· Web view... des différentes catégories d’acteurs de développement des pays de l’espace francophone dans les secteurs de l’énergie et de l’environnement pour le développement

ANNEXE 1

Appel d'offres N° AO 01/2017 – Mise en place d’un SIE dans l’espace UEMOACahier des charges

Institut de la Francophonie pour le développement durable, organe subsidiaire de l’Organisation internationale de la Francophonie

Mise en œuvre d’un système d’information énergétique (SIE) dans les États-membres de l’Union économique et monétaire ouest africaine (UEMOA)

Cahier des charges

Préambule :

Ce document constitue le cahier des charges, relatif à une prestation de maîtrise d’œuvre, en vue de la mise en place du « Système d’Information Énergétique (SIE) dans les États-membres de l’Union économique et monétaire ouest africaine (UEMOA) ».

Le cahier des charges est constitué principalement des chapitres :

Présentation de l’OIF, de l’IFDD et de l’UEMOA

Contexte de la consultation

Exigences fonctionnelles du SIE

Attendus en matière de prestation

Structure et contenu des offres

Organisation de la maîtrise d’ouvrage

Annexe 1 : Glossaire du projet

Note importante :

Le cahier des charges se base sur le rapport d’exécution technique du projet, joint au dossier de consultation, dont la lecture de la part du soumissionnaire est un prérequis à la compréhension du présent document et donc à la qualité de la réponse fournie.

Les documents d’étude constituant le dossier de consultation sont la propriété de l'OIF, ils ne peuvent être reproduits ou diffusés sans autorisation préalable écrite de l'OIF.


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SOMMAIRE

1 Présentation de l’OIF, de l’IFDD et de l’UEMOA.........................................................................51.1 Présentation de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF)..............................51.2 Présentation de l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD).........51.3 Présentation de l’Union Économique et Monétaire Ouest-Africaine (UEMOA)....................6

2 Contexte de la consultation.........................................................................................................72.1 Contexte.............................................................................................................................. 72.2 Les enjeux du projet.............................................................................................................72.3 Objectifs du projet................................................................................................................8

2.3.1 Objectif Global.........................................................................................................82.3.2 Groupes cibles et acteurs clés................................................................................92.3.3 Objectifs Spécifiques.............................................................................................10

2.4 Périmètre fonctionnel du SIE-UEMOA...............................................................................132.5 Périmètre utilisateurs SIE-UEMOA....................................................................................132.6 Prestations attendues de la consultation...........................................................................142.7 Livrables attendus de la prestation....................................................................................15

3 Exigences fonctionnelles du SIE...............................................................................................163.1 Description générale des attendus.....................................................................................16

3.1.1 Exigences fonctionnelles de l’entrepôt de données (EDW) du SIE-UEMOA........163.1.2 Exigences fonctionnelles de la Plateforme d’Intégration du SIE-UEMOA.............163.1.3 Exigences fonctionnelles des outils d’informatique décisionnelle (ID ou Business Intelligence en anglais)......................................................................................................173.1.4 Exigences fonctionnelles du portail web décisionnel du SIE.................................17

4 Gestion de projet........................................................................................................................ 184.1 Démarrage du projet de maîtrise d’œuvre.........................................................................194.2 Descriptif des attendus en terme de gestion du projet SIE-UEMOA..................................19

4.2.1 Etape 1 : Initialisation du projet et Diagnostic préliminaire....................................194.2.2 Etape 2 : Etude et conception...............................................................................194.2.3 Etape 3 : Mise en œuvre.......................................................................................214.2.4 Etape 4 : Recette..................................................................................................224.2.5 Etape 5 : Déploiement...........................................................................................224.2.6 Etape 6 : VABF (Validation d’Aptitude au Bon Fonctionnement)...........................234.2.7 Etape 7 : VSR (Vérification de service régulier)....................................................234.2.8 Etape 8 : Conduite du changement.......................................................................234.2.9 Etape 9 : Maintenance..........................................................................................24

5 Structure et contenu des offres.................................................................................................265.1 Offre technique.................................................................................................................. 26

