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PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC
MANUEL UTILISATEUR
Avril 2017
SOMMAIRE
I. Présentation du portail
• Comprendre le concept du portail – 3
• Connaître les profils de l’extranet – 4
• Connaître les droits des profils de l’extranet – 5-6
II. Connexion au portail
• Faire une demande de création de compte – 7-8
• Se connecter au portail pour la première fois - 9
o valider les CGU - 10
o compléter sa fiche profil - 11
o compléter une fiche Maison - 12
• Se connecter au portail - 13
o voir / modifier une fiche profil – 14
III. Navigation sur le portail
• Découvrir le menu principal - 15
o naviguer sur le portail Internet – 16-17
o naviguer sur le portail Extranet – 18-22
IV. Principales fonctionnalités
• Consulter et créer des contenus
o accéder aux contenus du portail –23-24
o trouver un contenu facilement – 25
o créer un contenu > Ressource –26-28
aperçu des Ressources - 29
modifier une Ressource - 30
mémo pour créer une Ressource correctement - 31
• créer un contenu > Fiche projet – 32-35
• sondage
• création et paramétrage d’un sondage – 37-46
• Echanger avec le réseau
o accéder aux outils collaboratifs – 47
o consulter l’annuaire des Personnes – 48
o consulter l’annuaire des Maisons - 49
o consulter le forum – 51-52
échanger sur le forum – 53-54
mémo sur l’utilisation des forums – 55
o groupe de travail 56-59
o Inscription à un groupe de travail – 60-67
o Création d’un groupe de travail – 68 - 70
• Agenda Formation
o mon agenda – 71 - 72
o événements / formations – 73
o formation en ligne – 74
• Suivre l’activité de la Maison
o accéder à l’outil de saisie de la fréquentation – 75-76
o saisir une demande unitaire – 77 - 78
o saisir des demandes en masse – 79-82
o reporting et export des données – 83-84
• Gérer sa Maison
o modifier une fiche Maison – 85
o gérer plusieurs Maisons – 86
aperçu d’une fiche Maison – 87
• Contacter la Cellule d’animation nationale
Site Internet public accessible par tous les
internautes. Il permet de :
• Comprendre ce qu’est une Maison de
services au public et les services
délivrés
• Obtenir des informations sur la politique
publique, le programme national et le
label
• Localiser les Maisons de services au
public par département
Site internet (grand public)
Espace professionnel réservé aux membres
du réseau national des Maisons de
services au public :
• Soumis à authentification (création de
compte validée par l’administrateur du
site)
• Permet d’accéder à des contenus
métiers, des outils collaboratifs et des
outils de gestion réservés au réseau
Espace professionnel
3
Comprendre le concept du portail
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I. Présentation du portail
www.maisondeservicesaupublic.fr/extranet/ www.maisondeservicesaupublic.fr
4
Il existe 4 types de profils sur l’espace professionnel :
• Agent / Responsable > Agents et Responsables des Maisons de services au public. Ils sont rattachés à la fiche Maison
pour laquelle ils travaillent et ont accès à l’outil de suivi de la fréquentation en ligne
• Coordinateurs > Coordinateurs de réseaux territoriaux de Maisons de services au public. Le réseau peut être local,
départemental, régional ou national (ex: Fédération des Centres sociaux, l’ADRETS…)
• Invité > Porteurs de projet pour la création de Maisons de services au public (collectivités, associations…), Partenaires
nationaux et locaux qui délivrent des services au sein de ces structures, Référents en charge du dispositif dans les
préfectures
• Admin > Administrateurs du site (cellule d‘animation nationale)
Connaître les profils de l’extranet
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I. Présentation du portail
5 * sauf pour les discussions réservées au profil agent/responsable
** sur ses Maisons
Droits des profils de l’extranet (1/2)
Retour au sommaire
I. Présentation du portail
En fonction de leur profil, les membres ont des droits différents pour les fonctionnalités de l’espace professionnel
Fonctionnalités
Réseau national
Invité Agent /
Responsable
Coordinateur Admin
Consultation des contenus métiers (articles,
ressources, fiches projets, annuaire, forum)
Centre de ressources: publication d’une ressource
Forums: participation aux échanges * *
Outil de suivi de la fréquentation d’une Maison et
export des données
Modification d’une fiche Maison ** **
Fiche projet : création / modification
Fiche projet : validation et publication
6
Droits des profils de l’extranet (2/2)
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I. Présentation du portail
Fonctionnalités
Réseau national
Invité Agent /
Responsable
Coordinateur Admin
Groupe de travail : création d’un groupe
Groupe de travail : participation à un groupe
Gestion des sondages * *
Agenda / Evénements / Formation en ligne ** ** ** **
* Seuls les agents et administrateurs peuvent créer un sondage. Tout profil peut y répondre.
