Time Management

12 Septembre 2014

CIPMEN

Sommaire

1. Objectif du séminaire

2. Diagnostic

3. Définition du temps

4. Le paradoxe du temps

5. Quelques réflexions sur le temps

6. Nos mauvaises habitudes

7. Grignoteurs du temps

8. Les obstacles de la maîtrise du temps

9. Loi des 80/20 (Principe de Pareto)

10. Axes essentiels pour améliorer la gestion du temps

11. La méthode NERAC

2

Objectifs du Séminaire

La gestion du temps vous aide en :

Vous faisant prendre conscience du temps, de son utilisation

Vous donnant les grands axes de la maîtrise du temps : des méthodes

Vous fournissant des outils matériels

3

Diagnostic

Symptôme : être constamment déborde

Maladie : Lifophilie chronique

Remède : établir régulièrement des priorités

4

Une Définition du temps

Le grand mage proposa d’abord cette question : Quelle est de toutes les choses du monde la plus longue et la plus courte, la plus prompte et la plus lente, la plus divisible et la plus étendue, la plus négligée et la plus regrettée, sans qui rien ne se peut faire, qui dévore tout ce qui est petit, et qui vivifie tout ce qui est grand?

«Zadig »

Voltaire

5

Le Paradoxe du temps

Comme toute ressource, le temps est disponible et destiné à être utilisé. C’est, à l’évidence, la plus démocratiquement répartie; que l’on soit puissant ou misérable, entreprenant ou oisif, génial ou stupide, chacun en a strictement autant à sa disposition.

Le paradoxe du temps, c’est que rares sont ceux qui estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de sa totalité.

A la différence des autres ressources, celle-ci ne peut être achetée ou vendue, empruntée ou volée, stockée ou économisée, fabriquée, multipliée ou modifiée. On ne peut qu’en faire usage. Et si l’on ne s’en sert pas, elle n’en disparaît pas moins.

Elle est, à l’évidence, la plus précieuse de toutes, puisqu’elle est la seule à ne pas être renouvelable.

6

Le temps

Le temps est une ressource ayant une valeur : Rationnelle

Psychologique

Monétaire

7

Le temps

Le temps est notre ressource la plus précieuse, qui, si elle est gaspillée entraîne : Des tensions nerveuses

Des coûts monétaires inutiles

Des pertes d’opportunité

8

Le temps

Le temps c’est un capital : « Le temps est le seul capital des gens qui n’ont que leur intelligence pour fortune »

Le temps c’est le pouvoir : « Avoir du pouvoir, c’est contrôler le temps des autres et le sein propre »

Le temps au cœur de l’époque actuelle : « La machine clé de l’age industriel moderne n’est pas la machine à vapeur, c’est l’horloge »

9

Le temps

10

Le temps

11

Nos mauvaises habitudes

Nous faisons : Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît

Ce qui va vite avant ce qui prend longtemps

Ce qui est facile avant ce qui est difficile

12

Nos mauvaises habitudes

Ce qui nous savons faire avant ce qui est nouveau

Ce qui est urgent avant ce qui important

Ce que d’autres nous imposent avant ce que nous avons choisi

13

Grignoteurs du temps

Absence de planning

Absence de priorités

Excès d’engagements

Management par crise

Précipitation 14

Grignoteurs du temps

Paperasserie et lecture

Routine et train-train

Visiteurs

Téléphone

Réunions

Indécision 15

Cheminement pour s’organiser

16

Sacher commentvotre temps est utilisé

Tenez périodiquementun journal de temps

Identifiez les principalescauses de perte de temps

Analyser votre journalde temps

Réviser vos méthodesde travail et utilisezdes outils d’organisation

Utilisez :• les fiches d’organisation personnelle• le guide personnel d’organisation

1.

2.

3.

