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Le projet OP@LE Catherine Gagelin Cheffe du bureau DAF A3 au ministère de l’éducation nationale Directrice du programme MF2
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES POINTS CLES DU PROJET OP@LE (1/4)
2
OP@LE c’est un peu tout ça à la fois :
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES POINTS CLES DU PROJET OP@LE (2/4)
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Pourquoi changer ?
Les difficultés techniques de GFC : un langage informatique obsolète et des difficultés d’hébergement des bases GFC dans chaque EPLE
Des métiers de la gestion financière en EPLE en forte évolution avec des évolutions réglementaires majeures
Un besoin de sécurisation des processus et d’harmonisation des pratiques financières et comptables
Quels principes directeurs du choix de la nouvelle solution ?
Une application web - Fin de l’installation et des mises à jour sur les serveurs ou postes informatiques des EPLE - Sauvegarde sécurisée et centralisée sur un serveur
Le recours à un progiciel de gestion intégré (PGI)
- Optimisation des processus de gestion
- Fonctionnement intégré entre comptabilités auxiliaires et comptabilités budgétaires et générales
Un élargissement du périmètre fonctionnel par rapport à GFC
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES POINTS CLES DU PROJET OP@LE (3/4)
4
Quels enjeux de modernisation ?
Sécuriser la
fonction
financière
Simplifier les
processus Moderniser
Renforcer
l’expertise
Partage d’informations
Conformité
Couverture fonctionnelle
Traçabilité
Articulation comptabilités
Nouvelles fonctionnalités
Optimisation
Facilitation du quotidien
Qualité comptable
Dématérialisation
Digitalisation
Relation fournisseurs
Relation usagers
Restitutions
Pilotage / suivi
Analyse financière
Compte de tiers
Pôle d’expertise (SFACT…)
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES POINTS CLES DU PROJET OP@LE (4/4)
5
Quel périmètre fonctionnel ?
10 principaux domaines fonctionnels :
+ 1 domaine « PRINCIPES TRANSVERSES » commun à l’ensemble des domaines qui comprend :
Budget Dépenses Recettes Gestion des
immobilisations Gestion des
stocks
Gestion des tiers Comptabilités
(budgétaire, générale et auxiliaires)
Opérations de fin d’exercice
Régies Gestion des
établissements des POM-TOM
Signature électronique et authentification
Ergonomie et intuitivité de la solution
Gestion des référentiels
Restitutions (suivi et pilotage)
Dématérialisation des processus
Contrôles (contrôles de cohérence, contrôle interne…)
Traçabilité
Habilitations
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – QUEL CALENDRIER ? – JALONS CLÉS
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Le projet OP@LE s’inscrit dans un calendrier de déploiement avec les principaux jalons de déploiement suivants :
Mise en production de la V1 d’OP@LE pour 300 EPLE « Pilotes » au 1er janvier 2020
2018-2019 Travaux de conception, réalisation, test/recette, déploiement
2020-2023 Mise en production de la V2 d’OP@LE sur un périmètre progressif d’EPLE – Tous les EPLE seront dans OP@LE au 1er janvier 2023
Tous les EPLE sont concernés, soit plus de 8000 établissements !
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – QUEL CALENDRIER ? – CALENDRIER DÉTAILLÉ
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LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE –VOLET SI - QUELLE ÉQUIPE ?
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■ 1 direction de programme MF2 au sein de la direction des affaires financières
■ Plusieurs acteurs ministériels sont mobilisés pour réussir le projet :
■ Et des représentants des Utilisateurs en EPLE pour les travaux de conception et de conduite du changement : chef d’établissement, adjoint gestionnaire, agent comptable, fondé de pouvoir, assistante…
DAF DNE Académies
Bureau A3
Bureau B2-1 Exploitation Qualification
Diffusion
EPAC
MOA Applications
SIECLE OPER@
SI2G
DEM’ACT…
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Pour mener à bien les différents chantiers, le programme MF²
s’appuie sur les Equipes Projet Académiques
EP@c.