** Créés par la Caisse des Dépôts. Tous les agents peuvent consulter. Inscriptions possibles aux formations si le nombre d’inscrits ne dépasse pas le nombre de places
Cliquez sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr pour accéder au portail internet. Puis, cliquez sur l’avatar en haut à droite de
la page et sur Créer votre compte
7
1
Complétez le formulaire de demande de création de compte, puis cliquez sur Confirmer la demande.
2
1
2
Afin d’accéder à l’extranet, il est nécessaire de disposer d’un compte personnel basé sur un e-mail professionnel nominatif.
Faire une demande de création de compte (1/2)
Pensez à préciser ici votre Maison de rattachement
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II. Connexion au portail
8
3 Vous recevez alors un e-mail vous indiquant que votre
demande de création de compte est en cours
d’approbation.
4 Une fois la demande validée par l’administrateur, vous
recevez un e-mail vous informant de l’activation de
votre compte avec un lien pour la première connexion.
4
Faire une demande de création de compte (2/2)
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II. Connexion au portail
Lors de la première connexion, tout utilisateur est invité à :
1. Valider les conditions générales d’utilisation (CGU)
2. Mettre à jour sa fiche profil (destinée à l’annuaire)
3. Pour profil agent / responsable : Mettre à jour la fiche de la Maison de services au public à laquelle il est rattaché
(destinée au grand public et à l’annuaire des Maisons)
En pratique seule la première étape (CGU) est obligatoire. Les deux étapes suivantes peuvent être passées. Vous
pouvez revenir à ces étapes à tout moment après l’authentification sur le portail en allant dans l’espace Mon Profil.
Se connecter au portail pour la première fois
9
Retour au sommaire
II. Connexion au portail
2
3
10
Lisez les conditions générales d’utilisation. 1
Cochez la case J’accepte les conditions
générales d’utilisation. 2
3 Puis cliquez sur Valider.
* Conditions générales d’utilisation
Valider les CGU*
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II. Connexion au portail
11
Une fois les conditions générales d’utilisation
validées, vous accédez à votre fiche profil (destinée
à l’annuaire).
Remplissez les champs obligatoires. 1
Compléter sa fiche profil
1
3
Vous avez la possibilité de remplir plus tard ou
de valider votre saisie
3
Les coordinateurs disposent des encarts dédiés
leur permettant de préciser les missions ainsi que le
périmètre géographique d’intervention.
Pensez à mettre votre photo de profil,
c’est plus sympathique ;)
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II. Connexion au portail
12
Pour les agents /responsables, vous accédez ensuite au formulaire de modification de votre fiche Maison composé de cinq onglets:
• Infos pratiques
• Services disponibles
• Equipements à disposition
• Et dans les mêmes locaux
• Informations complémentaires pour l’Extranet (espace professionnel)
1
1
Complétez tous les onglets, puis cliquez sur Valider
tous les onglets pour enregistrer les informations
renseignées.
Il est toujours possible de Remplir la fiche plus tard.
2
2
Pour plus de détails sur le remplissage d’une fiche
Maison, cliquez sur le bouton Point d’interrogation.
3
3
Compléter une fiche Maison
Retour au sommaire
II. Connexion au portail
La fiche Maison est accessible sur la cartographie du
site internet afin de renseigner les usagers.
Pour accéder à l’Extranet, rendez-vous sur le portail des Maisons de services au public https://www.maisondeservicesaupublic.fr
13
2
3
Renseignez votre courriel et votre mot de passe
(ce mot de passe à huit caractères
alphanumérique majuscule & minuscule
confondus, est personnalisé lors de la première
connexion au portail)
2
3 Cliquez sur le bouton Se connecter
Cliquez sur l’avatar en haut à droite
puis sur Connectez-vous
1
1
Se connecter au portail
Retour au sommaire
II. Connexion au portail
14
Espace Mon profil
Retour au sommaire
II. Connexion au portail
Dans cet espace, vous avez la possibilité de modifier votre fiche profil et votre mot de passe. Pour ce faire :
Cliquez sur l’avatar en haut à droite puis sur Mon profil
Cliquez sur Modifier pour accéder au formulaire de
modification de vos coordonnées.
N.B. le changement d’adresse mail se fait uniquement
par le formulaire de contact adressé aux
administrateurs de la Caisse des Dépôts.
1
6
5
1
5
Cliquez sur Mot de passe pour modifier votre
mot de passe.
Vous arrivez alors sur votre fiche profil 2
6 4 3
Cliquez sur Rapport d’activité pour recevoir ou non le
résumé bimensuel de l’activité de la plateforme.
