Guide Sage: Toutes les clés de réussite pour votre Migration vers le SEPA

TOUTES LES CLÉS DE RÉUSSITE POUR VOTRE

Migration vers le SEPA

2 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

Édito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

I. Engager le projet SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

A. Initier une approche en mode projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

B. Identifier les services impactés par le SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

C. Cartographier les flux impactés par le SEPA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

a. Les applicatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

b. Les interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

II. Les étapes de la migration SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire . . . . . . . . . 8

B. Revoir ses contrats bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

D. Mettre à jour son ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

E. Adapter son système d’information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

F. Repenser ses organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

III. Les réponses de Sage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

A. Le convertisseur de coordonnées bancaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

B. Les services d’accompagnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

IV. les 7 questions les plus posées par nos clients . . . . . . . . . . . 14

Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Sommaire

3Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

L es nouvelles échéances liées au SEPA se rapprochent et pourtant, peu d’entreprises du secteur privé ont, en France, entamé leur projet de migration. Il est désormais temps de mettre en œuvre ces projets qui peuvent, pour un certain nombre d’entre elles, impacter plusieurs pans de leur système d’information.

Pour vous aider à mieux appréhender les principaux enjeux liés à cette migration, nous avons conçu ce guide à vocation pédagogique. Il a pour objectif de vous accompagner dans les différentes étapes de votre projet, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre système de gestion. Au travers de la lecture de ce guide, nous entendons également vous donner les clés d’une migration réussie et les principaux bénéfices que vous pouvez en tirer.

Édito



Le SEPA (Single Euro Payment Area) est l’aboutissement du processus de changement des instruments monétaires en Europe. Initié en 1999 avec l’introduction de l’Euro comme monnaie unique scripturale, il s’est poursuivi en 2002 avec le passage à l’Euro monétaire. Aujourd’hui, le SEPA est un véritable espace européen qui représente près de 480 millions d’habitants, 9 000 banques et 25 millions d’entreprises, à l’intérieur duquel les paiements vont être harmonisés, remplaçant progressivement les outils dématérialisés de transferts de fonds.

Le SEPA permet à chaque entreprise et à chaque particulier d’effectuer des paiements en euros aussi bien dans les 32 pays que couvre l’espace de l’Europe des paiements que sur leur territoire national avec la même simplicité, le même niveau de sécurité et les mêmes conditions techniques, juridiques et tarifaires. À l’intérieur de cette zone, tous les acteurs économiques utilisant des moyens de paiements dématérialisés sont concernés par le SEPA. Ainsi, en France, au terme de la réforme, les virements et prélèvements s’effectueront sous forme de SCT (SEPA Credit Transfer) et de SDD (SEPA Direct Debit). Les relevés de comptes vont s’enrichir d’informations complémentaires tandis que les RIB adoptent le nouveau format BIC/IBAN.

Dans les entreprises, le passage au SEPA présente différents avantages : raccourcissement des délais de paiement à l’intérieur de la zone SEPA, concurrence plus vive dans la fourniture des services de paiement, baisse des coûts liés au traitement des paiements, ou encore, conquête de nouveaux marchés…

La mise en conformité avec le SEPA nécessite une mise à jour des systèmes d’information

Elle entraîne nécessairement un nouveau format de fichiers pour les échanges avec les banques ainsi que la mise en œuvre d’un nouveau protocole de communication (EBICS ou Swiftnet). Le SEPA touche tous les flux d’échanges (import RIB, nouveaux salariés, notes de frais, participation, intéressement…). Il impose également de remplacer les RIB par les BIC/IBAN et de créer de nouvelles bases de données, d’imprimer de nouveaux formulaires et de modifier les factures. Une démarche qui a des incidences aussi bien sur la comptabilité et la facturation des entreprises que sur la paie des salariés. Pour les entreprises qui délèguent ces opérations à un expert comptable, le changement est relativement simple. Pour les autres, le SEPA entraîne une modification des documents, des données et des logiciels. Au-delà des nécessaires évolutions des solutions de gestion de trésorerie et de communication bancaire, l’adoption du format SEPA a un impact sur différents modules de l’ERP de l’entreprise. Pour réussir cette transition et maîtriser les risques encourus, un pilotage expert s’impose. Les échéances réglementaires se rapprochant, il devient urgent que les entreprises concernées engagent leur processus de migration pour éviter les risques de goulot d’étranglement.