31 équipes projet académiques (EP@c)
Directeur de projet = Secrétaire général adjoint
Chef de projet = Responsable de la mission d’aide et de conseil financiers aux EPLE
Responsable académique de la formation administrative
Responsable académique de l’assistance informatique aux EPLE
Coordonnateur paye ou référent de la paye en EPLE
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE –VOLET SI - QUELS ACTEURS EN ACADÉMIES ?
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – OÙ EN EST-ON ?
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Dans le cadre d’une procédure de dialogue compétitif engagée depuis plus de 2 ans, qui a mobilisé certains d’entre vous, le choix du ministère s’est portée sur le prestataire suivant :
OP@LE reposera sur le PGI :
Les travaux de conception d’OP@LE vont pouvoir commencer !
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 1ÈRE ÉTAPE : CONSTITUER UNE ÉQUIPE
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LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 2ÈME ÉTAPE : RÉUSSIR ENSEMBLE LA CONCEPTION DU SI
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LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 3ÈME ÉTAPE : RÉUSSIR LA CONDUITE DU CHANGEMENT
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On y est !
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LA CONCEPTION DANS L’ENSEMBLE DU PROJET
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES TRAVAUX DE CONCEPTION – QUELQUES CHIFFRES CLÉS
15
10 domaines : Une conception répartie en 10 domaines fonctionnels qui forment le périmètre d’OP@LE : budget, dépenses, recettes, immobilisations, stocks, tiers, régies, comptabilités, opérations fin d’exercice, principes transverses
110 ateliers de conception : - 15 en conception générale - 67 en conception détaillée pour la V1 - 28 en conception détaillée pour la V2
3 binômes fonctionnels : 3 binômes de représentants DAF-A3, répartis par
domaine, en charge de porter opérationnellement les travaux fonctionnels
62 utilisateurs / concepteurs : Recrutés pour associer les futurs utilisateurs à la conception d’OP@LE et pour assurer une bonne représentativité de la gestion financière des EPLE (26 Académies)
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES TRAVAUX DE CONCEPTION - PRÉSENTATION
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Préciser et partager les besoins /
processus et identifier les meilleures modalités de leur implémentation
dans OP@LE
Spécifier dans le détail les fonctionnalités d’OP@LE
(ergonomie, processus, règles de gestion)
Conception générale Conception détaillée
La conception se décompose en 2 phases imbriquées qui s’enchaînent :
Garantir la bonne compréhension et prise en compte de l’ensemble des besoins / processus
Définir la politique d’habilitation
Arrêter les périmètres fonctionnels de la V1 et de la V2 d’OP@LE
Définir dans le détail les fonctionnalités de la solution pour chaque processus (règles de gestion, contrôles, automatismes…), chaque interface et chaque développement identifié
Sur la base d’un prototype
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE ORGANISATION DU MINISTÈRE – LES CONCEPTEURS (1/3)
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62 Utilisateurs / concepteurs sélectionnés pour participer aux travaux, répartis par domaine fonctionnel
7 Profils différents pour assurer une bonne représentativité de la gestion financière en EPLE
26 Académies représentées
Chef d’établissement Adjoint gestionnaire Agent comptable Fondé de Pouvoir Assistant comptabilité ordonnateur Assistant comptabilité générale R’ Conseil
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE ORGANISATION DU MINISTÈRE – LES CONCEPTEURS (2/3)
