lorsque

cela n’a pas été prévu dans les statuts.

L’Apel Nationale étudie les solutions dans le respect des règles et

communiquera une réponse dès que possible.

Ce sujet est à l’ordre du jour de la commission « vie associative » de l’Apel

nationale qui se réunira demain.

7

Préparation de l’Assemblée Générale

8

L’AG doit être préparée par le Conseil d’administration au minimum 1

mois avant le jour J :

• Rédiger le rapport d’activité (vie de l’association de l’année qui vient

de s’écouler) et le rapport d’orientations (projets à venir ou en cours)

• Valider le rapport financier du trésorier (comptes de l’association

clôturés au 31 juillet) ; préparer et valider le budget prévisionnel qui

sera présenté au vote de l’A.G.;

• Discuter et arrêter le coût de l’A.G. (intervenant, pot d’accueil…)

• Pour la présentation du rapport d’activité, chaque responsable de

commission est invité à s’exprimer.

• Nous vous conseillons de préparer un diaporama, ainsi qu’un

document récapitulatif des comptes de l’association.

• Afin de bien rendre visible votre Apel, prévoir des Kakémonos, des

flyers expliquant le mouvement aux familles, des Tee-Shirt Apel et

badges nominatifs pour vos administrateurs (permettant d’être

identifiable lors de votre AG)…

8

Avant l’Assemblée Générale

9

Rédiger l’ordre du jour

• De « horaire » à « horaire » : Accueil du chef d’établissement et du

Président de l’Apel

• De « horaire » à « horaire » :

Partie statutaire : - Rapport d’activité

- Rapport financier

- Rapport d’orientation

- Présentation du budget prévisionnel

- Présentation des membres du Conseil d’Administration

souhaitant renouveler leur mandat

- Présentation des personnes souhaitant être

nouvellement élues au Conseil d’Administration

- Votes

9

Avant l’Assemblée Générale

10

Envoyer les convocations

• A tous les adhérents

• Au membre de droit (l’Apel du Rhône)

Elles doivent être envoyées dans les délais fixés par les statuts

Attention, un manquement des délais peut être à l’origine d’une

annulation de toutes les décisions prises au cours d’une Assemblée

Générale !

Envoyer les invitations

• Aux familles non adhérents

• Aux membres de la communauté educative (chef d’établissement,

president de l’OGEC, enseignants…)

• Aux partenaires : prêtre référent (ou de la Paroisse), représentant de la

mairie…

L’envoi de la convocation peut se faire par courier ou par mail (verifier sur vos

statuts), à condition qu’elles puissent parvenir à tous les adherents. 10

Avant l’Assemblée Générale

11www.apel.fr

Avant l’Assemblée Générale

Préparer les documents nécessaires le jour de l’AG

• Les statuts de l’association

• Le livre des comptes de l’association

• Les actes de candidatures au CA de l’Apel

• Des pouvoirs vierges

• La liste d’émargement

• Des bulletins de vote à bulletin secret

12www.apel.fr

Avant l’Assemblée Générale

13www.apel.fr

Avant l’Assemblée Générale

14

Le jour de l’Assemblée Générale

15

Arrivée des participants

• Déléguer à 2 membres de l’équipe la mission de contrôle

de la liste d’émargement et de la comptabilisation des

pouvoirs. (Attention : chaque adhérent présent ne peutpas avoir plus de 2 pouvoir, cf statuts types)

• Désigner 2 scrutateurs pour le dépouillement des votes

15

Ouverture de la séance

16

16

• Se présenter (président) puis présenter les membres du conseil

d’administration

• Mot du chef d’établissement

• Accueillir les participants et déclarer l’ouverture de l’Assemblée

Générale

• Rappeler l’ordre du jour

• Commencer l’AG proprement dite.