Introduction


Dans le cadre de leur migration vers la norme SEPA, il est essentiel que les entreprises s’inscrivent dans une véritable démarche projet et nomme à sa tête un comité ou un responsable SEPA chargé d’en superviser les impacts sur les processus en place dans l‘entreprise et d’impliquer les services de l’entreprise qui seront concernés (trésorerie, informatique, services commerciaux et marketing, RH, service juridique, communication…).

Sa première mission consiste à réaliser une cartographie des flux et processus qui seront impactés par la migration SEPA de manière à diagnostiquer les besoins préalables, à préparer au mieux le projet de migration, à identifier les ressources nécessaires et à définir le niveau de services le plus adapté. Il définit la stratégie bancaire en prenant contact avec les prestataires, les fournisseurs de logiciels et les banquiers de l’entreprise.

Le SEPA change certaines règles. Il est important de prendre en compte ces nouveaux points réglementaires dans les démarches juridiques, financières, commerciales ou encore marketing de l’entreprise et d’adapter en conséquence les processus.En effet, les délais pour contester un prélèvement sont, dans le cadre du SEPA, allongés. Cette nouvelle donne impacte les procédures liées à la gestion du recouvrement de créances, des contentieux et de la trésorerie de l’entreprise.

Les tâches à prévoir dans le cadre du SEPA en fonction des services :

• Trésorerie : génération du format SEPA (format UNIFI XML) • nouveaux protocoles de communication bancaire (EBICS, Swiftnet) et abandon de X25 • nouveaux contrats télématiques bancaires (conditions financières, protocoles, services, cut-off…) • délais de traitement SEPA (saisie, validation, contrôle, génération…) • traitement des relevés bancaires (nouvelles zones d’information) en trésorerie/rapprochements bancaires.

• Commercial : nouveaux référentiels clients avec le BIC/IBAN, remplacement de l’autorisation de prélèvement par le mandat unique • référentiel produit avec le règlement SEPA.

• Marketing : mise à jour des documents, plaquettes, sites web, multilingue…

• Facturation : BIC/IBAN sur les factures clients et fournisseurs • BIC/IBAN de l’administration fiscale.

• Contentieux : mention du règlement par SEPA et du BIC/IBAN dans la créance contentieuse • modèles d’injonctions de paiement (BIC/IBAN, règlement SEPA).

• Achats : référentiel fournisseur avec BIC/IBAN • mention du règlement SEPA.

• Ressources Humaines : récupération BIC/IBAN des salariés et règlement par mode SEPA • bulletins de salaire avec le BIC/IBAN pour le règlement SEPA.

• Juridique : mise à jour de tous les contrats en liaison avec le SEPA (conditions de vente, tribunal pour litige…) • contenu de la zone libellée et les diverses compensations en cas de défaillance d’une des parties dans les contrats entre les clients et les fournisseurs • transfert de responsabilités dans le cadre du SDD et gestion des mandats de prélèvement.

• Informatique : «upgrader» les systèmes et les logiciels ; donner accès aux utilisateurs éloignés ; ouvrir l’IP à la connexion bancaire (sécuriser les accès).

I. ENGAGER LE PROJET SEPAA. Initier une approche en mode projet

B. Identifier les services impactés par le SEPA


a. Les applicatifsLa migration SEPA impose comme pré-requis de gérer les nouveaux RIB au format BIC/IBAN. Toutes les applications du système d’information gérant des coordonnées bancaires sont impactées par le SEPA. La première étape du diagnostic consiste à vérifier la conformité de ces applicatifs avec ce format BIC/IBAN ainsi que leur capacité à générer des fichiers au format XML :

• Les logiciels de communication bancaire qui permettent de récupérer les relevés de comptes et d’effectuer des virements et des prélèvements

• Les logiciels de trésorerie qui optimisent les flux financiers

• Les logiciels de comptabilité pour la gestion des flux fournisseurs/clients

• Les logiciels de gestion des ressources humaines et en particulier de la paie pour la gestion des salaires

• Les applications orientées métiers qui intègrent des coordonnées bancaires de clients ou de fournisseurs

b. Les interfacesLe SEPA nécessite que les différents applicatifs concernés soient compatibles pour communiquer. Une fois identifiés les applicatifs concernés par le format SEPA, il faut définir leurs points de jonction technologique.

Au niveau informatique, il convient de lister l’ensemble des outils matériels, logiciels et réseaux impactés par le SEPA.

