Enssib 21 mars 2017 - Réinventer l'aménagement des espaces en bibliothèque universitaire

Réinventer l’aménagement des espaces en Bibliothèque : le cas de la BUPMCwww.upmc.fr

stage 17E1 - Réinventer l'aménagement des espaces en bibliothèque universitaire ENSSIB – 22/03/2017

Plan

1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire du chantier de Jussieu

2 - Le chantier des bibliothèques

3 - Repenser les services dans les nouveaux espaces des bibliothèques

4 - Bilan et résultat : des services designés pour les espaces et les usagers

1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire du chantier

de Jussieu20 ans de travaux sur le « gril D'Albert »

Un chantier colossal Un maître d'ouvrage qui n'est pas l'université et plusieurs maîtres d‘œuvre qui se partagent le site

Campus en transition -> espaces à repenser -> vie étudiante, atrium -> quelle place pour les bibliothèques ?

2 - Le chantier des bibliothèques

2 - Le chantier des bibliothèques

2 - Le chantier des bibliothèques

3 - Repenser les services dans les nouveaux espaces des

bibliothèques

Comment repenser les services dans un chantier de bibliothèque tel que celui de Jussieu ?

3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes

3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail

3-3 : Les Espaces 

• A la BUPMC : 2 secteurs avec chacun une identité disciplinaire spécifique : Sciences et Médecine

• Un secteur Médecine multi-sites, au plus près des besoins des hospitaliers

• Un secteur Sciences totalement rénové avec des bibliothèques d’envergure

• Nouvelles Bibliothèques -> Nouvelles fonctions -> Nouvelles fiches de poste -> Nouvelle organisation

• Evolution pas à pas, au fur et à mesure des ouvertures de bibliothèques, puis adaptation de l’organigramme

  3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes

• Au niveau de la Direction : des chargés de missions transformés en Pôles de Compétences

• Pôle Service aux usagers• Pôle Formation (1er pôle créé à titre expérimental en

2013)• Pôle Collections • Pôle Action Culturelle• 1 chargé de mission maintenu : le chargé de mission

chantier et bâtiments -> continuité)

Avantage du système des Pôles : services pensés en lien avec des équipes de terrain – équipes spécialisées, développant de nouvelles sphères de compétences, et intégrant des personnels divers(Bib, IGE,…)

  3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes

•  Les noms des différents groupes de travail :

–Collections et nouveaux espaces–La BUPMC dans son environnement–Organisation du travail–Services aux publics

 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail

• Un nouveau système de fonctionnement instauré avec l’ouverture de la Grande Bibliothèque d’Enseignement en 2015 : le « système matriciel »

• Système matriciel : • les nouvelles fiches de poste prévoient un double rattachement :

un rattachement hiérarchique et un rattachement fonctionnel ; une dominante et une mineure

• Articulation entre Pôle et bibliothèque de section : avantages réciproques : le terrain bénéficie de la vision globale portée par les pôles; les pôles sont d’avantage inscrits dans les problématiques de terrain

  3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes

• Pour préparer l’ouverture des nouvelles bibliothèques et penser les espaces et les services : mise en place de groupes de travail

• Idée : penser les futures bibliothèques de façon transversale - les participants aux GT ne doivent pas faire partie de la Direction mais venir des sections - plusieurs GT dont un consacré aux nouveaux services - ce n'est pas le chargé de mission service qui pilote le groupe – Projets conçus et développés par le GT

• Remontée des groupes à un comité de pilotage (Membres de la Direction concernés par le projet : Directrice et adjointe + chargé de mission + chefs de service concernés en fonction du thème du comité de pilotage + responsable et suppléant du groupe de travail concerné) --> Décisions prises en comité de pilotage

 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de

Travail

 3-3 : Les Espaces

• Espaces conçus et pensés en association avec l'équipe de Direction et le Chargé de mission chantier

• Pour chaque type d'espace, rôle d'expertise et d'accompagnement du Chargé de mission chantier qui est allé au devant des équipes concernées pour collecter leurs attentes et besoins et les relayer afin que les espaces correspondent aux pratiques

• Pilotage et restructuration de certains espaces pour favoriser nouveaux services (ex : formation -> salles de pédagogie innovantes)

 3-3 : Les Espaces

• Les points de vigilance sur ce type de projet de construction/aménagement de nouvelle bibliothèque :