5.1.1 Présentation générale de la solution.....................................................................265.1.2 Présentation détaillée des fonctions de la solution................................................265.1.3 Architecture technique...........................................................................................265.1.4 Présentation détaillée de la prestation..................................................................275.1.5 Présentation détaillée des charges et planification...............................................28

5.2 Offre financière.................................................................................................................. 285.3 Présentation de la société et des sociétés éditrices de solutions......................................29

5.3.1 Présentation..........................................................................................................295.3.2 Références............................................................................................................29

6 Organisation de la maîtrise d’ouvrage......................................................................................306.1 Organisation des relations entre l’IFDD et le maître d’œuvre............................................306.2 Les intervenants de l’IFDD et de l’UEMOA........................................................................306.3 Instances de pilotage et de gestion de projet.....................................................................31

6.3.1 Comité de pilotage................................................................................................316.3.2 Comité de projet....................................................................................................31

6.4 Processus de production...................................................................................................326.4.1 Gestion des documents.........................................................................................326.4.2 Gestion de configurations logicielles.....................................................................32


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6.4.3 Gestion des modifications.....................................................................................326.4.4 Gestion des livraisons...........................................................................................336.4.5 Gestion des sécurités............................................................................................336.4.6 Gestion des éléments propriétés de l’UEMOA et l’IFDD.......................................33

6.5 Management et Assurance Qualité du projet.....................................................................336.5.1 Généralités............................................................................................................336.5.2 Procédures de qualification et de recette interne..................................................346.5.3 Procédure de recette par l’IFDD............................................................................34

7 Annexe 1 : Glossaire du projet..................................................................................................35


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1 Présentation de l’OIF, de l’IFDD et de l’UEMOA1.1 Présentation de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF)

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation multilatérale fondée en 1970 regroupant actuellement 84 États et gouvernements partageant l’usage de la langue française. L’OIF est une personne morale de droit international public et possède une personnalité juridique, dont le siège est à Paris, France.

Elle est financée par les États et gouvernements membres sous forme de contributions obligatoires ou volontaires. Son budget annuel est de l’ordre de 80 millions d’euros. L’OIF remplit une triple mission : politique, diplomatique et de coopération.

Elle déploie ses actions selon quatre axes :- La promotion de la langue française et de la diversité culturelle et linguistique ; - La promotion de la paix, de la démocratie et des droits de l’homme ; - L’appui à l’éducation, la formation, l’enseignement supérieur et la recherche ; - Le développement de la coopération au service du développement durable et de la solidarité.

L’OIF dont le siège est à Paris dispose de quatre représentations permanentes : à Addis-Abeba, auprès de l’Union Africaine et de la Commission économique de l’Afrique de l’ONU, à Bruxelles, auprès de l’Union européenne, à New York et à Genève, auprès des Nations unies ; de 4 bureaux régionaux : à Lomé (Togo) , à Libreville (Gabon), à Antananarivo (Madagascar) et à Hanoï (Vietnam) pour la zone Asie-Pacifique ; de 2 antennes régionales : à Bucarest (Roumanie) et à Port-au-Prince (Haïti) ; de deux organes subsidiaires : à Québec (Canada-Québec) et à Dakar (Sénégal).

1.2 Présentation de l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD)

L’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD) est un organe subsidiaire de l'Organisation internationale de la Francophonie. L’FDD est né en 1988 de la volonté des chefs d’État et de gouvernement des pays francophones de conduire une action concertée visant le développement du secteur de l’énergie dans les pays membres. En 1996 cette action a été élargie à l’Environnement.

Basé à Québec, l’Institut a aujourd’hui pour mission de contribuer :- à la formation et au renforcement des capacités des différentes catégories d’acteurs de

développement des pays de l’espace francophone dans les secteurs de l’énergie et de l’environnement pour le développement durable ;

- à l’accompagnement des acteurs de développement dans des initiatives relatives à l’élaboration et à la mise en œuvre des programmes de développement durable;

- à la promotion de l’approche développement durable dans l’espace francophone;- au développement de partenariats dans les différents secteurs de développement

économique et social, notamment l’environnement et l’énergie, pour le développement durable.