18 MERCI POUR VOTRE MOBILISATION !
30
20
7
33
30
14
3
64 76 28
13
23
6
8
37
5 30 2
1
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27
26
24
25
30
17
33
16
19
21
Académies Candidats
retenus
Aix-Marseille 4
Amiens 3
Besançon 1
Bordeaux 3
Caen 2
Clermont-Ferrand 2
Corse 2
Créteil 4
Dijon 1
Grenoble 1
Lille 5
Limoges 1
Lyon 1
Montpellier 2
Nancy-Metz 2
Nantes 3
Nice 1
Orléans-Tours 2
Paris 2
Poitiers 2
Reims 1
Rennes 3
Rouen 2
Strasbourg 3
Toulouse 2
Versailles 7
Total 62
680 candidatures reçues 62 candidatures retenues
Agent comptable
Chef d’établisse
ment
Fondé de pouvoir
Adjoint gestionnaire
Assistant comptabilité
générale
Assistant comptabilité ordonnateur
R-Conseil TOTAL
Budget 1 2 1 2 6
Comptabilités 3 1 2 6
Dépenses 1 1 1 3 1 1 8
Immobilisations 4 4
Opérations de fin d’exercice
1 2 3 6
Recettes 2 4 1 7
Régies 1 1 1 2 1 6
Stocks 2 1 3 6
Tiers 1 1 2 1 5
Principes transversaux
3 1 1 1 1 1 8
TOTAL 19 5 9 20 6 1 2 62
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE ORGANISATION DU MINISTÈRE – LES CONCEPTEURS (3/3)
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La répartition des utilisateurs / concepteurs par domaine :
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION - PRÉSENTATION
La conception sera rythmée par des temps forts : les ateliers de conception
■ Pour la conception générale :
■ Pour la conception détaillée :
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15 ateliers de conception répartis sur 60 jours (avril à juin 2018)
atelier de conception par domaine fonctionnel
SAUF pour les domaines dépenses, comptabilités et principes transverses 1 Soit
95 ateliers de conception :
ateliers pour la V1 d’OP@LE de septembre 2018 à mai 2019
ateliers pour la V2 d’OP@LE de septembre 2019 à mars 2020
67 28
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – CYCLE DE TRAVAIL
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Ministère
■ Cycle de travail pour 1 atelier de conception :
Echéance Etapes Responsable Livrables
J-2 Prestataire Support (version projet)
J-2 DAF A3
DS2I Concepteurs
Support (version amendée)
J-1 Prestataire Support (version validée)
J DAF A3
DS2I Concepteurs
J+2 Prestataire Compte-rendu (version projet)
J+4 DAF A3
DS2I Concepteurs
Fiches de relecture
J+5 Prestataire Compte-rendu (version validée)
Transmission du support d’atelier
Revue du support
Atelier de conception MARDI, MERCREDI, JEUDI
Préparation du CR d’atelier
Revue et validation du CR
Prise en compte des remarques du ministère dans le CR
C Y C L E
Prestataire
Prise en compte des remarques du ministère dans le support
NB : 1 jour imparti pour vos remarques sur le support d’atelier et le compte-rendu d’atelier le jour même de la livraison du document => Anticiper pour une plus grande réactivité
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – PARTICIPANTS
■ Les participants aux ateliers de conception :
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Prestataire (Capgemini) Anime l’atelier sur la base des possibilités offertes par la solution pour répondre aux besoins / processus fonctionnels
DAF A3 et CONCEPTEURS
Assure : • La bonne compréhension des besoins fonctionnels • … Leur bonne prise en compte dans la solution (recettes
intermédiaires)
• ….La cohérence fonctionnelle inter-domaines
DNE – DS2I Assure la cohérence entre les aspects fonctionnels et les aspects techniques de la solution
LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – CONTENU
Concrètement, les objectifs des ateliers sont :
■Affiner les besoins / processus en cible OP@LE
■Affiner les cas d’utilisation en EPLE
■ Passer en revue le fonctionnement standard du PGI
■Décrire les flux d’échanges avec d’autres SI internes ou externes au ministère
■Décrire les droits et habilitations
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Support atelier Compte-rendu atelier Matrice habilitations
LIVRABLES
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Les apports d’OP@LE et la conception fonctionnelle par domaine Equipe DAF A3 Equipe maîtrise d’ouvrage fonctionnelle
Domaine Budget
25
PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE BUDGET
26
Simulation budgétaire
Préparation budgétaire
initiale
Gestion d’un budget
provisoire DBM
Mise à disposition aux autorités de
contrôle
Etats réglementaires
Nomenclatures budgétaires (domaines, activités…)
Changement de structure budgétaire (fusion, ouverture/fermeture, suppression BA…)
Elaboration du budget Modification du budget
en cours d’exercice Contrôle externe
Nouvelles fonctionnalités
Etats de suivi et de pilotage
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE BUDGET
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Les principaux points à retenir :
■ Capacité à réaliser des simulations budgétaires selon différentes hypothèses pour alimenter automatiquement la préparation du budget (facultatif)
■ Gestion intégrale de la procédure budgétaire (entre les parties prenantes)
■ Renforcement du pilotage budgétaire
■ Echange dématérialisé avec Dem’Act
■ Mise en place d’une nomenclature des budgets annexes pour uniformiser les pratiques
Domaine Régies
28
PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE RÉGIES
