1ère Conférence Développement des acteurs de l’Event et du Meeting – 20 décembre 2012 – Cercle d’Affaires Kadrance

Jeudi 20 décembre 2012

1ère Conférence Développement des acteurs de l’Event et du Meeting

Bienvenue

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Un peu d’histoire…

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Un peu d’histoire…

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LE CONSULTANT

éclairemet en valeur

• expertise• méthode• professionnalisme

NOTRE VALEUR AJOUTÉE• expérience du marché Event & Meeting• indépendants des opérateurs

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Nos spécificités

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Actuellement…

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• des crises• des mutations• offres > demandes

=> Faire la différence !

=> Nous sommes là pour ça !

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Béatrice EASTHAM Stratégie éco-responsable

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Projets

Bouygues Construction Société dans la pétrochimie Viparis Eurosites Agence événementielle – Réponse AO Centre de congrès de Troyes Agence événementielle – Démarche DD

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Actualité

ISO20121

« Systèmes de management responsable

appliqués à l’activité événementielle »

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Evénements et développement durable ??

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Par où commencer ?

Formations

Diagnostic

Coaching

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Combien ça coûte ?

Formations

Diagnostic

Coaching

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Conclusion

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Jean-Michel LOUIS Développement export

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17 ans comme directeur du développement international auprès d’Yves Pépin, fondateur et Principal d’ECA2, société de conception et de production d’événements et de spectacles multimédias, filiale à 100% du Groupe Publicis, et sous la responsabilité de PublicisLive

Vice Président durant les 3 dernières années (2006-2009)

2 années chez Public Système Hopscotch comme directeur du développement international « projets spéciaux ». Création d’une business unit dédiée à l’international

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Events (Cérémonies de la Coupe du Monde 1998, spectacle pyrotechnique de la Tour Eiffel en 2000, Athens 2004 Paralympic Games Ceremonies …)

Installations multimédias semi-permanentes (AcquaMatrix Lisbon World Expo 1998, Toyota Pavilion Aichi Expo 2000,…)

Des installations multimédias pérennes (spectales de Sentosa Island, Nanjing City Mall,…)

En moyenne : 90% de projets à l’étranger pour des clients étrangers

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Création de ZEFRENCHTEUF en juillet 2011. Création de 3 départements distincts :

ZEFRENCH-TALENTS (création)

ZEFRENCH-PRODUCTION (équipements/engineering/project management)

ZEFRENCH-EVENTSGROUP (services)

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Les principes fondateurs :

ZEFRENCHTEUF n’est ni une société de conception – ni une société de production

Son positionnement : les projets spéciaux

  To frog = ZFT est une société pour « grenouiller »

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ZFT: pourquoi ?

Externaliser la fonction « tête chercheuse » Explorer avec « souplesse » de nouveaux marchés Comprendre les environnements Réseauter Trouver des « amis» (les régionaux de l’étape) Mutualiser les coûts de prospection Bénéficier d’un effet de levier inter-partenaires Essayer des combinaisons entre les membres de ZFT

ou aller chercher des solutions ailleurs Créer des synergies sur des projets « borderlines »

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ZFT: comment ?

Mise au point calendrier commun sur la base d’objectifs commerciaux définis pour une période d’un an.

Budget de fonctionnement annuel commun (salaires et charges/frais techniques/% sur affaires).

Transparence des reportings Transversalité des informations entre les partenaires Prise en charge de la relation client au départ puis en

fonction des projets et des partenaires « services à la carte »

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Grenouiller – sur quoi ?

Les projets spéciaux – des projets avec de l’argent Les partenaires de ZFT ont une position sur le marché et une

valeur ajoutée reconnue Les grands événements (JO, Coupe du Monde, Célébrations,

…) Les grandes expositions internationales, mondiales,

universelles Les projets Events «  out of-the-box » Les installations fixes spectaculaires

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Grenouiller – où ?

Le monde est ouvert Les grands projets « tournent » Allez là où cela se joue et si possible avant les autres

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ZFT: les partenaires

ZEFRENCH-TALENTS (création) Luc Petit CREATION (Belgique) ACT lighting Design (Belgique)

ZEFRENCH-PRODUCTION (équipements/engineering/project management) Production Resource Group/Global Special Events (USA) Producers Group (USA) Puy du Fou International

ZEFRENCH-EVENTSGROUP Lenôtre (France) Ruggieri (France)

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Lionel MALARD L’optimisation du business

développement

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20 ans d’observation du marché

• 1 an comme consultant Tourisme/Loisirs, « big five/four »

• 7 ans de journalisme, indépendant• 6 ans comme dirigeant de L’Événementiel (2 M€ de CA, 15

personnes)

• depuis 2006, fondateur d’Arthémuse• consultant « business développement » • réflexions stratégiques et opérationnelles

=> connaissance pointue

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Le contexte du marché

• une profonde mutation• une offre qui explose, une demande qui stagne• des agences qui s’interrogent sur leur modèle• des prestataires dont le positionnement évolue• des lieux qui élargissent leurs offres• des destinations qui se professionnalisent• des donneurs d’ordres tendus…

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Le contexte du marchéÉmergez !

