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La ré ingénierie est une méthode qui s'appuie sur des outils dont le but est l'optimisation achat et impact sur vos cibles de vos campagnes de communication évènementielles. Lohengrin Conseil vous accompagne dans vos démanches auprès des agences en communication ou des fournisseurs. Vous pouvez également choisir le mode "formation" sur mesure (dans votre entreprise ou dans nos bureaux) ou bien le KIT d'accompagnement de 10, 25 ou 100 heures) sur un de vos projets avec à la clef des fiches conseil ( comment choisir son agence, négocier un budget, rétroplanning, fiches de repérage, faire un brief à des créatif...) Notre équipe est à votre disposition.
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Optimisation ACHAT pour les prestations MICE et hors média
La ré ingénierie
Présentation par Lohengrin Mellet Le 27 juin 2013
La ré ingénierie - Optimisation 1
Introduction P- 3I -
Sommaire
La vision achat P- 4 II -L’acte d’achat P- 8III -La rigueur budgétaire P- 13IV -La ré ingénierie P- 19V -Notes P- 33VI -Modules de formations P- 35VII -
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Introduction
Agences vs annonceurs
Création vs budget
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Le prix d’achat
PRODUIT
QUALITE
SECURITE
La vision achat
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Gaspillage
La vision des « achats »
Danger
Risque
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Artistique vs
rigueur budgétaire
L’acte d’achat
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COST CONTROL& COST KILLING
font partis de notre vocabulaire
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L’art de la négociation3 techniques
1.Demander une réduction en % ou en montant.
2.Obtenir une réduction en supprimant des lignes budgétaires.
3.Négocier ligne à ligne.
L’acte d’achat
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Mise en place d’outilsBarème, grille de tarif, contrat cadre, référencement
Par les services achats / sourcing
« TROP CHER ».
L’achat
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Par les services Com.
Les outils de négociation
Comparatif, benchmark et best practice
L’achat - 2
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Par les agences
Mise en place d’outils
Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et régisseur…• Grille de tarif, benchmark…
L’achat - 3
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Les agences
Acteurs incontournables• Création artistique, en veille technologique permanente
• Conseil en stratégie
• Production opérationnelle
• Libérer du temps aux collaborateurs chez l’annonceur
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La relation
L’annonceur choisi l’agencesur un concept…
FiabilitéConfiance
control
La rigueur budgétaire
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Les agences
Vers plus de transparence et rigueur budgétaire
Rémunération agence - Marge
A l’origine• Majoration de X% sur chacune
des lignes budgétaires
La tendance actuelle• Frais de conception et
honoraires de maîtrise d’ouvrage
La ré ingénierie - Optimisation 14
Tous les outils à dispositionMise en place d’outils
• Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement RFA
• Comparatif (agences – honoraires, méthodologie), benchmark et best practice
Des experts: • Directeur de production, responsable
logistique, directeur technique et « outsourcing » spécifique…
• Grille de tarif, benchmark…
Outils complémentaires pour l’annonceur• Tableau comparatif fournisseurs• référencement fournisseurs
(édition/ web, centrale de réservation, voyagiste, prestations de service - technique, hôtesses)
Outils analytiques…
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Mesure de la performance
En Amont• Outsourcing technique et opérationnel
Post activité• ROI & KPI
(Retour sur investissement)• REX – participants ou clients(Retour sur Expérience à chaud et/ou à froid)
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Montant réel
Mise en place d’outils
Dans certain grands groupes, les enveloppes budgétaires sont ventilées sur plusieurs services (voyage, restauration, communication, édition, services généraux…)
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Le budget global
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La ré ingénierie
Pas un outil pour faire du LOW COST…
…Pour une meilleur efficience
1. Aborder chaque projet comme un exercice de communication plutôt qu’un prétexte pour un événement
2. Replacer le client au centre
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Ré ingénierie
La transmission des messages
Définir des points de contactAccueil des invités, salle de plénière, temps de cocktail, temps de pause / temps d’échange…
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Les axes de réflexion
Redéfinir les moyens nécessaires mis en œuvre• Technique, décoration, print• Services: Moyens Humains
