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Pour la transmission audio, appelez au 1-800-377-0237.Code d'accès :

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Assistance technique

Si vous ne parvenez pas à vous joindre à l'audioconférence, appelez le service d'audioconférence Global Crossing® Ready-Access®, au numéro 1-800-377-0237.

Dans le but de réduire les bruits de fond, activez le mode Muet de votre téléphone ou, sur le clavier de votre téléphone, appuyez sur :

– *6 pour le mettre en sourdine

– *7 pour désactiver la sourdine

Veuillez vous présenter avant de parler.

Ne mettez pas votre téléphone en attente.

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Présentations et attentes

Votre nom Votre emplacement Votre rôle Expérience en tenue des données sur les employés Vos attentes

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Normes

Être responsable de son propre apprentissage. Revenir rapidement des pauses. Participer activement. Poser toute question qui vous vient à

l'esprit. Faire des erreurs, puisqu'il s'agit d'un environnement protégé. Mettre votre téléphone en sourdine durant la présentation.–Appuyer sur *6 pour le mettre en sourdine.

–Appuyer sur *7 pour désactiver la sourdine.

Ne mettez pas votre téléphone en attente.

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Contenu du cours

Embauche ou réembauche d'une personne Modification des données d'employé Conformité à la loi des RH Ajout d'un nouveau poste pour un employé Enregistrement d'une cessation d'emploi Exécution de rapports standard pour vérifier des modifications Ressources de soutien après la formation

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Embauche ou réembauche d'une personne

Vue d'ensemble

Pour embaucher ou réembaucher une personne, utilisez l'assistant Nouvel employé.

Cet assistant vous aide à saisir les renseignements personnels d'un nouvel employé et ses données d'emploi, de paie, d'impôt, d'horaires et de présences.

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Qu'est-ce qu'un flux de travail de nouvelle embauche?

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Exemple

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Renseignements importants

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Qu'est-ce qu'un modèle de nouvelle embauche?

Un modèle peut comprendre certains des renseignements suivants :

Champs obligatoires et champs facultatifs Liste des utilisateurs visés Processus d'approbation

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Modèles standard et personnalisés

Les praticiens ont le choix d'utiliser un modèle standard ou de créer un modèle personnalisé.

Un modèle standard contient des éléments de données prédéfinis qui s'affichent automatiquement dans l'assistant.

Un modèle personnalisé est créé et mis à jour par un praticien pour répondre à des besoins d'affaires spécifiques.

Remarque : lors de la mise en œuvre, votre représentant ADP vous aidera à définir les modèles personnalisés dont vous avez besoin pour commencer.

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Pourquoi recourir à un modèle personnalisé?

Voici les quatre principales raisons d'utiliser un modèle personnalisé :

1. Il existe certains types d'employés qui nécessitent de saisir des données différentes lors de l'embauche, la réembauche, le congédiement ou le départ de la personne.

2. Les besoins de l'entreprise ne correspondent pas aux critères inclus dans le modèle standard.

3. Des champs spécifiques doivent être remplis.

4. Des champs de données spécifiques qui ne sont pas obligatoires sont inclus dans le modèle standard (ce qui limite les profils).

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Exemple

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Démonstration : Saisie d'une nouvelle embauche

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Tâches supplémentaires de nouvelle embauche

Il pourrait être nécessaire que les employés nouvellement embauchés ouvrent une session dans ADP Workforce Now pour effectuer certaines tâches, notamment :

–Saisir des renseignements sur les licences et les certifications

–Accuser réception des politiques de l'entreprise

–Vérifier des données personnelles

Ces tâches sont configurées de manière à répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

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Exemple

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Suppression d'une nouvelle embauche

Si vous avez fait une erreur durant la saisie d'une nouvelle embauche, vous pouvez supprimer le nouvel employé avant qu'il ne soit inclus dans la prochaine paie, ce qui évitera d'enregistrer une cessation d'emploi pour cette personne.

Utilisez cette fonction si vous découvrez une erreur de saisie des données.

Par exemple : Le nouvel employé n'a pas commencé à travailler comme prévu.– L'information n'a pas été correctement entrée.