Déroulement de l’Assemblée Générale

17

• Présentation du rapport d’activité (par le président ou une autre

personnes) de l’année qui s’est écoulée

• Présentation du rapport financier (trésorier)

• Présentation du rapport d’orientation pour l’année scolaire à venir

(president ou une autre personne)

• Présentation de la cotisation et du budget prévisionnel qui est en accord

avec les orientations présentées (trésorier)

• Si necessaire, proposition d’augmentation de la cotisation Apel de

l’établissement (si necessaire) (il faudra bien le rajouter sur le bulletin de

vote)

• Présentation des membres sortants du conseil d’administration

souhaitant renouveler leur mandat

• Présentations des des personnes souhaitant être nouvellement élues au

Conseil d’Administration

Le vote a lieu à la fin de toutes ces présentations.17

Lecture et approbation des rapports

18

• Après la lecture des rapports, donner la parole aux participants

et répondre aux questions éventuelles

• Désigner deux personnes scrutateurs pour comptabiliser les

voix lors du vote (Rappel : En AGO, le vote se fait à la majorité

par les votes des adhérents présents ou représentés. Maximum

de 2 pouvoirs par votant)

• Procéder au vote ( possibilité de le faire à bulletin secret).

18

• Le rapport moral est rédigé par le Président.

• Il comprend :

- la restitution de la vie de l’Association de l’année qui vient de s’écouler,

- la réalisation des objectifs fixés avec l’explication des éventuelsécarts,

- les remerciements (ciblés ou globaux).

• Le rapport d’activité peut être lu par le secrétaire de l’association.

• Un rapport d’activité (ou rapport moral) est destiné à restituer

l’activité de l’Association de l’exercice concerné et à montrer le

respect de l’objet de l’Association défini dans les statuts.

19

Le rapport d’activité

• Le rapport d’orientation est rédigé par le Président.

• Il comprend :

- les actions en cours

- la présentation des orientations et des projets pour le prochain

exercice

• Le rapport d’orientation peut être lu par le secrétaire de l’association.

20

Le rapport d’orientation

• Le rapport financier est rédigé par le Trésorier et validé par le Conseil

d’administration de l’exercice en cours lors du CA précédent l’AG.

• Il est présenté par le Trésorier. Il doit être rédigé accompagné de deux

tableaux :

- le compte de résultat,

- La trésorerie.

• Le rapport financier est principalement destiné à montrer la situation

financière de l’Association en commentant les tableaux de compte de

résultat.

• Rappel : chaque association est exonérée de TVA pour 6 manifestations de

soutien ou de bienfaisance… ne pas dépasser cela. Bien synthétiser vos

actions par temps forts de l’année par exemple : actions pour la Toussaint,

pour Noël, pour le Carême, pour Pâques, pour la Kermesse, etc…

21

Le rapport financier

• Le Trésorier doit présenter de façon neutre le compte de

résultat ;

• Après la lecture du rapport financier, le Trésorier, sur

demande du président, répond aux questions qui lui sont

posées au sujet des finances de l’Association ;

• Le rapport financier est soumis au vote.

22

Le rapport financier

23

DEPENSES RECETTES SOLDE

Cotisations N-1 (reçues des familles & payées à l’Apel du Rhône)

Dépenses à destination des familles (accueil des parents à la rentrée, portes -

ouvertes, conférences, repas fin d'année…)---------------

Action 1 * =

* À préciser. Exemples : vente de gâteaux ou autres, activités autour de Noël, y

compris vente de sapins ou de chocolats, photos de classe, activités autour du Carême-

Pâques, loto, kermesse, fête de l'école...

Action 2 * =

Action 3 * =

Action 4 * =

Action 5 * =

Action 6 * =

Cadeaux, dons, remerciements…

Subventions (données à l'OGEC, l’école ou les familles comme participation aux voyages

scolaires / reçues de la mairie, reçues de l'Apel du Rhône….)

Frais de fonctionnement (fournitures de bureau, affranchissement…) ---------------

Entretien et réparation du matériel de votre Apel ---------------

Frais de déplacements ---------------

Achats de matériel durable (par exemple ordinateur, cafetière, sono…) ---------------

Frais bancaires (tenue de compte, cotisation carte bancaire, agios…) ---------------

Intérêts des livrets d’épargne (total de tous les livrets) ---------------

TOTAL de chaque colonne

NB: les actions (toute manifestation ayant des recettes) sont limitées à 6 par an(62 250 € de recettes maximum sur 2018) pour éviter une déclaration fiscale (TVA).