29
Création d’une régie
Contrôle et solde des écritures
Etats réglementaires
Création d’une régie
Gestion d’une régie Fin de période
Clôture de
régie
Mutation de régisseur
Régie mixte
avec compte Trésor
sans compte Trésor sans compte Trésor
avec compte Trésor
Régie d’avances Régie de recettes
Etats de suivi et de pilotage
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RÉGIES
30
Les principaux points à retenir :
■ Création administrative de la régie par l’ordonnateur, automatisée sur la base de modèles nationaux pour s’adapter à la règlementation
■Optimisation du processus d’encaissement des recettes sur créances ou au comptant
■Visibilité pour l’ordonnateur ou l’agent comptable sur les écritures du régisseur
■ Saisie des opérations de dépenses et recettes à partir d’une liste de natures d’opérations autorisées pour faciliter et sécuriser les opérations de saisie du régisseur
Domaine Opérations de Fin d’Exercice
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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE OPÉRATIONS DE FIN D’EXERCICE
32
Reprise/Saisie du bilan d’entrée
Rattachement des charges et
produits
Comptabilisation des charges et
produits constatés d’avance
Changement d’exercice
Transfert des engagements non soldés N
vers N+1
Période d’inventaire
Opérations spécifiques
Clôture de l’exercice
Clôture
Fin d’exercice
Traitement des factures non parvenues sur plusieurs exercices
Etats réglementaires
Etats de suivi et de pilotage
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE OPÉRATIONS DE FIN D’EXERCICE
33
Les principaux points à retenir :
■Accélération des opérations de fin d’exercice (réduction des délais de la période d’inventaire et de clôture…)
■Ouverture de la gestion N+1 à une date commune pour tous les EPLE
■ Sécurisation et fiabilité des engagements de fin d’année
Domaine Dépenses
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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE DÉPENSES
35
Engagement Service fait Demande de
paiement Paiement
Demande d’achat
Suivi des marchés
Cas particulier de dépenses
Etats de suivi et de pilotage
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE DÉPENSES
36
Les principaux points à retenir (1/2) :
■Un nouveau processus d’exécution de la dépense pour s’adapter à la règlementation et aux impératifs de dématérialisation
■ La dérivation automatique des comptes de charge sur la base d’une nomenclature achats, pour sécuriser et renforcer la qualité comptable
■ L’accélération du processus d’exécution de la dépense sur la base d’une alimentation automatique avec Chorus Pro
■ L’automatisation des échanges avec OPER@ pour la comptabilisation des charges de personnel
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE DÉPENSES
37
Les principaux points à retenir (2/2) :
■ La possibilité d’adaptation aux organisations en service facturier en cible
■ Le fléchage / ventilation des dépenses selon des axes d’analyse (projet stratégique, réponse aux enquêtes des collectivités) propre à chaque établissement – facultatif
■ La capacité à gérer des engagements pluriannuels
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE DÉPENSES
38
Préparation de
l’engagement
Validation de l’engagement
Constatation du SF
Saisie des DP
Prise en charge des
DP Paiement
Validation de l’ordonnancement
Certification du SF
Validation des DP
Engagement Liquidation et ordonnancement Paiement
Adjoint gestionnaire / Ordonnateur
Agent comptable Ordre de payer
Nouvelles fonctionnalités
Domaine Immobilisations
39
PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE IMMOBILISATIONS
40
Entrée et sorties d’immobilisations
Calcul des amortissements, dépréciations et réévaluations
Etats de suivi et de pilotage
Inventaire comptable et physique
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE IMMOBILISATIONS
41
Les principaux points à retenir :
■Une gestion complète des immobilisations, imbriquée avec le processus de la dépense, qui alimente automatiquement une comptabilité auxiliaire des immobilisations
■ La simplification du suivi des opérations comptables relatives aux immobilisations (entrée, amortissement, dépréciation , réévaluation, sortie, transfert…)
■ La tenue d'un inventaire physique des biens (immobilisés ou non)
■ La facilitation du transfert de biens entre personnes publiques
Domaine Stocks
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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE STOCKS
43
Entrée et sorties de stocks
Valorisation des stocks
Etats de suivi et de pilotage
Inventaire comptable et physique
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE STOCKS
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Les principaux points à retenir :
■ La possibilité d’une gestion complète des stocks, imbriquée avec le processus de la dépense, qui alimente automatiquement une comptabilité auxiliaire des stocks
■ L’interopérabilité avec des applications de gestion de la restauration des collectivités locales
■ La simplification du suivi des opérations comptables relatives aux stocks (entrée, valorisation, sortie, dépréciation, ...)
