Restitution de l'atelier ILP de GouvInfo chez TOTAL

Atelier ILP sur l’utilisateur et le flux Information chez TOTAL SA

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Information Autonome Intelligente

Livre blancSynthèse de l’atelier ILP Entreprise

réalisé chez

« Face au flux Information, comment l’utilisateur peut-il s’en sortir ? »




Remerciements

Les ateliers ILP sont des moments privilégiés pour nous, car ils construisentun environnement propice pour provoquer la création de liens qui ne sontpas forcément de même nature :- entre des experts qui tirent leurs forces de la profondeur de leur savoir,- entre des sujets qui ne paraissent pas forcément compatibles de prime

abord,- entre des schémas intellectuels qui n’ont pas forcément les mêmes

zones d’adhérences,- entre des approches commerciales nouvelles fragiles mais valorisantes,

qui remettent en valeur la notion même de dons et de gratuit,

Pour cela, nous devons créer une alchimie subtile pour atteindre un objectifmajeur : que tous les acteurs de l’atelier se soient fait plaisir et aient purajouter à leur histoire des liens qui serviront pour leur évolutionprofessionnelle ou personnelle.

Cela est possible car des personnes croient à cette approche que développeGouvInfo depuis 2010, et la soutiennent au mieux de leurs possibilités. Jesouhaite vivement les remercier avant de vous offrir cette synthèse.

Merci donc à Christophe BINOT (Total), Isabelle KERAUDREN (Transdev),Florent DEWAS (ABS), Patrick LARCHEVEQUE (Ministère de la Défense),Xavier HENDERSON (Air France), Daniel COLAS (DC²), André TIAO, etGregory MAUBON (Maubon.info).

Et un grand merci à vous tous, pour votre implication, votre confiance, etvotre support dans le temps.

Jean-Pascal PerreinPrésident GouvInfo IAI

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Plan

• Remerciements 2• Déroulement de l’atelier 4• Les acteurs 6• Les échanges 8• La synthèse de Patrick 13• Sujet N°1 : la valorisation 14• Sujet N°2 : les fondamentaux 15• Sujet N°3 : l’utilisateur 16• Infographie 20• Points de vue des participants 19• Les votes et évaluations 26• Présentation de GouvInfo IAI 31• Notes 39

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Déroulement de l’atelier

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Vue organisationnelleQuelles organisations de pilotage

pour mieux gouverner le fluxInformation ?

Vue valorisation del’information

Comment innover par les usageset valoriser l’information ?

Vue transformation etchangement

La maitrise du flux Informationaméliore-t-elle la conduite du

changement ?

Vue opérationnelleComment doit-on construire un

environnement de gestiond’information ?

Vue méthodes, ‘ROI’Existe-t-il des méthodes pour

valoriser un projet ou construireune entité dédiée au flux

Information ?

Vue fondamentauxQuels sont les fondamentauxqu’il convient d’intégrer pourmaitriser le flux Information ?

Vue mobilitéComment intégrer le flux

Information dans des réflexionsde mobilité ?

Vue acteursFace au flux Information,

comment les acteurs peuvent ilss’en sortir ?

Sujets choisis par les participants de l’atelier

Les choix des participants

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Nous remercions très particulièrement Christophe BINOT et son entrepriseTOTAL SA qui nous ont accueilli pour vous offrir cet atelier.

Les acteurs de l’atelier ILP-TOTAL

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Les acteurs de l’atelier ILP-TOTAL

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Ce qui s’est dit …

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Les participants travaillent sur une ou plusieursfacettes du flux Information :• dématérialisation et digitalisation ;• fonctions d’organisation ;• pour couvrir tout ou partie du cycle de vie

documentaire depuis le collaboratif jusqu’àl’archivage, du niveau document jusqu’à la gestiondes connaissances ;

• pour protéger l’information, traiter de propriétéintellectuelle ;

• pour développer l’interface information complexe/ humains.

« Merci aux journalistes présents »« Cet atelier Illustre de la pluralité des approches sur

l’information »

Qui sont doncces acteurs, quiétaient présents

à cet atelier ?

Des gouverneurs del’information, Knowledge

managers, Records Manager,Architectes, InformationManagers, Conduite du

changement, Data Managers,Conformité, …




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Ce sont des rôles diversifiés : communauté, membres,consommateurs, créateurs, … Pour certains, le besoinest uniquement d’être consommateurs ou créateursbasiques.

