L’outil de gestion des formations de l’Assurance Maladie – Risques Professionnels / INRS

30/11/2012 v1

L’outil de gestion des formations de l’Assurance Maladie –

Risques Professionnels / INRS

Quelles sont ses caractéristiques ?

Site web référencé par les moteurs de recherche

Données sécurisées, garantie de confidentialité

Gratuit

Matériel requis : 1 ordinateur connecté à Internet et 1 imprimante

Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (1)

HabilitationEnregistrement en ligne d’une demande d’habilitationModification simple d’une demande existanteDemande de renouvellement facilitée

Sessions de formationEnregistrement en ligne des ouvertures de stages et procès verbauxSouplesse pour le changement des participants ou du formateurAutonomie dans l’édition des certificats

FormateursMise à jour de l’équipe pédagogique facilitéeTransparence des informations le concernant

Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (2)

Listes des organismes de formation habilités•Meilleur référencement et visibilité des organismes•Possibilité pour chaque organisme de mettre à jour instantanément ses informations•Possibilité de tri par région, par thématique…

Possibilité de statistiques à la demande

Quelle est son architecture ?

Accès public

Offre de formationAssurance Maladie

– Risques Pro / INRS

Listes Organismes de

formation habilités

www.forprev.fr Accès réservé

Organismes de formationFormateurs

Demande d’un compte provisoire

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Cet onglet présente : la démultiplicationLe réseau prévention Les mentions légales

Ce menu décrit le processus d’habilitation et permet aux OF de se connecter à leur espace

Chaque dispositif proposé à la démultiplication est décrit ainsi que le pré requis « bases en prévention »

Chaque thématique dispose d’une foire aux questions spécifique

Cet onglet permet de rechercher une formation

C’est par ce menu que les formateurs peuvent se connecter à leur espace

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?

Les données : quelle accessibilité ? quelle confidentialité ?Les données individu* sont des données communes et accessibles en recherche à tous les membres.

Les qualifications obtenues sont visibles par la personne qualifiée, l’OF l’ayant formé et le réseau prévention.(qualification, n° certificat forprev, date de validité)

Les qualifications déclaratives sont visibles par la personne qualifiée, l’OF l’ayant déclaré et le réseau prévention.Individu* : personne physique (défini par son nom, son prénom, sa date de naissance) pouvant avoir plusieurs facettes :• utilisateur• stagiaire • formateur

Les organismes habilités : quelles informations ?

Accès réservé

Modification habilitation

Export CSV

Formateurs Contacts habilitation

Habilitations et entités associées

Ouverture à J – x jours

Clôture

Editions(certificats…)

Recherche et statistiques

www. forprev.frLogin - Mot de passe

Mes outils Mes habilitations

Mes sessionsMes référentiels

Entités

Utilisateurs DEM

Administration

Informations personnelles

Mes alertes

Les organismes habilités : quelles informations ?

CEH

Formation prévention

Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?

Gérer des individus forprevRattacher/détacher un individu à son entitéDéclarer une qualification sur l’honneur pour qu’un formateur puisse être reconnu et puisse animer des sessions de formationEnregistrer la participation d’un individu dans une session afin qu’il ait le

statut de stagiaireGérer les utilisateurs de l ’application dans chaque établissement (correspondant établissement, assistantes, formateurs) et leurs droits

Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?

Gérer ses formateurs Accéder à la liste des formateurs Rattacher/détacher un formateur à une entité associée Déclarer une qualification sur l’honneur

Gérer ses stagiairesAccéder à la liste des stagiairesCréer un stagiaire lors de l’inscription à une session de formationModifier/ supprimer un stagiaireGénérer les certificats des stagiaires

Les structures multi-établissements : quelle organisation ?

Organisme de formation

Entité associée Entité associée Entité associée Entité associée

Sous-entité associée

Sous-entité associée

Sous-entité associée

Sous-entité associée

Sous-entité associée

Sous-entité associée

Chaque entité ou sous-entité associée peut-être rattachée à une ou plusieurs habilitations (passage en CNH)Les formateurs sont rattachés à une ou plusieurs entités ou sous-entités (libre)

SSTPRAP IBC

SST SST - PRAP IBC PRAP IBC SST - PRAP IBC

Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?

