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République du MaliUn Peuple - Un But - Une Foi
Bureau du Vérificateur Général
Le Vérificateur Général du Mali
Vérification Financière effectuée en 2017
DIRECTION REGIONALE DU BUDGET DE SEGOU
SUIVI DES RECOMMANDATIONS
DIRECTION REGIONALE DU BUDGET DE SEGOU
SUIVI DES RECOMMANDATIONS
Vérification Financière effectuée en 2017
Novembre 2019
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017C
LISTE DES ABREVIATIONS :
AAO BVG CCTPCF DAO DGB DR DRB DRB-S DRCF DRMP/DSP DRS DRPO DRUH EPA FCFA MEF NIF OM P-RM PVR SG TR TTC TVA UEMOA
Avis d’Appel d’OffresBureau du Vérificateur GénéralCahier des Clauses Techniques ParticulièresContrôleur FinancierDossier d’Appel d’OffresDirection Générale du BudgetDéclaration de RecettesDirection Régionale du BudgetDirection Régionale du Budget de SégouDirection Régionale du Contrôle FinancierDirection Régionale des Marchés Publics et des Délégations de Service PublicDirection Régionale de la SantéDemande de Renseignement et de Prix à compétition OuverteDirection Régionale de l’Urbanisme et de l’HabitatEtablissement Public à caractère AdministratifFranc de la Communauté Financière AfricaineMinistère de l’Economie et des FinancesNuméro d’Identification FiscaleOrdre de MissionPrésident de la République du MaliProcès-Verbal de RéceptionSecrétariat GénéralTrésorerie RégionaleToutes Taxes Comprises Taxe sur la Valeur AjoutéeUnion Economique et Monétaire Ouest Africaine
DDirection Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017E
TABLE DES MATIERES :
MANDAT ET HABILITATION : .................................................................... 1PERTINENCE : ........................................................................................... 1CONTEXTE : ............................................................................................... 2
Environnement général : ........................................................................ 2Présentation de la DRB de Ségou : ....................................................... 3Objet de la vérification : .......................................................................... 3
ETAT DE MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS : ...................... 4RECOMMANDATIONS ENTIÈREMENT MISES EN ŒUVRE : ................. 5
La Direction Régionale du Budget prend en compte toutes les observations de la DRMP-DSP. ....................................................... 5La Direction Régionale du Budget établit des rapports d’évaluation fiables. ................................................................................................... 5La Direction Régionale du Budget informe les soumissionnaires non retenus suite au choix de l’attributaire. ............................................ 6La Direction Régionale du Budget notifie les contrats aux titulaires avant leur exécution. .............................................................................. 6La Direction Régionale du Budget exige des titulaires les originaux de garantie de bonne exécution. ............................................................ 7La Direction Régionale du Budget joint les rapports du Contrôleur Financier aux procès-verbaux de réception de biens et services. ........ 7La Direction Régionale du Budget établit les marchés avec toutes les mentions obligatoires. ....................................................................... 8La Direction Régionale du Budget procède à la mise en concurrence des fournisseurs. .................................................................................... 8La Direction Régionale du Budget veille au respect des clauses contractuelles relatives aux modalités de paiement. ............................. 8La Direction Régionale du Budget n’insère pas des mentions non règlementaires dans les contrats. ................................................... 9La Direction Régionale du Budget ordonne les paiements des contrats après l’exécution du service. .................................................................. 9La Direction Régionale du Budget respecte les imputations budgétaires. ............................................................................................ 9La Direction Régionale du Contrôle Financier veille au respect des imputations budgétaires. ................................................................ 10Le Trésorier payeur veille au respect des imputations budgétaires. ..... 10
RECOMMANDATIONS PARTIELLEMENT MISES EN ŒUVRE : ............. 11La Direction Régionale du Budget ne tient pas l’ensemble des documents de la comptabilité-matières de la région. ...................... 11
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
Les commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres ne sont pas régulièrement constituées. .............................................................. 11
RECOMMANDATIONS NON MISE EN ŒUVRE : ..................................... 12Le Gouverneur ne crée pas les commissions régulières de réception. .. 12La Direction Régionale du Budget n’a pas délivré des ordres de service avant le début des travaux. .................................................. 12Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale de la Santé paye des ordres de missions non visés par les autorités administratives compétentes. ......................................................................................... 13Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget n’exige pas des factures comportant les mentions obligatoires. ....................... 13Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget ne fait pas certifier toutes les factures de dépenses. ....................................... 13
RECOMMANDATIONS NON APPLICABLES : .......................................... 14La Direction Régionale du Budget devrait exiger des Bureaux de surveillance la production des rapports périodiques conformément aux contrats. ........................................................................................... 14Le Trésorier Payeur de Ségou devrait justifier l’approvisionnement de la Régie d’avances de la Direction Régionale de la Santé conformément à la règlementation. ........................................................ 14
CONCLUSION : .......................................................................................... 16DETAILS TECHNIQUES SUR LA VERIFICATION : .................................. 17RESPECT DU PRINCIPE DU CONTRADICTOIRE : ................................. 18
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 20171
MANDAT ET HABILITATION :
Par Pouvoirs n°017/2019/BVG du 6 mai 2019 et en vertu des dispositions des articles 2 et 14 de la Loi n°2012-009 du 8 février 2012 abrogeant et remplaçant la Loi n°03-030 du 25 août 2003 l’instituant, le Vérificateur Général a initié la présente mission de suivi des recommandations issues de la vérification financière de l’exécution budgétaire de la Direction Régionale du Budget de Ségou (DRB-S) au titre des exercices 2015, 2016 et 2017 (1er trimestre).
