Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif Sharepoint pour une meilleure expérience...

Organiser la Gouvernance autour du service

collaboratif SharePoint pour une meilleure expérience

client ! (SOC206)Patricia Charrais-Bouvier, Consultant ITILRhanima, Application Development Manager

Boris Muller, Consultant Technique SharePoint

Microsoft

Design

servicesfr@microsoft.com

Design

Boris Muller Consultant Sharepoint

Rhanima AdegbindiExpert Développement Sharepoint

Patricia Charrais-BouvierConsultante ITIL

Vos interlocuteurs Microsoft

Design

Objectifs de la session:

Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit !

En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, : Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la

connaissance (compétence, exploitation)… Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces

thématiques

Produits concernés : SharePoint 2013

Design

Les enjeux liés à SharePoint

Assurer une gestion du cycle de vie des sites et des documents

Cadrer l’usage de SP pour assurer sa maintenabilité / évolutivité

Tirer partie de toute la valeur de SharePoint

Passer à une approche mutualisée

Diminuer les délais et coûts de personnalisation

Maitriser les coûts d’infra et d’exploitation

Adapter la conduite du changement au service offert

Agenda

Approche « Solution »

Retours d’expérience

Démarche gouvernance et sujets SharePoint

Design

Design

« Définir les règles et procédures établies entre les

groupes d’individus »

Des outils

Des règlesDes groupes

Des processus

Gouvernance SharePoint et Domaines fonctionnels

Design

Communautés

Recherche

Sites

Composites

ContenuVision 360°

Les domaines fonctionnels de SharePoint

Design

Gouvernance SharePoint

Conduite du Changement

Proj

et Communication• Avancement projet• Déploiement• Jalons

Outil Formation

• Organisation• Prise en main• Planning

Ap

prof

ondi

ssem

ent Communauté

• Comment faire …• Pour aller plus loin• Quelqu’un sait … ? A

ssist

ance Support

• Dans quel cas ?• Contacts ?• Quand ?

Navigation•Charte graphique•Structuration des pages

Taxonomie• Métadonnées• Rattachement

Architecture de l’information(type de contenu, liste&biblio, flux de travail)

Pilotage•Gestion des demandes•Rôles & Responsabilités•Plan de communication•Charte Utilisateur• Services de personnalisation

Catalogue de Services•Création d’espaces•Modèles de composants•Droits d’accès•Besoins spécifiques•Analyse d’usage

Infrastructure&

Exploitation

Développement&

Paramétrage

Agenda

Approche « Solution »

Démarche gouvernance et sujets SharePoint

Design

Retours d’expérience

Design

Retours d’expérience: quelques sujets

Approche graduelle -Personnalisation

Gestion de la connaissance: Formation

Taxonomie

Cycle de vie documents et sites

Rôles et responsabilités

Catalogue de services

Gestion des droits

Gestion de la connaissance: Guide Exploitation

Coûts et Délais de réalisation

Gouvern

anc

eFo

nct

ionnel

Retours d’expérience: Gouvernance

Design

« Je souhaite valoriser mon nouveau service de gestion documentaire/collaboration vis-à-vis de mes clients. Comment faire ? » « Quels sont les dépendances sur ce service ? »

► Cartographie du service► Catalogue de services

Carte de Services

Design

Collaboration

Quels composants matériels requis (serveurs, DC…) ?

Quels composants logiciels (Produits MS, autres) ?

Quels services impactés (applications critiques, services

dépendants…) ?

Quels clients directs / indirects du service ?

Quels Processus requis? Quels niveau d’engagement ?

Quels composants services requis ?

Quels éléments de configuration requis ?

Types de Services

Design

Portail central permanent Recherche d’Enterprise Navigation d’Entreprise

Portails de

divisionGroupes et

équipes

Projets et espaces de travail

Sites personnels

Niveau Entreprise Taxonomie métier/ Divisions

Niveau utilisateur

Niveau équipe Libre service Modèles de base avec gestion du cycle de vie

Portails de division permanents Supervision des processus Métier, Annonces de la Division, Reporting et tableaux de bord

Semi Structuré Groupes & équipes, projets, espaces de travail

Blogs, bios, Réseaux sociaux

Portail Central

Catalogue de service SharePoint - MSIT

Design

My Sitehttp://my

Social networkingCollaborating with

1-3 team members.

5GB

99.9% Available

Limited

Extranet Siteshttp://

sharepoint.partners.extranet.microsoft.c

om

Collaborating with partner

companiesBusiness Critical

information

5GB

99.9% Available

Limited

MSIT Hosted SharePoint Dogfood

http://team

Feature education and

Proof of Concept. Non-business

critical informationSharePoint

publishing sites available for sites

targeting audience scope

for < 30% of company

5GB99.9% Available

SharePoint Designer

Utility SharePointhttp://sharepoint

Business Critical informationSharePoint

publishing sites available for sites

targeting audience scope

for < 30% of company

Idea for light weight publishing

sites.