C. Cartographier les flux impactés par le SEPA

Le SEPA impose en France des changements sur toutes les couches de la communication bancaire

Sa mise en place nécessite que les entreprises migrent d’abord vers l’un des nouveaux protocoles de communication bancaire, EBICS ou Swiftnet. Contrairement aux protocoles ETBAC 3 et 5, EBICS et Swiftnet supportent les formats de fichiers XML. Une migration d’autant plus indispensable que ETEBAC 3 et 5 s’appuient sur le réseau X25/Transpac opéré par Orange Business Services et qui ne sera plus maintenu à partir du 30 septembre 2011. Ces nouveaux protocoles de communication bancaire utilisant le réseau TCP/IP (firewall/proxy) nécessitent également de prévoir une sortie IP vers l’extérieur. Une première démarche qui permettra ensuite aux entreprises de s’engager véritablement dans leur projet de migration SEPA.

Les étapes de la migration vers le SEPA dépendent du système d’information de l’entreprise et de sa taille. Si les applicatifs ERP sont

utilisés dans une version récente, l’entreprise réalise une simple mise à jour. Si l’entreprise est équipée d’une solution plus ancienne et souhaite en profiter

pour faire un changement de version majeure, alors le process global sera plus lourd. Mais dans les deux cas, la migration vers les nouveaux protocoles de communication bancaire est un préalable indispensable.

II. LES ÉTAPES DE LA MIGRATION SEPA

A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire

Le choix du Comité Français d’Organisation et de

Normalisation Bancaire (CFONB) pour remplacer ETEBAC :

• Swiftnet ( Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication ) : réseau bancaire international, 3 modes d’accès

• EBICS ( Electronic Banking Internet Communciation

Standard ) : réseau IP, sécurité, format XML


La démarche suivante consiste à récupérer l’ensemble des coordonnées BIC et IBAN de ses clients, fournisseurs et collaborateurs afin de mettre à jour les différents référentiels de sa base de données. Pour réaliser cette opération, les entreprises ne souhaitant pas faire évoluer immédiatement leur système d’information ou leur ERP vers des versions prenant en compte ces nouveaux formats de

coordonnées bancaires peuvent s’appuyer sur des convertisseurs de RIB en BIC/IBAN proposés par certains éditeurs. Pour les entreprises qui externalisent la gestion de leur paie ou de leurs factures, cette démarche sera réalisée par leur prestataire externe. Il convient néanmoins de planifier cette bascule avec le ou les prestataires.

Une fois la base de données à jour, les entreprises doivent mettre à jour leurs applicatifs pour générer le format XML, gérer le BIC et l’IBAN, permettre la saisie du paiement SEPA (SCT et SDD), le retour des informations (relevés bancaires), le rapprochement bancaire, le rapprochement comptable ou encore l’intégration avec la trésorerie.

Les solutions de communication bancaire et de gestion des moyens de paiement sont impactées, et il convient de les faire migrer vers des versions acceptant ces nouveaux formats.

De nombreux services étant concernés par le SEPA, c’est au final l’ensemble de l’ERP qui doit faire l’objet d’une migration vers une version acceptant ce nouveau format.

Pour les entreprises qui utilisent un ERP standard, incluant un contrat de maintenance, cette mise à jour ne prendra que 20 à 25 jours. Mais si l’entreprise a réalisé des développements métiers spécifiques autour de l’ERP, il faudra alors adapter les règles de ces modules en fonction de celles du SEPA. Une démarche qui peut rallonger de plusieurs dizaines de jours la migration du système vers le SEPA.

En matière d’organisation, les entreprises doivent vérifier avec leurs banques l’état de leurs contrats, afin de mettre en place les mandats et avenants nécessaires pour délivrer les services SEPA (SCT et SDD). L’entreprise doit identifier, pour contractualiser avec ses

banques, les personnes habilitées à l’exécution d’opérations sur ses comptes. Enfin, elle doit revoir les procédures d’exécution des ordres transmis, à savoir la génération, la distribution et la gestion des clés X509 banque par banque.

B. Revoir ses contrats bancaires


C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateurs

D. Mettre à jour son ERP


La dernière étape de la mise en œuvre d’un projet SEPA concerne les processus organisationnels de l’entreprise : une étape indispensable à l’optimisation et à la rentabilité de ce projet.

a. Homogénéiser et centraliser ses contrats bancairesLa mise en place du SEPA est l’occasion pour l’entreprise d’étudier la connexion vers d’autres banques dans la zone SEPA. C’est l’opportunité de renouveler ou de centraliser les contrats télématiques et de revoir la structure de ses comptes bancaires. Le réseau IP autorise la centralisation des communications bancaires et l’homogénéisation des flux entre les entreprises et les banques. Le passage au SEPA permet de renégocier les tarifs et le contenu des services bancaires. Autant de démarches qui contribuent à générer des gains de productivité et rationaliser des coûts liés aux frais bancaires.

