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La conférence d'Everial sur le salon Documation 2011 Commandez votre badge visiteur gratuit pour l'édition 2012: http://bit.ly/vZlsN4
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EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 20111 1EVERIAL - Département Numérique
EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 20112 2EVERIAL - Département Numérique
TITRE DE LA PRESENTATIONNumérisation des dossiersAffaires Réglementaires
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EVERIAL
Département Numérique
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
Agenda
Présentation du Projet
• Sécuriser des documents sous format électronique.
• Faciliter la recherche et la restitution des documents
archivés.
• Construire une structure documentaire simple et convivialeparfaitement compatible avec la solution GED future.
INTRODUCTION
5 5
En quelques chiffres
] Créé en 1989 (ex-Archiv-Alpha)
] Un chiffre d’affaires 2010 de 40 M€
] 400 collaborateurs
] 12 sites couvrant la France métropolitaine et des franchises aux Antilles et en Polynésie
françaises
] 4 filiales en Espagne, en Suisse, à Monaco et à l’Ile Maurice
] Capacité de stockage : 12 millions de conteneurs (soit 6 000 km de linéaires)
] Le plus grand et moderne centre de conservation d’archives en Europe à moins d’1h de
Paris certifié ISO 14001
] Capacité de numérisation de plus de 250 000 pages/jour
] Plus de 5000 clients parmi lesquels les principales banques et compagnies d’assurances,
les groupes industriels, les PME, ainsi que de nombreux établissements publiques
] Des références qualités et normes : ISO 9001 (version 2008), NF Z 40-350 , NF Z 42-013
5
EVERIAL – Un groupe leader en gestion documentaire
Présentation EVERIAL
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NOTRE NOUVEAU SITE DE CONSERVATION :
LE MEGASTORE
Construction du plus grand centre de conservation européen, situé à Chartres (28), soit à moins d’1h de Paris.
4 cellules de conservation à ce jour / 2 en construction (livraison à l’été 2011)
Un bâtiment d’exploitation respectant les dernières normes DRIRE en vigueur (enceinte close, contrôle d’accès global, sprinklage de l’ensemble des 5
niveaux de conservation, vidéosurveillance complète du site…).
A l’issue du projet (2013) : Bâtiment de 13 cellules sécurisées sur un site de 19 hectares
Surface au sol de 78 000 m² sur 5 étages de stockage
Capacité de stockage de 390 000 m² soit l’équivalent de 60 terrains de foot, et de 7 020 000 unités de stockage
Le Mégastore est certifié ISO 14001.
Présentation EVERIAL
7
Présentation SWORD Group
� Fournisseur d’applications métiers à forte valeur ajoutée
� Top 100 des éditeurs et intégrateur spécialisé : ECM / SIG / BI….
� Partenariats avec les plus grand éditeurs
� Siège social à Lyon, Opérations dans 37 pays
� 1 800 personnes à travers le monde
� 180 m€ de CA consolidé en 2009
8
Présentation SWORD IDL
Intégrateur global
de solutions
d’Entreprise /
AMOA
Intégrateur global
de solutions
d’Entreprise /
AMOA
Groupe Caisse d’Epargne
Archivage et gestion du dossierréglementaire client
Dématérialisation des dossiers et courriers entrants
Consultation des documents
Gestion de processus métiers
Archivage à valeur probante
100 Millions de documents / an
EMC Captiva Input AccelIBM FileNet P8
Dématérialisation des processus
Workflow - BPM
Dématérialisation
des documents et informations
Recherche
& Gestion des documents
Archivage Opérationnel
& Archivage à valeur probante
Qui sommes-nous ?
Un leader innovant spécialisé dans les produits et
solutions destinés à améliorer la santé, le bien-être
et les performances des animaux.
Présentation MERIAL
MERIAL en un clin d’œil
• Créé en 1997 par la fusion de Rhône-Mérieux
(Rhône-Poulenc, France) et MSD AgVet (Merck &
C°, USA)
• Expertise en produits pharmaceutiques et
vaccins vétérinaires (biologie)
• En 2009 Merial devient la division santé animale
de sanofi-aventis
Présentation MERIAL
MERIAL : chiffres clés 2010
CA 2010 : 2,6 milliards $
Des activités dans plus de 150 pays
9 centres de R&D
16 sites de production dans 9 pays (France, Brésil, USA, Italie, Chine, Royaume-Uni, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Uruguay)
5 600 salariés dans le monde
Présentation MERIAL
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EVERIAL
Département Numérique
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
Agenda
Le Contexte des Affaires Réglementaires
L’industrie de la santé animale - un environnement hautement régulé :
A toutes les étapes de la vie du produit :
- Recherche & Développement
- Soumission réglementaire & Approbation
- Fabrication
- Approvisionnement
- Commercialisation & Promotion
- Support du produit
- Pharmacovigilance
Cadre juridique clair, sujet à une continuelle évolution.
Nos Missions
En accord avec les valeurs, les principes d’excellences et la stratégie
de Mérial nous obtenons l’approbation en temps opportun de nos produits et nous gérons activement le portefeuille de nos produitsdans le cadre de la réglementation.
Nous mettons à profit notre expertise diversifiée et notre implication
dans les associations professionnelles et autres forums afin de créer un environnement favorable qui optimisera le potentiel de notre
société.
Nous gérons ainsi un portefeuille 662 produits commercialisés sur
162 pays.
ATHENS, USA
DULUTH, USA
GAINESVILLE, USA
Autours du monde, les équipes “Regulatory Affairs Corporate” sont localisées sur 6 sites différents.