4
Cliquez sur Lettre d’information pour vous abonner ou
non à Lettre Nationale.
3
Menu du site
Internet
Menu de
l’espace
professionnel
Retour à l’accueil internet
Accès au formulaire de
contact internet
Recherche sur le
site internet Menu de navigation Internet
Menu de navigation Extranet Recherche sur
l’espace professionnel
Accès au formulaire de
contact Extranet
Connexion à l’espace
professionnel
15
Accès aux deux accueils du portail, à Mon
profil, aux pages d’aide et à la déconnexion
Découvrir le menu principal
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Naviguer sur le portail Internet
1 La page d’accueil Internet est constituée de quatre blocs
principaux permettant d’accéder :
• au moteur de recherche des Maisons
(cartographie),
• à la page des services proposés au public,
• à l’espace actualité,
• et de consulter la liste des partenaires du dispositif.
1
2
3
4
2
3
4
Raccourcis vers les
blocs principaux de
la page
16
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Naviguer sur le portail Internet
17
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Les usagers peuvent consulter les différents contenus disponibles sur le site internet, classés par type d’usager, par exemple:
pour les particuliers : une vidéo
présentant ce qu'est une Maison de
services au public.
pour les acteurs locaux : les
informations sur les partenaires
nationaux ou des questions
fréquentes
Pour les agents des Maisons de
services au public : des vidéos
reportage thématiques (onglet « Sur
le terrain »
1 2 3
Accueil espace
professionnel
Actualités
dédiées au
réseau
Menu de navigation
18
Naviguer sur le portail Extranet (1/3)
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Chiffres clés de
l’activité de vos
Maisons sur le mois en
cours
Raccourcis vers les
blocs principaux de la
page
Raccourcis vers la
gestion et le reporting
des demandes
Nouvelles contributions
au forum
Groupes de travail
auxquels vous
appartenez
Nouveaux membres
dans l’annuaire du
réseau Raccourcis vers
l’annuaire et le forum
Naviguer sur le portail Extranet (2/3)
19
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Accueil espace
professionnel
Derniers articles
publiés
Dernières fiches projet
publiées
Prochaines formations
planifiées
Dernières ressources
publiées
Prochains événements
planifiés
20
Moteur de recherche
dédié aux contenus
Naviguer sur le portail Extranet (3/3)
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Accueil espace
professionnel
Zoom sur le menu de navigation Extranet
21
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
Le menu Gérer sa Maison permet d’accéder : • au formulaire de modification d’une fiche Maison
• à l’outil de saisie de la fréquentation
• au reporting des demandes
• à l’aide à l’outil de saisie
1
2
L’Accueil Extranet permet de revenir sur la page d’accueil
Extranet
Le menu Echanger avec le réseau permet d’accéder : • à l’annuaire
• au forum
• aux groupes de travail
3
Le menu S’informer permet d’accéder aux dossiers
suivants: • vie du réseau
• boîte à outils
• centre de ressources
• fiches projets
• actualités
4
Le menu Agenda Formation permet d’accéder : • mon agenda
• événements / Formations
• formation en ligne
Le menu Contribuer permet d’accéder : • au formulaire de création d’un sujet de forum
• au formulaire de publication d’une ressource
• au formulaire de publication d’une fiche projet
• aux sondages
• au formulaire de création d’un sondage
5
6
1 2 3 4 5 6
7 Le bouton Recherche permet un accès rapide à la page
de recherche de tous les contenus
7 8
8 Le formulaire de contact permet d’adresser une demande
aux administrateurs Caisse des Dépôts
Zoom sur l’avatar
22
Retour au sommaire
III. Navigation sur le portail
1
1
4
5
3
2
A partir de l’Avatar, il est possible :
d’accéder à l’accueil de l’Extranet,
d’accéder à l’accueil Internet,
d’accéder à la page d’aide,
de se déconnecter.
2
3
4
5
Par le menu S’informer, cliquer sur Centre de ressources / Fiches projets / Actualités
Via le moteur de recherche général: Cliquez sur le bouton Recherche sur le bandeau du menu principal
Via l’Accueil Extranet, en cliquant sur Voir tous les contenus en bas de page.
Accéder aux contenus
Il existe plusieurs façons d’accéder aux différents types de contenus sur le portail :
3
1
2
2
3
1
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
23
Accéder aux contenus
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
Les informations et actualités de la vie du réseau national 2 1
Depuis l’onglet S’informer, vous pouvez accéder aux
différents contenus publiés par la cellule nationale, tels
que :
1
2
Les outils et méthodes pour pratiquer le métier au quotidien
24
Le moteur de recherche général : Sur la page de recherche, le champ de recherche et les filtres permettent d’affiner la recherche
de votre contenu.
