La gestion des sites Web Benoît Girard Ministère des services gouvernementaux...

La gestion des sites Web

Benoît GirardMinistère des services gouvernementaux

benoit.girard@msg.gouv.qc.ca

Version 2 - Octobre 2005

Le projet de site Web:un cercle vicieux?

• Combien ça va coûter?• Ça dépend de ce qu’on

veut faire!• Qu’est-ce qu’on veut

faire?• Ça dépend de ce que

ça peut coûter!

La gestion d'un site Web est d'abord et avant tout un problème

de... gestion.

• La technologie seule ne réglera pas tous nos problèmes.

• Les bons vieux principes de gestion gardent toute leur actualité.

L’objet à gérer est cependant résolument nouveau

• ...de deux points de vue distincts.

L’objet à gérer est cependant résolument nouveau

• D’un point de vue technologique:– La technologie du Web n’a pas 15 ans.– Internet comme phénomène de masse n’a pas

12 ans;– La technologie ne cesse de se développer, de se

déployer et de se refondre.

L’objet à gérer est cependant résolument nouveau

• D’un point de vue administratif et opérationnel:– La technologie est la source de changements

radicaux dans l’organisation du travail;– dans l’outillage utilisé;– dans les pratiques quotidiennes.

Un équilibre à trouver

• Il ne faut pas hésiter à plonger dans l’innovation;

• mais il faut s’appuyer sur un processus de gestion qui a depuis longtemps fait ses preuves.

Les grandes étapes duprocessus de gestion

• Définition des objectifs du projet;

• Planification;

• Réalisation;

• Opération;• Évaluation (laquelle renvoie à la définition de nouveaux

objectifs, ce qui entraîne un nouveau cycle de gestion de projet).

Diachroniquement:un processus linéaire

à l’intérieur d’un cycle récurrent

Objectifs Planif. Réalisation Opération Évaluation

Synchroniquement:un objet complexe

NavigationGraphismes

Structure

Programmation Hébergement

Alimentation en contenu

Le cercle vicieux est en réalité une spirale ascendante.

Obj. Planif. Réalisation Opération Éval.

Chaque étape nous donne les moyens de préparer la suivante.

Obj. Planif. Réalisation Opération Éval.

Une démarche ponctuée de décisions autant que possible

« irrévocables ».

Objectifs Planification Réalisation Opération Évaluation

Points de décision

Rendre à César ce qui appartient à César...

• Respecter le processus de prise de décision de votre M/O;

• Assurez-vous de l’appui de l’instance décisionnelle;

• Obtenez la création d’un comité Internet, si possible décisionnel;

• Faites inscrire votre projet à la planification budgétaire ministérielle.

…quitte à expliquer son rôle à César.

• Ce que nous pourrons être amenés à expliquer, selon le cas:– La teneur du projet, à ses différentes étapes de

réalisation;– La technologie sous-jacente au projet et son

potentiel;– La mécanique de la gestion de projet elle-

même, ses étapes et le rôle de chacun.

I - Définition des objectifs

• Les clientèles – À qui s’adresse notre site Web ?

I - Définition des objectifs

• Les clientèles – À qui s’adresse notre site Web ?

• Les objectifs du site– Quels services voulons-nous offrir?

I - Définition des objectifs

• Les clientèles – À qui s’adresse notre site Web?

• Les objectifs– Quels services voulons-nous offrir?

• Les contraintes incontournables– Resources humaines– Budgets– Échéances

I - Approbation des objectifs

• Au terme de l’exercice, le projet à faire approuver se présente généralement sous la forme d’un mémoire comprenant:– L’énumération des clientèles, des services et

des contraintes identifiées.– Le résultat des études de marché et autres

pièces justificatives à l’appui du projet;– Un échéancier et un estimé du budget de l’étape

de planification.

II - La planification

• Elle consiste à déterminer aussi entièrement que possible en quoi consistera le futur site.

• Elle comporte elle-même plusieurs sous-étapes ordonnées séquentiellement et ponctuées de décisions.

II - La planification

• Réunir toute l’information dont on aura besoin;– Sur nos clientèles;

• Entre autres, sur la performance du site existant, quand on en a un;

– Sur les stratégies des institutions homologues à l’étranger;

– Sur les stratégies des partenaires.

II - La planification

• Prendre en compte le plan global de communication (dans lequel le site Web prendra place à titre de partie constituante)

– Plan ministériel de communication avec les citoyens (par la poste, le téléphone, le télécopieur, etc.);

– Normes en vigueur de service à la clientèle;– Etc...

II - La planification

• De toutes ces informations, on tire une stratégie d’ensemble sur la façon de s’y prendre pour mener le projet à terme;

• Elle comprend, par exemple, les leçons tirés des analyses faites et la liste des priorités dans les améliorations à apporter au site existant, etc.

• Cette stratégie doit être approuvée avant d’aller plus loin.

II - La planification

• La définition des contenus du site Web:– L’arborescence;– La navigation;– Les contenus;– Approbation des contenus.

II - La planification

• La définition du cadre informatique:– Où le site va-t-il être hébergé?– Sur quelle plate-forme (Microsoft ou UNIX?)– Quels outils allons-nous utiliser:

• Pour développer le site? (ASP ou PHP?)

• Pour le mettre-à-jou ? (Frontpage ou Quanta?)

• HTML avec ou sans CSS?

• Quel CMS ?

• Etc.