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Les contextes d’intervention

1. LE DIAGNOSTIClucidité

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Les contextes d’intervention

2. LA PROJECTIONvision

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Les contextes d’intervention

3. LES OBJECTIFSchoix

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Les contextes d’intervention

4. LA STRATÉGIErecommandation

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Les contextes d’intervention

5. LE PLAN D’ACTIONSorganisation

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Les contextes d’intervention

6. LA MISE EN ŒUVREaction

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Les facteurs clés de succès

Méthode

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Les facteurs clés de succès

Méthode

Marketing

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Les facteurs clés de succès

Méthode

Marketing

Commercial

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Les facteurs clés de succès

Méthode

Marketing

Commercial

Organisation

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Les facteurs clés de succès

Méthode

Marketing

Commercial

Organisation

Finances

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Quelques références

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Dimitri DORES Relations avec les Directions Achats

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Identité

Dimitri DORES, Consultant, 15 ans d’agences

Evénementiel

Marketing Sportif

Marketing Opérationnel

Corporate

Global

Relations Publiques

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Identité

LINPID CONSEIL, cabinet d’audit et de conseil en solutions d’optimisation des départements et budgets de communication.

Agrégation de 4 expertises

Conseil en communication => pour analyser le marché, la stratégie et les opérations

Management des organisations => pour analyser les flux d’information et de décisions

Expertise comptable => pour analyser la structure financière des prestataires

Audit financier => pour analyser le budget de communication

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L’ambiance actuelle…

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Les forces en présence : annonceurs vs. agences

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Un fossé entre deux mondes

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Constat

Prix opaques = questions, doutes, fantasmes

Implication + forte des directions achats dansles achats de communication Mission : acheter moins et moins cher

Devoir des fournisseurs : + de transparence Collaborer avec les directions achats

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So what ?

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"Il n'existe pas de forteresse imprenable. Il n'y a que des attaques mal menées ». Vauban

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Mais qui sont ces acheteurs ?

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Rôles du service achats

Expertise juridique

Expertise financière

Force de négociation

Optimisation les budgets

Dégage du temps

Rôle tampon

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Les attentes des annonceurs

Compréhension de la problématique de

l'annonceur

Qualité de la création

Cohérence des recommandations stratégiques

Qualité du dispositif opérationnel présenté

Capacité à obtenir et à mesurer les résultats

Pertinence proposition financière

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A vous d’entrer en scène

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Changez votre regard et votre pratique de l’annonceur

Ne le voyez pas comme une vache à lait

Cherchez à le convaincre plutôt qu’à l’épater

Répondez précisément à sa demande

C’est lui qui demandera des suppléments & options s’il a des

besoins

N’utilisez pas 100% du budget alloué

N’essayez pas de faire de la marge cachée dans son dos

Il y a toujours un risque … et la possibilité que quelqu’un comme

moi s’en aperçoive.

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Montrez-vous exemplaire dans la relation

Reporting

Feuille de temps

Présence aux réunions

Stabilité de l’équipe dédiée

Respect des budgets contractuels

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Offre

Nos principaux clients = les directions achats Conception d’outils d’optimisation financière et budgétaire

Profils de l’équipe dédiée & grilles d’honoraires

Grilles d’évaluations, suivi de la relation (reporting, time sheet)

Analyses financières des prestataires

Notre rôle = accompagner les conseils et prestataires pour améliorer la qualité de la relation avec les annonceurs Rendre les offres plus lisibles

Restaurer la confiance dans la valeur ajouté des partenaires

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Méthodologie agence & prestataire

Audit Organisation Prix Offre Présentation

Conseil Positionnement Grille tarifaire Réponses appels

d’offres

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Small is beautiful …

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Références

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Rendez-vous à la table des

négociations

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Tanguy MARY

Capital humain et managerial

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Identité: le 1er chapitre

+ de 20 ans de management à haut niveau dans 2 des agences majeures du marché:

1/Concepteur-rédacteur

2/ Directeur de création3/ Directeur associé4/ Créateur et directeur du départementévénement corporate

5/ Créateur et directeur du départementévénement grand public6/ Directeur du planning stratégique

+ de 1000 problématiques de communication traitées

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Identité: le 2ème chapitre

Une évolution professionnelle à travers une formation d’1 an comme executive Coach à HEC

Une signature de cabinet qui parle d’elle-même:« Donnons une suite à votre histoire. »

3 domaines d’activité: Le management -> Le leadership individuel et/ou collectif, … Les RH -> Le capital humain des entreprises, … La Communication -> Orale, écrite, interrelationnelle, partenariale,

…

3 postures possibles complémentaires:

CONSULTANT – COACH – FORMATEUR

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Identité: le 2ème chapitre

La création d’un processus inédit d’accompagnement des individus et des organisations validé par le corps professoral d’HEC:

L’Art Narratif ®

En réponse à 2 questions essentielles:Pour les individus:

Comme donner ou redonner du sens à son histoire?Pour les équipes:

Comment écrire une nouvelle page d’histoire commune?