1
1
2 Le moteur de recherche du centre de ressources : via le menu S’informer, puis Centre de ressources, le champs de recherche
permettent de retrouver rapidement la ressource souhaitée
Trouver un contenu facilement
2
25
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
26
Créer un contenu > Ressource (1/3)
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
Tout utilisateur peut contribuer sur le portail en ajoutant des contenus type Ressource, par exemple : guides, chartes,
plaquettes de communication, article etc. Pour accéder à l’espace de création de ressource, vous avez deux
possibilités:
Sur la page Centre des ressources, cliquez sur Ajouter une nouvelle ressource 1
2 Soit, depuis le menu principal, cliquez sur Contribuer, puis Publier une ressource
1
2
27
Renseignez ici le titre de votre Ressource 1
Vous pouvez ensuite ajouter une image
d’illustration de dimension suffisante (1000px de
large, les fichiers doivent peser moins de 128
Mo. Extensions autorisées : png gif jpg jpeg.).
2
Ecrivez ici le contenu de votre document 4
Sélectionnez le type de ressource (étude et
rapport, compte-rendu et synthèse, article, guide
etc.)
5
Vous pouvez ici préciser la source de votre
publication
3
1
2
4
5
3
Créer un contenu > Ressource (2/3)
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
28
Pour visualiser votre document, cliquez sur Aperçu. Sinon,
cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre ressource.
8
Sélectionnez ensuite le (ou les) thèmes de votre document
dans la liste proposée.
6
Ajoutez votre ou vos document(s) en pièces jointes sous
format fichier, image ou vidéo. 7
8
6
7
Créer un contenu > Ressource (3/3)
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
29
Aperçu des Ressources
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
30
Il est possible de modifier une ressource enregistrée. Il suffit de la visualiser, puis cliquer sur Modifier.
NB. Il possible de modifier uniquement les ressources créées par soi-même.
1
1
Modifier une Ressource
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
Quelles ressources ?
Tout document, support, article, lien, vidéo… qui vous semble utile à partager avec vos pairs
• Les ressources sont accessibles via le centre de ressource (Menu : S’informer > Centre de ressources)
• L’image de la ressource (la page de garde) doit être:
– de dimension suffisante (1000px de large)
– de ratio cohérent avec le gabarit (3:2 ou 2:3) ce qui correspond au standard photo paysage ou portrait
• Les thèmes permettent de tagger l’article. Il s’agit de faciliter le filtrage des contenus lors d’une recherche.
• On peut joindre à une ressource
– des documents
– des images
– des vidéos
• Pas de validation a posteriori pour les ressources. Elles sont publiées directement sur l’extranet.
• Attention, il est impératif de joindre au moins une pièce jointe à votre ressource.
Mémo pour créer une Ressource correctement
31
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
32
Créer une fiche projet (1/4)
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
Pour accéder à l’espace de création d’une fiche projet sur le portail :
Cliquez sur le menu Contribuer, puis Publier une fiche projet
1
1
Une fiche projet ?
Il s’agit de décrire une initiative locale que vous avez mise en place : événement, partenariat, projet de territoire,
innovation, relation avec les usagers…. Un moyen de valoriser son activité et partager les bonnes pratiques
33
Vous accédez alors au formulaire de création
d’une fiche projet.
Créer une fiche projet (2/4)
Un message vous informe que votre
fiche projet sera envoyée à
l’administrateur pour validation et
publication finale.
Renseignez tous les champs obligatoires :
• Nom du projet
• Maison(s) porteuse(s) du projet
• Auteur
2
2
3
Sélectionnez le ou les thèmes de
votre projet parmi ceux proposés
dans la liste déroulante.
Vous pouvez ajouter ici une photo
d’illustration à votre document.
3
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
34
Créer une fiche projet (3/4)
Ecrivez ici le résumé de votre projet,
puis la description complète du projet en
vous basant sur le plan proposé par
défaut.
4
4
5 5
Ajoutez ensuite le bilan et les perspectives de votre projet en utilisant les éléments supports intégrés dans le bloc de texte.
6
6
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
35
Créer une fiche projet (4/4)
Vous pouvez ajouter ici des liens des
sites web relatifs à votre projet pour en
savoir plus.
Vous pouvez également télécharger
des pièces jointes* (documents,
images, présentations…).
7
7
8 8
Cliquez sur Enregistrer pour valider
votre saisie et envoyer votre fiche
projet à l’administrateur pour validation
et publication.
9
9
* Les fichiers doivent peser moins de 128 Mo. Extensions autorisées : txt pdf xls xlsx doc docx ppt pptx png jpg gif jpeg.)
