Le recrutement électronique au CERN Lucy Lockwood Département des Ressources Humaines François...

Le recrutement électroniqueau CERN

Lucy LockwoodDépartement desRessources Humaines

François BriardServices d’InformationAdministrative

Etat de Genève - 21 avril 2009

CERN: Le globe de la Science et de l’Innovation

CERN – Organisation européenne pour la recherche nucléaire

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Recrutement

Le plus grand laboratoire de recherche en physique des particules au monde

Fondé en 1954, 20 Etats membres Budget annuel d’environ 1 milliard de CHF Financements externes pour les expériences Plus de 14’000 personnes sur site chaque jour

9’000 physiciens « visiteurs » 3’000 personnes d’entreprises externes 2’300 titulaires 500 boursiers, étudiants, apprentis

Organisation internationale suivant sa propre règlementation et établie sur Suisse et France

Le CERN

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Différents programmes

Titulaires 4 ans Boursiers 1 an (max 3) Attachés scientifiques 1 an (max 2) Etudiants techniques 6 -12 mois Doctorants 1 an (max 3) Etudiants d’été 1-2 mois Programmes spéciaux

Programme de stagiaires (France, Portugal, Espagne etc.) Programmes sur fonds israéliens Pour les nationaux du Japon et autres pays asisatiques Union Européenne: Boursiers Marie-Curie Programmes de doctorants spécifiques (Allemagne, Autriche) Programme d’étudiants d’été américains (NMS)

Apprentis

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Différentes procédures

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Différents formulaires

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Situation avant 2003

Basé principalement sur des documents papier Environ 6’000 candidatures titulaire par an Saisie manuelle dans Oracle HR d’une partie des

données Milliers de photocopies pour distribution dans les

Départements Pas d’accès aux bases de données pour les

utilisateurs CERN Communication minimale (voire inexistante)

avec les candidats

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iCams de HireServe

“Front Office” “Back Office”

http://cern.ch/jobs Utilisateurs HR (du monde entier) + Utilisateurs Départements

Produit choisi après appel d’offre: iCams de HireServe Ltd

Fonctionne entièrement sur le web, basée sur Oracle

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Processus (poste de titulaire)

Candidat

iCams

Vacancede poste

Formulaire

Sections FormulaireCandidature

Utilisateur RH

UtilisateurDépartement

Demanded’ouverture

de poste

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Front Office

Auto-enregistrement par les candidats Recherche de poste

texte libre, recherches pré-définies, agents de recherche

Formulaires de candidature divisés en sections réutilisables (développé pour le CERN) Données personnelles Education, qualifications Langues etc…

Documents attachés (CV, photo, diplômes, etc.) Auto-contrôle de l’état de la candidature Toute communication par mail (et SMS) Version « Intranet » pour recrutement interne

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BackOffice

Compatible avec Single Sign On du CERN (développé pour le CERN)

Système de distribution interne par “dossiers” (développé pour le CERN)

Partage de commentaires Progression et mise à jour des candidats Envoi de courrier à un groupe de candidats Formulaires de candidature lisibles et exploitables Recherche libre dans les formulaires et CV Rapports spécifiques très faciles à développer

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Systèmes de dossiers (étud. techniques)

Collègue CCollègue A Collègue B

TSC-2003-2Dept C

Représentant Dept C

TSC-2003-2 Utilisateur Dept HR

TSC-2003-2Dept A

Représentant Dept A

Candidatures

Collègue D

TSC-2003-2Dept B

Représentant Dept B

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Intégration avec d’autres systèmes

Electronic Document Handling Création automatique des vacances de poste

depuis EDH (API fourni)

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Intégration avec d’autres systèmes

Person Matching Comparaison entre candidats et personnes dans

OHR pour éviter les doublons

Oracle HR Transfert des candidats dans Oracle HR après

matching pour éviter la double-saisie Récupération de données CERN sur les candidats

depuis Oracle HR Création/mise à jour des utilisateurs back office

automatique (API fourni)

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Ce que nous n’utilisons pas…

Accès pour agences externes de recrutement Communication par SMS Workflow décisionnel pour publication de poste

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Quelques faiblesses…

Pas de solution d’impression en batch satisfaisante (v7?)

Interface (front et back office) unilingue Petite compagnie…

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Quelques forces… (1)

Excellent support utilisateur, très réactif Architecture PL/SQL simple à comprendre Souplesse pour les utilisateurs HR (e-mails,

formulaires de candidature, statuts)……et les développeurs (création de rapports, liens avec Oracle ApEx etc.)

Apparence du Front Office totalement contrôlable (HTML et CSS)

Facilité d’intégration de développements spécifiques (écrans etc)

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Quelques forces… (2)

Filtre PDF pour les documents des candidats Interface traduisible dans toute langue Aide personnalisable Tout dans la base de données (données,

interfaces, documents, batch jobs etc) Petite compagnie…

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Ce que ça a apporté…

(Presque) plus de papier… Environ 15’000 candidatures par an Données saisies par environ 10’000 nouveaux

candidats chaque année Disponible 365 / 7 / 24 A pu être étendu à des processus semblables

à du recrutement (Staff Child, HST …)

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Pour la suite…

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Pour la suite…

21/25

Pour la suite…

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Pour la suite…

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Pour la suite…

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Version 7 (été 2009?) Back office personnalisable au moyen de

« portlets » définis par l’administrateur Formulaires de candidature aussi format PDF

Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les vacances de poste

Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les formulaires de candidature?

Pour la suite…

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Infos supplémentaires

CERN francois.briard@cern.ch - GS

lucy.lockwood@cern.ch - HR http://ais.cern.ch

http://cern.ch/jobs

HireServe info@hireserve.com http://www.hireserve.com

HireServe User Group http://cern.ch/hireserveusergroup (access required)