Avec examen des ressort rationnels comme émotionnels dans les 2 cas.

Processus employé ou non selon les problématiques des clients.

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Constat

Un point commun à la plupart des acteurs du marché de l’Event et du meeting.

Une prise en compte mauvaise, voire inexistante, des dimensions RH et

managériales.

« On essaie de satisfaire nos clients au mieux, c’est déjà pas mal… »

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Une offre venant en réponse aux 5 principales problématiques identifiées

Problématique 1:Le sous-dimensionnement fréquent de certains collaborateurs par rapport à ce que peuvent attendre légitimement les clients.

L’offre:La seniorisation accélérée

des juniors et/ou stagiaires (en tout ou partie).

Sous forme:-soit de consulting sur un dossier spécifique,

-soit d’un programme de coaching d’individus ou d’équipes à fort potentiel,-soit d’un programme de formations thématisées, …

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Une offre venant en réponse aux 5 principales problématiques identifiées

Problématique 2:A/ La difficulté à déléguer du manager dirigeant et/ou fondateur

qui peut devenir à la longue un vrai frein au développement.B/ La difficulté d’exister du management intermédiaire.

L’offre:Une intervention possible à 3 niveaux

Auprès du manager dirigeant et/ou fondateur:

comment apprendre à déléguer? A faire confiance?

Auprès du management intermédiaire:

comment apprendre à s’affirmer? A se positionner?

Auprès des 2 à la fois:comment apprendre à mieux

s’accorder? A mieux se développer ensemble?

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Une offre venant en réponse aux 5 principales problématiques identifiées

Problématique 3:La difficulté de certains – patrons d’entreprise, directeurs de clientèle, chefs de projet, … – à s’approprier une argumentation commerciale (que ce soit par oral ou par écrit) et la porter avec assertivité et puissance.

L’offre:La mise en forme et/ou en bouche et/ou en écrit

d’un discours et/ou d’un argumentaire marketing ou commercial

Avec un accompagnement sur le fond comme sur la forme:-Soit en tant que consultant

-Soit en tant que coach-Soit en tant que formateur

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Une offre venant en réponse aux 5 principales problématiques identifiées

Problématique 4:A/ L’utilisation au cas par cas des budgets à consacrer à la

formation.B/ La perte de ceux-ci dès lors qu’ils ne sont pas employés.C/ La non-inscription de ceux-ci dans une vision globale et

stratégique.

L’offre:L’externalisation de la gestion de ses budgets de formation

(plan de formation, DIF prioritaire, …)Avec 2 types de formation à mettre en œuvre:

1/ LES FORMATIONS MANAGEMENT, COMMUNICATION, DEVELOPPEMENT PERSONNEL - > Directement prises en charge

2/ LES FORMATION TECHNIQUES -> Sous-traitées

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Une offre venant en réponse aux 5 principales problématiques identifiées

Problématique 5:La difficulté de tout dirigeant à faire autre chose que parer aux urgences et prendre le recul nécessaire pour inscrire son action dans le long terme.

L’offre:Le coaching de dirigeants.

Avec coaching de CODIR complémentaire éventuel.

Sous un format-type de 10 séances sur 5 mois:- 2 séances pour mettre à plat la situation actuelle et la situation désirée.

- 6 séances pour explorer les étapes allant de l’une à l’autre.- 1 séance faisant intervenir un témoin extérieur pour ancrer les évolutions.

-1 séance de débrief et de mise en perspective de l’avenir.

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Une méthodologie en 3 phases

PHASE DE DIAGNOSTIC- Entretien avec le manager dirigeant ou fondateur

-Entretiens éventuels avec certains membres du CODIR et/ou membres du management intermédiaire

PHASE DE MISE AU POINT DE L’INTERVENTION -Intervenir pour quel objectif?

-Intervenir auprès de qui (dirigeant, CODIR, managers, équipes, …)?-Intervenir sous quelle posture (consultant et/ou coach et/ou formateur)?

-Intervenir sous quel délai?

PHASE DE MISE EN OEUVRE

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Quelques références Event et Meeting

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Quelques références autres

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Des questions ?

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Merci de votre attention