Les acteurs se positionnent par leur degréd’interactivité, leur collaboration dans un groupe. Enfinal c’est un critère d’employabilité personnel.Etre acteur plutôt qu’utilisateur, c’est s’approprierl’outil et ses règles, voire ses contraintes.C’est comme conduire une voiture, il y a des règlesdans le code de la route, mais les usages s’apprennentd’abord par la formation, puis l’accompagnement, etsurtout en conduisant parmi les autres conducteurs.

« un décideur est de fait un acteur »

Parlons nousd’acteurs ou

d’utilisateurs ?


« Nous sommes la clefpour nous en sortir, en

restant des adultesface aux outils»





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Plusieurs approches cohabitent :• « hard » en parlant juridique, risque,

cyberattaque, procès, …• « soft » efficacité (ou …inefficacité)

personnelle et collective.

Sensibiliser, c’est largement évangéliser,dans ce domaine, il reste des croyancesancestrales. Il faut encore faire face àdes baronnies pour qui l’information est« reste le pouvoir », alors qu’elle estdisponible partout.

« L’évangélisation vient souvent du basvers le haut. Quel rôle doit avoir le

middle management ? »

« Les indicateurs pour les utilisateursn’existent pas ou sont exclusivement

répressifs »

Commentsensibiliser ?

« Cela bougetrès

Très vite »





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L’ambition est que cela recouvre toute l’information,tout le flux Information.

« Information = donnée + contexte »Le point de départ et la dynamique sont affaires decontexte et de maturité :• focaliser sur les données, ou sur les documents,• partir des informations accessibles aux outils de la

DSI,• partir des métiers qui s’impliquent et laisser les

autres pour plus tard,• partir d’un existant papier et développer

l’électronique …« Il faut un responsable + propriétaire de l’information

quand on veut la maîtriser »

Quel champd’action faut il

maîtriser ?

« Aborder le sujet avecun esprit analytiquen’est pas adapté : il

faut une vuesystémique »





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Créer ou conforter uncontexte favorable, unenvironnement de confiancedans lequel on fixe unepolitique, des règles, desprocessus en même tempsque les outils pour que cecorpus soit facile à mettre enœuvre au quotidien.Viser une bonnecompréhension des acteurs /utilisateurs.Veiller à ce que les outilspermettent une pratiqueaisée et généralisée auquotidien.Et surtout, ils doivent aider àappliquer les règles qui sontdéfinies dans desfondamentaux.

Les moyens pourmaîtriser

l’information




La Synthèse de Patrick LarchevequeLes notions de risques et de responsabilité ont souvent été mises enexergue dans cet atelier. Le slide présenté par Jean-Pascal et décrivant leflux Business/Risques inséré dans son écosystème et le monde extérieur àl’organisation suffit à comprendre cette préoccupation des participants.

Aujourd’hui, nous assistons à une évolution très rapide, trop rapide de latechnologie qui a pour conséquence un accroissement constant du niveaud’immaturité des utilisateurs, des outils et des organisations face à cesnouvelles technologies qui sont appliquées presque instantanément etmises sur le marché sans réel recul. Cela se traduit, plus particulièrementdans le domaine de la sécurité des systèmes d’information et decommunications, par une multiplication des vulnérabilités suivant un cycletrès court, ainsi qu’une densification et une accélération des fluxinformationnels. Dans un tel contexte, il devient essentiel de considérer labalance opportunités/risques, tant personnelle que pour les entreprisesdans l’équation de la gouvernance du flux information. Un facteur clef desuccès : s’appuyer sur des fondamentaux adaptés, suffisants mais nonécrasants (cadre juridique et partage des responsabilités par exemple).

Jusqu’à présent évangélisée par la base de l’entreprise et le middlemanagement, la gouvernance du flux information trouve son ticket d’entréeau plus haut niveau de management des entreprises par les risques. Eneffet, ces derniers pesant toujours plus sur la maitrise du flux informationde l’entreprise peuvent se concrétiser en pertes financières lourdes. Laprise en compte récente de la dimension cyber menace par les grandesentreprises et administrations est le premier signe d’une réelle prise deconscience de la rupture entre technologie et maturité de l’entreprise ausens large sur le plan de la sécurité (utilisateurs, outils et organisation).Cependant, la sécurité ne demeure qu’une des nombreuses facettes de lagouvernance du flux information et l’effort de rapprochement vers lavalorisation de l’information reste encore à comprendre et à concrétiser.