PERTINENCE :
La Direction Régionale du Budget de Ségou est un service régional du Ministère de l’Economie et des Finances. A ce titre, elle applique au niveau régional la politique budgétaire définie par les autorités centrales. Elle a pour mission de représenter la Direction Générale du Budget et d’assurer la gestion financière et matérielle au niveau régional. Le Directeur Régional du Budget est l’Ordonnateur secondaire délégué des Responsables des budgets opérationnels de programme et des Responsables des unités opérationnelles de programme des services régionaux.
En 2017, le Vérificateur Général a effectué une mission de vérification financière afin de s’assurer de la régularité et de la sincérité des opérations d’exécution budgétaire effectuées par la DRB-S au cours de la période allant de 2015 au 1er trimestre 2017. A l’issue des travaux de ladite vérification, des faiblesses portant sur le dispositif de contrôle interne de la gestion des dépenses publiques ont été relevées. Elles ont trait, entre autres, à la non application de certaines dispositions des procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics, à la non tenue de certains documents de la comptabilité-matières et à des lacunes dans la justification des opérations sur les Régies d’avances.
Afin de corriger ces dysfonctionnements et d’améliorer la gouvernance financière de l’entité vérifiée et les services concernés, des recommandations ont été formulées.
La présente mission de suivi s’inscrit dans le cadre du programme d’activités du Bureau du Vérificateur Général et vise à apprécier le degré de mise en œuvre des recommandations de la vérification initiale. Elle couvre les exercices 2018 et 2019 (1er trimestre). Au cours de cette période, le budget exécuté par la DRB-S s’élève à 61 107 911 801 FCFA.
2Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
CONTEXTE :
Environnement général :
1. Depuis plus d’une dizaine d’années, la gestion des finances publiques au Mali s’est inscrite dans un processus de réforme à l’aune des normes et bonnes pratiques internationales. Les textes issus du cadre harmonisé des finances publiques de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) ont été transposés dans la législation nationale. L’adoption de ces textes marque le passage de la gestion budgétaire axée sur les moyens à la gestion axée sur les résultats dans le cadre de la mise en œuvre du budget-programme. L’Assemblée Nationale a, en effet, voté le 23 décembre 2017 la première Loi de finances du Mali présentée en mode programme.
2. L’avènement du budget-programme confère le statut d’Ordonnateurs Principaux des crédits aux Ministres et Présidents des Institutions Constitutionnelles. Au niveau déconcentré, le Gouverneur est l’Ordonnateur secondaire des Budgets Opérationnels de Programme. Il délègue ce pouvoir aux Responsables de Budgets Opérationnels de Programme des services régionaux. Cependant, en attendant l’application effective de ces réformes, les Directions Régionales du Budget assurent la fonction d’Ordonnateur secondaire délégué des crédits. L’exécution de cette mission est régie par les textes sur les finances publiques.
3. Le cadre général des finances publiques est défini dans la Loi 2013-028 du 11 juillet 2013, modifiée, relative aux Lois de Finances qui déterminent les conditions dans lesquelles est arrêtée la politique budgétaire à moyen terme des finances publiques.
4. De manière opérationnelle, le Décret n°2018-0009/P-RM du 10 janvier 2018 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique abroge le Décret n°2014-0349/P-RM du 22 mai 2014 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique. Il définit l’exécution de la dépense publique et les règles de la comptabilité publique. En outre, les opérations de passation, d’exécution et de règlement de la commande publique sont régies par le Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015, modifié, portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public et ses textes d’application. Ledit Code relève les seuils de passation des marchés publics et prévoit la création des Cellules de Passation des Marchés Publics auprès des autorités contractantes. Celles-ci ne sont toutefois pas encore mises en place dans les régions.
5. Enfin, pour le recensement et les suivi des mouvements des biens meubles et immeubles, le Gouvernement a abrogé et remplacé le Décret n°10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant Règlementation de la Comptabilité-matières par le Décret n°2019-0119/P-RM du 22 février 2019 portant Réglementation de la Comptabilité-matières.
6. Le Directeur Régional du Budget, en tant qu’Ordonnateur secondaire délégué du budget, exécute la phase administrative de la dépense publique. Ainsi, sur la base des besoins exprimés par les administrateurs de crédit, il procède à l’engagement, à la liquidation et à l’ordonnancement des dépenses publiques avant l’intervention du Comptable public, lequel a pour rôle la prise en charge et le paiement de la dépense publique.
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 20173
7. La région de Ségou compte au total 109 administrateurs de crédit. Les dépenses totales exécutées par la Direction Régionale du Budget de Ségou s’élèvent à 42 877 468 398 FCFA en 2018 et 18 230 443 403 FCFA au premier trimestre 2019.
