La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec CEGO 3 avril 2014

La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec

CEGO

3 avril 2014

Yannick Roy Direction du soutien aux opérations

Conseiller stratégique

Équipe de la transformation de la formation

La formation à la tâche (Normes et systèmes)

Direction du soutien aux opérations (DSO)2 lignes d’affaires principales

La rédaction des aides à la tâche

Renseignements

Régime de Rentes

Soutien aux enfants

Autres clientèles

Direction du soutien aux opérations (DSO)Ses clients

1090 jours de formation

294 diffusions

1522 apprenants

539 personnes

12 700 pages d’aide à la tâche

3800 m.à.j. par année

(30 %)

http://www.chaostoorder.com/wp-content/uploads/2011/03/IMG_84561.jpg

Ça fonctionnait mais… on devait tout de même se transformer

Mouvements de personnel

(effet domino)

Besoins de formation

Transformation des formations

Clientèleexterne+

Ressources restreintes+

Ça fonctionnait mais… on en profite pour améliorer

•Indicateurs de gestion•Processus et outils •Communication interne-externe •Collaboration avec nos clients•Planification •Encadrement des activités

Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013

• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

- Mise à jour des outils d’aide à la tâche

- Analyse des tâches et des besoins

- Conception pédagogique

- Sélection des contenus

Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013

• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

- Flexibilité organisationnelle

- Efficacité et efficience

-25 % - Durées

- Satisfaction des clients

Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013

• 10 projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles)

Flexibilité organisationnelle

Efficacité et efficience62

diffusions depuis 2010

Économies

1175 j-p. (participants)

300 j-p. (diffusion)

-25 % - Durées

Ce que nous avons fait jusqu’à maintenant 2010-2013

• Des façons de faire transformées – Processus révisés – Outils de gestion plus performants – Outils de travail plus efficaces

1

La démarche en 3 étapes

Un plan réaliste

2Une équipe de transformation

3Transformer en setransformant

1

La démarche en 3 étapes

Un plan réaliste

2Une équipe de transformation

3Transformer en setransformant

Faire un état de situation réaliste

De décisionDe coordination

De travailOutils de travail

Ressources Produits

Processus

MatériellesHumaines

Ges

tion

Prod

uctio

n

Relations avec les clients

Internes Externes

1aProcessus

Se donner une vision1b

• Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs

Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

Se donner une vision1b

• Ce qu’on veut être • Les défis à relever • Les priorités • Les valeurs

Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

Comprendre

Employés

Interne/ Externe Interne

Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience

Ma

nd

ats

Te

mp

s/ M

oy

en

s

Développement

· Compétences· Connaissances

Performance

· Planification - indicateurs de gestion

· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise

· Partage de responsabilités

Excellence

· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision

(Re) Devenir (Rester) un Leader

Échanges d’informations

Communication

· Interne (DSO)· Externe (VPSC)

Comprendre

Employés

Interne/ Externe Interne

Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience

Ma

nd

ats

Te

mp

s/ M

oy

en

s

Développement

· Compétences· Connaissances

Performance

· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités

Excellence

· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision

(Re) Devenir (Rester) un Leader

Échanges d’informations

Communication

· Interne (DSO)· Externe (VPSC)

Développement

· Compétences· Connaissances· Talents

Comprendre

Employés

Interne/ Externe Interne

Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience

Manda

tsTem

ps/ Mo

yens

Développement

· Compétences· Connaissances

Performance

· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités

Excellence

· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision

(Re) Devenir (Rester) un Leader

Échanges d’informations

Communication

· Interne (DSO)· Externe (VPSC)

Comprendre

Employés

Interne/ Externe Interne

Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience

Manda

tsTem

ps/ Mo

yens

Développement

· Compétences· Connaissances

Performance

· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités

Excellence

· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision

(Re) Devenir (Rester) un Leader

Échanges d’informations

Communication

· Interne (DSO)· Externe (VPSC)

Rétention/ Mobilisation/ DéfisComprendre

Employés

Interne/ Externe Interne

Rétention/Motivation/ DéfisEfficacité/ Efficience

Mandats

Temps/ Moye

ns

Développement

· Compétences· Connaissances

Performance

· Planification - indicateurs de gestion· Offre de services - Formation / aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités

Excellence

· Évolutions· Meilleurs pratiques· Vision

(Re) Devenir (Rester) un Leader

Échanges d’informations

Communication

· Interne (DSO)· Externe (VPSC)

Accompagn

er Soutenir

Comprendre

Employés

Excellence

· Vision/ Leadership· Meilleures pratiques· Évolution

Interne/ Externe

Performance

· Planification - Indicateurs de gestion· Offre de services - Formation/ aides à la tâche/ expertise· Partage de responsabilités