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Morceaux choisis1er sujet : valorisation de l’information

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2nd sujet : les fondamentaux

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Morceaux choisis




3ème sujet, le choix de notre hôte

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Point de vue Grégory Maubon - www.maubon.infoConsultant expert en Réalité Augmentée et Usages Numériques

Morceaux choisisComment l’utilisateur peut s’en sortir ?




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Point de vue Jean-Pascal Perrein - www.3org.comConsultant en gouvernance et usage du flux Information

Morceaux choisis3ème sujet, le choix de notre hôte

Comment l’utilisateur peut s’en sortir ?




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Point de vue Daniel Colas - www.dc2.frConsultant en gouvernance documentaire et archivage

Cons

tats

Répo

nses

?

3ème sujet, le choix de notre hôteComment l’utilisateur peut s’en sortir ?




Muriel DEBIBIE – Knowledge & Information ManagementAdvisor - GDF SUEZ

Noël CAVIGIOLI – A été responsable du département Archives& information documentaire à Paris Habitat.

Isabelle KERAUDREN – Knowledge Manager - Transdev

Florent VINCENT – Responsable partage de l’information -Thales Systèmes Aéroportés

Delphine MOUCHEL – Responsable de la gouvernancedocumentaire – DCNS

Christophe BINOT – Responsable de l’entité en charge de lagouvernance de l’information du groupe TOTAL.

Christelle WOZNIAK – Accompagnement du changement etévolution du SI à la SNCF

Point de vue de participants : présentation

Nous remercions ces participants pour avoir pris le temps de répondre defaçon spontanée aux 3 questions posées au cours de cet atelier.

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Open DataSocial marketing

Web sémantique

Nouveaux rôles

Réglementations

Ornicar

Vous pensez vraiment que l’on peut faire comme on faisait hier

« Face au flux Information, …

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au centre

Remettre

de la

réfle

xion l’hum

ain

Big Data

Linked Data

BYOD

BYOS

Objets connectés

Éthique

SécuritéIntelligence artificielle

… comment l’utilisateur peut-il s’en sortir ? »

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Quel périmètre englobe la gouvernance de l’information dansvotre entreprise (papier, électronique, documents, mails, GEDs(technique, bureautique), applications transverses (RH, finances,production…), applications métiers… ) ?

Quels arguments avez-vous utilisé pour que l’utilisateur finalaccepte la contrainte de gérer son information conformément àdes politiques de gouvernance ?

Quels moyens (sanctions ou non) avez-vous dans votreorganisation pour faire respecter les règles (chartes d’usage,contrat de travail, règlement intérieur, politiques, …) ?

Ces questions ont été posées par Christophe Binot (Total)

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Point de vue de participants : les questions

1

2

3




Le périmètre est global ettouche toutes les activités

de l’entreprise

Périmètre très vaste, variéet protéiforme. De niveautrès variable du papier àl'archivage électronique

natif, à des chantiersdigitaux purs

Global : Les directionsRH, légal, Finance,

l’exécutif, les métiers.Tous les documents, les

données pétro-techniques, les

informations : interne etexterne, engageante,

patrimoniale,structurante, sensible.

Point de vue des participants

Tout le périmètre del’information papier ounumérique, textuelle oumultimédia, structuréeou non, y compris dansles applications métier

La gouvernance traiteles documents et à très

court terme lesdonnées. Elle englobetous les processus et

supports avec mise enœuvre dans les SI. Il est

vrai que le sujet desmails n'est pour

l'instant pas d'actualité.

Florent

Muriel

Christelle

Christophe

Delphine

Isabelle

Quel périmètre englobe lagouvernance de l’information

dans votre entreprise ?

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Il n'y a pas encore degouvernance de

l'information

1

Seule la rencontre entreles deux visions permet

de gouvernerl’information dans un

périmètre Entreprise enterme de risque, de

coût et de valeur

Noël




Une meilleuremaitrise et contrôle

des informationsgérées au sein de

l’entreprise. Montrerles risques si non-

respect de cespolitiques

Bien gérée,maîtrisée, il devient

plus aisé et donc plusefficace en termes de

gain de temps del'exploiter

Une organisationsupportée par la

direction: Politique +procédures + des

équipes + des outils


La valeur del’information pourl’entreprise et la

capacité du salarié à lamaîtriser de façon plus

efficace

Faire des utilisateurs desclients en offrant desservices adaptés, et

fiables

La mise en œuvre n‘estpas encore effective, audépart cela passe par de

la communication.

