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Le métier de secrétaire de mairie
La gestion budgétaire et comptable22 et 23 octobre 2012
Introduction
Les objectifs de la formation dans un environnement juridique et financier complexe
Le programme des deux journées
Plan de la 1ère journée
Les règles et les principes budgétairesLe budget primitif Les décisions modificatives et le budget
supplémentaireLe compte administratif et le compte de
gestionLa confection du budgetConseils pratiques pour l ’élaboration du
budget
Plan de la 2ème journée
L ’exécution budgétaireLes relations ordonnateur-comptableLes recettesLes dépensesLes principales écrituresLes régies d ’avances et de recettesLes marchés publics
L ’environnement juridique et financier
La gestion des deniers publics exige la transparence des comptesObligation de voter un budgetSoumission aux règles de la comptabilité publique, à savoir: principe de la séparation de l ’ordonnateur et du comptable, responsabilité personnelle et pécuniaire du comptableLes fonctions, tâches et compétences de l ’ordonnateur et du comptable sont propres à chacun d ’entre eux et incompatibles les unes avec les autres
Les règles et les principes budgétaires
Les documents budgétaires sont élaborés dans le respect de 7 principesL ’exécution annuelle du budget donne lieu à la confection de deux documents concordants :Le compte administratif (ordonnateur)Le compte de gestion (comptable)
Le budget, un acte de prévision
Il appartient à l ’exécutif local de préparer le budget et à l ’assemblée délibérante de le voter
Le budget est l ’inventaire des recettes venant financer l ’ensemble des dépenses de la collectivité locale pour un exercice
UNIVERSALITE
Présentation distincte des recettes et des dépenses sans compensation
Non-affectation des recettes à des dépenses
Éviter que des dépenses ne puissent être effectuées
Principe de spécialité des dépenses
Crédits de dépenses limitatifs classés selon une nomenclature détaillée par article et chapitre
UNITE
Toutes les recettes et toutes les dépenses doivent être inscrites au budget
ANNUALITE
L ’exercice budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre
ANTERIORITE
Le budget doit être en principe voté avant le 1er janvier mais possibilité de l ’adopter jusqu ’au31 mars. Continuité de la vie financière avant le vote dans les limites du budget précédent pour le fonctionnement.
EQUILIBRE
Les dépenses et les recettes doivent être en équilibre et être évaluées de façon sincère
LE BUDGET PRIMITIF
Le budget primitif constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de la collectivité
Le budget primitif
Doit être voté par l ’assemblée délibérante avant le 31 mars et transmis au représentant de l ’État dans les 15 jours qui suivent son approbation
Le budget primitif
Par cet acte l ’ordonnateur est autorisé à effectuer les opérations de recettes et de dépenses inscrites au budget
Le budget primitif
Se présente en deux parties,une section de fonctionnement et une section d ’investissement
Deux sections en équilibre
Section de fonctionnement
DEPENSES RECETTES
Section d’investissement
DEPENSES RECETTES
Les décisions modificatives et le budget supplémentaire
Les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être modifiées en cours d ’exercice par l ’assemblée délibérante qui votent des décisions modificatives
Le budget supplémentaire
Établi généralement au second semestre de l ’année il a pour objectif de reprendre les résultats budgétaires de l ’exercice précédent.
Ces résultats désormais connus plus tôt sont le plus souvent repris au budget primitif; cette décision modificative appelée budget supplémentaire a perdu de son intérêt
Le compte administratif
L ’ordonnateur rend compte annuellement des opérations budgétaires qu ’il a exécutées.Le compte administratif rapproche les prévisions des réalisations effectives en dépenses et en recettes
Le compte administratif
Présente les résultats comptables de l ’exerciceEst soumis par l ’ordonnateur, pour approbation, à l ’assemblée délibérante qui l ’arrête définitivement par un vote avant le 30 juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice.