5-10 GB99.9% Available

SharePoint Designer

Portals

Ideal for publishing site for Audience scope of 30% of company

or greater

10 GB +

99.9% Available

Custom development and custom platform

solutions available

Retours d’expérience: Gouvernance

Design

« Je souhaite préparer efficacement mes équipes à la mise en œuvre de ce nouveau service autour de la plateforme SharePoint. Quel modèle d’équipe ? »:

► Définir un modèle de gouvernance efficace intégré à mon

écosystème

Des acteurs qui travaillent ensemble

Design

• Gestion de la plateforme

• Analyse d’impact• Développements &

Paramétrage• Infrastructure &

Exploitation• Nouveaux composants

• Relations avec les Utilisateurs et le Helpdesk

• Implémentation du catalogue de services

• Animation de la Communauté Sharepoint

• Relation avec les Métiers• Analyse fonctionnelle

des processus métier• Architecture de

l’information• Définition du catalogue

de service

• Pilotage du service• Arbitrage des

demandes• Plan de

communication

MOA AMOA

MOE

Centre de

Services

Métiers

Des acteurs qui travaillent ensemble

Design

AMOA

Correspondant Métiers (MOA)

Département BI / Collaboration

Expertise SharePoint (MOE) Besoins Utilisateurs

Propriétaires de sites

Chef de projet

Responsable du service SharePoint

Gestion catalogueGestion niveaux de

servicesGestion capacité

Gestion relation MOA/AMOA/MOE

Support Architectes

Développeurs

Administrateurs applicatifs (contenu)

Graphistes

Administrateurs fonctionnels (fermes/sites)

Infrastructure (réseaux, serveurs)

Exploitation

RH/ Legal/ Formation / Connaissance

Retours d’expérience: Gouvernance

Design

«  Je souhaite m’ assurer que mes équipes sauront exploiter la plateforme de collaboration au quotidien (SharePoint, SQL, Visual Studio…) »:

► Développer un guide d’exploitation et alimenter la base de

connaissance des équipes.

Exemples de taches à exécuter SharePoint

Design

Gestion des rapports d'utilisation liés aux journaux des requêtes de recherche

Configuration des scopes de recherche au niveau de la collection de sites

Restauration d'une Application de Services

Gestion des types de fichiers bloqués

Mise à jour du mot de passe d'un compte géré

Changement des informations de quota d'un site pour une collection de sites

Configuration de la visibilité sur les résultats de la recherche (sites, listes, répertoires)

Retours d’expérience: Gouvernance

Design

« Comment développer mes équipes et assurer le niveau d’expertise requis ? »

► Grille d’évaluation des compétences, plan de formation adapté

Matrice de compétence SharePoint

Design

Evaluation du niveau de connaissance des équipes études et exploitation autour de SharePoint à partir d’une grille d évaluation avec le support d’un expert développement.

Préconisations associées et définition d’un plan de formation adapté

Design

Retours d’expérience: quelques sujets

Approche graduelle -Personnalisation

Gestion de la connaissance: Formation

Taxonomie

Cycle de vie documents et sites

Rôles et responsabilités

Catalogue de services

Gestion des droits

Gestion de la connaissance: Guide Exploitation

Coûts et Délais de réalisation

Gouvern

anc

eFo

nct

ionnel

Retours d’expérience: Fonctionnels

Design

« Je souhaite mieux gérer et du coup contrôler la prolifération des données suite au déploiement de notre nouvelle plateforme. Comment faire ?»

► Formaliser les processus de gestion de site et de gestion

documentaire

Cycle de vie des documents

Design

Collaboration

Collaboration

Collaboration

GED

Archive

Site d’équipe, de communauté

Publication eDiscovery, hold

Mode collaboration

Centre de document

Cla

ssifi

catio

n Centre d’enregistrement

Arc

hiv

eSearchExport

Suppress

ion

Search

Cycle de vie d’un site Déploiement Mise(s) à jour Suppression

Design

Retours d’expérience: Fonctionnels

Design

«  J’ai créé un dictionnaire d’entreprise. Il est mal utilisé par mes utilisateurs et du coup il est envahi de mots inutiles.. Comment mieux utiliser les fonctionnalités de recherche ? »:

► Définir des règles de taxonomie

Gestion de la Taxonomie

Design

Gestion de la Taxonomie

Design

Besoins•Audiences•Contenu•Technologies

Construction

•Rôles et responsabilités•Procédure d’archivage•Tests d’utilisations

Maintenance

•Processus de gestion•Prévoir ressources suffisantes

Formation•Plan de formation•Guide

Evaluation•Outils retours utilisateurs•Analyse statistiques utilisateurs

Une taxonomie = un dictionnaire d’entreprise

Retours d’expérience: Fonctionnels

Design

«  J’ai un nouveau collaborateur dans mon service. Je n’arrive pas à lui donner exactement les mêmes droits que ses collègues!. J’aurai besoin d’un espace où sont regroupés l’ensemble des droits d’un utilisateur et pouvoir gérer ces droits  »:

► Définir une gestion des droits

Niveaux de permissions

Standards / Personnalisés

Gestion des droits des utilisateurs

Design

Groupes Active Directory

Groupes SharePoint

List

es• Add Items

• Edit Items• Delete Items • View Items • …

Act

ion

s• Manage Personal Views

• Add/Remove Personal Web Parts

• Update Personal Web Parts

Sit

es•Create

Subsites•Add and Customize Pages

•Apply Style Sheets

•Create Groups•…

Utilisateurs

Permissions

Utilisateurs

12 3 18

Listes

Sites

Retours d’expérience: Fonctionnels

Design

« Certains usages SharePoint (développement, BI) entrainent des risques d’instabilité ou de performance pour mon infrastructure ». Comment permettre de multiples usages tout en sécurisant la plateforme ?”

► Mutualiser vos plateformes

Approche graduelle du service

Design

STANDARD• Besoins standard

(collaboration, publication, my sites)

• SLA prédéfinie• Sur étagère donc rapide• Personnalisation simple• Géré centralement• Peu couteux

PREMIUM• Fonctionnalités avancé (BI,

Projet)• Prédéfini en partie• Nécessite une revue des

besoins et un projet : délai plus long

• Personnalisation plus importante (wsp de ferme)

• Processus de qualification (tests)

• Géré centralement

DEDIE• Pour des besoins

spécifiques (sécurité, performance, stabilité)

• Gros projet avec budget de licence/maintenance particulier

• Hautement personnalisable• Gestion de la plateforme

centralisée ou non• Très couteux

$ $$ $$$

Retours d’expérience: Fonctionnels

Design

« A chaque fois que je fais une demande à mon équipe de développement ça me coûte un bras et j’ai un délai de 6 mois.». Est-ce qu’on peut vraiment personnaliser SharePoint facilement et si oui comment? »

► Contrôler les coûts et délais de personnalisation

Diminuer les coûts et les délais de réalisation

Demande de

changement

UI

Design

Développement

Réalisation Livraison

QUALIF/P-PROD/PROD

Mise en production

Admin fonctionnel

Designer/Dev

Développeur

PROTO/PROD

PROD

Solution Sandbox

Solution de ferme

Semaines

Jours

Mois

Design

Agenda

Démarche gouvernance et sujets SharePoint

Design

Approche « Solution »

Retours d’expérience

Jump Start : Gouvernance

Design

Je n’ai pas clairement défini les rôles sur ma plateforme

Je souhaite diffuser les bonnes pratiques

Je souhaite maximiser l’utilisation de ma plateforme

SharePoint

Je souhaite un cadre d’utilisation bien défini

Ateliers de gouvernance et Fonctionnels

Document de gouvernance SharePoint

Proposition de valeur: Réunir l’ensemble des acteursDéfinir les fondations de la gouvernance SharePointDéfinir les rôles, règles et processusIdentifier les chantiers de transformation

Solution technique

Une démarche intégrée «Services »

Consultants et partenaires Techniques

Experts Techniques,

Développement et Support

Consultants et partenaires ITIL

Spécifications détaillées

ImplémentationTests

d’intégration

Recette

Catalogue de Service, organisation et Processus de pilotage

Maintient en Condition opérationnel: Pilotage, Expertise,

support, formation

Directeur Projet

Pilotage du projet

Processus d’exploitation, RACI

Gestion du cycle de vie

Revue de supportabili

té

Garantie

Maintien et optimisation de l’offre et des processus

Centre de Services

Revue de maturité

Revue de sécurité

CADRAGE CONCEPTION TEST DEPLOIMENT MCOVISION

Architecte d’entreprise

Stratégie et Suivi du plan de transformation

Mis

e e

n P

roduct

ion

Revue de code applications

Formation et expertise

Spécifications Plan de Gestion

de services

Spécifications Expertise

Design

Liens utiles

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Claviers, souris et jeux Microsoft…

Merci de nous aider à améliorer les TechDays

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Venez nombreux à la Conf’SharePoint !

3 jours

22, 23 et 24 mai 2013

1000 visiteurs

1 + 15 partenaires

Microsoft 3 Platinum5 Gold7 Silver

4 thèmes

Usages & Retours ClientInfrastructureDéveloppementGouvernance & Stratégie

1 sujet

SharePointet son écosystème

www.confsharepoint.com

4 ouvrages écrits par 13 Microsoftees

http://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels

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