Présentation de la DRB de Ségou :
8. Créée par le Décret n°90-211/P-RM du 19 mai 1990 portant création des Directions Régionales du Budget, la DRB-S représente la Direction Générale du Budget dans la quatrième région administrative du Mali (Ségou). A ce titre, elle a pour mission d’appliquer, en l’adaptant, la politique en matière budgétaire définie par les autorités centrales.
9. Le même décret précise que la Direction Régionale du Budget est dirigée par un Directeur Régional nommé par arrêté du Ministre chargé du Budget.
10. Suivant l’Arrêté n°04-0458/MEF-SG du 05 mars 2004 fixant l’organisation et les modalités de fonctionnement des Directions Régionales du Budget, la DRB comprend deux Divisions et une Régie :
- la Division des budgets, comptes et comptabilité-matières ;
- la Division des dépenses engagées et ordonnancements ;
- la Régie d’avances.
11. Le même arrêté stipule que le Directeur Régional du Budget est chargé, sous l’autorité du Gouverneur, de diriger, de coordonner et de contrôler les activités du service.
12. L’effectif du personnel de la DRB-S est de vingt-quatre (24) agents dont quinze (15) fonctionnaires et neuf (9) contractuels.
Objet de la vérification :
13. La présente mission a pour objet le suivi des recommandations de la vérification financière effectuée en 2017. Elle porte sur les opérations budgétaires exécutées par la DRB-S au cours des exercices 2018 et 2019 (1er trimestre).
14. Elle a pour objectif de s’assurer de la mise en œuvre des recommandations formulées par la vérification financière initiale et d’apprécier les mesures prises afin de corriger les faiblesses constatées sur l’exécution budgétaire des exercices de 2015 à 2017 (1er trimestre).
15. Au total, vingt-quatre (24) recommandations avaient été formulées par la vérification initiale.
16. Les détails sur la méthodologie de la vérification sont présentés dans la section intitulée « Détails techniques sur la vérification ».
4Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
ETAT DE MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS :
17. La présente vérification a constaté que sur les vingt-quatre (24) recommandations formulées par la mission initiale, vingt-deux (22) recommandations sont applicables et deux (2) sont non-applicables.
18. Sur les recommandations applicables, quinze (15) sont entièrement mises en œuvre, soit un taux de 68 %, deux (2) partiellement mises en œuvre et cinq (5) non mises en œuvre. Ainsi, la mise en œuvre des recommandations est assez satisfaisante.
19. Le tableau ci-dessous donne la situation de mise en œuvre de l’ensemble des recommandations.
Tableau n°1 : Niveau de mise en œuvre des recommandationsTableau n°1 : Niveau de mise en œuvre des recommandations
Recommandations de la vérification initiale effectuée en 2017
Paragraphes (constatations
du rapport initial)
Recommandations non applicab
les
Niveau de mise en œuvre des recommandations
Entièrement mises en
œuvre
Partiellement mises en œuvre
Non mises en œuvre
Le Gouverneur devrait créer des commissions régulières de
réception
47 - 51
X
Le Directeur Régional du Budget devrait tenir l’ensemble des
documents de la comptabilité-matières conformément à la
règlementation en vigueur
16 - 19
X
Le Directeur Régional du Budget devrait prendre
systématiquement en compte les observations de la DRMP-DSP
sur les projets de DAO, le cas échéant motiver par écrit et
rendre compte à l’autorité d’approbation et de régulation
20 - 22
X
Le Directeur Régional du Budget devrait établir des rapports
d’évaluation fiables
23 - 26
X
Le Directeur Régional du Budget devrait créer des commissions
régulières d’ouverture des plis et d’analyse des offres
27 - 30
X
Le Directeur Régional du Budget devrait informer les
soumissionnaires non retenus suite au choix de l’attributaire
31 - 34
X
Le Directeur régional du Budget devrait notifier les contrats au
titulaire avant leur exécution.
35 - 39
X
Le Directeur Régional du Budget devrait exiger des titulaires
des marchés, la fourniture de la caution de bonne exécution
40 - 43
X
Le Directeur Régional du Budget devrait exiger des originaux de
garantie de bonne exécution
44 - 46
X
Le Directeur Régional du Budget devrait délivrer les ordres de
service avant tout commencement de marché
56 - 59
X
Le Directeur Régional du Budget devrait exiger la production
des rapports du Contrôleur Financier suite aux réceptions de
biens et services
60 - 63
X
Le Directeur Régional du Budget devrait établir des marchés
avec toutes les mentions obligatoires
64 - 66
X
Le Directeur Régional du Budget devrait procéder à la mise en
concurrence des fournisseurs pour toute acquisition de biens et
services
67 - 70
X
Le Directeur Régional du Budget devrait exiger des bureaux de
surveillance la production de rapports conformément aux
contrats
71 - 74
X
Le Directeur Régional du Budget devrait veiller au respect des
clauses contractuelles relatives aux modalités de paiement
75 - 78
X
Le Directeur Régional du Budget devrait établir les contrats conformément aux mentions exigées par la réglementation en vigueur
79 - 82
X
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 20175
RECOMMANDATIONS ENTIÈREMENT MISES EN ŒUVRE :
La Direction Régionale du Budget prend en compte toutes les observations de la DRMP-DSP.
20. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de prendre systématiquement en compte les observations de la DRMP-DSP sur les projets de DAO, le cas échéant motiver par écrit et rendre compte à l’autorité d’approbation et de régulation. Elle avait constaté que la DRB-S n’a pas pris en compte les observations de la DRMP-DSP sur des projets de DAO. Toutefois, elle n’a ni motivé sa décision par écrit ni rendu compte à l’autorité d’approbation du marché dont elle relève ainsi qu’à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
21. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a rapproché les demandes d’avis juridique adressées à la DRMP-DSP à leurs réponses.
22. « Elle a constaté que la DRB-S a pris en charge toutes les observations formulées par la DRMP-DSP et a reçu un avis non-objectif sur l’ensemble des DAO soumis au cours de la période sous-revue ».
23. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget établit des rapports d’évaluation fiables.
24. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de faire établir par les commissions d’ouverture des plis et d’analyse des offres des rapports fiables. Elle avait constaté que les rapports desdites commissions ne faisaient pas ressortir les résultats des travaux d’ouverture dans les tableaux 1.2.3.4 et 4.1 du modèle type.
Le Directeur Régional du Budget devrait procéder aux
paiements après exécution du service
83 - 86
X
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale de la Santé
devrait rejeter les ordres de missions non visés par les autorités
administratives compétentes
87 - 90
X
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget
devrait
exiger les mentions obligatoires sur toutes les factures
91 - 94
X
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget
devrait faire certifier les factures de dépenses sur la Régie par le
comptable-matières ou les comptables-matières adjoints
95 - 98
X
Le Directeur Régional du Budget devrait respecter les
imputations budgétaires prévues par la réglementation en
vigueur
140 - 143
X
Le Trésorier Payeur de Ségou devrait justifier
l’approvisionnement des Régies d’avances conformément à la
règlementation
99 - 101
ü X
Le Trésorier payeur devrait veiller au respect strict des
imputations budgétaires par l’ordonnateur
140 - 143
X
Le Contrôleur financier devrait veiller au respect strict des
imputations budgétaires par l’ordonnateur
140 - 143
X
Total des recommandations 24 2 15 2 5 Taux d’application des recommandations formulées
100%
68 %
9 %
23%
6Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
25. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné les rapports de dépouillement de plis et d’analyses des offres élaborés au cours de la période sous revue.
26. Elle a constaté que les tableaux 1.2.3.4 et 4.1 du modèle type dans les rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des offres sont renseignés par toutes les commissions.
27. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget informe les soumissionnaires non retenus suite au choix de l’attributaire.
28. La mission initiale a recommandé à la DRB-S d’informer les soumissionnaires non retenus suite au choix de l’attributaire des marchés publics.
29. Elle n’avait retrouvé aucune preuve que la DRB informait les soumissionnaires dont les offres n’ont pas été retenues.
30. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a demandé et obtenu les dossiers des marchés. Elle a rapproché les rapports d’analyse aux correspondances adressées aux soumissionnaires non retenus.
31. La mission a relevé que la DRB a adressé à tous les soumissionnaires non retenus des lettres les informant du motif de la non-retenue de leur offre. Sur lesdites lettres figurent les mentions d’accusé de réception des soumissionnaires.
32. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget notifie les contrats aux titulaires avant leur exécution.
33. La vérification initiale a recommandé à la DRB-S de notifier les contrats aux titulaires avant l’exécution des travaux. En effet, elle avait relevé que la DRB a autorisé l’exécution des marchés avant leur notification préalable aux titulaires.
34. Afin d’apprécier la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a vérifié l’existence des notifications et a rapproché leurs dates à celles des ordres de service adressés aux titulaires lorsqu’ils sont requis.
35. La mission a constaté que la DRB-S a adressé des lettres de notification à tous les titulaires de marchés avant l’exécution des travaux.
36. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget exige des titulaires des marchés la fourniture de la caution de bonne exécution.
37. La mission initiale a recommandé à la DRB-S d’exiger des titulaires des marchés la fourniture de la caution de bonne exécution. Elle avait constaté que la DRB-S n’a pas exigé des titulaires de marché, la fourniture de la caution de bonne exécution pour des marchés de travaux. Elle a en
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 20177
outre relevé que la DRB-S a accepté des attributaires, des cautions de bonne exécution postérieures au paiement des travaux.
38. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a demandé et obtenu les contrats des marchés exécutés au cours de la période sous revue, les cautions de bonne exécution et les mandats de paiement s’y rapportant. Elle a en outre examiné lesdites cautions.
39. La mission a constaté que les titulaires des marchés ont apporté et à bonne date les cautions de bonne exécution.
40. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget exige des titulaires les originaux de garantie de bonne exécution.
41. La vérification initiale a recommandé à la DRB-S d’exiger des originaux de garantie de bonne exécution.
42. Elle avait constaté que la DRB-S a admis des cautions de bonne exécution en copies certifiées conformes alors qu’elles devraient être des originales.
43. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a demandé et obtenu les contrats des marchés exécutés au cours de la période sous revue et les cautions de bonne exécution s’y rapportant. Elle a en outre examiné lesdites cautions.
44. La mission a constaté que les cautions fournies par les titulaires des marchés sont des documents originaux et se rapportent aux marchés respectifs.
45. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget joint les rapports du Contrôleur Financier aux procès-verbaux de réception de biens et services.
46. La mission initiale a recommandé à la DRB-S d’exiger la production des rapports du Contrôleur Financier suite aux réceptions de biens et services. Elle avait constaté que des rapports de réception du Contrôleur Financier n’étaient pas joints aux procès-verbaux de réception (PVR).
47. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a analysé les pièces justificatives des réceptions des achats dont le montant est supérieur ou égal à dix millions. Elle a également obtenu de la Direction Régionale du Contrôle Financier la liste des marchés et contrats réceptionnés. Elle a enfin procédé au rapprochement de ladite liste aux PVR.
48. La mission a constaté que les rapports de réception du Contrôleur Financier sont joints aux PVR.
49. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
8Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
La Direction Régionale du Budget établit les marchés avec toutes les mentions obligatoires.
50. La vérification initiale a recommandé à la DRB-S d’établir les contrats de marchés avec toutes les mentions obligatoires. Elle a constaté que la DRB-S a établi des contrats de marchés consécutifs à des demandes de renseignement et de prix ne comportant pas toutes les mentions obligatoires, notamment les clauses relatives aux modalités de réception des travaux ou de livraison des prestations et fournitures, les pénalités, les dates d’approbation et de notification.
51. Afin d’évaluer l’état de mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné un échantillon de vingt-quatre (24) contrats passés pendant la période sous revue.
52. Elle a constaté que tous les contrats de marché examinés comportent l’ensemble des mentions obligatoires.
53. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget procède à la mise en concurrence des fournisseurs.
54. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de procéder à la mise en concurrence des fournisseurs pour toute acquisition de biens et services. Elle avait constaté que la DRB-S n’a pas procédé à la mise en concurrence des fournisseurs pour certaines dépenses exécutées par contrat. En effet, les demandes de cotation n’étaient pas établies et adressées systématiquement aux fournisseurs et prestataires. De plus, les factures pro-forma des concurrents ne figuraient pas toujours dans la liasse des pièces justificatives.
55. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné les dossiers d’un échantillon de trente-quatre (34) demandes de cotation passées pendant la période sous revue.
56. Elle a constaté que les procédures de demande de cotation de la DRB-S sont soutenues par des lettres de sollicitation adressées à trois (03) fournisseurs. La DRB-S sélectionne le titulaire du marché sur la base des trois (03) factures pro-forma transmises par les soumissionnaires.
57. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget veille au respect des clauses contractuelles relatives aux modalités de paiement.
58. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de veiller au respect des clauses contractuelles relatives aux modalités de paiement. Elle avait constaté que les références bancaires inscrites dans certains contrats étaient différentes de celles qui figuraient sur les mandats de paiement.
59. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné un échantillon de vingt (20) contrats conclus au cours de la période sous revue. Elle a ensuite procédé au rapprochement des références bancaires inscrites sur les contrats et les mandats de paiement.
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 20179
60. La mission a constaté que les références bancaires de l’ensemble des contrats examinés, sont conformes à celles des mandats de paiement.
61. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget n’insère pas des mentions non règlementaires dans les contrats.
62. La vérification initiale a recommandé à la DRB-S d’établir les contrats avec toutes les mentions obligatoires. Elle avait en effet, constaté que la DRB-S a irrégulièrement inséré une mention « révision budgétaire ». Cette mention stipule : « en cas de révision de la dotation budgétaire, le titulaire du contrat se conformera à la nouvelle dotation proposée par l’Ordonnateur » alors que la mention « révision budgétaire » n’est pas prévue par la règlementation.
63. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné un échantillon de trente- quatre (34) contrats passés pendant la période sous-revue
64. La mission a constaté que les contrats examinés ne contiennent aucune mention non réglementaire.
65. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget ordonne les paiements des contrats après l’exécution du service.
66. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de procéder à l’ordonnancement des dépenses après l’exécution des services ou la réception des biens. En effet, elle avait constaté que la DRB-S a ordonné le paiement des contrats d’entretien et d’achat de matériels de bureau avant les échéances légales.
67. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a demandé et obtenu les contrats de marchés, les attestations de services faits, les bordereaux de livraison, les procès-verbaux de réception et les mandats de paiement. Elle a examiné et rapproché les dates d’établissement desdits documents.
68. La mission a constaté que tous les mandats de paiement examinés ont été émis après l’exécution des prestations ou la livraison des biens.
69. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget respecte les imputations budgétaires.
70. La vérification initiale a recommandé à la DRB-S de respecter les imputations budgétaires prévues par la réglementation en vigueur. Elle avait constaté que les imputations budgétaires sur certains mandats de paiement n’étaient pas conformes au principe de la spécialité budgétaire.
71. Afin de s’assurer de l’imputation correcte sur les chapitres budgétaires, la mission de suivi a examiné et rapproché la nature et les codes économiques des dépenses payées à ceux des chapitres budgétaires concernés. Elle a également procédé à des entrevues.
10Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
Elle a constaté que les codes économiques et la nature des dépenses sur les mandats de payement correspondent aux chapitres budgétaires appropriés. En outre, les dépenses effectuées par délégation de crédits sont exécutées suivant les libellés et codes économiques des mandats de délégation.
72. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
La Direction Régionale du Contrôle Financier veille au respect des imputations budgétaires.
73. La mission initiale a recommandé à la Direction Régionale du Contrôle Financier de Ségou de veiller au respect des imputations budgétaires effectuées par l’Ordonnateur. Elle avait constaté que le Contrôleur financier a visé des dépenses dont les imputations budgétaires n’étaient pas conformes aux chapitres inscrits dans les annexes explicatives des lois de finances.
74. Afin de s’assurer de l’imputation correcte sur les chapitres budgétaires, la mission de suivi a examiné et rapproché la nature et les codes économiques sur les contrats payés à ceux figurants sur les mandats visés par le Contrôle Financier. Elle a également procédé à des entrevues.
75. Elle a constaté que les codes économiques et la nature des dépenses sur les mandats de payement visés par le Contrôle Financier correspondent aux chapitres budgétaires appropriés. En outre, les dépenses effectuées par délégation de crédits sont exécutées suivant les libellés et codes économiques des mandats de délégation.
76. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
Le Trésorier payeur veille au respect des imputations budgétaires.
77. La mission initiale a recommandé à la Trésorerie Régionale de Ségou de veiller au respect des imputations budgétaires effectuées par l’Ordonnateur. Elle avait constaté que le Trésorier Payeur a payé des dépenses dont les imputations budgétaires n’étaient pas conformes aux chapitres inscrits dans les annexes explicatives des lois de finances.
78. Afin de s’assurer de l’imputation correcte sur les chapitres budgétaires, la mission de suivi a examiné la nature des codes économiques et la nature des dépenses sur les contrats payés. Elle a également procédé à des entrevues.
79. Elle a constaté que les codes économiques et la nature des dépenses des mandats pris en charge par le Trésorier Payeur correspondent aux chapitres budgétaires appropriés.
80. La recommandation est entièrement mise en œuvre.
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 201711
RECOMMANDATIONS PARTIELLEMENT MISES EN ŒUVRE :
La Direction Régionale du Budget ne tient pas l’ensemble des documents de la comptabilité-matières de la région.
81. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de tenir l’ensemble des documents de la comptabilité-matières de la région conformément à la règlementation en vigueur.
82. Elle avait constaté que les états récapitulatifs trimestriels, les états d’inventaire des patrimoines de la région n’étaient pas élaborés. En outre, la fiche matricule de propriétés immobilières, le grand livre des matières et la fiche casier n’étaient pas tenus.
83. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné les documents de comptabilité-matières mis à sa disposition. Elle a également procédé à des entrevues.
84. La mission a constaté que la DRB-S tient l’état récapitulatif trimestriel et le grand livre des matières. Le processus d’inventaires des patrimoines de la région est aussi en cours.
85. Cependant, la fiche matricule de propriétés immobilières et la fiche casier de la comptabilité-matières ne sont toujours pas tenues.
86. La recommandation est partiellement mise en œuvre.
Les commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres ne sont pas régulièrement constituées.
87. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de veiller à la composition régulière des commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres. En effet, elle avait constaté que les services bénéficiaires n’étaient pas toujours membres desdites commissions ou n’étaient représentés que par un seul agent au lieu de deux. En outre, le Gouvernorat était parfois membre des commissions alors que cela n’est pas prévu par la réglementation en vigueur.
88. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission a examiné et rapproché les décisions de création des commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres prises par le Gouverneur à l’article 3.1.2 de l’Arrêté n°2015-3721/MEF-SG du 22 octobre 2015, fixant les modalités d’application du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des marchés publics et des délégations de service public qui précise la composition des commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres.
89. La mission a constaté que sur les huit (8) décisions de création de commissions d’ouverture des plis et d’évaluation des offres prises par le Gouverneur pendant la période sous revue, six (6) sont conformes à la règlementation. Cependant, deux (2) ne sont pas conformes puisqu’elles comportent un représentant du Gouvernorat en lieu et place de deux représentants des bénéficiaires.
90. La recommandation est partiellement mise en œuvre.
12Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
RECOMMANDATIONS NON MISE EN ŒUVRE :
Le Gouverneur ne crée pas les commissions régulières de réception.
91. La mission initiale a recommandé au Gouverneur de Ségou de créer des commissions régulières de réception des travaux. En effet, elle avait constaté que des commissions de réception créées par le Gouverneur ne prenaient pas en compte tous les membres prévus par les textes en vigueur pour siéger dans les commissions.
92. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a procédé au rapprochement des décisions de constitution des commissions de réception prises par le Gouverneur avec l’article 27 du Décret 10-681/P-RM du 30 décembre 2010 portant règlementation de la comptabilité-matières.
93. La mission a constaté qu’aucune décision de constitution des commissions de réception du Gouverneur n’est conforme à la règlementation en vigueur. En effet, le représentant du service bénéficiaire, le technicien spécialiste du matériel ou de la matière ou le représentant du service chargé de l’administration des biens de l’État ne figurent pas sur lesdites décisions.
94. La recommandation est non mise en œuvre.
La Direction Régionale du Budget n’a pas délivré des ordres de service avant le début des travaux.