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus
Sondage
36
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
L’outil de sondage permet aux personnes connectées de sonder le réseau et les usagers sur des sujets métiers. Un sondage peut
comporter plusieurs questions textuelles, à choix multiples/unique et obligatoires ou non. Seuls les agents et administrateurs
peuvent en créer. En revanche, tous les agents peuvent y répondre quel que soit leur profil.
Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le menu Contribuer,
et cliquer sur Sondage
1
2
1
2
Créer un sondage (1/2)
37
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
1
La liste de mes sondages s’affiche
Cliquez sur Créer un sondage pour en créer un. 1
Vous pouvez également créer un sondage en:
Cliquant sur le menu Contribuer
Puis sur Créer un sondage.
1
2
1
2
Créer un sondage (2/2)
38
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
1
Le formulaire de création d’un sondage s’affiche.
Indiquez le titre du sondage (attention, il ne s’agit pas de la question).
Composez une description.
Cochez la case Publié pour que le sondage soit visible. Pensez à la décocher pour clore le sondage.
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du sondage.
1
2
3
4
2
3
4
Modifier un sondage (1/2)
39
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Le sondage est créé. Il est possible de le modifier. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Modifier.
1
1
Modifier un sondage (2/2)
40
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Vous pouvez modifier le titre et la description du sondage,
Le dépublier pour clore le sondage,
Le supprimer,
Pensez à enregistrer toutes vos modifications.
1
1
2
3
4
2
3 4
Paramétrer un sondage (1/3)
41
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour paramétrer le sondage, cliquez sur l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.
Saisissez la question dans le champs Etiquette,
Choisissez le type (multiple ou textuelle),
Cliquez sur le bouton Ajouter.
1
1
2
3
4
2 3 4
Paramétrer un sondage (2/3)
42
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Après avoir ajouté la question, il est possible de
paramétrer la question.
Indiquez la Description,
Choisissez s’il s’agit d’une question avec plusieurs
choix possibles,
Renseignez les réponses possibles.
N.B. Saisissez d’abord le numéro de la réponse,
suivie d’une barre verticale ‘|’ puis renseignez la
réponse.
Exemple : 01|Unitaire
Choisissez s’il faut une liste déroulante pour les
différents choix de réponse,
Indiquez s’il s’agit d’une question obligatoire,
Puis cliquez sur Enregistrer.
1
1
2
3
4
6
3
4
2
5
6
5
Paramétrer un sondage (3/3)
43
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Vous revenez à l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.
Dans la colonne Etiquette, vous avez la possibilité de changer l’ordre de la question à l’aide d’un Glisser-déplacer.
Vous pouvez également rendre la question obligatoire en cochant la case,
Et de modifier/supprimer la question,
D’ajouter une question,
N’oubliez pas d’Enregistrer vos modifications.
1
1
2
3
5
3
5
2
4
4
Envoyer un sondage
44
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour envoyer le sondage, il suffit de cliquer sur Gérer l’envoi. Vous trouverez l’URL du sondage à transmettre aux participants.
1
1
Résultat d’un sondage
45
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour accéder aux résultats d’un sondage, il suffit de cliquer sur la rubrique Résultats.
Vous avez la possibilité d’exporter les résultats, au format Excel, en cliquant sur le bouton Télécharger les données du sondage.
1
1
2
2
Aperçu d’un sondage
46
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Exemple : après avoir cliqué sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr/sondage/61557b52c9cff11d470b0e85ab45aae88c4a3eb6
envoyé par le sondeur aux membres du Portail, le sondé n’a plus qu’à choisir sa réponse et la valider en cliquant sur le bouton
Enregistrer.
47
1 Cliquez sur Echanger avec le réseau pour accéder à l’Annuaire.
1
Echanger avec le réseau > Annuaire
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Consulter l’Annuaire des Personnes
48
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Membres du réseau national présents
sur le portail
Recherche par : Nom, Prénom, Profil,
Maison, Code Postal et Ville
Pictogramme indiquant le profil
Liens directs vers les fiches Maison
Les pictogrammes représentent les 4 types de profils sur l’espace professionnel :
Pensez à mettre votre photo de
profil, c’est plus sympathique ;)
Admin Agent / Responsable Coordinateurs Invité
Nombre de Maisons enregistrées sur
le portail
Recherche par Code postal, Ville ou
nom de la Maison
Consulter l’Annuaire des Maisons
49
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pensez à mettre des photos de
votre établissement, c’est plus
sympathique et rassurant pour
les usagers ;)
50
Echanger avec le réseau > Forum
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
1 Cliquez sur Echanger avec le réseau, pour accéder au Forum.
1
La page du Forum s’affiche alors avec une liste complète de tous les thèmes de discussions, tels que : Généralités et actualités,
Aide sur le portail, Gérer ma Maison au quotidien, Formulation nationale, Cadre de la politique publique, etc.