Sans gouvernance del’information, l’utilisateur

développe ses propresadaptations

Florent

Muriel

Christelle

Christophe

Noël

Delphine

Isabelle

Quels arguments avez-vous utilisé pour l’utilisateur final ?

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2




Pas de sanction maisinscrit dans le référentielqualité de l’entreprise.Implémentation de cesrègles dans les outils dusystème d’information

Il existe des référentielsen ligne accessibles àtous pour l’archivagelégal. Il y a aussi un

réseau decorrespondants dans les

branches et activités.Pour la gestion de

l’information, il n’existerien d’aussi formalisé

Une politique de gestion desarchives qui s’applique dansl’ensemble du Groupe et unaccompagnement quotidienpar des professionnels de la

gestion de l’information


Des politiques et directivesqui doivent s’appliquer dansl’ensemble du Groupe, sans

contraintes en terme desanctions vis-à-vis du droit

social

Une politique d’archivage auniveau Entreprise, un travailtransversal et quotidien avecles utilisateurs, d’indicateurs

et d’alerte

Des politiques et desprocédures auditables.

Pour la partiedocumentaire, on

s'appuie sur la norme desystème de

management ISO30300

Pour les règles d’entreprise :un règlement intérieur, unecharte graphique, le contratde travail, des procédures

diverses pour gérer les règlesen vigueur

Florent

Muriel

Christelle

Christophe

Noël

Delphine

Isabelle

Quels moyens avez-vouspour faire respecterles règles ?

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3




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très fatigué(e)

stressé(e)

détendu(e)

curieux(se)

heureux(se)

enervé(e)

en pleine forme

La météo des participants

Résultats des participants à la question« quel est votre météo, lancée au début de l’atelier »

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Les 5 piliers de GouvInfo

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87%

95%

91%

91%

80%

% de participants plutôt d’accord avec les affirmationssuivantes concernant la gouvernance de l’information




Notre civilisation en 2100

Description Réponse

Nous serons retourné dans des grottes, 4,5%

Nous vivrons comme des dieux, les robots feront tout, 9,1%

Notre monde sera comme "1984" (Big Brother, ...) 13,6%

Rien, en fait je ne vois pas le problème, 9,1%

Nous aurons réussi à trouver un équilibre entre "âme" ettechnologies,

27,3%

La technologie prend le dessus sur l'humain : Matrix,Terminator, ..

0,0%

Il existera un gardien universel pour maitriser les dérives, 9,1%

Une guerre mondiale dévastratrice résoud notreproblématique,

13,6%

Nous avons réussi à créer un trou noir, qui a avalé la Terre, 13,6%

Pessimiste45,5%

Optimiste55,5%

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Avec une vue technologie et flux Information, commentvoyez vous la civilisation en 2100 ?

(…)




Moyenne des résultats des personnes ayant assisté à l’atelier

Atelier ILP de GouvInfo chez Total sur le thème de l’utilisateur

Les présentateursFaible Moyen Bien Très bien Exceptionnel

Maitrise des sujets 35% 60%Capacité à faire interagir 45% 50%Qualités pédagogiques 45% 50%Fraicheur, dynamisme 25% 75%

L'atelierFaible Moyen Bien Très bien Exceptionnel

Richesse des sujets 40% 45%Adaptabilité vis-à-vis des participants 45% 45%Intérêt et pertinence des apports 40% 50%Qualité des présentations 55% 40% 5%

Satisfaction généraleFaible Moyen Bien Très bien Exceptionnel

Votre perception 5% 40% 35%

Retour des participants concernant le niveau qualitatifde l’atelier

Votre évaluation

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GouvInfo IAI (Information Autonome Intelligente) est une initiative de« crowd mentoring » pour les personnes qui souhaitent voir le fluxinformation autrement, stresser des sujets transverses, travailler lacomplexité. Aujourd’hui association loi 1901, sa cible est de valider unmodèle puis à terme de se transformer en coopérative d’intérêtcollectif (SCIC).Basé sur un modèle économique durable, sur des fondamentaux forts,et avec une approche décalée, GouvInfo est aussi un terraind’opportunités pour tous, avec des valeurs fortes.

Nous sommes persuadés que plus nous maîtriserons le fluxinformation, plus … nos entreprises seront compétitives, notre environnement professionnel sera riche et fluide, nous anticiperons les risques et l’évolution de nos besoins.

