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DESCRIPTION
Vous êtes un cabinet d'expertise-comptable et vous souhaitez reconstruire vos marges ? La "chronologie de la performance" peut vous aider. Dans ce diaporama nous développons la seconde étape de ce parcours : l'optimisation de la production. Nous proposons des méthodes qui ont fait leurs preuves dans d'autres secteurs d'activité et qui peuvent tout à fait être transposées dans le monde de la Profession Comptable Libérale. Nous vous décrirons également en quelques diapositives un produit support : TurboBusiness. Cet outil vous permettra de mieux organiser la production de votre cabinet et d'avoir une visibilité parfaite sur l'état d'avancement des différents dossiers et missions. Cet outil grâce à son planning de charges dynamique vous permettra également d'anticiper vos besoins en ressources pour produire...et bien d'autres choses. Bon visionnage !
Citation preview
Réalisez +30% de gains de productivité…
Repensez les processus du cabinet
Membres du réseau
Respecter les délais
Augmenter le CA conseil
Retrouver de la marge
Faire baisser la pression
Gagner du temps…
Vos souhaits
Chacun ses méthodes(obligations dans Excel)
Manque de fluidité dans les processus collectifs
Pas de budgets de temps prévisionnels ni planning de charge
Pas ou peu de procédures
La réalité
Les experts comptables ont beaucoup travaillé les gains de productivité liés aux outils de production mais peu à ceux
d’organisation
Les collaborateurs sont jugés sur leur capacité à finir à
l’heure… …pas sur les gains de productivité !
2 constats
généraux
La gestion des obligations
« Les experts ont laissé les clefs du camion aux collaborateurs !… »
Tableaux Excel à gogo !
Pas de vision consolidée
ProcessusTâche
Alerte automatiqueclient par mail
Une puissante gestion des processus
Obligations
à dateBudgets
prévision-nels
Planning de
charge
Procédures
indicateurs
manuel
Processus = pivot
Date + ressource + temps normé
Paramétrage
de la tâche
Paramétrage
de l’alerte
automatique
Un tableau de bord de pilotagevisuel et synthétique
Urgence et
importanceDates
butoir et
anticipées
Portefeuilles
chauds,
retards
Sur PC,
Mac, Ipad…
Les
portefeuilles
« chaud »
Historisation
des alertes
Distinguer 2 dates d’obligations
…mais aussiune date
« anticipée » !
Meilleure
maîtrise
des délais
Source de
gains de
productivité
…possède une date
« butoir »…Chaque tâche
Loi de Parkinson« Le travail s’étale de façon à
occuper le temps disponible pour son achèvement »
Le syndrome de l’étudiant« Attendre le dernier moment
pour effectuer le travail »
3/4 du temps productif des collaborateurs
n’est tout simplement pas optimisé
Deux lois du temps impactent vos processus
Répartition du temps D’un dossier de tenue mensuelle
30% de
gains de
productivité
30% 45% 15% 5%
Appro
visio
nnem
ent
Traite
men
t
Contrô
leRe
stitu
tion
Archi
vage
5%
Fluidité, gain de productivité, ponctualité !
Les alertes clients
Envoi d’un e-mail
automatique au client pour lui
réclamer pièces et infos
comptables
Intervention du
collaborateur en charge du
dossier
Date butoir de la tâche respectée
JJ-2J-8
10 à 15%
de gain minimum
Obligations
et planning
dynamiquesLes tâches liées
Date butoir
Tâche A Tâche B
Tâche C Tâche D
Dérapage ?
Fondamental pour un suivi à jour et pertinent !
Dérapage ! Dérapage ! Dérapage !
Un planning
de charge à
jour en permanence !
Vision consolidée, détaillée et dynamique
Prévisions d’embauche, optimisation, équité…
Revoir la construction de vos budgets
Marges de sécurité
Fin de la mission en « juste à temps »
Dépassement de la date butoir générale
Revoir la construction de vos budgets
2 cas se présentent avec 2 inconvénients Perte des
marges de
sécurité
Dépasse-
ment du
délai légal
La solution en 3 mesures 1. Coupez les budgets de chaque phase en 2
2. Mettez des dates butoir intermédiaires plus en amont 3. Accumulez en fin de mission
toutes les marges de sécurité = tampon général
Tampon de sécurité
Comment l’industrie a résolu ce problème
Gain potentiel
Vous pourrez traquer vos gains de productivité
Le danger
des temps n-1…
Y voir clair
enfin !
Vous pourrez mesurervos gains de productivité
Vous préservez vos gains de productivité
Gain final
Reprendre la
maîtrise de votre
organisation !
Membres du réseau
Développer votre conseil avec succès nécessite de repenser d’abord tous les processus de votre cabinet !…