Le bilan financier de l’année scolaire n-1

24

Il est important de présenter également après le compte de résultat, la totalité de votre trésorerie de fin d’exercice.

Cela comprend : votre disponibilité sur votre compte courant, la

totalité des livrets, comptes de placement éventuels ainsi que la caisse.

COMPTE SOLDE de DEBUT d'exercice (1er août 2017) SOLDE de FIN d'exercice (31 juillet 2018)

COMPTE COURANT

LIVRET A

AUTRE COMPTE

CAISSE

TOTAL

L’ETAT DES COMPTES AU 31/07/2018 :

Préciser le montant des emprunts éventuels (ainsi que l'organisme, le taux et la durée):

Présentation de la trésorerie

Si le résultat est négatif :

• On peut alors prendre sur les réserves de l’association

• On peut aussi l’intégrer dans les comptes de l’année.

Si le résultat est positif :

• On peut l’intégrer dans les comptes de l’année suivantes.

• On peut aussi l’utiliser pour faire un don, ou pour payer une

dépense exceptionnelle.

25

A quoi va-t-on attribuer le résultat financier de l’année ?

• Le trésorier, au nom du C.A, présente le budget prévisionnelpour l’année à venir ;

• Les choix budgétaires sont le reflet des orientations présentéesdans le rapport d’orientation ;

• Ce budget prévisionnel, qui comprend souvent l’étape de laprésentation de la cotisation, est soumis au vote

• Il peut bien entendu donner lieu à un temps de questionnement

et d’ajustement si certaines orientations annoncées par leprésident ont été modifiées lors de la tenue de l’A.G.

26

Le budget prévisionnel

27

DEPENSES RECETTES SOLDE

Cotisations de l’année en cours (reçues des familles & payées à l’Apel du Rhône)

Dépenses à destination des familles (accueil des parents à la rentrée, portes -

ouvertes, conférences, repas fin d'année…)---------------

Action 1 * =

* À préciser. Exemples : vente de gâteaux ou autres, activités autour de Noël, y

compris vente de sapins ou de chocolats, photos de classe, activités autour du Carême-

Pâques, loto, kermesse, fête de l'école...

Action 2 * =

Action 3 * =

Action 4 * =

Action 5 * =

Action 6 * =

Cadeaux, dons, remerciements…

Subventions (données à l'OGEC, l’école ou les familles comme participation aux voyages

scolaires / reçues de la mairie, reçues de l'Apel du Rhône….)

Frais de fonctionnement (fournitures de bureau, affranchissement…) ---------------

Entretien et réparation du matériel de votre Apel ---------------

Frais de déplacements ---------------

Achats de matériel durable (par exemple ordinateur, cafetière, sono…) ---------------

Frais bancaires (tenue de compte, cotisation carte bancaire, agios…) ---------------

Intérêts des livrets d’épargne (total de tous les livrets) ---------------

TOTAL de chaque colonne

NB: les actions (toute manifestation ayant des recettes) sont limitées à 6 par an(62 250 € de recettes maximum sur 2018) pour éviter une déclaration fiscale (TVA).

Exemple de présentation du budget prévionnel

• Présentation du Conseil d’Administration actuel selon les statuts

• Présentation des membres sortants (ils peuvent se représenter

(voir les statuts) ;

• Présentation des nouvelles candidatures + appel aux candidatures

spontanées ;

• En profiter pour présenter et rappeler vos commissions de travail

pour mobiliser d’éventuels volontaires ;

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Election des administrateurs

Une fois que les rapport d’activités et d’orientation, les comptes de

l’association, le rapport financier, le budget prévisionnel, et les candidats

ont été présentés, que vous avez répondu aux éventuelles questions,vous pouvez procéder au vote global.