95. La mission initiale a recommandé à la DRB-S de veiller à la délivrance des Ordres de service avant le début des travaux. Elle avait constaté que la Direction Régionale de l’Urbanisme et de l’Habitat (DRUH) a délivré un Ordre de service dans le cadre des travaux de réhabilitation des pieds à terre annexe de Tominian, Bla et Niono, construction de la clôture de la résidence du premier adjoint du Préfet de Niono, alors que lesdits travaux avaient déjà été réceptionnés par la DRB-S, maître d’ouvrage.
96. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission a procédé au rapprochement des dates des Ordres de service émis au cours de la période sous revue à celles des procès-verbaux de réception des travaux.
97. La mission a constaté que la DRUH a délivré deux (2) Ordres de services après la réception des travaux. Il s’agit des marchés n°050/MEF-DRMP/DSP-2018 relatif à la réhabilitation du lycée technique de Ségou et n°051/MEF-DRMP/DSP-2018, relatif aux travaux de réhabilitation de la Direction Régionale des Productions et Industries Animales et de la Direction Régionale des Services Vétérinaires de Ségou.
98. La recommandation n’est pas mise en œuvre.
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 201713
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale de la Santé paye des ordres de missions non visés par les autorités administratives compétentes.
99. La mission initiale a recommandé au Régisseur d’avances de la Direction Régionale de la Santé (DRS) de rejeter les ordres de missions non visés par les autorités administratives compétentes.
100. Elle avait constaté que le Régisseur d’avances de la Direction Régionale de la Santé a admis des ordres de missions non visés par les autorités administratives compétentes.
101. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné les ordres de mission pris en charge sur la Régie de la DRS au cours de la période sous revue.
102. Elle a constaté qu’une quinzaine d’ordres de mission sont signés par les Chefs de Services Techniques en lieu et place des représentants de l’État dans les circonscriptions administratives respectives.
103. La recommandation n’est pas mise en œuvre.
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget n’exige pas des factures comportant les mentions obligatoires.
104. La mission initiale a recommandé au Régisseur d’avances de la DRB-S d’exiger les mentions obligatoires sur toutes les factures admises en Régie. En effet, elle avait constaté des paiements effectués sur la base des factures ne comportant pas de numéro d’identification fiscale (NIF).
105. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a vérifié les mentions obligatoires sur l’ensemble des factures payées sur la Régie pendant la période sous revue.
106. La mission a constaté que le numéro de registre de commerce et les montants hors taxes (HT) ne figurent pas sur des factures même si toutes les factures portent le NIF.
107. La recommandation n’est pas mise en œuvre.
Le Régisseur d’avances de la Direction Régionale du Budget ne fait pas certifier toutes les factures de dépenses.
108. La mission initiale a recommandé au Régisseur d’avances de la DRB-S de faire certifier les factures des dépenses sur la Régie par le Comptable-matières ou les comptables-matières adjoints. Elle avait constaté que les mentions de certification sur les factures ont été faites par le Régisseur d’avances lui-même.
109. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a examiné l’ensemble des factures payées sur la Régie pendant la période sous revue.
110. Elle a constaté que les factures sont signées mais ne portent pas les mentions de certification prévues par les textes de la Comptabilité-
14Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
matières. En outre, les cachets sur les factures n’indiquent pas les fonctions du signataire.
111. La recommandation n’est pas mise en œuvre.
RECOMMANDATIONS NON APPLICABLES :
La Direction Régionale du Budget devrait exiger des Bureaux de surveillance la production des rapports périodiques conformément aux contrats.
112. La mission initiale a recommandé à la DRB-S d’exiger des bureaux de surveillance la production des rapports périodiques conformément aux contrats. Elle avait constaté que certains bureaux de surveillance et de contrôle des travaux ne transmettaient pas les rapports de suivi périodiques. De même, la DRB-S ne les réclamait pas.
113. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission de suivi a demandé les Termes de Références (TDR) pour le contrôle et la surveillance des travaux de la période sous revue et les dossiers s’y rapportant.
114. La mission a constaté que la nature des travaux réalisés au cours de la période sous-revue ne nécessitait pas la production de rapports de suivi périodique.
115. La recommandation est sans objet.
Le Trésorier Payeur de Ségou devrait justifier l’approvisionnement de la Régie d’avances de la Direction Régionale de la Santé conformément à la règlementation.
116. La vérification initiale a recommandé au Trésorier Payeur de Ségou de justifier l’approvisionnement des Régies d’avances conformément à la règlementation. Elle avait constaté que le Trésorier Payeur a délivré « irrégulièrement » une Déclaration de Recette (DR) contre les décaissements d’approvisionnement de la Régie d’avances de la Direction Régionale de la Santé alors que les DR doivent uniquement être délivrées suite à des versements en numéraire ou par chèque d’un usager de l’administration.
117. Afin de s’assurer de la mise en œuvre de la recommandation, la mission a examiné l’Instruction n°0010 du Directeur National du Trésor et de la Comptabilité Publique du 17 mars 2009 sur les procédures administratives comptables d’exécution des opérations des Régies d’avances. Elle a également procédé à des entrevues.