Les destinations dans le monde• Stabilité politique, ressources locales, transfère pays à pays• Utiliser le meilleur de la culture locale
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La Méthode
Comparer ce qui est comparable
Cahier des charges
Tableau comparatif
Répartition des missions
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Répartition des missions
RASCI agence/annonceur
Exemple
Agence Annonceur1 Conception ✔
2 Production ✔ ✔a Gestion de projet ✔ ✔b Equipe opérationnelle ✔
cProduction(fabrication et technique)
✔
d Edition ✔
eSite (préco et managt agence et paiement annonceur)
✔ ✔
f VHR ✔3 Maitrise d'ouvrage ✔
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Cas concret d’économie
1. Chez l’annonceur2. En agence
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Nairobi / Kenya
4h de vol
2h de vol
Le Caire / Egypte (127)
RCA / Bangui (17)Cameroun / Yaounde (206)
Sud’Af / Joburg (9)
Ouganda (59)
Madagascar / Antannanarivo (92)
Ile Maurice (348)
Guinée / Bisseau (10)
Cote d’Ivoire / Abidjan (548)
Nigéria / Lagos (1)
Guinée Equatoriale (31)
Guinée / Conakri (11)
Niger / Niame (71)
Mali / Bamako (87)
Dakar / Sénégal (443)
Emirats / Dubaï (7)
Jordanie / Amman (186)
Liban / Beyrouth (6)
1425
522326
Pays anglophonePays arabophone
Pays francophone
Pays non intégrer à ce jour
Tunisie (144)
1 – Exemple / ANNONCEUR
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Les missions du manager
Manager
Entreprise
Équipe (s)
Gestion du tempsBusiness
Connaissances
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Outils d’aide à la décision
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OutilsTableau comparatif
Fournisseur 1 Fournisseur 2 ComparatifProduction 198 930,00 € 232 420,00 € -33 490,00 €
Essais tecno et stockage 48 000,00 € 25 000,00 € 23 000,00 € Lot 1 254 519,00 € 180 613,20 € 73 905,80 € Lot 2 397 930,00 € 463 009,38 € -65 079,38 € Lot 3 215 000,00 € 247 457,40 € -32 457,40 €
TOTAL 1 114 379,00 € 1 148 499,98 € -34 120,98 €
Production 198 930,00 €
Essais tecno et stockage 25 000,00 € Lot 1 180 613,20 € Lot 2 397 930,00 € Lot 3 215 000,00 €
TOTAL 1 017 473,20 € 131 026,78 €
Soit une économie de 12% sur la décoOn établi le même tableau pour la technique ou le traiteur
2 – Exemple / AGENCE
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ROI & Rex
Retour sur investissement & Retour sur expérience
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La ré ingénierie Un Process, une méthode
encadrés par des outils
a. Cahier des charges• Défini les objectifs (impact, cible,
montant, équipe…
a. Définition des périmètres de chacun• RASCI (décomposition des taches Agence /
Annonceur)
a. Compléter par:• ETP (responsabilisé les équipes)
• ROI• REX• Référencement chez l’annonceur (centrale
de réservation, voyagiste chez l’annonceur, prestataires (technique, hôtesses)
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Remise de Fin d’Année RFA
En faveur d’uneRégulateur du marché
OUI si, NON si…
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Notes1. Le métier d’acheteur nécessite une
parfaite connaissance des processus opérationnelle. A défaut, tendance à acheter un PRIX.
2. Comment monter en compétence les équipes internes?
3. Les annonceurs auraient-ils intérêt à « outsourcer » des profils à l’année ou à la mission? Personne qui pourrait rédiger les cahiers des charges ainsi que garantir l’optimisation achat? Dans quelle mesure ce poste de « consultant ne ferait pas doublon avec l’agence?
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Modules de formation
1. Opérationnel: les bases2. Rédiger un cahier des charges3. Décrypter les devis agence4. Les outils analytiques de prestations hors média et
MICE5. Les outils: Mesure de la performance (ROI & REX)
1. Conduite du changement (services de communication)
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Lohengrin ConseilLa communication hors médias (événementielle, activation de marque, défilé, guerrilla, retail…) est aujourd’hui porteuse d’enjeux importants pour une entreprise qui veut séduire, étonner et fidéliser sa clientèle. Consolider la culture de l’entreprise en renforçant le sentiment d’appartenance et l’esprit de corps, expliquer, récompenser, enthousiasmer et mobiliser ses équipes sont un acte de management indispensable et apprécié de tous. A votre écoute pour concevoir, produire, organiser votre évènement tout en gardant l’esprit et la culture de votre entreprise. Rigoureuse précise et exigeante elle répondra à vos attentes avec réactivité tout en respectant votre cahier des charges et en sélectionnant pour vous les meilleurs prestataires artistique et technique.Nous intervenons en chargé de mission, interim management, consultant ou auditeur.
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Merci
Lohengrin Melletadmin@lohengrin-conseil.comsite web: lohengrin-conseil.comGsm: +33 (0)665 262 294
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