Vous avez indiqué que le nouvel employé serait payé dans le module Paie de WFN, mais il s'agit plutôt d'un poste non rémunéré.

Le poste a été ajouté par erreur.

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Conditions de suppression

1. Les données de paie, si elles ont été entrées, doivent être effacées avant de supprimer l'employé.

2. L'employé doit avoir été créé en tant que nouvelle embauche dans la période de paie ouverte en cours.

3. La paie ne doit pas avoir été traitée.

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Type Description

Supprimer Sélectionnez cette option si la personne n'a pas commencé à travailler comme prévu ou si vous constatez une erreur de saisie de données, par exemple un numéro d'assurance sociale erroné.

Conserver, mais retirer en tant que nouvel employé du service de la paie

Sélectionnez cette option pour préserver l'information sur le nouvel employé et le retirer du module Paie d'ADP Workforce Now. Le nouvel employé sera ensuite affiché dans l'onglet Non payé par l'entremise du module de paie d'ADP Workforce Now. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un nouvel employé occupe un poste non rémunéré.

Types et description

Lorsque vous supprimez une nouvelle embauche, vous avec le choix entre deux options quand vous cliquez sur l'icône d'action à côté du nom de l'employé :

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Pour pouvoir supprimer une nouvelle embauche, la paie ne doit pas avoir été traitée. Vous ne pouvez pas supprimer une nouvelle embauche qui a été configurée pour le suivi des horaires, même si vous n'avez pas encore traité de paie.

Si vous supprimez une nouvelle embauche, vous devez entrer de nouveau tous les renseignements sur le nouvel employé. Dans ce cas, sélectionnez Conserver, mais retirer en tant que nouvel employé du service de la paie.

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Quel est le processus de réembauche d'un employé?

Pour réembaucher des employés qui avaient quitté l'entreprise, vous pouvez sélectionner Profils d'emploi dans la section Emploi du menu Employés.

Une réembauche est enregistrée lorsqu'une personne qui était en cessation d'emploi revient travailler dans l'entreprise en tant qu'employé actif.

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Méthode de réembauche

À la page Changer le statut, le praticien remplace le statut En cessation d'emploi ou Absence autorisée par le statut Actif.

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Modification des données d'employé

Vue d'ensemble

Il est parfois nécessaire de modifier les données d'employé, par exemple pour :

Changer le statut d'une personne en cas de retraite, d'absence autorisée, de cessation d'emploi ou de réembauche

Changer son emploi en raison d'une promotion ou d'une mutation

Changer le salaire de l'employé

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Conséquences d'un changement de statut

Quels autres aspects du dossier d'employé peuvent être touchés par le changement de statut d'un employé?

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Processus de modification du statut d'un employé

Étape Description

1 Saisissez la date d'entrée en vigueur.

2 Sélectionnez un nouveau statut.

3 Sélectionnez la raison de modification du statut.

4 Déterminez tout autre changement nécessaire dans les autres sections touchées et apportez les modifications requises :

Paie

Congés accumulés

Horaire d'employé

Comptes libre-service de l'employé ou du gestionnaire

Comptes de praticiens

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Pratique guidée : Mettre un employé en absence autorisée

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Absence autorisée

Une absence autorisée est une période durant laquelle la personne n'occupe pas son emploi principal, mais conserve son statut d'employé.

Un employé peut s'absenter temporairement de son travail pour des circonstances exceptionnelles, par exemple pour des problèmes familiaux, des études, des problèmes médicaux, une invalidité, un service militaire ou des raisons personnelles.

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Activité d'apprentissage : Conséquences des changements d'emploi

Quels changements peuvent être nécessaires à la suite d'une promotion, d'une mutation, d'une relocalisation ou une rétrogradation d'un employé?

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Comment les droits d'utilisateur et le flux de travail affectent-ils le processus de changement d'emploi?