b. Optimiser les opérations de paiements et de prélèvementsLe SEPA a également un impact sur les modalités de règlement. Dans certains pays tels que la France et l’Espagne, le recours au paiement par chèque ou effet est souvent plébiscité. Il faut profiter du passage au SEPA

pour favoriser les règlements par virement ou prélèvement. Une démarche qui permet d’accélérer et de sécuriser les procédures de traitement et qui est moins coûteuse que les procédures matérialisées. Ainsi, le délai d’exécution d’un virement SCT sur la zone SEPA est de 3 jours ouvrés maximum et passera à 1 jour maximum à partir de 2012. Les commissions d’interchange seront supprimées sur le prélèvement SDD à partir du premier novembre 2012, tandis que le paiement transfrontalier est, avec le SEPA au même coût qu’un paiement national. Ainsi, dans le cadre du SEPA et du SDD, l’entreprise peut remplacer ses autorisations de prélèvements par le mandat unique et étudier l’opportunité du prélèvement transfrontalier. Elle peut harmoniser les différents moyens de paiement utilisés par ses entités en Europe en n’utilisant que le SCT. En simplifiant et en accélérant ainsi ses démarches de prélèvements et de virements, elle s’ouvre de nouvelles opportunités de développement commercial dans les pays de la zone SEPA tout en rationalisant ses coûts.

Les échanges SEPA s’appuyant sur le format XML, la taille des fichiers échangés s’alourdit (x4 pour les paiements et jusqu’à x10 pour les relevés bancaires). Par ailleurs, avec le format SEPA, il est possible d’échanger plus d’informations dans le cadre des SDD et des SCT, avec un champ de 140 caractères (contre 40 auparavant) à la disposition de l’utilisateur pour transmettre un libellé qui parvienne au destinataire sans altération. Il est essentiel que l’entreprise s’assure que

les réseaux et les machines supportent ces nouvelles volumétries en termes de transfert et d’intégration. Ces nouvelles versions des applicatifs, qui s’appuient souvent sur les systèmes d’exploitation les plus récents, sont plus consommatrices en puissance. Leur optimisation nécessite parfois une évolution des machines qu’il convient de prendre en compte dans le budget du projet.

E. Adapter son système d’information

F. Repenser ses organisations


c. Renforcer et améliorer la gestion comptableLa zone de 140 caractères du champ « référence » dans les SCT et les SDD introduit de nouvelles informations qui optimisent les moyens de paiement SEPA. L’identification des flux de facturation gagne en précision. L’allocation et l’enregistrement comptable sont plus appropriés, et le lettrage et la réconciliation (entre les factures en attente de règlement et les paiements) optimisés. Dans cette perspective, le SEPA offre l’opportunité de mener une réflexion sur des projets de dématérialisation des factures ou de l’externalisation de certaines fonctions comptables.


Après avoir adapté ses solutions de gestion financière et ses ERP aux nouveaux protocoles de communication bancaire et au format SEPA, Sage a développé des outils de migration à isopérimètre, des outils d’import, de paramétrage et propose trois niveaux de services pour accompagner les entreprises dans ces étapes de migration.

III. LES RÉPONSES DE SAGE

L’entrée en vigueur du SEPA impose pour tout paiement en euros dans les 32 pays de la zone, l’utilisation du code BIC et du code IBAN en lieu et place du traditionnel RIB ou des coordonnées nationales d’autres pays. Le premier type de paiement concerné est le virement SCT. Sage accompagne les entreprises dans la conversion des comptes RIB vers des comptes IBAN et BIC pour :

• Échelonner la mise à jour de l’ensemble des systèmes impactés par la migration des comptes RIB vers les comptes IBAN/BIC en conformité SEPA

• Réduire et automatiser toutes les tâches manuelles de mise à jour des référentiels

• Réduire les temps de déploiement.

Cette offre est accessible à tout moment et quel que soit le lieu, à partir de la plateforme SaaS de Sage qui assure l’exploitation et le support de ce service dans le cadre des solutions de la Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage soit :

• Sage FRP Treasury Universe Edition (V3.1)

• Sage 1000 Banque Paiement (V5.52, V6.00)

Sage propose également des services étendus aux logiciels d’autres éditeurs :

• Soit avec l’offre de conversion au format d’import-export préconisé par Sage

• Soit avec l’offre de conversion sous un autre format d’import-export. Des prestations complémentaires seront à prévoir pour la mise au format du fichier.