II - La planification

• Analyses de fonctionnement informatique:– Programmation côté client (javascript);– Programmation côté serveur (ASP, PHP);– Interface avec les bases de données existantes

(SQL, Access);– Liens avec les partenaires (XML)– Module de gestion dynamique;

II - La planification

• Définition des éléments visuels:– Concept visuel;– Illustrations– Boutons;– Scénarisation multimédia;

II - La planification

• Échéancier de réalisation

• Budget de réalisation

• Approbation du plan dans son ensemble

Intermède: Les appels d’offres

• Peu ou pas de modèles adéquats;

• Donc, faisons preuve de bon sens;

• Les consultants ne sont pas des devins;

• Il faut leur fournir les renseignements nécessaires pour évaluer l’ampleur des projets.

Intermède: Les appels d’offres

• On peut découper le projet global en plusieurs contrats successifs respectant les étapes de la gestion de projet.– Conception– Planification– Réalisation– Service d’hébergement et d’entretien récurrent

Intermède: Les appels d’offres

• Quoi mettre dans l’appel d’offres? Tout ce dont la firme peut avoir besoin pour soumissionner en connaissance de cause;– L’objet, défini le plus précisément possible;– Les normes gouvernementales à respecter;– La propriété intellectuelle et les protections

d’usage contre les poursuites.

III - La réalisation

• Elle consiste à passer aux actes:– Coder les pages HTML;– Coder les applications informatiques;– Coder le Javascript;– Rédiger les textes de contenus;– Dessiner, photographier ou tourner les éléments

graphiques;– Etc...

III - La réalisation

• Qui va développer son expertise?– La firme de consultants?– La Direction des ressources informatiques?– La Direction des communications?

III - La réalisation

• Les pépins sont inévitables:– Une petite incompatibilité imprévue;– Une différence de perception qui apparaît au

dernier moment;– Une nouveauté technologique qui change

quelque peu les plans à la dernière minute;– Une exigence inopinée du ministre ou du

président de l’organisme

• Il faut s’associer étroitement aux travaux.

III - La réalisation

• Le M/O participe de toutes façons à la réalisation:– Il fournit les textes des contenus;– Il fournit certaines pièces dont il est détenteur:

• La photo officielle du ministre;

• Les coordonnées comme les adresses et les numéros de téléphone,;

• Etc..

IV - L’opération

• Déploiement

• Promotion

• Mise-à-jour

• Entretien

IV - L’opération:Le déploiement initial

• Évitons de changer de plate-forme;

• Procédons à des tests poussés « in vitro »;– de consultations des pages;– de mise-à-jour par les édimestres.

IV - L’opération:La promotion du site

• Le référencement:– Moteurs de recherche;– Indexation aux répertoires pertinents.

IV - L’opération:La promotion du site

• Le référencement:– Moteurs de recherche;– Indexation aux répertoires pertinents.

• La promotion traditionnelle.

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

• Un besoin criant mais méconnu;

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

• Un besoin criant mais méconnu;

• Qui doit pouvoir compter sur son M/O;

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

• Un besoin criant mais méconnu;

• Qui doit pouvoir compter sur son M/O;

• Des outils apparaissent progressivement;

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

Web

Équipe Web

M / O

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

Web

Équipe Web

M / O

Foyers de responsabilité,

d’initiative et de compétence technique

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

Web

Responsabilité et compétence technique

réservées à l’équipe Web

M / O

Partage de l’initiative

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

Web

Partage de la compétence technique

M / O

Initiatives des unités

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

Web

Partage de la responsabilité

M / O

Initiatives des unités

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

M / O

WEB

Site en ligne

Site de développement

Lien FTP

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

M / O

Site de développement

Le cycle de vie d’un document

BrouillonApprobation

DirectionFormattage

HTMLRévision

linguistiqueApprobation

diffusion

Archivage

IV - L’opération:La mise-à-jour du contenu

• Des logiciels commencent à apparaître pour soutenir la gestion des sites Web;– Environnement de développement en

collaboration;– Gestion du cycle de vie des documents;– Archivage des sites (?);– Toutes ces fonctions à la fois.

V - L’évaluation

• Elle consiste à mesurer et à apprécier quantitativement et qualitativement le degré d’atteinte des objectifs;

• Il ne suffit pas de mesurer ce qui est mesurable;

• Il faut encore apprécier ce qui ne l’est pas.

V - L’évaluation

• Pour ce faire, il faut comparer l’état initial et l’état final du point de vue de nos objectifs. Par exemple:– L’état initial: la qualité des services avant

cette génération-ci du site Web.– L’état final: la qualité des services après une

période donnée d’opération du nouveau site.

V - L’évaluation

• La morale de cette histoire: Il faut disposer d’un portrait de la situation « initiale » si on veut faire des comparaisons à la fin de la période.

• Tous nos sondages sur les besoins, etc. devront être conçus de façon à pouvoir être réutilisés à la fin.

V - L’évaluation

• Les outils:– L’analyse des « logs » avec WebTrends ou

autre; (Prospection inc. donne maintenant un cours sur la configuration avançée de WebTrends);

– Les outils traditionnels de l’analyse de marché (sondages, focus groupes, etc.);

– Les outils du Web-même (sondage sur votre suite, abonnements à vos bulletins périodiques (« newsletters »), nature des questions arrivées par courriel, etc…).

Conclusion

• Un rapide survol d’un domaine complexe;

• Son unique but consiste à nous aider à mettre les choses en perspective;

• Vos commentaires sont toujours les bienvenus.