Les obstacles de la maîtrise du temps

Nous ne nous connaissons pas assez nous-mêmes

Nous nous laissons trop encombrer par nous-mêmes et par les autres

Nous ne réfléchissons pas assez sur l’emploi que nous faisons de notre temps

17

La loi des 80/20 (principe de PARETO)

20% du temps investi produit 80%du résultat18

Temps

Temps Résultats

Résultats 20 % 80 %

20 %

80 %

Gérer son temps est un art de vivre

Fixer vous des buts

D’ordre personnel

D’ordre professionnel

19

Le temps

« Il vaut mieux faire « LE BON TRAVAIL » (Efficience) que « BIEN » faire un travail (Efficacité). »

20

Votre cube temporel hebdomadaire après classement de vos activités

21

Activités accessoiresmais souhaitables

Activités importantes

Activités critiques

Activitésaccessoireset inutiles

Aménager son temps est un art de vivre

Tenez compte :

De votre horloge interne

Des circonstances

22

Les règles générales du cycle d’efficacité

Le rendement maximal est atteint le matin

L’après-midi commence par le creux-post-déjeuner

Une phase intermédiaire d’efficacité apparaît en fin d’après-midi

La courbe décroît progressivement en début de soirée

Le point le plus bas est atteint à partir de minuit 23

Déterminer les priorités

Par l’analyse rapide des tâches selon :

L’urgence

L’importance

24

Gestion du temps

Pas urgent Urgent

Pas important Jamais fait

Important Pas toujours fait

25

Toujours fait

Fait

C’est la difficulté

Grille des priorités

Tâches C à déléguer

Tâches A à faire immédiatement

Tâches B fixer un délai

éventuellement le déléguer

26Dans le sens de la durée, du futur, des objectifs …

P

Dans le sens de la pression qui monte

Urg

en

ce

Importance

Donner du temps au temps

De même qu’on éteint l’incendie de forêt par un contre feu , il faut pour lutter contre le manque de temps, consacrer du temps à

réfléchir sur l’emploi de son temps.

27

La préparation de la journée

Avantages

Le plan préserve de la dispersion

Le plan engendre une meilleure gestion du temps

Le plan oblige à se remémorer les tâches à effectuer

28

Les avantages de la planification

Atteindre mieux et plus vite vos objectifs professionnels et personnels.

Économiser et gagner du temps pour les tâches et objectifs vraiment importants (tâches de direction, créativité, famille, …).

Vue d’ensemble de tous les projets, tâches, activités.

Moins d’agitation et de stress, mieux prévoir ce qui peut arriver au cours d’une journée.29

Planifier c’est économiser du temps

En anticipant :

Des résultats à atteindre

Des activités que l’on aurait pu omettre

Des obstacles qui pourraient surgir en cours de route

Des moyens à mettre en œuvre

Des informations à recueillir

30

La méthode NERAC

N – Noter les activités, tâches à accomplir

E – Estimer les durées

R – Réserver du temps

A – Arbitrer par priorités

C – Contrôler

31

Noter les tâches à accomplir

Faire une liste des tâches à accomplir absolument dans la semaine (voire le mois)

Noter :

Le travail inachevé

Les nouvelles tâches

Les délais à respecter

Les coups de fil à donner, la correspondance à faire

Les activités fixes, qui reviennent périodiquement .32

Évaluer la durée des activités

Noter pour chaque activité une heure de début et une heure de fin (même approximative)

Veillez à ne pas surplanifier (on prévoit souvent plus qu’on ne peut réaliser)

Respecter les limites que vous vous êtes fixées (gérez votre budget-temps comme vos dépenses d’argent)

Éliminez les factures de dérangement33

Réserver du temps disponible

Planifiez au plus 60% de votre temps

Répartissez votre temps en 3 parties :

60% pour les activités planifiées (emploi du temps de la journée)

20% pour les activités imprévues

20% pour les activités libres et sociales (moments créatifs)

Par prudence ne planifiez même que 50% de votre temps et gardez 50% en réserve

34

Arbitrer par priorités

Élaguez avec réalisme votre liste d’activités

Établissez des priorités

Opérez des sélections

Déléguez des tâches

Reportez, supprimez ou faites des heures supplémentaires pour terminer le reste

35

Contrôler à posteriori

Contrôlez ce que vous avez planifié

Si vous avez reporté plusieurs fois une activité

Replanifiez la tâche non achevée, cela vous obligera à vous y attaquer

Rayez-la, si l’affaire s’est réglée d’elle-même ou n’est plus prioritaire.

36