Un pour tous, tous pour un. Retour d’expérience sur la révision d’un calendrier de...

Un pour tous, tous pour un

Retour sur un an de projet de rénovation de calendrier de conservation

Elisabeth Bühlmann Herzog

Forum des Archivistes Genevois

Juin 2015

Le contexte

•  Holding américaine

•  72 pays

•  Toutes les branches de la finance

•  Expérience du contentieux

Le calendrier de départ

•  Profil •  Calendrier fondé sur les Etats-Unis avec des exceptions

locales •  Une structure plutôt fonctionnelle •  Une structure de relations complexes •  Entre les catégories et les pays •  Entre les groupes de contraintes réglementaires et les délais de

conservation

•  En résumé •  612 catégories d’archives •  6800 contraintes réglementaires •  1881 règles de conservation

Exemple

Le projet

•  Un calendrier de conservation plus juste •  Mise à jour du calendrier •  Analyse des contraintes réglementaires manquantes

•  Un calendrier plus durable •  Outil pour assurer la maintenance du calendrier •  Gestion du changement

•  Un projet sur 3 ans •  9 mois pour la révision •  2 ans pour tester la mise à jour en continu

L’équipe

Phases du projet “révision”

•  Révision de la taxonomie

•  Analyse comparative des contraintes réglementaires

•  Définition des règles de conservation

•  Validation du calendrier par les corps de métiers et régions

•  Publication

Les résultats

Avant

•  618 catégories

•  6800 sources

•  1881 règles de conservation

•  Pas de représentation synoptique

Après

•  224 catégories

•  11385 sources

•  474 règles appliquées 970 fois

•  Représentations à la volée, synoptique ou spécifique

Des catégories plus simples

•  Suppression des catégories redondantes •  Réplica locaux

•  Réplica secteur financier

•  Fusion de catégories en fonction d’un processus •  Ouverture/clôture de compte

•  Explicitation des catégories •  Description spécifique

•  Termes synonymes et locaux

…Mais pas toujours

•  La résistance à des catégories communes •  Le cas des archives clients de trusts

•  L’influence des préoccupations « à la mode » •  Le choix du paramètre de départ du délai

•  La création de catégories spécifiques plutôt liées à un média

•  Le problème de la granularité •  Surreprésentation de sous- processus

Quels principes pour les règles ?

•  La définition de l’étalon •  Les Etats-Unis et le reste du monde

•  Le critère de création de l’exception

•  Que faire en cas de juridiction fédérale ?

•  Quelles considérations réglementaires ? •  Les prescriptions légales

•  Les lois très spécifiques (amiante etc.)

•  Les associations, les entités auto-régulantes

Quels principes pour les règles ?

•  Documenter les spécificités métiers •  Jurisprudence ou décision d’instances réglementaires

•  Quels délais pour les « non-archives »

•  Standardiser les règles •  Pour permettre leur mise en œuvre automatique ?

•  Ou assurer leur pertinence auprès des corps de métiers ?

Les règles de conservation

•  Distribution des règles •  305 règles utilisées 1 fois •  Dont 151 exceptions locales pures (non-globales, non US)

•  Règles les plus utilisées (>10) •  Les règles comptables globales ou spécifiques à un pays •  Une règle temporaire

•  Entre 5 et 10 •  Les activités clés du métier •  Transactions, ouverture/clôture de comptes, fonds •  Gestion des risques

Les règles de conservation

•  Analyse du top 3 des délais •  10 ans (151) •  23 depuis l’expiration du contrat •  21 depuis la fin de l’année financière •  19 depuis la disparition/vente/destruction des biens

•  6 ans (60) •  15 depuis la date de création

•  7 ans (55) •  8 depuis la date de création •  6 depuis la clôture de la transaction finale, sa maturité

Les règles de conservation

•  Extrêmes •  30 jours •  Backup et données personnelles

•  Permanent •  Archives historiques (et trust)

La validation des règles

•  La résistance au changement

•  Le problème du regard •  10 contre 11

•  Function contre spécifique

•  Faciliter les décisions •  Rôle du conseiller juridique

•  L’expression directe de la relation de la catégorie-source-règle

Exemples

Vue des règles par catégories

Vue des catégories par règles

Vue des catégories par sources

Vue globale par juridiction

Prochaines étapes

•  Mise en oeuvre du calendrier dans système de gestion

•  Affiner le “data map” du calendrier •  Pour compléter la mise en oeuvre dans toutes les zones

de stockage

Prochaines étapes

•  Prendre en compte pour la prochaine révision •  Les domaines de simplification identifiés

•  Revoir les règles temporaires attribuées

•  Tester le mécanisme de mise à jour en continu des règles

Que cela vous inspire-t-il ?