L’action de l’IFDD s’inscrit dans le Cadre stratégique de la Francophonie, au sein de la mission D « Développement durable, économie et solidarité » et de l’objectif stratégique 7 « Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du Programme de développement pour l’après-2015 et des Objectifs du développement durable ».

L’Institut est notamment chef de file des deux programmes suivants de la programmation 2015-2018 de l’OIF, mis en œuvre en partenariat avec d’autres unités de l’OIF :

- Accroître les capacités des pays ciblés à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies régionales nationales et locales de développement durable, inclusives, participatives et axées sur les résultats, aux niveaux régional, national et local.


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- Renforcer les capacités des acteurs francophones en vue d’une participation active aux négociations et décisions internationales sur l’économie, l’environnement et le développement durable, ainsi que leur mise en œuvre.

Pour plus d’informations sur l’IFDD : http://www.ifdd.francophonie.org

1.3 Présentation de l’Union Économique et Monétaire Ouest-Africaine (UEMOA)

L'Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine (UEMOA) est une organisation ouest-africaine qui a comme mission la réalisation de l'intégration économique des États membres, à travers le renforcement de la compétitivité des activités économiques dans le cadre d'un marché ouvert et concurrentiel et d'un environnement juridique rationalisé et harmonisé.

L'UEMOA regroupe 8 pays de l'Afrique de l'Ouest: le Bénin, le Burkina Faso, la Côte d'Ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo. L'UEMOA constitue un prolongement de l'Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) et a pour missions et objectifs :

- l'unification des espaces économiques nationaux, pour transformer l'Union en un marché porteur et attractif pour les investisseurs ;

- la consolidation du cadre macro-économique des États membres, à travers l'harmonisation de leurs politiques économiques, notamment budgétaires, ainsi que par le renforcement de leur monnaie commune.

L'UEMOA comprend des organes de direction, des organes de contrôle, des organes consultatifs et des institutions spécialisées autonomes. La Commission de l'UEMOA est l’un des organes de direction de l’UEMOA. Elle exerce, en vue du bon fonctionnement et de l'intérêt général de l'Union, le pouvoir d'exécution, délégué par le Conseil des Ministres.

La Commission transmet à la Conférence et au Conseil les recommandations et avis qu'elle juge utiles à la préservation et au développement de l'Union. Elle exécute le budget de l'Union. Elle peut saisir la Cour de Justice en cas de manquement des Etats membres aux obligations qui leur incombent en vertu du droit communautaire.

Le siège de la Commission est à Ouagadougou au Burkina Faso.


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2 Contexte de la consultation2.1 Contexte

Dans l’espace UEMOA aujourd’hui, d’importants besoins en services énergétiques des populations aussi différentes que les communautés rurales pauvres et les consommateurs industriels restent insatisfaits, tant en termes de quantité que de qualité. Cette inadéquation entre l’offre et la demande en énergie reste un obstacle majeur au développement des pays de l’UEMOA.

Les politiques énergétiques, sensées corriger ce « goulot d’étranglement » et intégrer les enjeux internationaux majeurs relèvent très souvent du pilotage à vue. Or, le développement du secteur de l’énergie et son financement exigent des politiques énergétiques efficientes et cohérentes. Et ces politiques pourront être élaborées uniquement sur la base d’informations pertinentes et fiables sur la question.

Dans l’espace UEMOA aujourd’hui, il n’existe pas une base de données commune permettant de connaitre la situation globale de l’énergie sous toutes ces caractéristiques (consommation, production, approvisionnement, sources d’énergie, etc.). Ce qui ne facilite pas une représentation globale claire et précise des potentialités énergétiques, des forces et faiblesses, des opportunités et menaces du secteur pour faciliter les financements d’envergures du secteur.

Malgré tout, quatre des huit pays de cet espace géographique avaient déjà pu bénéficier d’un SIE, suite à une collaboration entre l’OIF et ses partenaires. Ces pays sont : Bénin, Niger, Sénégal et Togo.