Voir exemple de bulletin de vote ci-après :

29

Votes

• Rédiger le procès-verbal (la restitution écrite d’une réunionstatutaire est un Procès-verbal ; la restitution écrite d’uneautre réunion est un compte-rendu)

• Envoyer une première convocation au conseil

d’administration pour procéder à l’élection du bureau

(après chaque AG, il y a élection du bureau)

30

Après l’Assemblée Générale

Effectuer les déclarations légales auprès de la préfecture :

• Déclaration du nouveau Conseil d’Administration.

Possibilité de le faire par internet (voir lien sur le site de

l’Apel du Rhône).

• Procès verbal

Une association doit déclarer en préfecture les changements

survenus dans son administration dans un délais de 3

mois.

31

Après l’Assemblée Générale

Intertitre

32

L’ Assemblée Générale

Extraordinaire

32

OBLIGATION DE FAIRE UNE AGE

POUR LES CAUSES CI-DESSOUS :

33

Ouverte à tous Adhérents et non Adhérents

Seuls les adhérents ont le droit de vote

(idem AGO).

Assemblée Générale Extraordinaire

Toute modification des statuts impose l’organisation d’une

Assemblée Générale Extraordinaire

(laquelle peut être accolée à l’Assemblée Générale Ordinaire en

utilisant une seule convocation mais avec 2 ordres du jour et

horaires différents)

• Toutes les Apel d’établissement doivent adopter les Statuts types

Apel

• Soumettre à l’Apel départementale le projet des statuts modifiés

avant tout vote.

• Valider les nouveaux statuts en CA

• Joignez à la convocation, le projet des nouveaux statuts, et les

pouvoirs.

• Les statuts modifiés doivent être déclarés et envoyés à la

préfecture.

• Envoyer une copie des statuts à l’Apel Départementale en y

joignant le récépissé de la déclaration de la préfecture.

34

Modification des statuts

• Se présenter (président) puis présenter les membres du

conseil d’administration ;

• Accueillir les participants et déclarer l’ouverture de

l’Assemblée Générale ;

• Rappeler l’ordre du jour

• Bien prévoir le calcul du quorum avant de commencer l’AGE.

35

Ouverture de la séance

• Dans les statuts types : « L’association ne peut valablement

délibérer qu’à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.

Chaque membre présent ne peut détenir plus de deux pouvoir

de représentation : l’ensemble des membres présents doit

constituer le quart au moins des membres de l’association. Une

feuille de présence sera émargée et certifiée par les membres

du bureau. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée sera à

nouveau convoquée à 15 jours d’intervalle et pourra délibérer,quel que soit le nombre de membres présents. »

• Bien calculer à l’avance le quorum pour savoir si l’AGE peut

avoir lieu. Si le quorum est atteint, calculer ensuite le nombre de

voix en prenant en compte les pouvoirs, selon l’exemple ci-après :

36

A faire seulement pour l’Assemblée Générale Extraordinaire

AGE : Calcul du Quorum

37

AGE : calcul du quorum et des votes

• Rédiger le procès-verbal

• Effectuer les déclarations légales auprès de la prefecture :

Possibilité de le faire par internet (voir lien sur le site de l’Apel

du Rhône) dans un délais de 3 mois

38

Après l’Assemblée Générale Extraordinaire

39

• Penser à parler de l’AG dès la rentrée scolaire : lors de votre

soirée pour les nouvelles familles, lors du café de rentrée, dans

votre message/lettre de rentrée, lors des soirées de réunions derentrée dans chaque classe quand vous présentez l’Apel.

• Faire parvenir à toutes les familles de l’établissement uncalendrier avec toutes vos dates clés d’événements à réserver.

• Envoyer vos convocations par courrier ou par mail afin que cetévénement.

• Demander le soutien et l’aide du Président d’Ogec et du chefd’établissement pour inviter les familles largement !

• Prévoir une conférence avec un intervenant sur un sujetd’actualité après l’AG, ou faire participer un membre connu,

• Pas d’Apel sans convivialité… donc bien prévoir le verre del’amitié, ou un buffet dînatoire pour clore la soirée ☺ !

Comment faire venir les familles de votre établissement à l’AG ?

40

Merci

à tous !