Présentation de GouvInfo IAI

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IsabelleKERAUDREN

Transdev

FrançoisDELION

Bouygues Telecom

ChristopheBINOT

Total SA

ThierryBRUNET

OPENTEXT

Jean-Pascal PERREIN

[email protected]+33 (0)6 61 97 66 55

3org MentoratPatrick LARCHEVEQUEMinistère de la Dé[email protected] : +33 (0)6 51 60 12 76

Florent [email protected]@fcvnet.netTel : +33 (0)6 61 33 10 42

Isabelle [email protected] : +33 (0) 01 74 34 20 72

Jean-PascalPerrein

FlorentDewas

DanielColas

IsabelleKeraudren

PatrickLarcheveque

WilliamBres

FabienGrenet

IrèneAllouche

AlexandreNouhi

2014Les acteurs de GouvInfo IAI

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Permet de former sonmanagement d’une façonpragmatique, valorisanteet avec une capacité demise en application très

rapide

Permet d’enrichir sonréseau en rencontrant des

pairs impliqués sur dessujets transverses, permetd’évaluer son potentiel et

celui du marché

Permet d’adapter son offreaux attentes du marché, de

travailler son image etrendre qualitative sonénergie commerciale

Permet de mûrir lestendances et attentes du

marché, de développer unréseau de partenaires, de

valoriser un savoir

Entité de conseil,un indépendant

Éditeur desolutions/logiciels

Organisationpublique ou privée

Personnephysique

GouvInfoIAI

Nos membres

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Un espace de confiance pour construire notredéveloppement professionnel en s’entre-aidant.

Le modèle économique

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La raison d'être de GouvInfo est de construire un environnementd'opportunités mettant en relation de très nombreux profils demembres ayant chacun des intérêts convergents ou divergents. Sonsubtil équilibre, générateur de forte valeur, s’appuie sur des principesrespectés par tous.

1. Aucune relation commerciale ni de profit sans apport de valeurprofitable pour tous les membres ;

2. Agir avec des démarches rapides, créatives et qualitatives pourenrichir et anticiper le marché ;

3. Être complémentaire et force de proposition avec les institutions etles organismes existants mais pas en concurrence ;

4. Intégrer systématiquement dans chaque réflexion les 5 piliers de lagouvernance du flux Information ;

5. Donner la priorité à la sécurisation de GouvInfo IAI afin que sesmembres puissent travailler sur le moyen et long terme ;

6. Rester ouvert, neutre et aussi transparent que possible vis-à-vis dumarché, des membres, et de GouvInfo IAI ;

7. Valoriser les membres proportionnellement à leur activité etengagement au profit de la communauté et de GouvInfo IAI ;

8. Avoir un comportement et des agissements compatibles avecl’image dynamique, constructive et proactive de GouvInfo IAI ;

9. Respecter les personnes, la valeur apportée et crée dans le cadrede GouvInfo IAI, et la réglementation en vigueur.

Nos commandements

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L’ILP est un atelier dynamique réalisé et animé par desmembres GouvInfo certifiés. Sur 2 à 4 heures, il sedéroule avec une approche multicouches, mélangeantplusieurs sujets, niveaux d’expertises et méthodespédagogiques.Objectif : sensibiliser, faire partager, mûrircollégialement par groupe d’une vingtaine depersonnes différents points de vue, problématiques,attentes concernant le flux Information.

Les benchmarks, à travers 4 évaluations spécifiques etcomplémentaires, permettent de bénéficier de données de décisionspour les membres, pour leurs organisations, pour leurs évolutionsprofessionnelles.

Notre offre

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Le MAI est une formation interactive réalisée sur ½ ou1 journée, animée par des membres GouvInfo certifiés.Elle s’appuie sur des matériaux ludiques (BriquesLego™, Jeu de plateau CivilisInfo™) pour mettre ensituation les participants.Objectif : par groupe de 4 à 10 personnes, sensibiliser,développer des reflexes de prises de décisions vis-à-visdu flux Information, de sa gouvernance, de ses usages,…

La gestion des talentsapporte et favorise unenouvelle manière dedéfinir la valeurprofessionnelle d’unmembre, ainsi que lesopportunités apportéespar GouvInfo.

Les études prospectivessont une façondynamique de provoquerdes réflexions collégialeset des environnementspropices au crownd-mentoring de GouvInfo.

Notre offre

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NOTES




Continuez le débat

En rejoignant la communauté de l’infoet particulièrement le groupe dédié aux ateliers ILP

http://www.gouvinfo.net/cominfo/atelier-ilp/

Continuez le débat

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