Le projet dénommé « Programme de mise en œuvre d’un système d’information énergétique dans les pays de l’UEMOA » (SIE-UEMOA) envisage d’accompagner la totalité des 8 pays pendant quatre années au terme desquelles, ils disposeront d’une SIE et seront totalement autonomes dans l’élaboration de politiques énergétiques efficientes et cohérentes.

Le projet SIE-UEMOA a fait l’objet d’un partenariat formel entre l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) et la Commission de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA).

C’est ainsi qu’il a convenu de recourir aux services d’un Maître d’Ouvrage Délégué et la Commission de l’UEMOA a désigné, à cet effet, l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), organe subsidiaire de l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF), en qualité d’Agence d’Exécution.

Dans cette optique, une première phase de préparation du projet coordonné par l’IFDD a consisté au cours de l’année 2015 :

à dispenser à 8 huit équipes des 8 pays des formations professionnelles sur les fondamentaux de la planification énergétique (Saly-Sénégal, du 30 mars au 11 avril 2015) et de la comptabilité énergétique (Lomé-Togo, du 27 au 31 juillet 2015) ;

à fournir à chaque pays un lot d’équipements informatiques et bureautiques, indispensables lors de la mise en œuvre du projet ;

à mener une étude sur les besoins fonctionnels et les orientations techniques du SIE-UEMOA.

2.2 Les enjeux du projetLe projet de mise en place du SIE-UEMOA dans les différents États-membres de l’Union (Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée-Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo) tend à :

renforcer les capacités des Ministères chargés de l’énergie des États membres de l’UEMOA par le développement et la gestion des SIE nationaux ;


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mettre à la disposition des Ministères chargés de l’énergie des outils de planification énergétique ;

doter les États membres de l’UEMOA d’un système d’information énergétique fonctionnel et pérenne ;

valoriser et de renforcer l’expertise existante au sein de l’UEMOA, notamment dans les Institutions de formation dans le secteur de l’énergie ;

doter la Commission de l’UEMOA d’outils lui permettant de suivre en temps réel l’évolution des statistiques énergétique dans ses huit pays membres.

Le SIE-UEMOA devra notamment permettre de fournir :- des bilans énergétiques détaillés au format AIE idéalement sur plus de dix ans;- des indicateurs énergétiques (sectoriels et de suivi de la politique énergétique) ;- des indicateurs environnementaux et climatiques ;- des résultats d’analyse prospective de la demande d’énergie.

Les indicateurs énergétiques retenus seront les indicateurs considérés les plus pertinents, compte tenu des priorités de la politique énergétique des pays de l’UEMOA et des enjeux de développement durable exprimés notamment au niveau de l’Objectif du Développement Durable sur l’énergie (ODD7). Ils ont généralement pour objectif de cerner l’évolution :

- de la sécurité d’approvisionnement en énergie électrique, biomasse-énergie et produits pétroliers ;

- de l’accès des populations pauvres aux services énergétiques ;- des rendements de transformation ;- de l’efficience énergétique globale, par secteur et sous-secteur ;- de programmes nationaux spécifiques en matière d’électrification rurale, d’énergies

renouvelables, de réduction de la demande, etc.

Le renforcement de capacités et l’accompagnement des équipes nationales dans le travail de collecte, de traitement, de validation, d’actualisation des données ainsi de déploiement d’une stratégie de remontée des données des SIE nationaux vers le SIE-UEMOA et vice versa sont primordiaux.

Ce renforcement de capacités se traduira en différentes activités tout au long du projet, à préciser de manière détaillée dans la proposition.

Il est important de souligner que les équipes nationales ont déjà été formées et sont constituées de : 1 coordonnateur ; 1 expert en gestion de base de données ; 1 spécialiste des produits pétroliers ; 1 spécialiste en combustibles domestiques ; 1 spécialiste en électricité ;

Ces équipes seront renforcées par un spécialiste en environnement et/ou changements climatiques.

