PRACTICAL INFORMATION CONFERENCE CREW European Guide and Scout Conference

PRACTICAL INFORMATION

CONFERENCE CREW

European Guide and Scout Conference

LES EQUIPES

ADMINISTRATION (SEC) COMMUNICATION (COM)

RESSOURCES HUMAINES (HR) ANIMATION (ANI)

LOGISTIQUE (LOG) FINANCES (FIN)

PRINCIPE GENERALE:Ton équipe = ton “nid”Missions principales > ton équipePlus: aide aux autres teams “aux heures de

pointe”

CHARGE DE TRAVAIL

Schéma de missions

Division dans l’équipe

Missions spécifiques extras: LOG: montage, démontage SEC: copies ANI: acteur, actrices, figurant, animateur de défis (Anne) Autres: bar, fourage (courses, préparations, service, …),

babysitting

“candidez” dans votre “conference crew chart” tantôt! briefing le jour avant (chaque jour à 11h – sauf 17/07)

Un exemple

Samedi le 17 juillet – “Jean” du team LOG

-09h: acceuil à l’aeroport de Zaventem (ANI)

-lunch surplace-14h-15h: transport-15-20h: montage cérémonie

d’ouverture (LOG)-23-01h: démontage salle Horta (LOG)-01h10: une verre bien méritée dans le

bar

LE PROGRAMME – jour par jour

Le jeudi 15 juillet LOG: transports vers Bruxelles HR: installation surplace (Huis vh Nederlands) KERN: installation surplace (hôtel?)

Le vendredi 16 juillet 09h: acceuil Conference Crew surplace (Huis vh Nederlands)

(administration, paiement, installation, …) 10h: briefing montage 11h: début du travail, montage, décorations Lunch surplace 19h: diner 20h: briefing 17 juillet 21h: dernières missions + bar

LE PROGRAMME – jour par jour

Le samedi 17 juillet Acceuil aux gares et aéroports (ANI + …) Acccompagnement vers l’hôtel (ANI + …) Acceuil dans l’hôtel, administration, conference kit (SEC + COM) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Moment inter-réligieuse (ANI + …) Montage cérémonie d’ouverture – salle Horta (LOG + ANI + …) Cérémonie d’ouverture (LOG + ANI + …) Photo & vidéo (COM) Démontage cérémonie d’ouverture – salle Horta (LOG + ANI + …) Bar (HR + …)

On a besoin de plus de monde!

LE PROGRAMME – jour par jour

Le dimanche 18 juillet Info-desk dans l’hôtel, administration, lost&found, …

(SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Conférence de presse (COM) Montage soirée internationale (LOG + …) Photo & vidéo (COM) Démontage soirée internationale (LOG + …) Bar (HR + …)

Briefing à 11h

LE PROGRAMME – jour par jour

Le lundi 19 juillet & le mardi 20 juillet Info-desk dans l’hôtel, administration, lost&found, …

(SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Accompagnement “motivational speaker” (COM) Activité de détente avec le Conference Crew?! Préparations cérémonie de clôture – bricolage? Bar (HR + …)

Briefing à 11h

LE PROGRAMME – jour par jour

Le mercredi 21 juillet Info-desk dans l’hôtel, administration, lost&found, …

(SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Montage cérémonie de clôture (LOG + ANI + …) Cérémonie de clôture + fête (LOG + ANI + …) Photo & vidéo (COM) Démontage cérémonie de clôture + fête (LOG + ANI + …) Bar (HR + …)

On a besoin de plus de monde!

“Les heures de pointe”

Le samedi 17 juilletLe mercredi 21 juillet

Besoin de plus de monde (aide d’une journée) Équipe internationale de chaque fédération Cadres de chaque fédération Tes copains-scouts et amies-guides?!

Contactez-les et envoyez un mail àhr@europeanconference.be

INFOS PRATIQUES

Sécretariat des HR à l’hôtel

briefings questions relax

Bar Huis vh Nederlands relax bar (le soir)

INFOS PRATIQUES

Bonne nuit! chez toi? Logés? Huis vh Nederlands emportez votre sac de couchage et matelas!

Bon appétit! petit déjeuner: Huis vh Nederlands lunchpakket dîner avec les participants ou en équipe

INFOS PRATIQUES

Money, money, money… 6,5 € par jour

bar év. activité de détente

Uniforme?! foulard GSB

tu en as un???

T-shirt/polo Conférencetu en veux un 2ième???

Notez sur ton chart tantôt!

( uniforme de ta fédé )

INFOS PRATIQUES

Transport transport en commun!

Gare du Midi tout près!Métro Anneessens

surplace: à pied, à vélo

tu ammènes ton vélo?

Parking pas pour le moment on cherche sans doute à payer!évitez de venir en voiture!!!

ON VOUS ATTEND…

Le 16 juillet Préférable: entre 9h et 10h

Acceuil et administration entre 9h et 10h Briefing montage à 10h Montage

Ou bien: entre 19h et 20h Acceuil et administration entre 19h et 20h Briefing générale + 17 juillet à 20h

LA FIN…

Le 22 juillet Dèmontage jusqu’à +/- 17h

Repas festive & remerciements

Féte du Conference Crew (Gentse Feesten?) Possibilité de logement d’une nuit en plus (à Gand/à

BXL)

Le 23 juillet (?) Transport matos (?)

TO DO !

Conference Crew Chart + photo À remplir maintenant Donnez-le à Griet ou Dominiek

Listes des matos (Dimi) Qui peut aider à trouver des matériels? Regardez les listes!

Questions