Le compte de gestion
Avant le 1er juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice, le trésorier établit un compte de gestion par budget voté ( budget principal et budgets annexes )
Le compte de gestion
Retrace les opérations budgétaires en dépenses et en recettes, selon une présentation analogue à celle du compte administratif
Le compte de gestion
Comporte :- une balance générale de tous les comptes ( comptes budgétaires et comptes de tiers )- le bilan comptable qui décrit de façon synthétique l ’actif et le passif
Le compte de gestion
Est également soumis au vote de l ’assemblée délibéranteEst suivi d ’un contrôle effectué par le juge des comptes qui apprécie la qualité de gestion et peut engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public
La confection du budget
La base réglementaire:
INSTRUCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE M14
La confection du budget
La nomenclature par nature s ’inspiredu plan comptable général mais respecte les spécificités communalesElle reprend les mêmes règles de classement et de codification
La confection du budget
Une étape de préparation
particulièrement importante
Collecte des informations indispensables à l ’élaboration du budget
La confection du budget
La confection du budget commence en général par l ’inscription des reports de l ’exercice précédent
Les reports ( excédent ou déficit ) sont propres à chaque section à savoir:
ligne 001 en investissementligne 002 en fonctionnement
La confection du budget
La détermination des résultats de l ’exercice précédent et leur report dans le budget primitif
La confection du budget
Les crédits reportés, ourestes à réaliser en investissementIls concernent les dépenses et les recettes
La confection du budget
les dépenses :ce sont les sommes engagées (cf. comptabilité d ’engagement) et non mandatées au 31 décembre de l ’exercice
les recettes : ce sont les recettes juridiquement certaines et n ’ayant pas donné lieu à l ’émission d ’un titre au 31 décembre ( ex: une subvention )
les restes à réaliser ont une incidence directe sur la décision d ’affectation des résultats de l ’exercice à la section d ’investissement
La confection du budget
L ’affectation des résultats
Confection du budget
Le budget est présenté par chapitres et articles conformément à la nomenclature
La confection du budget
Les maquettes budgétairesL ’articulation entre les deux
sectionsLa nomenclatureLes chapitres globalisés
L ’exécution budgétaire
Les principaux acteurs :l ’ordonnateur et le comptable
L ’exécution budgétaire
L ’exécution des recettes: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable
L ’exécution des dépenses: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable
L ’exécution budgétaireLes recettes
L ’ordonnateur1) Constatation des droits de la collectivité et calcul de la créance fait générateur : échéance - service exécuté2) Mise en recouvrement. établissement du titre de recette et inscription sur un bordereau récapitulatif, . enregistrement dans la comptabilité administrative,. envoi au comptable du bordereau appuyé des titres de recette et des pièces justificatives
L ’exécution budgétaireLes recettes
Le comptable public1) Visa à partir des pièces justificatives ( régularité de la recette, identification du débiteur )2) Prise en charge et recouvrement. enregistrement comptable. envoi au débiteur de l ’avis des sommes à payer. encaissement du règlement du débiteur ( espèces, chèque, TIP, carte bancaire...
L ’exécution budgétaireLes dépenses
L ’ordonnateur1) Engagement Fait générateur: bon de commande - marché - contratLa dépense est engagée dans la limite du crédit ouvert au budget2) Calcul du montant de la dépenseFait générateur: exécution du serviceVérification du décompte avec les pièces justificatives3) Mandatement
L ’exécution budgétaireLes dépenses
Le comptable public1) Visa. des pièces justificatives jointes au mandat,. de l ’exacte imputation budgétaire,. de la disponibilité du crédit budgétaire,. de la validité de la créance2) Prise en charge et mise en paiement. enregistrement comptable,. contrôle du niveau de la trésorerie. règlement de la dépense au créancier
L ’exécution budgétaire
Les recettes à l ’initiative de l ’ordonnateur
La qualité d ’émission du titre est primordiale
Outre les mentions comptables et budgétaires, doivent entre autres y figurer :- la nature de la créance- la référence à la décision ( bail, délibération, convention…) à l ’origine de la créance- la liquidation et le montant de la créance- la désignation précise et complète du débiteur- les mentions légales de recours- la date d ’émission du titre de recette
L ’exécution budgétaire
Les recettes à l ’initiative du comptable
le P503
De nombreuses recettes sont encaissées directement par le
comptable
- avances sur impôts- dotations diverses- subventions- etc...
Les recettes à l ’initiative du comptable
Ces recettes sont notifiées mensuellement à l ’ordonnateurpour être enregistrées dans sa comptabilité
L ’exécution budgétaire
Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur
Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur
Présentation formelle des mandats- désignation du créancier- somme brute ou nette à payer- date et délai global de paiement- objet de la dépense- pièces justificatives jointes- imputation budgétaire
Les principales écritures
Distinction entre opérations réelles et opérations d ’ordre
Les principales écritures
Les écritures d ’ordre budgétaires- exécutées à l ’initiative de l ’ordonnateur,- retracées en recette et en dépense au budget -équilibrées sur le plan budgétaireExemple: les amortissementsDépense c/68 ( mandat ) Recette c/28 ( titre )
Les régies d ’avances et de recettes
Une exception au principe très encadrée
Les marchés publics
Les procédures applicables en fonction des seuils fixés par le code des marchés publics.
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