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Notions de base des calendriers puis appuyez sur F5 ou cliquez sur Diaporama > À partir du début pour commencer le cours. Dans la barre des messages, cliquez sur Activer la modification, Si la lecture des vidéos contenues dans ce cours échoue, vous serez peut-être amené à télécharger QuickTime ou à basculer vers PowerPoint 2013 .

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MS OUTLOOK 2013:Pour planifier une réunion, organiser ses rendez vous, partager son agenda entre collaborateurs et... bien plus pour une meilleure productivité

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  • 1.Notions de base des calendriers puis appuyez sur F5 ou cliquez sur Diaporama > partir du dbut pour commencer le cours. Dans la barre des messages, cliquez sur Activer la modification, Si la lecture des vidos contenues dans ce cours choue, vous serez peut-tre amen tlcharger QuickTime ou basculer vers PowerPoint 2013.

2. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 Aide Avec Outlook 2013, vous pouvez grer les calendriers complexes qui interagissent avec les agendas de plusieurs personnes en temps rel. Vous pouvez aussi vous en tenir une utilisation simple et crer le calendrier qui correspond vos besoins. Dans ce cours, nous allons nous intresser lutilisation du calendrier des fins professionnelles,mais vous pouvez mettre en pratique ce que vous apprendrez ici pour toute autre utilisation, notamment pour organiser votre emploi du temps personnel. Commenons par ajouter un nouvel lment : un rendez-vous ou une runion.La seule diffrence entre les deux est quune runion englobe dautres personnes.Pour commencer, contentons-nous dajouter un nouveau rendez-vous.Cliquez l o vous voulez ajouter le rendez-vous, puis cliquez sur llment.Tapez un objet et un emplacement. Un rendez-vous peut-tre de nimporte quelle nature.Dans ce cas, nous allons rserver un crneau horaire pour effectuer une tche au bureau.Vous pouvez utiliser le calendrier de cette faon pour vous aider rester organis.Cette zone indique le crneau horaire que vous avez slectionn dans le calendrier, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. Dans cet espace, vous pouvez ajouter dautres dtails.Comme vous serez la seule personne utiliser le rendez-vous, vous pouvez ajouter ce que bon vous semble. Cliquez sur Insrer, puis sur Joindre un fichier. prsent, ajoutons le fichier PowerPoint sur lequel nous allons travailler. Voil. Le rendez-vous est cal. Mais ajoutons quelques options supplmentaires.Dans Afficher en tant que, vous pouvez choisir la faon dont les autres utilisateurs verront votre emploi du temps. Ces options savrent utiles lorsque vous partagez votre calendrier.Nous aborderons cette question ultrieurement.Pour le moment, conservons la slection par dfaut, cest--dire, Occup(e).Ainsi, quiconque verra lentre saura que vous ne voulez pas tre drang cette heure-l.Ensuite, vous pouvez dfinir un rappel.Par dfaut, vous recevrez un message de rappel 15 minutes avant lheure de dbut. Faisons passer cette valeur 1 heure. Enfin, attribuons un code de couleur au rendez-vous en ajoutant une catgorie.Ceci nest pas une obligation, mais vous trouverez cela bien pratique si vous avez un agenda charg.Jai ajout plusieurs catgories personnelles.Voil. Nous pouvons maintenant reprer rapidement le crneau horaire que nous avons dfini pour travailler seul. Lorsque vous avez termin, cliquez sur Enregistrer et fermer.Voici le rendez-vous. Si vous voulez modifier la dure, slectionnez le rendez-vous et faites glisser la bordure infrieure. Vous pouvez aussi faire glisser lensemble jusqu un horaire et une date diffrents.Une heure avant lheure de dbut du rendez-vous, nous obtenons un message de rappel.Vous pouvez faire disparatre le rappel ou cliquer sur Rpter pour recevoir un nouveau rappel 5 minutes avant le dbut. Dans le calendrier, vous pouvez lire lobjet et ventuellement lemplacement et dautres dtails,selon limportance du rendez-vous.Mais si vous voulez afficher plus de dtails, il vous suffit de placer le curseur sur un lment pour y avoir rapidement accs. Si vous souhaitez afficher ou modifier les options,cliquez avec le bouton droit sur llment ou cliquez dessus et utilisez longlet Outils Calendrier - Rendez-vous sur le ruban. Pour modifier llment, double-cliquez dessus, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Vous pouvez aussi imprimer le rendez-vous.Pour cela, cliquez sur longlet Fichier de llment. Cliquez ensuite sur Imprimer.Si vous voulez voir laspect du rendez-vous tel quil sera imprim, affichez laperu avant impression ici, puis cliquez sur Imprimer. Vous avez dsormais tous les lments en main pour crer et consulter des rendez-vous.Dans la prochaine vido, nous allons voir plus en dtail comment modifier le mode daffichage du calendrier. Notions de base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires AideAffichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier 2:22 2:33 2:29 4:383:53 Rendez-vous Vido 1/5 3. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 2/5 Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous Pour avoir une bonne lecture de votre agenda, vous devez tre en mesure de modifier le mode daffichage du calendrier. Commenons par les boutons Organiser de longlet Accueil.Il est possible dafficher un jour unique, la semaine, la semaine de travail ( lexclusion de samedi et dimanche) ou un mois entier. Vue Calendrier affiche le calendrier sous forme de chronologie horizontale.Cliquez sur le lanceur de la bote de dialogue pour modifier les paramtres daffichage, tels que vos heures de travail. prsent, accdez longlet Affichage pour pouvoir modifier la mise en page.Par exemple, vous pouvez ajouter le volet de lecture.Cette fonction trs pratique permet dafficher le calendrier et les diffrents lments cte cte.Prenez le temps dexplorer les autres options de longlet Affichage, comme chelle de temps.Avec cette option, vous pouvez modifier la quantit de dtails temporels affichs.Par exemple, vous pouvez afficher le temps par incrments de 15 minutes. mesure que votre calendrier prend du volume, vous pouvez utiliser les outils et les options dOutlook pour faciliter votre navigation et la recherche dlments. Ces flches situes dans la partie suprieure du calendrier vous permettent davancer et de reculer.Selon le mode daffichage slectionn, vous accdez au jour, la semaine ou au mois suivant ou prcdent. Vous pouvez vous dplacer plus rapidement en cliquant sur une date dans ces calendriers.Un autre moyen de slectionner une date est de cliquer sur le lanceur de la bote de dialogue Atteindre sous longlet Accueil. Mais souvent, le moyen le plus rapide de trouver un rendez-vous ou une runion est dutiliser la zone de recherche. Tapez votre texte ici et appuyez sur Entre. Les lments contenant le texte saffichent dans une liste.Double-cliquez sur un lment pour louvrir.Pour revenir au calendrier, cliquez sur la croix dans la zone de recherche.Dans la prochaine vido, nous reviendrons au rendez-vous que nous avons cr dans la premire vido et nous le transformerons en runion. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 4. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 3/5 Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous Nous dcidons de solliciter de laide pour travailler sur notre prsentation.Pour cela, il nous suffit dinviter des personnes au rendez-vous que nous avons cr dans la premire vido, puis den faire une runion.En cliquant sur Inviter des participants, le rendez-vous devient un formulaire lectronique avec une ligne et un bouton Envoyer. De mme, le nom de longlet devient Runion.Nous aurions trs bien pu cliquer sur ce bouton pour crer une runion, mais cette mthode est moins fastidieuse puisque le formulaire est dj complt en grande partie. Cliquez sur pour accder au carnet dadresses.Cliquez sur un nom, puis sur Obligatoire.Ajoutez autant de noms que ncessaire.Si la prsence dune personne nest pas obligatoire, cliquez sur Facultatif.Cliquez sur OK lorsque vous avez termin.Ensuite, remplaons la catgorie Travail individuel par quipe.Nous pouvons galement changer demplacement. Cliquez sur Salles.Si votre organisation prsente les salles de runion et dautres ressources dans le carnet dadresses, vous pouvez ici ajouter une salle. Cliquez sur Oui. Lemplacement est mis jour et le nom de la salle est ajout la ligne .Pour terminer, nous allons ajouter un message cet endroit pour fournir nos destinataires des informations supplmentaires sur la runion. Cliquons ensuite sur Envoyer.Chaque personne figurant dans la ligne , y compris la personne charge du planning de la salle de runion, reoit une invitation qui a laspect suivant.Que les destinataires utilisent ou non le programme Outlookou quils grent leur courrier lectronique dans un navigateur laide dOutlook Web App, ils peuvent noter lemplacement et lheure de la runion et lire votre message. Ils peuvent alors accepter, accepter provisoirement ou refuser linvitation.Ils peuvent galement modifier leur rponse avant de lenvoyer.Un formulaire lectronique souvre dans lequel ils peuvent entrer un message. Ils cliquent ensuite sur Envoyer. Vous pouvez examiner le message lectronique des personnes que vous invitez.Vous pouvez aussi ouvrir la demande de runion dans votre calendrier pour savoir combien de personnes ont accept, accept provisoirement ou refus.Dans la prochaine vido, nous allons utilisons lAssistant Planification pour largir la runion dautres personnes. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 5. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 4/5 Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous Notre runion prend de lampleur. Ainsi, pour viter davoir faire face toutes les difficults que cela implique, utilisons lAssistant Planification. Les participants et les ressources figurent cet endroit.Et en regard de chacun figure leur agenda reprsent par des barres de couleur dans une chronologie. Cette zone ombre reprsente lhoraire de notre runion.Les barres ici indiquent que les participants de notre liste ont dj t invitset que notre runion figure leur agenda.Vous pouvez examiner cette lgende pour connatre la signification de ces barres.Cette participante ayant accept, sa barre indique quelle est occupe cette heure-l.Ces participants sont toujours incertains.Par dfaut, seuls les statuts libre/occup(e) sont visibles dans les barres aucun dtail napparat sauf si le participant partage son calendrier avec nous.Mais les informations dont nous disposons nous suffisent pour trouver un horaire de runionqui se concilie avec lagenda de chacun.Cliquons sur Ajouter des participants, puis ajoutons quelques personnes supplmentaires.Nous allons aussi ajouter une salle de runion plus grande et supprimer la premire.Visiblement, il y a un souci dhoraire pour une personne que nous avons dj invite.Essayons de retarder la runion dune demi-heure.Cela peut se faire ici, mais il est plus facile de dplacer ces lignes pour modifier les heures de dbut et de fin. Une fois que vous avez trouv un horaire qui convient tout le monde, vous pouvez envoyer une mise jour. Et chaque participant reoit une demande de runion mise jour. nouveau, les destinataires peuvent consulter linvitation et cliquer sur Accepter, Provisoire ou Refuser. Les destinataires qui utilisent Outlook peuvent aussi proposer un nouvel horaire.Sils cliquent sur Provisoire et proposition dun nouvel horaire, ils obtiennent une bote de dialogue qui rappelle beaucoup lAssistant Planification. Ils peuvent modifier les heures de dbut et de fin et cliquer sur Proposer une heure. Ils peuvent ensuite ajouter un message et cliquer sur Envoyer. Aprs quoi, vous pouvez ouvrir la proposition et dcider de laccepter, de la supprimer ou dy rpondre. Trouver un horaire qui convienne tout le monde peut tre un vrai casse-tte,mais lAssistant Planification peut faciliter grandement la tche.Dans la prochaine vido, vous dcouvrirez les consquences du partage dun calendrier avec dautres personnes. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 6. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 5/5 Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous Plus vous utiliserez Outlook,plus vous vous sentirez laise pour communiquer et partager des informations avec dautres personnes. Dans la vido prcdente, nous avons vu un exemple de partage de calendrier dans lAssistant Planification. Or, il est possible daller encore plus loin.Par exemple, vous pouvez cliquer sur Transfrer pour envoyer une demande de runion lectronique des personnes sans les inviter rellement. Pour le destinataire, cela sapparente une demande de runion.Il peut laccepter, laccepter provisoirement ou la refuser.Si vous voulez partager votre calendrier dans son intgralit, longlet Accueil vous propose 3 options.Cliquez sur Envoyer le calendrier par courrier lectronique pour envoyer un calendrier dans un message lectronique. Cliquez sur Plage de dates pour slectionner la partie du calendrier que vous voulez envoyer.Vous pouvez mme entrer une plage de dates prcise.Cliquez ensuite sur Dtail pour choisir ce que vous voulez leur montrer :Disponibilit uniquement (qui indique si vous tes occup(e) ou libre), Dtails limits ou Tous les dtails. Cliquez sur OK pour ajouter les informations un message lectronique.Vous pouvez maintenant ajouter des destinataires et cliquer sur Envoyer.Lenvoi par courrier lectronique est tout indiqu si vous voulez simplement envoyer un instantan de votre calendrier, mais si vous voulez permettre aux personnes de consulter votre calendrier comme vous le faites vous, cliquez sur Partager le calendrier. Entrez les personnes avec qui vous souhaitez le partager dans la ligne .Slectionnez ensuite le niveau de dtail partager.Activez cette case cocher pour demander aux destinataires lautorisation de voir leur calendrier. Cliquons ensuite sur Envoyer. Cliquez sur Oui pour confirmer votre souhait de partager le calendrier. Et le message lectronique est envoy. Lorsque vos destinataires ouvrent le message,ils peuvent lire une explication et des instructions pour ajouter votre calendrier. (Tout ceci a t ajout automatiquement par Outlook.) Ds lors quils cliquent pour ajouter ou ouvrir votre calendrier, Outlook passe en mode