• Anticiper au maximum : rétroplanning, méthode projet : plus on anticipe, meilleur sera le pilotage – Conserver une marge de souplesse via la méthode projet

• Ne pas sous-estimer la partie technique : le dialogue et les ajustements entre partenaires de l’université et prestataires extérieurs prend du temps et nécessite la mobilisation des bons interlocuteurs

• L’idéation collective est une bonne chose… La réappropriation par les services compétents est toutefois indispensable

4 - Bilan et résultat : des services designés pour les espaces et les

usagers

Revue de détail des nouveaux services :

3-1 : Les services et services en ligne liés aux travaux du groupe de travail « Services aux publics »

3-2 : Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces

3-2 Services en ligne : Buresa - réservation des salles de travail

Calendrier de déploiement

installé à la BDL depuis janvier 2016 et au L1 depuis juin 2016

en cours d’installation dans les 3 bibliothèques de recherche

Problèmes matériels et réseau -> Glissement du calendrier de développement

Quelques premiers retours statistiques

15 905 réservations effectuées en 129 jours 123 réservations par jour en moyenne 75% de ces réservations sont honorées

ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.

Id’AccessLa réservation de salles

3 modes de réservation possibles- Par l’usager :

- En ligne via l’interface web de gestion de réservation et de consultation d’occupation des salles

- Directement à l’entrée de la salle via un lecteur avec écran tactile- Par le personnel :

- En ligne depuis l’interface web de supervision des salles

Le Sytème retenu pour la réservation de salles :

ADCarte

ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.

Id’AccessLa réservation de salles

La réservation de salles

ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.

Id’AccessLa réservation de salles

La réservation de salles

Les box de travail

Armoires intelligentes pour le prêt de portables

Des armoires pour le prêt en autonomie

Un service fondé sur la carte d’étudiant Une meilleure traçabilité La capacité de favoriser une meilleure

rotation du parc des portables Un service déployé pour les 3

bibliothèques de la GBE

Armoires intelligentes pour le prêt de portables

Automates de prêts

Affluences

Une application en pleine progression

Une application pour Smartphone Plus de 80 000 téléchargements Plus de 70 établissements déployés

•

Quelques services testés et lancés d’abord en Médecine

Prêt d’Ipads

Un service dédié à l’autoformation des étudiants dans la perspective de l’iECN

Prêt d’une semaine réservé aux étudiants du D1 au D4

Rendez-vous avec un Bibliothécaire

Un service lancé en mai 2016 Un formulaire de prise de rendez-vous sur le site

de la BUPMC Une équipe de coordinateurs répartis entre

sciences et médecine dans un second temps

Le Portail documentaire SU

La page Facebook de la BUPMC

Trois grandes étapes

Une gestion essentiellement individuelle pour une publication sporadique

L’adoption de la charte éditoriale de l’UPMC à la rentrée 2015

Un réseau de contributeurs mis en place à la fin de l’année 2015

Un décollage réussi

Une plus grande variété des thématiques abordées Une plus grande régularité des posts Des chiffres de suivi améliorés

Renforcement des services aux chercheurs : les publications et l’open

accessLa bibliométrie• Mise en place d’une cellule

bibliométrie au sein de la BUPMC, en lien avec la DEAP et la DGRTT. Et SU

HAL-UPMC• 45 714 dépôts, dont 17 470 en

texte intégral. Environ 10 000 dépôts/an

• Depuis septembre 2013, prise en charge du dépôt rétrospectif des articles en texte intégral

• Coût important : 2 ETP

Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les

espaces

L’espace de coworking en Bibliothèque des

Licences

L’espace de coworking en Bibliothèque des

Licences

Action Culturelle et valorisation du

Patrimoine

Action Culturelle et valorisation du

Patrimoine

Learning Spaces et Innovation Pédagogique

Conforter les initiatives innovantes par des espaces

adaptés

Mise en espace et pédagogie : les Murders Parties du Pôle Formation

Au delà des espaces : perpétuer les initiatives pédagogiques

Innover et créer avec les publics dans les espaces : coconstruction

pédagogique

Acculturation et regard neuf sur les lieux de l’information

Nouveaux espaces, nouvelles visions du métier : Animateurs, médiateurs,

facilitateurs

FINMerci de votre attention

@Mgorsse

Crédits Slides et contenus : Anne-Catherine Fritzinger, Thierry Calma, Emmanuel Jaslier, Myriam GorsseCrédits photos : Pierre Kitmacher, Steelcase, Myriam Gorsse