Gérer ses entités associées (cas des OF multi-sites) Accéder à sa liste d’entités associées Associer une nouvelle entité Modifier une entité associée Supprimer une entité associée Gérer la hiérarchie des entités associéesRattacher des entités associées à un habilitation Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des formateurs Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions, à les clôturer et à éditer les certificats.Définir quelles sont les entités publiées sur la liste nationale

Les structures multi-établissements : quelle organisation ?

1 seul n° d’existence par organisme de formation et ses entités associéesPossibilité d’1 correspondant habilitation par entité sur chacun des 3 échelonsDes assistants (es)Des formateurs (1 référent par dispositif)

L’organisme de formation peut décider :•De gérer les formations de toutes les entités lui-même•De déléguer à chaque entité la gestion de ses formations•D’autoriser l’entité de l’échelon 2 à gérer ses sous-entités

Le correspondant habilitation : quelles informations ?

Il a accès :à toutes les informations concernant le périmètre de l’habilitationà toutes les informations concernant l’entité

Il n’a pas accès :aux données individuelles des formateurs

Le correspondant habilitation : quelles fonctionnalités ?

Mettre à jour les données relatives à l’habilitation de son entité

Enregistrer la structure de son entité

Attribuer le cas échéant des droits aux formateurs et aux assistantes de son entité

Les mêmes droits peuvent être accordés au correspondant habilitation de chaque entité associée dans la limite du périmètre de l’entité concernée

Editer des données statistiques.

Les formateurs : qui sont-ils ?

Les formateurs sont des « individus » forprev

Un individu devient un formateur quand on le qualifie en tant que formateur :• Qualification obtenue par un stage de niveau 2 ou 3 ou un MAC

(Maintien ou Actualisation des Compétences)• Qualification déclarative sur l’honneur (1er enregistrement dans

forprev) :

1. Le formateur présente un certificat sans référence forprev

2. Le partenaire, au vue de ce certificat, saisie le formateur et sa qualification,

3. Le formateur recevra un N° Forprev lui permettant de vérifier ses informations personnelles, d’éditer un certificat forprev

4. Ce certificat lui permettra d’être référencé éventuellement par un autre partenaire

Les formateurs : quelles informations ?

Ils ont accès :à leurs données personnelles à leurs qualificationsaux entités les ayant déclaré puis rattachéaux formations auxquelles ils ont été affectés

Ils peuvent ainsi vérifier qu’ils n’ont pas été affectés à une formation qu’ils n’auraient pas assurée.

Les formateurs, les assistantes : quelles fonctionnalités ?

En fonction des droits qui leur sont octroyés : Déclarer des sessionsEnregistrer les évaluations (ou résultats)Clôturer des sessionsEditer des certificats

Accès public

Informations / Offre de formation

Assurance Maladie – Risques Pro / INRS

Listes Organismes de formation

habilités

www.forprev.fr Accès réservé

Organismes de formationEntreprisesFormateurs

Demande d’un compte provisoire

Architecture générale du site

Présentation de l’outil de gestion FORPREV – 13 juin 2013

Les nouveaux organismes : quelle démarche ?

Accès public

Demande d’habilitation Dossier administratif : tronc commun Dossier technico-pédagogique

Transmission à la CARSAT + envoi des pièces justificatives par courrierEngagement du responsable juridique de l’entitéDocument de présentation de l’organismeNoti 2 ou attestations de paiement des cotisationsBilan pédagogique et financierDéroulé pédagogique et programmeCopies des certificats des formateurs ou attestations de formationModèle de fiche d’évaluation de fin de stage

Demande d’un compte provisoire

Les organismes déjà habilités avant forprev : quelle démarche ?

Réception par mailau correspondant habilitation déclaré

A partir des données intégrées dans forprev, l’OF devra :1.Créer ses formateurs,

2.Définir ses utilisateurs et leurs droits d’accès,

3.créer sa structure (pour les multi- établissements),

4.Créer ses sessions de formation.

Login Mot de passe

Login = N° Forprev (3 lettres + 5 chiffres)

a) Créer ses formateurs

Référencer le formateur : N° forprevQualification,N° certificatDate de délivrance du certificatDate de fin de validité

Rattacher le formateur

Définir la qualification du formateur : Individu (nom, prénom, civilité,

date de naissance)Domaine/niveau de certificationDate de délivrance du certificatDate de fin de validité

Définir la qualification du formateur :Permet de qualifier un individu en tant que formateur dans forprev et ainsi de lui attribuer un N° de certificat. Qualification reconnue quelque soit le partenaire sur présentation du certificat édité.

