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Fiche « BOÎTES À OUTILS » > Créer et gérer des questionnaires en ligne avec « Google Forms » < L’expérience de la coordinatrice ATL de Mouscron Date de création de la fiche : 25 juin 2015 – Vous pouvez utiliser ce document ou une partie de ce document, pour peu que vous citiez son auteur et la plateforme ATL Une fiche de la Plateforme communautaire des coordinations ATL [email protected] – www.plateforme-atl.be 1/2 INTRODUCTION En novembre 2014, dans le cadre de l’état des lieux et de l’analyse des besoins de la commune de Mouscron, nous avons demandé au service informatique de la Ville s’il existait un moyen de créer des formulaires en ligne afin de les rendre, selon nous, plus accessibles pour les parents et plus simples à retravailler par la suite. Le service nous a renvoyées vers Google Forms. Comme nous avions déjà envoyé les questionnaires pour les associations et les écoles, nous n’avions plus qu’à contacter les parents et les enfants. ÉTAPES Préparation Nous nous sommes basées sur d’autres questionnaires disponibles sur le site de la Plateforme, en suivant les annexes 1 et 2 de la circulaire 2014 sur l’état des lieux. Création des questionnaires en ligne Voici les étapes nécessaires à la création des questionnaires en ligne : 1) Sur www.google.be, choisissez l’application Drive (via le motif de 9 carrés noirs en haut de page à droite). Cliquer sur le lien « Accéder à Google Drive ». 2) Soit vous avez déjà un compte Google et vous entrez adresse électronique et mot de passe, soit vous en créez un (avec une adresse gmail.com ou avec votre adresse électronique actuelle). 3) Pour créer un formulaire, une fois qu’on se trouve sur la page de Google Drive, cliquer sur le bouton « Créer » 1 situé en première position, dans la colonne de gauche. Une liste comprenant plusieurs choix s’affiche, sélectionner « Formulaire ». 4) Pour la mise en forme du questionnaire, cliquer sur « Changer de thème », en haut de la page. Sélectionner dans la liste le thème qui vous convient. 1 Note plateforme : Ou « Nouveau » selon la version du logiciel. 5) Pour commencer, il faut choisir le titre de votre questionnaire. 6) Pour insérer des questions, un premier « bloc » apparait. Vous pouvez alors insérer l’intitulé de votre question, suivi par un texte explicatif pour, peut-être, faire une précision concernant la question. Vous devez ensuite sélectionner le type de question. 7) Valider la question : une fois la question posée, ne pas oublier d’appuyer sur « ok ». Voilà les liens des questionnaires parents que nous avons rédigé sur Google Forms (« Besoins et attentes des familles concernant l’accueil des enfants…) : hors période de vacances scolaires : https://docs.google.com/forms/d/1u0Ubmc7pA5UWrN r2z4b78vbwrhckD-i1AeMdWDaj4V8/viewform … pendant les périodes de vacances scolaires : https://docs.google.com/forms/d/1CFpJgYsDwg22qc2 0fnsyLB4COJI1-k-QABWhA2zwHsg/viewform Personne ressource Sarah DUBART – Coordinatrice ATL de Mouscron 056/860473 - [email protected] À TRAVERS CETTE FICHE, LA COORDINATRICE ATL DE MOUSCRON PRÉSENTE SON EXPÉRIENCE CONCERNANT LUTILISATION DU LOGICIEL « GOOGLE FORMS » POUR CRÉER ET GÉRER EN LIGNE DES QUESTIONNAIRES POUR LÉTAT DES LIEUX

> Créer et gérer des questionnaires en ligne avec « … · POUR CRÉER ET GÉRER EN LIGNE ... Google Forms vous fournit une adresse Internet en fin de création de questionnaire

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Fiche « BOÎTES À OUTILS »

> Créer et gérer des quest ionnaires en ligne avec « Google Form s » <

L’exp ér ience d e la coo rd inat r ice ATL d e Mo uscron

Date de création de la fiche : 25 juin 2015 – Vous pouvez utiliser ce document ou une partie de ce document, pour peu que vous citiez son auteur et la plateforme ATL

Une fiche de la Plateforme communautaire des coordinations ATL – [email protected] – www.plateforme-atl.be 1/2

INTRODUCTION

En novembre 2014, dans le cadre de l’état des lieux et

de l’analyse des besoins de la commune de Mouscron,

nous avons demandé au service informatique de la Ville

s’il existait un moyen de créer des formulaires en ligne

afin de les rendre, selon nous, plus accessibles pour les

parents et plus simples à retravailler par la suite.

Le service nous a renvoyées vers Google Forms.

Comme nous avions déjà envoyé les questionnaires pour

les associations et les écoles, nous n’avions plus qu’à

contacter les parents et les enfants.

ÉTAPES

Préparation

Nous nous sommes basées sur d’autres

questionnaires disponibles sur le site de la

Plateforme, en suivant les annexes 1 et 2 de la

circulaire 2014 sur l’état des lieux.

Création des questionnaires en ligne

Voici les étapes nécessaires à la création des

questionnaires en ligne :

1) Sur www.google.be, choisissez l’application

Drive (via le motif de 9 carrés noirs en haut

de page à droite). Cliquer sur le lien

« Accéder à Google Drive ».

2) Soit vous avez déjà un compte Google et

vous entrez adresse électronique et mot de

passe, soit vous en créez un (avec une

adresse gmail.com ou avec votre adresse

électronique actuelle).

