04/13/23

Optimisation du tempsen entreprise

Quels outils pour une meilleure organisation ?

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Procédure type

2. Devis

3. Production

4. Facturation

1. Commercial

5. Suivi client

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1. Commercial

• Tâches à effectuer :Recherche clients et notoriété de la société– Regroupement des contacts prospects et clients, renseignement des

fiches– Planification de la prospection selon un modèle établi : prise de

contact, relance, prise de RDV– Mise en œuvre : téléphone, email, publicité, meetings, salons …

• Documents à regrouper et à croiser– Fichiers de contacts clients et prospects– Planning de prospection– Fiche de présentation de la société et de ses produits ou services– Message type de prise de contact– Agenda des RDV et des tâches– Devis / factures

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1. Commercial – les pertes de temps constatées

• Perte d’informations

• Réécriture des messages de prise de contact

• Réécriture des messages de présentation des produits et services

• Organisation de l’agenda

• Mauvaise gestion du planning / oublis

• Manque d’informations lors d’un RDV avec un client

• Difficulté d’échanger des dossiers entre commerciaux

= PERTE DE TEMPS

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2. Devis

Les tâches à effectuer• Détails du devis et chiffrage• Proposition écrite, cahier des charges• Estimation du temps de réalisation• Relance du prospect

Les pertes de temps constatées• Mise en forme des documents types à fournir• Recherche du contact et de la note explicativepour se remémorer la proposition.• Gestion du planning

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3. Production

Les tâches à effectuer• Planning des ressources• Gestion du stock et du matériel• Suivi de production • Rapport client en cas de long projet• Documents de travail ( plannings, infos générales )• Anticipation sur les prochains contrats (stocks,

ressources …)

Les pertes de temps constatées• Erreur de planification quand à la disponibilité des

ressources ou stock• Mauvais partage de l’information en interne

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4. Facturation

Les tâches à effectuer• Émission de facture• Suivi du paiement• Archivage du projet• Remerciement

Les pertes de temps constatées• Gestion et envoi des factures• Relance

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5. SAV, enquête de satisfaction

Les tâches à effectuer

• Annotation client• Qualification des besoins / relance

• Suivi qualité

• Questionnaire satisfaction

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Conclusions

• Temps perdu

• Pas d’uniformité des documents

• Pas de portabilité

• Pas de communication entre les services

• Recherche de documents

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Avant de décider …

Évaluer les besoins en interne• Quels pôles sont susceptibles d’être optimisés ?• Mon équipe est-elle prête à de tels changements ?• Ces changements sont-ils possibles si mon entreprise

évolue ?• Quel est le retour sur investissement ?• Ais-je le matériel et le bagage technique nécessaire ?