Changement requis Employé Gestionnaire

Praticien des RH et Avantages

sociauxPraticien de

la paie

Praticien des Horaires et présences

Titre du poste X X

Salaire/Revenu X X X

Statut X X

Relations de subordination

X X

Groupes d'entreprise X X

Adresse X X

Coordonnées X X

Téléphone, télécopieur, arrêt postal au bureau

X X

Renseignements fiscaux X X

Fuseau horaire X X

Horaire X

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Pratique guidée : Saisie d'une modification de salaire

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Conformité à la loi des RH

Vue d'ensemble

Voici les sujets couverts dans cette section :

Équité en matière d'emploiMaladie/BlessureSuivi des visas de travailTâche Organigrammes

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Qu'est-ce que l'équité en matière d'emploi?

Les données d'équité en matière d'emploi comprennent des renseignements utilisés pour satisfaire aux exigences liées à la production de rapports de clients internes et aux déclarations gouvernementales.

Cette sélection permet à l'utilisateur de saisir ou de modifier les renseignements suivants :

Date de retour d'enquête Type d'employé fédéral Sexe de l'employé Type d'invalidité Type de minorité visible Type d'autochtone

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Que sont les données de maladie/blessure?

Cette section contient une liste de toutes les maladies ou blessures des employés liées à leur travail.

La loi exige que toutes les entreprises déclarent les problèmes de santé et sécurité au travail qui se produisent pendant les heures de travail d'un employé.

Un praticien désigné dispose des options suivantes : Ajout d'un nouvel incident, en cliquant sur l'icône d'ajout Modification d'un incident existant, en sélectionnant le lien

du numéro de l'incident Suppression d'un incident existant, en cliquant sur l'icône

de suppression

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Suivi des visas de travail et emplois

Cette option permet aux praticiens de : Définir le type de visa sous lequel un employé a été embauché. Faire le suivi et la surveillance des dates d'expiration et des

données relatives aux numéros de visa selon l'employé.

Tâches La liste des rôles liés aux employés est stockée dans les tables

de validation. La liste originale est créée durant l'étape de mise en œuvre. Au besoin, les clients peuvent ajouter des entrées ou modifier

cette liste après la mise en œuvre, en choisissant Configuration > Outils > Tables de validation.

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Organigrammes

Les clients auront la possibilité de voir le bassin d'employés de l'entreprise en temps réel. Le client peut sélectionner les critères qui seront affichés dans l'organigramme.

Il peut choisir, par exemple, le nom, le titre de poste, l'unité fonctionnelle et les coordonnées. L'organigramme peut être imprimé sur demande.

Les organigrammes peuvent être gérés par les rôles suivants : Employés Gestionnaires Praticiens

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Ajout d'un nouveau poste pour un employé

En quoi consistent les postes multiples?

La fonction de postes multiples d'ADP Workforce Now vous permet d'ajouter un poste à un employé existant et d'effectuer le suivi des employés affectés à deux ou plusieurs postes actifs à la fois (rémunérés et non rémunérés).

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Exemple

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Dans quelles situations faut-il utiliser les postes multiples?

SI :ALORS utilisez cette fonction :

L'employé occupe plus d'un poste (rémunéré ou non rémunéré)

Postes multiples

L'employé occupe plus d'un poste et plusieurs formulaires T4 sont requis, car les paiements sont émis sous des numéros d'identification d'impôt fédéral distincts

Postes multiples

L'employé occupe plusieurs postes et il relève de deux ou plusieurs gestionnaires différents

Postes multiples

L'employé change de compétence fiscale d'État/province ou régionale en raison d'une mutation à un autre lieu de travail

Muter l'employé

Le poste de l'employé exige qu'un pourcentage ou qu'un nombre d'heures travaillées soit attribué à différents services

Répartition automatique de la main-d'œuvre

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Que sont les postes rémunérés et non rémunérés?

Description

SI le poste est : ALORS le poste est : Exemples

Rémunéré par l'intermédiaire du module de paie

Payé Nicole est responsable du développement de comptes et elle est rémunérée par l'intermédiaire d'ADP Workforce Now.

Non rémunéré par l'intermédiaire du module de paie

Non rémunéré

Juliette est une entrepreneure affectée à l'entreprise Geneva Entertainment. Elle est rémunérée par une agence externe, et non par l'intermédiaire d'ADP Workforce Now.

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Qu'est-ce qu'un identifiant de poste?