Calendrier et leur calendrier saffiche ct du vtre. Comme nous avons autoris ces destinataires voir tous les dtails, ils peuvent ouvrir une runion ou un rendez et voir tout leur contenu. La seule chose quils ne peuvent pas faire cest modifier ou ajouter des informations, car par dfaut, ils disposent uniquement dune autorisation de lecture. Sils le souhaitent, ils peuvent agrandir leur calendrier en dsactivant cette case cocher.Si vous voulez viter que les destinataires puissent voir les dtails dun lment,accdez au groupe Balises, puis cliquez sur ce bouton pour le rendre Priv.Ainsi, les personnes avec qui vous avez partag votre calendrier voient le libell Rendez-vous priv et ne peuvent pas ouvrir llment. Si vous voulez consulter ou modifier les dtails du partage, cliquez sur Autorisations du calendrier, puis slectionnez un nom. Ds lors, vous avez une totale matrise sur ce quun destinataire peut voir ou faire dans votre calendrier. Vous pouvez mme leur attribuer une autorisation dcriture.Le partage de calendrier savre trs intressant entre collgues dune mme organisation,mais cette fonctionnalit nest pas toujours disponible lorsque le partage se fait sur Internet.Si vous obtenez un message analogue, vous pouvez tenter lopration suivante.Cliquez sur Publier en ligne. Puis, choisissez Publier ce calendrier.Si vous tes connect un service compatible avec le partage de calendriers en ligne, vous obtenez une bote de dialogue de ce type. Entrez les dtails que vous voulez montrer aux utilisateurs, la plage de dates, puis choisissez Restreint ou Public. Si vous choisissez Restreint, les internautes ne pourront pas rechercher le lien permettant daccder votre calendrier. Sachez toutefois que les personnes auxquelles vous communiquez le lien peuvent parfaitement le transmettre des tiers, alors veillez ne publier les informations de calendrier que vous voulez bien partager avec les internautes. Cliquez sur Commencer la publication. Ensuite, envoyez ces liens aux personnes pour quelles puissent accder votre calendrier. Vous connaissez prsent les rgles de base pour utiliser le calendrier dans Outlook 2013.La prochaine tape pour vousva consister crer un rendez-vous ou une runion et exprimenter certaines options.Testez galement les commandes du ruban.Ensuite, consultez le rsum du cours. Vous y trouverez des liens vers des informations complmentaires sur lutilisation dOutlook 2013. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 7. Voir aussi Autres cours de formation Ajouter des jours fris au calendrier Imprimer un calendrier contenant des rendez-vous et des runions Partager un calendrier Outlook avec dautres personnes Crer un rendez-vous Pour commencer, contentons-nous dajouter un nouveau rendez-vous. Cliquez l o vous voulez ajouter le rendez-vous dans le calendrier puis, sur le ruban, cliquez sur Accueil > Nouveau rendez-vous. Modifier le mode daffichage du calendrier Par exemple, commencez avec les boutons Organiser de longlet Accueil. Il est possible dafficher un jour unique, la semaine, la semaine de travail ( lexclusion de samedi et dimanche) ou un mois entier. Laffichage Calendrier affiche le calendrier sous forme de chronologie horizontale. Crer une runion Il suffit de cliquer sur Inviter des participants pour que le rendez-vous devienne un formulaire lectronique comportant une ligne et un bouton Envoyer. Cliquez sur pour ouvrir le carnet dadresses, cliquez sur un nom, puis cliquez sur Obligatoire. Ou bien, si la prsence de la personne nest pas indispensable, cliquez sur Facultatif. Utiliser lAssistant Planification LAssistant Planification vous permet notamment dajouter des participants, de consulter leur agenda et leur disponibilit, de rserver une salle de runion et de regarder qui a accept et qui a refus linvitation. Partager votre calendrier Plus vous utiliserez Outlook, plus vous vous sentirez laise pour communiquer et partager des informations avec dautres personnes. Aide Rsum du cours Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide 5 761 2 3 4 8 Rsum du coursNotions de base des calendriers Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53 8. Consultez dautres cours Aide Rsum du cours Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide 5 761 2 3 4 8 valuation et commentaires Merci davoir suivi ce cours ! Faites-nous part de vos commentaires Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53 9. Aide Rsum du cours Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide 5 761 2 3 4 8 Aide Si vous tlchargez un cours et que la lecture des vidos choue tlcharger la Visionneuse PowerPoint QuickTime Player mise niveau vers PowerPoint 2013 Utilisation des contrles vido de PowerPoint Navigation Arrt dun cours Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53