118. La mission a relevé que les procédures comptables du Trésorier payeur prévoient la délivrance d’une Déclaration de Recette au Régisseur lors de la mise en dépôt au Trésor de son mandat d’avances pour justifier l’approvisionnement de son compte. Ladite DR est différente de celle délivrée aux ordonnateurs pour matérialiser la perception d’un ordre de recette sur un usager. Elle est la pièce comptable qui
Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 201715
justifie la disponibilité des fonds du Régisseur au Trésor. Elle est jointe aux différentes lettres de prélèvement de l’Ordonnateur lors des décaissements du Régisseur pour alimenter sa Régie.
119. La recommandation est caduque.
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CONCLUSION :
120. Les travaux de la mission de suivi de mise en œuvre des recommandations issues de la vérification financière de la Direction Régionale du Budget de Ségou portant sur les exercices 2015, 2016 et 2017 (1er trimestre), ont relevé des progrès globalement satisfaisants. La mission a concerné outre la DRB-S, la DRCF, la TR et le Gouvernorat de Ségou. Elle a porté sur les exercices 2018 et 2019 (1er trimestre).
121. Ainsi, sur vingt-deux (22) recommandations applicables formulées par la vérification initiale, quinze (15) ont été entièrement réalisées, soit un taux de réalisation de 68%. Les recommandations en cours de réalisation sont au nombre de deux (2) soit 9 %. Cependant, cinq (5) ne sont pas mises en œuvre.
122. Parmi les progrès réalisés, il ressort des améliorations dans la transparence et la fiabilité du processus de passation et d’exécution des marchés publics, à travers notamment le respect des imputations budgétaires, l’information des soumissionnaires non retenus suite à la sélection de l’attributaire des marchés, l’établissement des contrats conformément à toutes les clauses obligatoires et l’ordonnancement des dépenses après l’exécution des services.
123. Des efforts sont, tout de même, à poursuivre en matière de tenue des documents de la comptabilité-matières afin de disposer d’une situation patrimoniale exhaustive et fiable, la représentativité des commissions de réception avec la participation accrue des bénéficiaires des biens et services et la justification adéquate de toutes les dépenses effectuées sur les Régies d’avances.
124. Enfin, il ressort également une nécessité de clarification dans l’application du Décret n°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des marchés publics et des délégations de service public, notamment dans ses dispositions transitoires qui stipulent qu’en attendant la mise en place effective des cellules de passation des marchés, le contrôle a priori des marchés publics sera exercé par l’organe chargé du contrôle des marchés publics et des délégations de service public conformément aux seuils fixés dans le Décret n°08-485/P-RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public, modifié par Décret n°2011-079/P-RM du 22 février 2011. En effet, ledit Code ne précise pas la mise en place de cellule de passation des marchés auprès des Directions Régionales du Budget.
Bamako, le 8 novembre 2019
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DETAILS TECHNIQUES SUR LA VERIFICATION :
Les travaux de la présente vérification ont été menés conformément aux Normes Internationales d’Audit (ISA) transcrites aussi bien dans le Guide d’audit comptable et financier du secteur public, document national approuvé par l’Arrêté n°10-1251/MEF-SG du 11 mai 2010, que dans le Manuel de suivi des recommandations du BVG.
Objectifs :L’objectif général de cette mission de suivi est de s’assurer de l’état de mise en œuvre des recommandations formulées par la vérification financière de 2017.
Les objectifs spécifiques consistent à vérifier : - que des mesures adéquates ont été prises et mises en application ;
- que les faiblesses constatées par la vérification initiale ont été corrigées.
Etendue et méthode :La mission de suivi des recommandations issues de la vérification financière initiale effectuée en 2017 a concerné les exercices 2018 et 2019 (1er trimestre).
La démarche méthodologique a consisté à :
- la prise de connaissance du rapport de la vérification initiale ;
- l’examen des réponses envoyées par les entités concernées et des documents qui le soutiennent ;
- l’élaboration des procédés de vérification par l’équipe ;
- les entrevues avec les différents responsables des entités concernées ;
- la collecte et l’examen des documents ;
- la rédaction et la validation du rapport provisoire.
Début et fin des travaux de vérification sur terrain :Les travaux ont démarré le 9 mai 2019 et pris fin le 28 mai 2019, date de la restitution faite à la DRB-Ségou.
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RESPECT DU PRINCIPE DU CONTRADICTOIRE :
Le principe du contradictoire a été observé tout au long de la mission. En effet, les résultats préliminaires des travaux ont été communiqués et discutés avec les différents responsables concernés de la DRB-Ségou. Une restitution a été effectuée le 28 mai 2019 à la DRB-Ségou en présence de ses principaux responsables.
Par Lettre n°conf.0372/2019/BVG du 16 septembre 2019, le rapport provisoire a été transmis au Directeur Régional du Budget de Ségou, pour recueillir ses observations écrites.
En réponse, la DRB-S a transmis ses observations au BVG par bordereau d’envoi n°287/DRB-K du 14 octobre 2019. L’intégralité des observations et commentaires de la DRB-S se trouve dans le tableau de validation de la procédure contradictoire.
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Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 201735
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36Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
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38Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
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48Direction Régionale du Budget de Ségou - Suivi des Recommandations - Vérification Financière effectuée en 2017
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