Consulter le forum (1/2)
51
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
1er n
ive
au
2
e n
ive
au
Catégorie
Sous catégorie
Consolidé des contributions
Dernière contribution
Créer un sujet
Liste des sujets Consolidé des contributions
Dernière contribution
3e n
ive
au
Ajouter une réponse
Auteur du
message Dernier message
Modifier / supprimer le message
(si auteur du message)
Ajouter un document
Ajouter un texte de réponse
Enregistrer la réponse
Réponse
Consulter le forum (2/2)
52
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Echanger sur le forum (1/2)
Tout utilisateur connecté sur le portail extranet peut contribuer sur le forum. Pour accéder à la création d’un sujet de forum
vous avez deux possibilités :
1 soit en cliquant sur Contribuer, puis sur Créer un sujet sur le forum
soit en cliquant sur Echanger avec le réseau, puis Forum. Vous accédez alors à la liste de toutes les thématiques du forum.
Sélectionnez ensuite une thématique (ex. La vie du réseau), et sur la page suivante, cliquez sur le bouton Nouveau sujet de
discussion.
2
2
53
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
1
Echanger sur le forum (2/2)
Sur la page de création du sujet de forum :
Il est possible de créer des sujets de discussion réservés
uniquement aux agents/responsables (non visibles pour les
autres profils). Pour ce faire, avant d’enregistrer, cochez la
case Discussion réservée aux agents.
1 Précisez l’objet de votre message
2 Ecrivez ici le contenu de votre message
Sélectionnez le thème de votre sujet de discussion 3
4
1
5 Cliquez sur Aperçu pour visualiser votre contribution.
Sinon, cliquez sur Enregistrer pour publier votre sujet
sur le forum.
2
3
5 4
54
Retour au sommaire
IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
• Tous les membres de l’espace professionnel peuvent participer au forum
• Les forums (sujets et réponses) peuvent être modérés a posteriori par l’administrateur du portail
• Les agents/responsables peuvent créer des sujets uniquement réservés au profil agent/responsable
• Les règles d’utilisation du forum sont présentées ici > Règles du forum
Mémo sur l’utilisation des forums
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Un groupe de travail est un espace collaboratif en ligne qui permet aux acteurs des Maisons de services au public (agent,
responsable, coordinateur...) de coopérer, de mutualiser idées et compétences afin de travail sur un projet commun ou résoudre
une problématique partagée.
Il existe 3 types de groupes : ouvert, privé et confidentiel.
• Un groupe ouvert est visible par l'ensemble du réseau et l'inscription est ouverte à tous.
• Un groupe privé est aussi visible à l'ensemble du réseau mais les demandes d'inscription sont soumises à l'approbation du
gestionnaire du groupe.
• Enfin, un groupe confidentiel est visible uniquement par ses membres, aucune demande d'inscription n'est possible, seul le
gestionnaire du groupe peut ajouter des membres.
Présentation Groupe de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Fonctionnalités des Groupes de travail (1/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :
Création d’un groupe de travail
Recherche, par critères, d’un groupe de travail
S’inscrire / se désinscrire d’un groupe
Une page d’aide
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Fonctionnalités des Groupes de travail (2/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :
L’accueil où il est possible de consulter les derniers documents publiés, les prochains événements, les discussions et les membres
connectés.
Echanger dans le groupe.
Consulter et publier des documents grâce à l’espace documentaire.
Un agenda permettant de publier des événements destinés aux membres du groupe.
Consulter la liste des membres. Seul le gestionnaire du groupe peut gérer les membres du groupe.
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Accéder aux Groupes de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour accéder aux groupes de travail :
Cliquez sur le menu Echanger avec le
réseau,
Puis cliquez sur Groupe de travail,
La liste des groupes de travail s’affiche.
Si vous êtes déjà inscrit à un groupe, il suffit
de cliquer sur son titre pour y accéder.
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S’inscrire à un Groupe de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour s’inscrire à un groupe de travail, il suffit de cliquer sur le bouton s’inscrire. 1
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Accueil Groupe de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Après l’inscription, vous accédez à l’accueil du groupe où le titre du groupe, sa description, les derniers documents publiés,
prochains événements, discussions et membres connectés s’affichent :
Discussion Groupe de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Après avoir cliqué sur la rubrique Discussion, il est possible de publier un message aux membres du groupe.
Pour ce faire, il suffit de composer votre message,
De recopier le Captcha,
Et de cliquer sur le bouton Envoyer pour qu’il soit publié en page d’accueil dans la partie Discussion.