2.3 Objectifs du projet

2.3.1 Objectif Global

L’objectif de ce projet consiste à développer une SIE sous régional, avec des interfaces SIE nationaux. La bonne mise en œuvre du SIE-UEMOA répondent à un ensemble de défis à relever tels que :1. l’amélioration de l’efficience des systèmes énergétiques nationaux, avec toutes les conséquences

favorables en matière d’utilisation des ressources, d’amélioration de la balance des paiements et d’impacts environnementaux ;

2. le renforcement des capacités locales, en matière de collecte, validation et analyse de données, de développement d’indicateurs de suivi et d’outils d’analyse prospective, de reformulation d’objectifs, etc. ;


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3. le développement durable, à travers une meilleure valorisation des différentes sources d’énergie , notamment les ressources renouvelables ;

4. l’équité sociale, grâce à une meilleure répartition des ressources entre les milieux urbains, périurbains et ruraux, une plus grande transparence du secteur énergétique et des marchés énergétiques et la prise en compte des intérêts divergents des différents acteurs (public/privé, producteurs/consommateurs) ;

5. la dynamique participative, en incluant le plus grand nombre possible de parties prenantes.

La réussite de la mise en place du SIE-UEMOA se mesura non seulement par l’infrastructure et le contenu qui seront mis en place, mais aussi par les rôles et responsabilités des ressources humaines impliqués de façon opérationnelle et également le soutien politique et social nécessaire pour la pérennisation du SIE-UEMOA.

A long terme, le SIE-UEMOA permettra aux pays membres de l’espace UEMOA de mettre en œuvre des politiques énergétiques structurées et cohérentes, articulées autour de priorités bien identifiées. Ceci sera possible si :

- la performance de la politique mise en œuvre peut être quantitativement mesurable ;- le SIE-UEMOA joue qualitativement son rôle d’outil d’aide à la décision, aux niveaux

nationaux et sous régional.

Si des telles conditions sont réunies, le SIE-UEMOA contribuera à atteindre les priorités nationales et sous régionales dans des enjeux cruciaux tels que :

- la réduction de la pauvreté en favorisant l’accès aux services énergétiques des populations ;- l’accès aux services énergétiques des sites d’activités économiques (productions,

transformations manufacturières et industrielles) ;- l’électrification rurale ;- la réduction des pressions sur l’environnement et les ressources ;- la réduction des surcoûts d’inefficience provenant d’une insuffisance d’informations fiables et

opérationnelles.

2.3.2 Groupes cibles et acteurs clés

Les acteurs clés du projet sont :

- Les Ministères chargés de la gestion des ressources énergétiques dans les États membres de l’UEMOA ;

- Les équipes nationales SIE déjà mise en place ;- La commission de l’UEMOA- L’Organisation internationale de la Francophonie ;- L’Institut de la Francophonie pour le développement durable.

La mise en place du SIE-UEMOA nécessite la participation de l’ensemble des acteurs nationaux et sous régionaux. Ils sont tous contributeurs et consommateurs d’informations socio-économiques et énergétiques. Les groupes cibles sont :

- les acteurs politiques ;- les acteurs publics comprenant notamment les Ministères de l’Environnement, des Affaires

Économiques, du Plan, des Statistiques, l’Agence de régulation, l’Agence locale ou nationale de l’efficacité énergétique et l’Agence d’électrification rurale ;

- les acteurs publics et/ou privés avec les producteurs et distributeurs d’énergie (électricité, hydrocarbures, …) ;

- la société civile formée des associations de consommateurs, de protection de l’environnement, de développement rural ou d’actions communautaires.

Les acteurs nationaux seront sollicités pour fournir des données sur une base annuelle aux Ministères chargés de la gestion des ressources énergétiques. Cela pourrait se faire par le biais d’enquêtes, de rencontres individuelles, de réunions de travail ou de séminaires, selon les sensibilités nationales. Les acteurs nationaux seront également invités, sur une base annuelle, à s’informer, à travers des séminaires nationaux, sur les résultats du système d’information énergétique. L’échange de


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l’information, dans les deux sens, entre les acteurs nationaux et les Ministères chargés de la gestion des ressources énergétiques est essentiel à la réussite du SIE-UEMOA.

