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GPAO bloc opératoireRetour d’expérience : CHPL
REYMONDON Francis | freymondon@chpl.frmai 2007
1/ 35
http://www.chpl.fr
Francis REYMONDONfreymondon@chpl.fr
GPAO bloc opératoireRetour d’expérience : CHPL
mai 2007
GPAO bloc opératoireRetour d’expérience : CHPL
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2/ 35Présentation : Francis REYMONDON
• Formation : Ingénieur INSA spécialité Génie Industriel
• Fonction CHPL : Responsable Projets d’amélioration de la performance– Ancienneté : 4 ans– Projets centrés sur les activités des services :
• Bloc opératoire• Stérilisation centrale
• Statut particulier : convention CIFRE – Ingénieur salarié du CHPL– Doctorant LASPI( Thèse Génie Industriel / Gestion hospitalière)
• Problématique de recherche projets menés CHPL
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3/ 35Définition GPAO
• GPAO : Gestion de Production Assistée par Ordinateur– GPAO = Logiciel modulaire– Permettre de gérer l’ensemble des activités liées à la production d’une entreprise
industrielle.
• Activité Ressources (humaines et matérielles).– [futur] Planification– [présent] Suivi (~tracabilité)– [passé] Analyse
⇒ Améliorer l’organisation de cette activité (efficience)
• GPAO applicable à l’activité hospitalière• FOCUS : activité du bloc opératoire
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4/ 35Activités & Ressources
• Activités : – séjours,– interventions chirurgicales
• Ressources : – salle opératoire, – lits hospitalisation, – RH qualifiées (ex : instrumentiste), – Matériel (DMI, DMR, etc.)
• Cf. Projet Amélioration de la Gestion du matériel Bloc opératoire (partie II)
• Partie I : Retour d’expérience GPAO – Centre d’Hospitalisation Privé de la Loire (Saint Etienne –France)– Logiciel : Expert SANTE (société eXpertiZ)
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5/ 35CHPL
Informations :
• Établissement privé à but lucratif• Activités :
– Médecine– Chirurgie– Obstétrique
• Lits et place : 300• Interventions : 2000 (/mois)
• Urgences• Réanimation
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6/ 35PARTIE I : PLAN
PARTIE I : Retour expérience CHPL / utilisation GPAO bloc opératoire
• Activités :– Réservation séjour– Réservation intervention
• Ressources– Allocation plages chirurgien– Gestion planification : responsable bloc– Gestion des RH « instrumentiste » (aide opératoire)– Gestion des lits
• Analyse, Tableaux de Bords, Indicateurs de performance.
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7/ 35PARTIE II : PLAN
PARTIE II : Amélioration de la gestion du matériel bloc opératoire
• Avant propos
• Introduction : projet global
• Projets « en production »– « Zonage »– DMRs (cf. stérilisation)– DMI (cf. prothèses)
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8/ 35Avant propos (1/2)
• DM : Dispositifs Médicaux– DMS : Dispositifs Médicaux Stériles
• DMR : Dispositifs Médicaux Réutilisables (cf. instruments stérilisation)• DMI : Dispositifs Médicaux Implantables (cf. prothèses)• Instruments à Usage Unique• Consommables de Pharmacie (Suture, gants, …) • Linge Opératoire (Champ opératoire, tenue chirurgien,…)
• État Stérile :– Stérile : absence de micro-organisme viables – Tout DM en contact avec le patient => Lutte contre les infections– Importance : emballage (système de barrière stérile)
• Gestion des DM au bloc opératoire : Gestion sur stock
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9/ 35Avant propos (2/2)
• Cycle produit :– Avant une intervention :Déstocker les produits nécessaire (préparation charrette intervention)
– Pendant une intervention :Utiliser des produits(Nota : tous les produits approvisionnés ne sont pas utilisés)
– Après une intervention• Produits utilisés :
– Usage Unique = Déchet + renouvellement (commande, livraison, stockage)– Réutilisable = Retraitement (Stérilisation + re-stockage)
• Produits non utilisés : re-stockage
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10/ 35Introduction : projet global
• Projets menés inclus dans un Projet global (long terme) – Démarche : amélioration continue de la performance
• Logistique DM (transport, stockage, destockage, gestion)
• Informatisation tracabilité– Moyens :
• Base de Données (informations structurées)• Saisie « Temps Réel »
– Objectifs• Tracabilité réglementaire (archivage, recherche)• Gestion de production
– « On peut améliorer que ce que l’on est capable de mesurer » !
• Conduite du changement, accompagnement
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11/ 35Origine Projet: Préparation d’une intervention chirurgicale
• => Préparation du matériel– Collecte des produits (cueillette)
• Produits = DM • Collecte = déstockage
– Déstockage => connaissances nécessaires :• Liste de produits a déstocker pour une intervention• L’emplacement où sont stocker ces produits
• Projets :– Formalisation de ces connaissances nécessaires– Garantir la qualité du stockage :
• « Une place pour chaque chose » ET « Chaque chose à sa place »• => Projet Zonage
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12/ 35Zonage
Numéro du stock
Numéro d’exemplaire
09 0010 02
Numéro du casier = Emplacement sur
l’étagère
• Zonage– Identifier des produits– Identifier des emplacements– Associer des produits à des
emplacements.