3) Pour créer un formulaire, une fois qu’on se

trouve sur la page de Google Drive, cliquer

sur le bouton « Créer »1 situé en première

position, dans la colonne de gauche. Une

liste comprenant plusieurs choix s’affiche,

sélectionner « Formulaire ».

4) Pour la mise en forme du questionnaire,

cliquer sur « Changer de thème », en haut

de la page. Sélectionner dans la liste le

thème qui vous convient.

1 Note plateforme : Ou « Nouveau » selon la version du

logiciel.

5) Pour commencer, il faut choisir le titre de

votre questionnaire.

6) Pour insérer des questions, un premier

« bloc » apparait. Vous pouvez alors insérer

l’intitulé de votre question, suivi par un texte

explicatif pour, peut-être, faire une précision

concernant la question. Vous devez ensuite

sélectionner le type de question.

7) Valider la question : une fois la question

posée, ne pas oublier d’appuyer sur « ok ».

Voilà les liens des questionnaires parents que nous

avons rédigé sur Google Forms (« Besoins et

attentes des familles concernant l’accueil des

enfants…) :

… hors période de vacances scolaires :

https://docs.google.com/forms/d/1u0Ubmc7pA5UWrN

r2z4b78vbwrhckD-i1AeMdWDaj4V8/viewform

… pendant les périodes de vacances scolaires :

https://docs.google.com/forms/d/1CFpJgYsDwg22qc2

0fnsyLB4COJI1-k-QABWhA2zwHsg/viewform

P e r s o n n e r e s s o u r c e ▪ Sarah DUBART – Coordinatrice ATL de Mouscron 056/860473 - [email protected]

À TRAVERS CETTE FICHE, LA COORDINATRICE ATL DE MOUSCRON

PRÉSENTE SON EXPÉRIENCE CONCERNANT

L’UTILISATION DU LOGICIEL « GOOGLE FORMS »

POUR CRÉER ET GÉRER EN LIGNE DES QUESTIONNAIRES POUR L’ÉTAT DES LIEUX

Fiche « BOÎTES À OUTILS »

> Créer et gérer des quest ionnaires en ligne avec « Google Form s » <

L’exp ér ience d e la coo rd inat r ice ATL d e Mo uscron

Date de création de la fiche : 25 juin 2015 – Vous pouvez utiliser ce document ou une partie de ce document, pour peu que vous citiez son auteur et la plateforme ATL

Une fiche de la Plateforme communautaire des coordinations ATL – [email protected] – www.plateforme-atl.be 2/2

Envoi

Nous avons envoyé un courrier à 500 familles

sélectionnées par le service informatique, les invitant

à compléter le formulaire en ligne (nous l’avions mis

sur le site de la Ville de Mouscron dans notre

rubrique). Pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur à

disposition, le courrier stipulait qu’ils pouvaient nous

contacter afin de recevoir le formulaire papier à nous

renvoyer afin que nous l’encodions nous-mêmes sur

Google Forms.

Comme nous envoyons une newsletter par mail

avant chaque période de vacances, nous avons

également envoyé le lien des questionnaires via

cette base de données, qui comprend environ 250

adresses. Ce public que nous avons ciblé dispose

d’un ordinateur et a des enfants qui fréquentent des

milieux d’accueil de l’entité.

Pour les questionnaires enfants, nous les avons

envoyés dans différentes écoles. Lorsqu’ils nous sont

revenus, nous les avons à nouveau encodés dans

Google Forms, c’est-à-dire que j’ai recopié le

formulaire dans Google Forms afin de pouvoir

encoder les questionnaires un à un.

RESULTATS

Cette façon de procéder nous a vraiment simplifié

l’encodage des données et est plus économique.

Puisque les données apparaissent directement sous

forme de graphique, elles ne demandent plus de

travail particulier concernant le traitement de celles-

ci.

Nous pensions obtenir plus de réponses

qu’habituellement, mais seuls 10% des personnes

contactées ont répondu.

ENSEIGNEMENTS

Je pense que dans 5 ans, nous utiliserons la même

méthode, mais en essayant de comprendre ce qui a

freiné les parents et d’apporter les modifications pour

augmenter le taux de réponse.

R e s s o u r c e s

▪ Google Forms : https://docs.google.com/forms

L e + d e l a p l a t e f o r m e

▪ Comme tous les logiciels, Google Forms évolue. Des variantes et changements peuvent donc apparaître d’une version à l’autre au cours du temps. Il conviendra donc de lire avec souplesse les indications de la présente note. ▪ Si vous rencontrez quelques difficultés, sachez que vous pouvez trouver beaucoup de réponses à vos questions pratiques en consultant les nombreux forums existants. Pour trouver ces forums, encodez votre sujet/question dans le moteur de recherche de votre choix. ▪ Google Forms vous fournit une adresse Internet en fin de création de questionnaire. Cette adresse est longue et complexe. Il est possible d’obtenir une adresse raccourcie bien plus adaptée à la communication. Pour se faire, vous devez en faire la demande en cours de processus de création du formulaire (case à cocher). ▪ Pour diffuser le lien vers votre formulaire, vous pouvez recourir à de nombreux canaux de communication : site Internet communal, courrier électronique, dépliant papier, lettre d’info électronique, réseaux sociaux, intranet, etc.