Référencer le formateur :Permet à un partenaire d’associer à un formateur existant dans forprev ses qualifications (N° certificats et dates de validité)

Rattacher le formateur :Permet à un partenaire d’indiquer pour quelles entités ce formateur pourra animer des sessions.

1. Créer ses formateursa) Formateur inconnu de forprev1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce

formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

1. Créer ses formateursa) Formateur inconnu de forprev1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce

formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

1. Créer ses formateursa) Formateur inconnu de forprev1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce

formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

Ancien modèle de certificat

1. Créer ses formateursa) Formateur inconnu de forprev1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce

formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

Planche certificats

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursa) Formateur connu de forprev

1) Référencer le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

2) Rattacher le formateur

1. Créer ses formateursb) Formateur connu de forprev

2) Rattacher le formateur

Formation prévention 2

Formation prévention 1

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)

2. Créer ses utilisateurs – liste des utilisateurs

3. Créer ses entités associées a) Ajout des entités associéesb) Rattacher les entités associées aux habilitationsc) Paramétrer les droits des entités associées

3. Créer ses entités associées a) Ajout des entités associées

3. Créer ses entités associées a) Ajout des entités associées

3. Créer ses entités associées a) Ajout des entités associées

3. Créer ses entités associées (pour les multi-établissements)b) Obligation de passer par une modification de l’habilitation (passage en CNH)

3. Créer ses entités associées b) Modification du tronc commun

3. Créer ses entités associées b) Modification du tronc commun

3. Créer ses entités associées c) Rattacher les entités associées à une habilitation

3. Créer ses entités associées c) Rattacher les entités associées à une habilitation

0 élément (s) trouvé (s)

3. Créer ses entités associées c) Rattacher les entités associées à une habilitation

12345678900012

12345678900013Formation prévention

3. Créer ses entités associées d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation

3. Créer ses entités associées d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation

L’entité ne pourra pas créer de

session pour cette habilitation

L’entité pourra créer des sessions pour cette habilitation

L’entité pourra définir les droits pour les entités qui lui sont

associées (échelon 3)

3. Créer ses entités associées d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation

L’entité ne pourra pas rattacher des formateurs pour cette habilitation

L’entité pourra rattacher des

formateurs pour cette habilitation

L’entité pourra définir les droits pour les entités qui lui sont

associées (échelon 3)

3. Demander la publication des entités associées

Formation prévention 1

Formation prévention 2

Formation prévention

4. Créer ses sessions de formation,

4. Créer ses sessions de formation,

4. Créer ses sessions de formation,

4. Créer ses sessions de formation,

4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants

4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants

4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants

4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants

4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants

4. Clôture d’une sessions de formation par le formateur,

4. Clôture d’une session de formation par le formateur,

4. Clôture d’une session de formation par le formateur,

N’a pas satisfait à l’évaluation

4. Clôture d’une sessions de formation par le formateur,

4. Clôture d’une session de formation par le formateur,

4. Clôture d’une session de formation par le formateur,

Des questions ?

► Juin 2013 – information des organismes de formation nationaux par l’INRS et mise à disposition de forprev pour saisir à nouveau leur demande d’habilitation,

► 22 octobre 2013 :

► Intégration des organismes de formation régionaux habilités sans saisie de la demande d’habilitation,

► Mise à disposition pour les entreprises pour la saisie des demandes d’habilitation (SST, PRAP, CPS).

► Janvier 2014 – obligation d’utiliser forprev (plus de papier, ni certificat papier ni procès verbal)

Mise en production

► Une présentation dans chaque région (entreprises / OF régionaux) et par l’INRS (entreprises nationales / OF de dimension nationale)

► Des infos-bulles sur les principales fonctionnalités

► Une aide en ligne à chaque page

► Un formulaire de contact

► Une hotline pendant les premiers mois suivant le lancement de l’outil

► Une documentation sur les principales fonctionnalités nécessaires au démarrage.

Accompagnement