Vue d'ensemble

Un identifiant de poste est généré automatiquement lorsque vous entrez une nouvelle embauche ou que vous ajoutez un autre poste à un employé. Il renferme des données concernant l'emploi et la paie.

Un identifiant de poste peut être généré de trois façons différentes : au moyen de l'assistant Nouvel employé, par l'ajout d'un autre poste (de façon autonome ou avec l'assistant) ou par l'intermédiaire du processus d'importation.

Un identifiant de poste est une chaîne de 13 caractères composée du code d'entreprise (4 caractères) et du numéro de dossier (maximum de 9 chiffres). Pour un poste non rémunéré, le dernier caractère de l'identifiant est la lettre N.

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Types de poste et composants d'identifiant de poste

Les employés ont un matricule d'associé ainsi qu'un identifiant de poste différent pour chaque poste qu'ils occupent. L'identifiant de poste a différentes répercussions sur le dossier de l'employé.

Un identifiant de poste : Désigne de manière unique chaque poste d'un employé qui en

occupe plusieurs, peu importe que la rémunération de ces postes soit gérée ou non dans ADP Workforce Now.

Vous permet d'attribuer différents postes d'employés à différents gestionnaires, s'il y a lieu, de sorte que les gestionnaires puissent accéder aux données concernant les postes qui leur sont subordonnés.

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Vous pouvez modifier un identifiant de poste uniquement pour un poste non rémunéré. Pour éviter les nombreuses répercussions fiscales, NE CHANGEZ PAS les identifiants de poste.

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SI le poste est : ALORS l'identifiant de poste est composé de... Exemple

Rémunéré au moyen du module de paie d'ADP Workforce Now

Code d'entreprise + numéro de dossier d'un maximum de 9 chiffres

3737902468056

Non rémunéré au moyen du module de paie d'ADP Workforce Now, mais associé à un code d'entreprise

Code d'entreprise + numéro de dossier alphanumérique d'un maximum de 8 caractères + N

3737935D9452N

Non rémunéré au moyen du module de paie d'ADP Workforce Now et non associé à un code d'entreprise

Numéro de dossier alphanumérique d'un maximum de 12 caractères + N**Si le numéro de dossier comporte moins de 12 caractères, le numéro est précédé de zéros

00002101D579N

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Qu'est-ce qu'un matricule d'associé?

Vue d'ensemble

Un matricule d'associé permet d'identifier chaque associé. Il sert à stocker leurs données personnelles.

Il est généré par l'assistant Nouvel employé ou par l'intermédiaire du processus d'importation.

Le matricule d'associé est composé de neuf caractères alphanumériques (R0DDHL9I8).

Remarque : aucun caractère spécial n'est accepté (&, #, @).

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Matricule de l'associé

Peut-il être modifié?

Oui, en choisissant Configuration > Options système (si l'option a été configurée comme étant modifiable).

**Pratiques gagnantes : il est déconseillé de modifier les matricules d'associé.

Remarque : si le praticien modifie la configuration pour rendre certaines options modifiables, le système l'avertit des conséquences de telles modifications.

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Quel est le processus de mutation d'un employé?

Vue d'ensemble

Une mutation d'employé est un processus qui, à la suite de modifications apportées au poste d'un employé, peut nécessiter des formulaires d'impôt distincts.

Le processus de mutation permet de gérer les modifications apportées à ces champs et il guide le praticien.

L'employé change de compétence fiscale d'État/province ou régionale en raison d'une mutation à un autre lieu de travail.

L'employé déménage dans une autre province.

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Mutation d'un employé

Remarque : vous ne pouvez procéder à la mutation d'un employé que si l'option Production de déclarations est activée pour le code d'entreprise attribué à l'employé.

Si les modifications apportées au dossier d'un employé nécessitent plus d'un formulaire d'impôt (conformément aux lois canadiennes), le système confirmera que des formulaires d'impôt distincts sont requis.