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Espace documentaire Groupe de travail
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Après avoir cliqué sur la rubrique Espace documentaire, il est possible de publier un document à destination des membres du
groupe.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Publier un document,
Remplir les champs (possibilité d’ajouter un fichier ou une URL comme document),
Et de cliquer sur le bouton Enregistrer pour publier le document en page d’accueil dans la partie Derniers documents publiés.
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Agenda Groupe de travail (1/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Après avoir cliqué sur la rubrique Agenda, il est possible de publier et consulter les événements
Pour publier un événement, il suffit de cliquer sur le bouton Publier un nouveau document
Remplir les différents champs
Et cliquer sur Enregistrer pour valider la création d’un événement
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Agenda Groupe de travail (2/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour consulter et avoir plus d’informations sur un événement, il suffit de cliquer sur l’événement à partir de l’agenda. 1
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Liste des membres d’un Groupe de travail (1/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
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Après avoir cliqué sur la rubrique Liste des membres, Il est possible consulter les membres du groupe.
Il est également possible de se Désinscrire. 2
Vue membre
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Liste des membres d’un Groupe de travail (2/2)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Le gestionnaire a la possibilité :
d’ajouter des membres,
de modifier/supprimer des membres,
Et d’exporter la liste des membres.
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Vue gestionnaire
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Créer un Groupe de travail (1/3)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Pour créer un groupe de travail, cliquez sur le menu Echanger avec le réseau
Puis sur Groupe de travail
Et cliquer sur le bouton Créer un groupe de travail
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Créer un Groupe de travail (2/3)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Le formulaire de création d’un groupe de travail s’affiche.
Tous les champs marqués d’une étoile sont obligatoires
Renseignez les champs titre, thème et description
Saisissez des mots-clés pour un meilleur référencement de votre groupe de travail
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Créer un Groupe de travail (3/3)
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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau
Choisissez le type (ouvert, privé, confidentiel),
Sélectionnez l’état de publication (n’est visible que par le(s) gestionnaire(s) si fermé),
Et cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du groupe de travail.
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Agenda Formation
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IV. Principales fonctionnalités – agenda formation
Le menu Agenda Formation permet d’accéder à :
Mon agenda
Evénements / Formations proposés au réseau National
Formation en ligne (plateforme de formation en ligne)
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Mon agenda
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IV. Principales fonctionnalités – agenda formation
La rubrique Agenda représente avec des codes couleurs différents :
• les événements
• les formations
• les formations auxquelles vous êtes inscrit
• les événements liés à un groupe de travail
Il est possible d’obtenir davantage d’informations en cliquant sur l’événement.
Evénements / Formations
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IV. Principales fonctionnalités – agenda formation
La rubrique Evénements / Formations regroupe une liste d’événements avec toutes les informations nécessaire pour s’y inscrire.
Pour les formations, l’inscription se passe par le bouton S’inscrire.
Cette page met également à disposition des filtres permettant d’afficher uniquement les formations avec une date de début et de fin.
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Formation en ligne
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IV. Principales fonctionnalités – agenda formation
La rubrique Formation en ligne vous redirige vers la plateforme de formation en ligne des Maisons de services au public.
N.B. Il faut disposer d’un compte pour pouvoir s’y inscrire.
Une demande correspond à une sollicitation précise de la part de l’usager : obtenir un renseignement, être accompagné pour une
démarche administrative, se servir des équipements en libre accès, venir à un RDV d’une permanence partenaire…
Le portail prévoit deux façons de suivre l’activité d’une Maison:
• Saisie des demandes unitaires : un formulaire correspond à une seule demande.
• Saisie des demandes en masse : un formulaire correspond à un total de demandes sur une période définie (maximum un
mois civil).
Outil de saisie des demandes
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
1 Sur le menu de l’Extranet, cliquez sur Gérer sa
Maison, puis Saisie de la fréquentation (ou par le
raccourci de la page d’accueil extranet).
2 Vous arrivez sur la page de listing des demandes
avec deux onglets : demandes unitaires et
demandes en masse
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3 Il est ensuite possible d’affiner les listes en filtrant
les demandes par : Maison, Première visite (oui ou
non), Code postal, Date de visite 3
Consulter l’outil de saisie de la fréquentation
N.B. vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie
après validation en cliquant sur Modifier depuis le
listing des demandes.
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
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1 Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir
une demande unitaire.
Vous accédez alors au formulaire de création d’une
nouvelle demande constitué de quatre blocs.
2 Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de
l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom
d’utilisateur, date d’aujourd’hui).
Cliquez sur le bouton Point d’interrogation, pour
accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une
demande unitaire.
Le deuxième bloc concerne les informations sur
l’usager.