Domaine Recettes
45
PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE RECETTES
46
Constatation des droits
Création du titre de recette
Certification de la créance & validation du
titre de recette
Recouvrement amiable/
contentieux
Prise en charge du titre de
recette
Etats de suivi et de pilotage
Cas particuliers de la recette (au comptant, d’avances…)
Constatation des droits
Régularisations de recettes
Constatation de l’encaissement & rapprochement
Liquidation des recettes Prise en charge du
titre de recette Recouvrement
Encaissement / rapprochement
Télépaiement
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RECETTES
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Les principaux points à retenir :
■ La rénovation du processus de la recette avec un traitement intégral du processus, de la constatation des droits au rapprochement de l’encaissement
■ La sécurisation du processus de recouvrement avec l’obligation de prise en charge du titre de recette avant émission de l’avis des sommes à payer
■ La traçabilité du processus pour tous les acteurs concernés
■ La possibilité d’adaptation aux organisations en service spécialisé de la recette
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RECETTES
48
Constatation des droits
Création du titre de recette
Validation des recettes
Certification des créances
Validation du titre de recette
Constatation des droits
Liquidation des recettes Encaissement / Rapprochement
Adjoint gestionnaire / Ordonnateur
Agent comptable
Prise en charge du titre de recette
Prise en charge du titre
de recette
Transmission facture / avis
sommes à payer
Rapprochement (lettrage)
Constatation de l’encaissement ou reprise sur avance
Vaut ordre de recouvrer
Domaine Comptabilités
49
PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE COMPTABILITÉS
50
Comptabilité budgétaire
Comptabilité générale
Comptabilité auxiliaire
fournisseurs
Comptabilité auxiliaire clients
Gestion des référentiels comptables (plan comptable…)
Modalités spécifiques de comptabilité (lettrage…)
Etats de suivi et de pilotage
Compte financier
Comptabilité auxiliaire des
immobilisations
Comptabilité auxiliaire des
stocks
Comptabilités auxiliaires
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE COMPTABILITÉS
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Les principaux points à retenir :
■ La mise en place de 4 comptabilités auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisations, stocks)
■Un renforcement du suivi des comptabilités budgétaire et générale
■ La simplification et la sécurisation des imputations comptables à partir de mécanismes de dérivation automatique des comptes
■Une aide au suivi de la trésorerie et au développement de l’analyse financière
Domaine Tiers
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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE TIERS
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Gestion des Tiers élèves
Etats de suivi et de pilotage
Gestion des Tiers hors élèves
Nouvelles fonctionnalités
PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE TIERS
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Les principaux points à retenir :
■ La fiabilisation des informations tiers sur la base d’une interface avec SIECLE pour les données tiers élèves
■ La facilitation du suivi des tiers élèves
-> Lien 1 élève -> N responsables légaux
-> Lien 1 responsable légal -> N élèves
■Une gestion complète des tiers élèves et hors élèves
Domaine Principes transverses
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PÉRIMÈTRE ET CONCEPTION DU DOMAINE DOMAINE PRINCIPES TRANSVERSES
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Signature électronique et authentification
Ergonomie et intuitivité de la solution
Gestion des référentiels
Restitutions (suivi et pilotage)
Dématérialisation des processus
Contrôles (contrôles de cohérence, contrôle interne…)
Traçabilité
Habilitations
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Merci de votre attention et de votre implication
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