Incidences Poste (titre du poste, salaire, lieu de travail) Impôts (fédéral, provincial) Options d'employé (vacances, soins dentaires, soins de la vue) Listes de codes (revenus, retenues)

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Pratique guidée : Mutation d'un employé

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Enregistrement d'une cessation d'emploi

Vue d'ensemble

Utilisez l'assistant de cessation d'emploi pour vous guider tout au long du processus d'enregistrement d'une cessation d'emploi.

Dans le cadre de ce processus, vous utilisez un modèle de cessation d'emploi fourni par ADP ou un modèle personnalisé que vous créez.

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Processus de cessation d'emploi

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Modèles de cessation d'emploi

Pour commencer le processus de cessation d'emploi, vous devez sélectionner un modèle. Un modèle peut comprendre certains des renseignements suivants :

Champs obligatoires et champs facultatifs utilisés par votre entreprise

Liste des utilisateurs qui participeront à la saisie des renseignements sur la cessation d'emploi

Processus d'approbation

Vous pouvez utiliser un des modèles système fournis par ADP ou recourir à un modèle personnalisé que vous avez créé.

Remarque : votre représentant ADP créera un modèle personnalisé avec vous lors de la mise en œuvre du système.

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Processus de cessation d'emploi (suite)

Étape Description

1 Entrer la date de cessation d'emploi, le motif et d'autres renseignements généraux, et arrêter la paie de l'employé.

2 Modifier d'autres renseignements, notamment :

Arrêter le dépôt direct

Indiquer que l'employé a retourné les biens appartenant à l'entreprise

Réaffecter des subordonnés directs

Saisir les renseignements sur le paiement final

3 Confirmer et approuver la cessation d'emploi.

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Exécution de rapports standard pour vérifier des modifications

Vue d'ensemble

Utilisez le rapport Piste de vérification pour vérifier les modifications des données d'employé qui ont été entrées durant la période de paie en cours.

Il existe différents types de rapports, comme Piste de vérification, Performance, Horaires et présences, etc.

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Exploration : Rapports standard

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Rapport Piste de vérification

Éléments et description

Élément Description

Résultat Permet d'accéder à tous les résultats de rapport (rapport standard, Mes rapports, rapport personnalisé) à partir de l'onglet Résultat.

Standard Affiche la bibliothèque des rapports standard prédéfinis. Lorsque vous créez un rapport standard, vous pouvez sélectionner vos propres paramètres d'exécution et de tri, filtrer les employés et sélectionner le type de résultat (PDF, Excel, Word ou Crystal Report).

Mes rapports L'option Mes rapports permet de générer une copie d'un rapport standard ou d'un rapport d'équipe en appliquant les paramètres que vous aviez enregistrés, en vue de les réutiliser.

Filtre Vous pouvez filtrer les résultats du rapport selon différentes options comme le type et la catégorie de rapport.

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Rapport Piste de vérification

Vous accédez au menu Rapports pour exécuter le rapport Piste de vérification.

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Rapport Piste de vérification (suite)

Cliquez sur le nom du rapport pour l'exécuter.

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Sélectionnez vos options de rapport sur cette page.

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Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Exécuter.

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Le rapport est en cours de traitement.

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Le traitement est maintenant terminé.

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Cliquez sur l'icône Actions et sélectionnez Afficher sous forme de PDF, afin d'ouvrir et de consulter le rapport.

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Le rapport s'affiche dans une autre fenêtre.

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Exercice pratique : Saisie des modifications des données d'employé

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Vérification des connaissances

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Ressources de soutien après la formation

Vue d'ensemble

Diverses options de formation sont mises à la disposition des utilisateurs d'ADP Workforce Now pour votre organisation.

Tutoriels Web Aide-mémoire Guides d'utilisation

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Accès aux leçons d'apprentissage

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Objectifs du cours

Maintenant que vous avez terminé ce cours, vous êtes prêt à :

Embaucher ou réembaucher une personne Modifier les données d'employé Gérer les données de conformité à la loi des RH Ajouter un nouveau poste pour un employé Mettre fin à l'emploi d'un employé Exécuter des rapports standard pour vérifier des

modifications

Conclusion du cours

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Sondage

Quel est votre niveau de satisfaction à l'égard de la formation que vous avez suivie pour vous préparer à utiliser la solution ADP?

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Documents

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