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2
3
1
Saisir une demande unitaire (1/2)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
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4 Sélectionnez ensuite la nature de la demande:
• Si la demande concerne Accès libre aux équipements
de la Maison, la saisie s’arrête là (il suffit de cliquer sur
Enregistrer).
• Si la demande concerne un rendez-vous permanence
d’un partenaire, indiquez le partenaire concerné, puis
cliquez sur Enregistrer. La saisie s’arrête là.
5 Si non, vous devez préciser les détails de
l’accompagnement réalisé par l’Agent et cliquer sur
Enregistrer pour sauvegarder la demande.
4
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Une fois votre demande enregistrée, vous pouvez
poursuivre la saisie des autres demandes ou revenir
sur la liste des demandes.
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6
Saisir une demande unitaire (2/2)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
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1
1 Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir
des demandes en masse.
Vous accédez alors au formulaire de création d’une
nouvelle demande constitué de trois blocs.
2 Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de
l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom
d’utilisateur-modifiable). Il convient de renseigner la
période concernée (la période doit être comprise dans
un mois civil).
Cliquez sur le bouton Point d’interrogation pour
accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une
demande en masse.
2
Saisir une demande en masse (1/4)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
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3 Le deuxième bloc concerne les informations sur les usagers (détail par canal de contact, type d’usagers, tranches d’âge, statut
d’activité, communauté de provenance…)
3
Saisir une demande en masse (2/4)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
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4 Renseignez ici le nombre de demandes accompagnées
par l’agent.
5
Saisir une demande en masse (3/4)
Le troisième bloc permet de saisir les détails des demandes.
Vous pouvez ensuite décomposer le nombre de
demandes :
• par thématique : Sélectionnez une thématique parmi celles proposées dans la
liste déroulante (emploi/formation/insertion, santé etc.) et
renseignez le nombre de demandes correspondant dans la
case à côté. Pour saisir d’autres demandes par thématique,
cliquez sur Ajouter une autre thématique.
• par partenaire : Sélectionnez un partenaire dans la liste déroulante, puis
saisissez le nombre de demandes correspondant au type
d’accompagnement délivré (accueil/information etc.).
Renseignez le nombre de demandes résolues, non résolues
et partiellement résolues. Pour saisir d’autres demandes par
partenaire, cliquez sur Ajouter un autre partenaire.
5
4
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
NB. Les partenaires correspondent à ceux qui ont été cochés dans l’onglet
«Services disponibles» de la fiche de la Maison.
NB. La demande est considérée comme résolue si vous avez répondu à la
sollicitation initiale de l’usager, quelque soit l’aboutissement de sa démarche.
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6 Renseignez ici le nombre d’usagers accueillis durant
les permanences partenaires.
Vous pouvez détailler le nombre d’usagers par
partenaire.
7
Une fois que le formulaire est complété, cliquez sur
Enregistrer.
Précisez ensuite le nombre de demandes d’accès
libres aux équipements.
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6
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8
Saisir une demande en masse (4/4)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
Reporting et export des données (1/2)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
Reporting sur les demandes / export des données
L’outil de reporting permet aux agents et responsables des Maisons de consolider et extraire les statistiques des demandes
enregistrées sur le portail. Pour accéder à l’outil :
1 Sur la page d’accueil de votre espace professionnel (extranet), cliquez sur Reporting de l’activité dans le bloc Gérer sa
Maison de services au public.
1
Reporting et export des données (2/2)
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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison
2
ou cliquez directement sur Valider la
recherche pour afficher les résultats.
2
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Sur la page suivante, vous pouvez
affiner votre recherche en utilisant les
filtres :
- Maison de services au public
- Nom de l’agent
- Période concernée
3
Vous obtenez alors un tableau récapitulatif avec les chiffres clés de l’activité en fonction des filtres appliqués.
Vous pouvez ensuite télécharger les
demandes unitaires et/ou les
demandes en masse dans un fichier
CSV.
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Gérer sa Maison
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IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison
Pour accéder à la modification d’une fiche Maison, cliquez sur Gérer sa Maison, puis sur Modifier une fiche Maison.
NB. Il est nécessaire d’avoir sélectionné une Maison principale de rattachement pour accéder à une fiche Maison.
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1
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Si vous êtes rattaché à une ou plusieurs maisons, vous avez la possibilité de les modifier à partir de la liste de vos maisons de
rattachement en cliquant sur le bouton modifier.
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Gérer plusieurs Maisons
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IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison
1
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Ces informations sont
dédiées au réseau
national et visibles
uniquement après
l’authentification
Aperçu > Fiche Maison
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IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison
Des questions ?
Pour toute question sur l’utilisation du portail, contactez la cellule d’animation nationale
reseau-national.msap@caissedesdepots.fr
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