Créer le mouvement 1c

• Appui de la haute direction• Appui de la gestion• Appui des clients

Se donner le temps, les moyens etles mandats

Planifier, s’adapter, avancer 1d

• Accepter que la planification soit vivante et active

• Choisir les projets:– Critères de sélection appropriés– Opportunités

• Se mettre en action rapidement

1

Notre démarche en 3 étapes

Un plan réaliste

2 Une équipe de transformation

3 Transformer en setransformant

Équipe permanente2a

Chargée de projet

Conseillers pédagogiques

Intégrateur multimédia

Conseillers soutien à la tâche

Conseiller stratégique

Équipes projets2b

Chargée de projet

Conseillers pédagogiques

Intégrateur multimédia

Conseillers soutien à la tâche

Conseiller stratégique

Formateur à la tâche

Formateur normes

Rédacteur

Expert contenu

Décideur client

Équipes projets2b

Chargée de projet

Conseillers pédagogiques

Intégrateur multimédia

Conseillers soutien à la tâche

Conseiller stratégique

Formateur à la tâche

Formateur normes

Rédacteur

Expert contenu

Décideur client

L’équipe de transformation 20132

Chargée de projet

Conseillers pédagogiques

Intégrateur multimédia

Conseillers soutien à la tâche

Conseiller stratégique

Formateur à la tâche

Formateur normes

Rédacteur

Expert contenu

Décideur client

1

Notre démarche en 3 étapes

Un plan réaliste

2 Une équipe de transformation

3 Transformer en setransformant

Notre démarche en 3 étapes

3 Transformer en setransformant

Une équipe de transformation

1 Un plan réaliste

2- Façons de faire

1- Formation

2

Se donner des principes de travail 3.1a

• Concrétiser la vision dans les projets

• Orienter les stratégies

• Encadrer le développement

• Concrétiser la vision

• Orienter les stratégies

• Encadrer le développement

Se donner des principes de travail 3.1a

• Analyser et utiliser les tâches comme base du contenu

• Impliquer les ressources client dans nos travaux

• Réviser les aides à la tâche avant la conception

• Mettre les apprenants en action en favorisant le traitement de cas réels

Se donner un processus de travail 3.1b

• Expliquer les étapes de travail

• Définir les rôles et responsabilités

• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients

• Expliquer comment le travail sera fait

• Définir les rôles et responsabilités

• Expliquer les efforts et les durées

Se donner un processus de travail 3.1b

Découpage pédagogique

Découpage

pédagogique/Devis

Conception

Matériel et outils de formation

Planification

Planificationintégrée

Stratégie Logistique

Diffusion

Bilan

Bilan de formation

Analyse

Recommandations

Stratégie de formation

Participants

• Expliquer les étapes de travail

• Définir les rôles et responsabilités

• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients

Se donner un processus de travail 3.1b

• Expliquer les étapes de travail

• Définir les rôles et responsabilités

• Expliquer les efforts et les durées– internes – clients

Se donner un processus de travail 3.1b

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser les principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Processus de tâche

Ateliers d’identification des tâches et procédures

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Fichier d’analyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Fichier d’analyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Fichier d’analyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Ratios utilisés (rédaction AO)

Modification simple

Modification complexeNouvelle simple

Nouvelle complexe

1 j-p.

1,5 j-p.

2,5 j-p.

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Ratios utilisés (formation)

Analyse et recommandation

20 à 50 j-p. Conception pédagogique

De 13 à 20 / 1**Concepteur expert de contenu

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c

• Encadrer la production

• Assurer une uniformité entre les projets

• Concrétiser vos principes de travail

La technologie, un moyen et non une fin 3.1d

Besoins = moyens • Formation en salle• Classe virtuelle• Elearning• Capsule de formation• Etc.

Notre démarche en 3 étapes

3 Transformer en setransformant

Une équipe de transformation

1 Un plan réaliste

2

2- Façons de faire

1- Formation

Profiter du momentum

• Profiter de l’élan créé par la transformation des formations pour transformer les façons de faire– Processus– Outils de gestion– Outils de travail

• Planifier des rencontres de travail

3.2a

Mandats en fonction des besoins

Donner des mandats en parallèle des projets de transformation • Concevoir un lexique pédagogique • Élaborer des processus et outils de

travail • Tester des idées ou des solutions• Etc.

3.2b

1 2 3

Donc quand vous aurez à vous transformer

Plan

État de situation

Vision

Appuis

Mandats

Moyens

Équipe

Permanente

De projets

Transformer²

Principes

Processus

Outils

Mandats en

Formations

Merci

? !

Annexe 1 Étapes et intervenants

Étapes Intervenants - DSO Intervenants - Client1. Analyse et recommandations

a. Analyse préliminaire (tâche et le contexte)

Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »

Formateur « normes »RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Gestionnaire clientExpert de contenu clientIntervenant de la DÉPA

b. Analyse des procédures

Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »RédacteurÉquipe d’expertise

Expert de contenu client

c. Hypothèse de réflexions

Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »Formateur « normes »

Gestionnaire clientExpert de contenu client

d. Stratégie de formation Conseiller pédagogiqueFormateur « systèmes »Formateur « normes »RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Expert de contenu clientIntervenant de la DÉPA

2. Découpage pédagogique Conseiller pédagogiqueFormateurs « systèmes » et « normes »

Annexe 1 Étapes et intervenants

Étapes Intervenants – DSO Intervenants - Client3. Conception

a. Aides à la tâche RédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Expert de contenu client

b. Formation Conseiller pédagogiqueFormateurs « systèmes » et « normes »Chefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Expert de contenu client

4. Planification Gestionnaires et chefs d’équipe de la formationResponsable de la planification

Gestionnaire client

5. Diffusion Conseiller pédagogiqueFormateursChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Expert de contenu client (mandats à définir à la phase d’analyse)

6. Bilan Conseiller pédagogiqueFormateursRédacteurÉquipe d’expertiseChefs d’équipe des ressources impliquéesGestionnaires des ressources impliquées

Gestionnaire clientExpert de contenu