Atelier optimiser son espace de travail et ses documents administratifs

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AMÉNAGER SON ESPACE DE TRAVAIL ET OPTIMISER LA GESTION DE SES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

POUR GAGNER EN EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ

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LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS

J’accompagne les indépendants et TPE dans leur organisation quotidienne :

Aménagement fonctionnel des locaux Assistance administrative Communication Conseil en organisation personnelle

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UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME

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OBJECTIF DE L’ATELIER

Quel que soit le statutQuel que soit le contexteQuel que soit le lieu

> Se créer un cadre de travail propice à l’efficacité et à la sérénité.

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OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE

TRAVAIL

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OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

« En entreprise, on perd …… heure(s) par jour à chercher des informations,

documents, objets, etc soit …… semaines par an ».

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OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL

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Un espace de travail :- Sobre - Aéré- Fonctionnel - Propre- Personnalisé - Privatisé

OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL

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4 ÉTAPES POUR Y PARVENIR

1. Identifier2. Trier3. S’équiper4. Faire durer

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1. IDENTIFIER

> Identifiez ce qui vous sert tous les jours

> Ne gardez que cela sur votre bureau

> Otez tout le reste

ADMIREZ : vous avez sous les yeux le strict nécessaire= tout ce qu’il vous faut pour bien travailler

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2. TRIER

Reprenez la pile de ce qui n’avez pas à être sur votre bureau : c’est l’heure du tri !

> Ce qui est cassé, abimé : poubelle> Ce qui n’a pas n’a pas servi depuis « belles lurettes » : poubelle, don ou

rangement à sa juste place> Ce qui est en doublon (voir plus) : à remiser dans le placard à fournitures ou ailleurs,> Ce qui vous sert régulièrement, mais pas quotidiennement (ex : les trombones, cartes de visite, scotch…) : rangez-les à proximité en minimisant les mouvements

Faîtes la même chose avec votre tiroir à bazar et vos autres rangements

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3. S’EQUIPER

Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.

PENSER MOUVEMENTS

Investir dans du matériel performant et adapté, c’est gagner en efficacité. Miser sur le visuel.

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4. FAIRE DURER

Ranger son bureau chaque soir avant de partir et s’y tenir pour :

- Partir l’esprit tranquille et passer une bonne soirée/un bon week-end

- Etre d’attaque pour commencer la journée du lendemain

- Ne pas perdre de temps à chercher

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LA DEMARCHE 5S

« 5S » sont les initiales de 5 mots japonais :-Seiri : débarras,-Seiton : rangement,-Seiso : nettoyage,-Seiketsu : ordre-Shitsuke : rigueur

La démarche 5S s’applique à tout espace de travail (ateliers et bureaux) et doit permettre de les aménager de façon efficace et durable.

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5 COMMANDEMENTS DU RANGEMENT

Pour organiser objets et documents :

1. Ton nombre de gestes compteras,2. Des distances te préoccuperas,3. Tes contenants tu étiquetteras,4. Pour chaque chose, une place logique découvriras.5. La catégorie « Divers » tu éviteras,

Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.

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Sur le bureau : ce qui sert tous les jours uniquement.

A portée de main : ce qui sert régulièrement.

Ce qui sert occasionnellement : plus loin

> Ranger tous les soirs

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QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE

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QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE : ECLAIRAGE

• pas de reflet dans l’écran • pas de lumière dans les yeux.• écran perpendiculaire à la fenêtre.• pas directement sous un plafonnier mais entre 2 rangées de luminaires si possible : tamiser la lumière ambiante et ajouter des lampes d’appoint au besoin.• régler la luminosité de l’écran.• nettoyer régulièrement l’écran (et vos lunettes).• préférer un bureau au revêtement clair et mat.

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ORGANISER SES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS

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CLASSEMENT PHYSIQUE ET INFORMATIQUE

Rôle d’un plan de classement :

> Ordonnancer les composantes d’un dossier

> Ranger matériellement les objets d’information : leur localisation dans un contenant et à une adresse bien définis.

> Organiser intellectuellement les informations

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LE PLAN DE CLASSEMENT

En version électronique, il se traduit par une arborescence de fichiers.

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xxx

xxx

…

xxx

…

…

Eviter les trop grandes « profondeurs »

3 à 4 niveaux maximum

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CRÉER SON PLAN DE CLASSEMENT

Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc pour le mettre en

place en fonction de son utilisation.

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QQOQCP

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LES DIFFÉRENTS TYPES DE CLASSEMENT

Les types de classement :- Alphabétique- Numérique- (Alpha numérique)- Chronologique- Thématique

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Les différents types de classement : avantages & inconvénients

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LE CLASSEMENT OU L’ART DE TRAVAILLER ENSEMBLE

Le « bon » classement n’existe pas dans l’absolu.

Un classement est « bon » quand chacun y retrouve seul ce qu’il cherche.

Pour cela le classement doit être :> Accessible> A jour> Épuré> Fiable

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ACCESSIBLE

> Les dossiers et documents sont bien identifiés : . stockage physique et informatique : Où est quoi ? . mettre l’accent sur le visuel : signalétique, titre / sous titres sur les chemises, informations de référence dans le document même (nom de l’auteur, date de création, date de dernière modification, nom du fichier, emplacement)…

> Les noms de dossiers et fichiers sont explicites :Ex : NomDuDossier_DateAAAA-MM-JJ-TypeDeDocument_VersionEx : Annee-N°DeDossier-NomDuDocument-Versionsans caractère accentué, ni ponctuation, ni espace

> Un plan de classement explique la méthode : il est le même en version papier et électronique (mails et favoris compris).

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A JOUR - FIABLE

> Tous les documents sont classés.

> Il ne manque pas de documents dans les dossiers (gestion des emprunts).

> Intégrité du document (compléter les propriétés du document).

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EPURE

Épurer au fur et à mesure

Dès émission ou réception d’un document, se demander :- s’il faut le garder (exemple mails, brouillons, doublons, versions

intermédiaires…)- si oui, sous quelle forme : papier, informatique et pourquoi ?

« Garder moins pour garder mieux »

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SYNTHÈSE

- Garder moins pour garder mieux- Créer son plan de classement en amont selon les

besoins à venir- Pas de rubrique Divers- Un temps de classement tous les jours

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