CAMPINAS, BRAZIL
LYON, FRANCE
SINGAPORE, SINGAPORE
Les Objectifs du Projet
• Sécuriser des documents sous format électronique.
• Faciliter la recherche et la restitution des documents archivés.
• Construire une structure documentaire simple et conviviale mais surtout parfaitement compatible avec une solution finale futur: “Documentum”.
Les contraintes
• Grand nombre de documents à traiter: 2
631 dossiers / 772 930 pages à scanner.
• Délais courts: projet devant être finalisé en moins de 7 mois
• Contenants variés: Pochettes, boites, documents agrafés, sertis, classeurs �
création de sous-fichiers.
• Restitution possible sous 48h du document
• Confidentialité et sécurité maximale dans toutes les étapes du projet.
• Utilisateurs présents tout autours du globe.
• Recherche intuitive basées sur des données métiers.
• Administration simple de l’application.
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EVERIAL
Département Numérique
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
Agenda
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SLIDE SPEED DEMO
EVERIAL
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EVERIAL
Département Numérisation Haute Volumétrie
Trois sites de numérisation industrielle
• Paris IDF
• Lyon
• Site spécialisé dans la gestion de fonds spéciaux à Chalon
sur Saône (71)
Certification norme ISO 9001 Version 2008
Respect des recommandations de la norme AFNOR NFZ42-013
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Contraintes d’intégration dans le système documentaire
� Fichiers Image :
� 1 fichier PDF/A1B par classeur produit, décomposition en onglets,
� N&B, 300 dpi
� Traitements OCR
� Nom du fichier pdf : CodeProduit-No Volume-TypeDocument.pdf
� Fichiers d’index
� 1 fichier d’index par lot (DVD), RestitutionAAAAMMJJ_nolot.csv
� Index métier retenus : code produit, volume, type de document, no de boite, statut international
� Structure des lots (DVD)
� 1 fichier d’index à la racine, 1 sous-répertoire par produit, 1 ou n fichiers PDF par sous-répertoire produit
�Gestion des classeurs multi-produits : sous-répertoire spécifique 001&002
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Procédures Qualité mises en œuvre
� Procédures EVERIAL
� Contrôles croisés durant la production :
- contrôles d’images : contraste, suppression des pages blanches, suppression des traits, redressement, détection de double pages, de pages cornées….
-contrôles d’index : format de saisie, cohérence avec l’inventaire Excel…
� Procédures MERIAL
� Contrôles par échantillon, avec variation de la taille d’échantillon selon la qualité des lots
�Validation des images : qualité d’image, contrôle de séquences de no de page, présence d’onglets, validité du fichier PDF/A…
� Validation des index : vérification du nb de lignes / nb de fichiers, format des champs, contrôles OCR dans les fichiers…
� Contrôle de doublons : en utilisant le fichier Excel d’inventaire
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Application de consultation
� 4 zones géographiques
� Ecran de recherche multi-critères, intégrant
un lien sur le document PDF
� Recherche full-texte à l’intérieur des documents
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Application de consultation : Administration fonctionnelle
� Gestion des imports de document
� Dépôt des fichiers dans un répertoire partagé
� Lancement d’un programme
� Alertes en cas d’erreur et analyse du fichier de log
�Gestion des référentiels
� Code Produit, Nom Produit, Type de document
� Référentiels utilisés lors des injections de document et lors des recherches
�Gestion des utilisateurs
� Connexion à 4 serveurs Active Directory pour l’authentification et l’identification des utilisateurs
� SSO
• Juin à Octobre 2009:
� Organisation du projet
� Inventaire et typologies des documents à scanner
• 12 Octobre 2009:
� Choix des sociétés EVERIAL & SWORD
• 23 Octobre 2009:
� Réunion de lancement du projet
• 16/17 Décembre 2009:
� Validation de l’application e-Doc et formation utilisateurs
• 21 Décembre 2009:
� Recette définitive des documents scannés
Les dates importantes du projet
• 13 et 27 Novembre, 4 et 11 décembre 2009:
� Enlèvements sécurisés Everial des documents
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EVERIAL
Département Numérique
] Présentation MERIAL, EVERIAL et SWORD
] Présentation du Projet
] Solution proposée
] Résultats et Bénéfices
] Conclusion
Agenda
Result of Quality Control done by Merial
30 30 30 30
1 2 30
0
5
10
15
20
25
30
35
Batch 1 Batch 2 Batch 3 Batch 4
Batch
Number of Documents
Number ofdocumentscontrolled
Number of deviation
Result of Quality Control done by Everial
100%
2%0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
1
proportion of documents
Total ofdocuments
Number ofdeviation (Everial)
Contrôles Qualité
Résultats
• Le 21 Décembre 2009, après 7 mois de travail, l’ensemble des documents (2 650 fichiers) étaient disponibles en consultation par tous nos utilisateurs (équipes France, Asie, Latine Amérique et USA).
Bénéfices
• Sécurité des documents.
• Gain de temps pour les équipes.
• Organisation documentaire.
� Opération renouvelée début 2010 pour les documents BIO (850 Doc / 170 000 Pages / 4 Mois)
Questions / Réponses
Stand B09
30 30
EVERIAL - Département Numérique Vélizy, le 30 mars 201131 31EVERIAL - Département Numérique 31EVERIAL – TITRE DU DOSSIER
Siège social
27 rue de la Villette
69003 Lyon
N°AZUR : 0811 23 12 12
Fax : 0811 23 10 10
www.everial.com
ISO 9001 Version 2008
ISO 14001
NFZ 40350 – NFZ 42013