• Identification Code numérique ( ! classement)– Emplacement : N° stock + N° casier– Produits : N° stock + N° casier + N° exemplaire
1 unique Type Produit(cf. « Une place pour chaque chose »)
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13/ 35Identification des produits (et stockage)
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• Fiche Préparation Intervention (+ fiche liaison : Bloc Opératoire – Stérilisation Centrale)
Destockage programmé
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15/ 35Destockage urgent
• Recherche de l’emplacement– A partir de la désignation
• classement alphabétique• Trié par type de conditionnement• Un listing par stock
• Objectifs :– Déstockage possible aux IBODEs,n’ayant pas une forte connaissance du matériel de la spécialité.(ex: demande urgente per-opératoire,prise en charge par la « panseuse »)
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DMR
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17/ 35Système d’emballage à Usage Unique
• Problème : identification des produits / système d’emballage à Usage Unique
– Sachets– Pliages Pasteurs
• Étiquette sur système d’emballage
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18/ 35L’étiquetage
• Problématique : – Garantir la qualité de l’étiquetage = Associer la bonne étiquette au produit
• Solution au CHPL :– Lors du conditionnement : identifier exemplaire produit à partir des exemplaires DMRs qui le compose.
Pré requis :• Identification des DMRs à l’exemplaire
– Marquage PERMANENT des DMRs» Format : Code Datamatrix» Technique de marquage : Micro Percussion
ProduitEx.
DMREx.
DMREx.
…
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19/ 35Prestataires de services : accompagnement technique
• Solution de marquage et relecture : Technifor• Solution Logicielle : eXpertiZ
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20/ 35(!) PARAMETRAGE - Logiciel Expert Santé (société eXpertiZ)
– Types :• Création des Types DMRs
– Désignation– Informations fournisseurs (Fournisseur, Référence, Prix, …)– Contrôles fonctionnels à réaliser
• Création des Types produits– Désignation– Liste des Types DMRs qui le compose– Zonages : stock + casier
– Exemplaires:• Création des Exemplaires DMRs
– Définition de l’identifiant UNIQUE : code gravé• Création des Exemplaires produits
– Liste des Exemplaires DMRs qui le compose– Choix Zonage
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21/ 35UTILISATION - Logiciel Expert Santé (société eXpertiZ)
• Conditionnement :– Interface « tout douchette »– Signature des opérateurs de Stérilisation
• Par badge
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Interface : CONDITIONNEMENT
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23/ 35(!) État du projet : Identification des produits et zonage
• PARAMETRAGE (Début : Avril 2006)– Quantité Types Produits créés : 1068
• Conteneurs : 306• Plateau Pliage Pasteur : 106• Sachets : 656
– Quantité de Types DMR créés : 2604– Quantité d’Exemplaires Produits créés : 1340– Quantité de Exemplaires DMR gravés : 4234
• UTILISATION (Début : Mai 2006)– Quantité de Produits conditionnés en utilisant le logiciel : 12093
• Conteneurs : 226• Plateau Pliage Pasteur : 1071• Sachets : 10796
– Quantité de Produits : Retour de Péremption : 331
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24/ 35Retour de Péremption
• Tracabilité de l’étape conditionnement, à l’exemplaire produit – Connaissance
• Date de conditionnement / stérilisation• Durée de péremption
• Nouvelles possibilités– Calcul des produits périmés à la date ‘t’– Édition de Bons de sortie de périmés
• Désignation • Exemplaire• Zonage
• Bénéfices : – Suppression des inventaires de péremption– Planification et régulation du volume d’activité de traitement des péremptions
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25/ 35Autres projets « en production »
• SUIVI : Réception des interventions
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26/ 35PILOTAGE : Vision « Temps Réel »
• État d’avancement du bloc opératoire (utilisateur : Stérilisation Centrale)+ Alertes, quand intervention finie et matériel souillé « en retard »
• États des Exemplaires Produits (utilisateur : Bloc Opératoire)– En stock– Utilisés*– Réceptionnés*– En cours de conditionnement– En cours de stérilisation*– Etc…
* : non encore « en production »
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27/ 35Indicateurs de performances et AMELIORATION CONTINUE
– Temps entre « fin intervention » et « réception stérilisation »
– Courbe de charge (volume activité par tranches horaires)• Activité : réception• Activité : conditionnement⇒Adéquation : Ressources (RH) / Activité
– Temps gamme de conditionnement (par Produit Type)⇒Prévision de la courbe de charge
– Niveau de rotation des exemplaires produits⇒Corriger le sur/sous dimensionnement de certains Produits Types⇒Mise en évidence d’une gestion FIFO défaillante
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ANNEXE : Indicateurs de performance (exemple)
courbe de charge conditionnement ( janvier 2006)
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2
4
6
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10
12
14
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
heures
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29/ 35Suites du projet
• Informatisation de la tracabilité– Bloc Opératoire : Utilisation DMR
• Produits utilisés pour une intervention (= un patient) *– Stérilisation Centrale : Processus de stérilisation DMR
• Fiche de charge *• Validation charge * • Lavage **
• GMAO (Maintenance) **
* : développement terminé, début projet pilote ** : en cours de conception / développement
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DMI
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31/ 35Introduction
• Réorganisation de tout le flux : physique + informations– Commandes– Réception produit– Stockage– Utilisation– Paiement fournisseur– Refacturation patient– Analyse financière– Tableaux de bords
• Même démarche que pour les DMR :– 1 : Base de connaissance Types– 2 : Suivi des Exemplaires
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32/ 35Pourquoi ?
• Qualité du flux d’information !
• Tracabilité :– Réglementaire : patient
• Gestion de production :– Vision temps réelle de l’état des stocks– Inventaire simplifié– Volume de consommation (quantité et financier)– Aide à la décision : redimensionnement des stocks– Retrait de périmés (alertes)
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33/ 35Comment ? (1/2)
• Comment :– Ré-étiquetage au plus tôt (à la livraison)
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34/ 35Comment (2/2)
• Consommation produits patient
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35/ 35ANNEXE :
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GPAO bloc opératoireRetour d’expérience : CHPL
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GPAO bloc opératoireRetour d’expérience : CHPL
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