A. Le convertisseur de coordonnées bancaires

a. Accompagnement StandardDans le cadre du niveau de service Standard, Sage accompagne les entreprises qui entendent faire évoluer leur système d’information à isopérimètre. Ce contrat comprend une validation des pré-requis, l’installation et la migration en réel des solutions concernées et une formation utilisateur.

b. Accompagnement PremiumLe contrat Premium intègre un audit préalable du système en place, l’installation et la migration en réel des solutions concernées, une formation sur site et une assistance sur site.

c. Accompagnement SérénitéLe contrat Sérénité comprend une analyse préalable, une installation et la gestion du multi-environnement, la migration à blanc, puis la formation sur site, l’assistance au démarrage,

le suivi de projet et la rédaction du livrable.


B. Les services d’accompagnement

QUESTION 1Depuis quand le SEPA est-il

disponible pour les transferts de fichiers de virement aux banques

(domestiques et internationaux) ? Le SEPA est-il obligatoire ?

Quelles sont les dates limites de bascule par nature

de flux bancaire ?

Le SEPA est une réalité. Il a été lancé le 28 janvier 2008 pour ce qui concerne les virements

domestiques dans la zone SEPA, ce que l’on appelle le SCT (Sepa Credit Transfert). La bascule en SCT doit être effective pour l’ensemble des entreprises aux alentours de fin 2011. Début 2009 - fin 2010, c’est le lancement du prélèvement SEPA, le SDD (Sepa Direct Debit) qui devra être effectif. Les entreprises auront jusqu’à fin 2012 à peu près pour y basculer. Le 1er novembre 2009 : c’est l’inscription dans les droits nationaux de la directive sur les paiements, qui introduit plus de concurrence, et la disparition ou la réduction des délais de traitement, ce que l’on appelle les dates de valeur, sur les moyens de paiement. Il y a un projet de règlement en cours d’approbation au Parlement Européen qui définit les dates butoir : SCT début 2013, SDD début 2014 pour l’ensemble de la zone SEPA.


IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS

QUESTION 2Y a-t-il une période transitoire

durant laquelle le format actuel et le format SEPA cohabiteront ?

Entre les deux dates butoir, nos clients pourront utiliser les formats et les protocoles actuels ainsi

que les nouveautés SEPA, le SCT et le SDD.


QUESTION 3 Le format actuel reste t-il

valable ? Devrons-nous également utiliser le BIC

et l’IBAN pour ces moyens de paiement ?

Les formats actuels restent valables. Le BIC et l’IBAN sont obligatoires pour les virements

SEPA. Il est cependant conseillé de les utiliser pour les virements internationaux au format AFB320, mais ces notions sont obligatoires si l’on fait du SEPA. Ce point est important pour nos clients puisque toutes les applications qui ont un référentiel de compte au format RIB vont le gérer demain en BIC-IBAN.

QUESTION 4Jusqu’à quand ETEBAC 3

reste t-il valable ?

Tant que vous resterez avec ces formats domestiques, vous pouvez continuer à utiliser

ETEBAC 3 pour recevoir vos relevés de compte. Mais le réseau X25, qui supporte ETEBAC 3 et 5, s’arrêtant le 30 septembre 2011, il faut changer de protocole avant cette date.

QUESTION 6Pouvez-vous nous en dire plus

sur les types de champs que comprend le fichier XML ?

Vous retrouvez les champs classiques de ces virements. Il y a des informations complémentaires

qui vont permettre la construction de centrale de paiement et d’obtenir des informations pour les rapprocher et les intégrer avec une base comptable. Le fait que l’on bascule à l’XML va ouvrir d’autres applications : lettrage automatique, rapprochement et dématérialisation de la facture. De nouvelles perspectives s’offrent à vous.

IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS (SUITE)


QUESTION 5Quelles sont les contraintes

techniques et bancaires quand un client passe d’ETEBAC à

EBICS ?

Il y a des clients qui font de l’ETEBAC 3 ou 5 via le réseau RNIS, ou directement avec X25.

Cela disparaît au profit d’un réseau TCP/IP, c’est-à-dire internet. Il y a une modification du logiciel de communication et de moyen de paiement, et puis des avenants aux contrats bancaires. Il doit se rapprocher de sa banque, puisque c’est un autre contrat télématique.


QUESTION 7Qu’en est-il de la signature

électronique ?

Les clients qui ont ETEBAC 5 ont la possibilité d’utiliser la signature électronique vers toutes les

banques avec une seule carte. Ce type d’offre sera disponible sur EBICS. Le CFONB, l’institution française des banques, a émis un planning en deux phases : remplacement du protocole ETEBAC 3 à partir de novembre 2010, et démarrage de la signature électronique sur EBICS.


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