Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au Process Mining

Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au

Process Mining

Léonard Studer Ville de Lausanne

2nd eGoV Innovation Day, novembre 2014

© M

usé

e h

isto

riq

ue

de

Lau

san

ne

Office de la Police des

Constructions

Clients externes

(architectes, promoteurs)

Services cantonaux

19 services communaux

Enquête publique

(EP)

09.12.2014 2

15 gestionnaires administratifs ou techniques Produit environ 2’400 rapports par an

~ 450 dossiers par an Durée de traitement ~ 24 semaines

Une loi « centrale »: LATC vaudoise + 27 lois spécialisées

~ 50% des dossiers soumis à EP ~ 2 oppositions/interventions par EP

Le processus d’octroi des permis de construire à la commune de Lausanne

William

Turn

er, Lac Léman

avec la Den

t d’O

che, vu

s des h

auts d

e Lausan

ne, 1

84

1

© M

usé

e h

isto

riq

ue

de

Lau

san

ne

« Pourquoi faut-il autant de temps pour traiter une demande de permis de construire? »

• Un cadre législatif compliqué

• La priorité de l’administration est la légalité et

l’égalité de traitement des dossiers alors que

la priorité d’un architecte est dans la satisfaction de son client

• Les processus administratifs sont bien connus mal connus

Ce que tout le monde sait

© h

ttp

://p

ho

tora

tor.c

om

co

nst

ruct

ion

du

po

nt

de

la p

oya

http://www.olifantenpaadjes.nl/

Processus:

la réalité n’est pas toujours celle que l’on croît

Process Mining ?

Ensemble de techniques qui permettent d’extraire et analyser de l’information processus à partir des journaux d’événements (events logs)

Le Process Mining a été inventé vers 1998 et est mature depuis environ 2 ans

Une étude Process Mining est un complément très intéressant à l’approche classique par interviews

Le processus décrit par les collaborateurs après interviews

Base: Events log comprenant 909 dossiers traités entre 2011 et 2014

Le processus découvert par Process Mining:

Temps moyen de traitement des dossiers

Avec circulation A

Sans circulation A

Avec circulation NR

39.0 semaines 26.5 semaines

Sans circulation NR

27.6 semaines

24.6 semaines

Découverte de plusieurs

conditions qui ralentissent le

traitement

Conclusions

• Le Process Mining permet d’avoir une vue approfondie et renouvelée d’un processus administratif

• En connaissant beaucoup mieux le processus tel qu’il est vraiment, on s’offre de nouvelles possibilités – améliorations efficaces, ciblées et justifiées

– un peu de marge de manœuvre aux décideurs

– intégrer le processus dans une démarche eGov

© Fo

nd

s de

s arts plastiq

ues d

e la V

ille de

Lausan

ne

P

ietro Sarto

, Lausan

ne au

loin

(vue d

’Aclen

s)