Des actions spécifiques de sensibilisation et d’information seront destinées aux acteurs politiques, le cas échéant. Leur implication vis-à-vis des bénéfices d’avoir un outil d’aide à la décision tel que le SIE-UEMOA peut aider à la mise en place de cadres législatif et réglementaire qui appuient le fonctionnement du SIE-UEMOA et sa pérennité.

Le projet SIE-UEMOA offre un cadre de concertation nationale et sous régionale pour l’ensemble des acteurs impliqués dans la gestion des ressources énergétiques. Ce projet contribue donc à la transparence du secteur énergétique.

2.3.3 Objectifs Spécifiques

Le premier objectif spécifique est de mettre en place un système d’information décisionnel dans le secteur de l’énergie pour les pays de l’UEMOA. Ce système décisionnel sera composé :

d’un entrepôt de données décisionnelles (EDD) (« enterprise data warehouse » EDW) ; d’une plateforme d’intégration de données (PID) (« enterprise service bus » - ESB); des outils d’informatique décisionnelle (ID) (« business intelligence » - BI) capables

de générer des rapports ; d’un portail web capables d’afficher les rapports.

Ce Système d’Information Énergétique (SIE) de l’UEMOA permettra :

à tous les pays membres d’échanger de l’information énergétique avec tous les autres pays aux fins divers ;

à la Commission de l’UEMOA d’avoir une vue globale sur la situation énergétique dans l’espace UEMOA.

Le présent document se veut être une orientation sur les exigences fonctionnelles de l’architecture du SIE-UEMOA. Il s’agira, dans cette architecture, d’avoir accès en temps réel à toutes les informations liées à la gestion de l’énergie (consommation, production, approvisionnement, sources d’énergie, etc.) dont dispose chaque pays membre.

Pour atteindre un tel objectif, il sera question de mettre en place dans l’espace UEMOA un système décisionnel énergétique reposant sur un entrepôt de données (Entreprise Data Warehouse - EDW en anglais) central dans lequel sont collectées et déversées toutes les données énergétiques de tous les pays membres.

En amont de l’entrepôt de données (EDW), il est envisagé la mise en place d’une plateforme d’intégration de données (Entreprise Service Bus - ESB) chargé de la collecte, du transport, de la transformation des données pour alimenter l’EDW en temps réel.

En aval à de l’entrepôt de données, il sera déployé des outils d’informatique décisionnelle (Business Intelligence - BI) pour analyser les données, générer des rapports simples et multidimensionnels, générer des tableaux de bords synthétiques, etc. Ces outils pourront ainsi permettre la prise des décisions pertinentes par la commission de l’UEMOA sur le secteur énergétique.

Le deuxième objectif spécifique concerne le renforcement des capacités au sein des équipes dédiées au projet qui, au terme la mise en place du SIE-UEMOA, devront être capables de maîtriser en totale autonomie leur SIE national. Elles pourront en particulier :

- élaborer et suivre une politique de l’énergie structurée et cohérente ;- suivre, contrôler et évaluer les programmes menés dans le cadre du développement du secteur

énergétique et du développement durable ;- estimer les émissions des gaz à effet de serre issus principalement du secteur énergétique et

proposer des solutions en vue de leur réduction;


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- contribuer au renforcement institutionnel des Ministères chargés de l’énergie en réaffirmant leur rôle central dans la coordination des axes de développement du secteur énergétique ;contribuer à rendre le secteur plus transparent et faciliter l’accès aux sources de financement indispensables à son développement.

Flux de production et de consommation d’énergie dans l’espace UEMOA

CO

NTR

IBU

TEU

RS

Interfaces de mesure et collecte des flux de ressources dans l’espace UEMOA

PLA

TEFO

RM

E D

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ATI

ON

DES

D

ON

NÉE

S

Stockage des informations dans l’entrepôt de données

ENTR

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T D

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ON

NÉE

S D

ÉCIS

ION

NEL

LES

Systèmes d’analyse des données et de production de rapports

INFO

RM

ATI

QU

E D

ÉCIS

ION

NEN

NEL

LE

Les acteurs des pays (secteur privé, insitutions, grand public) de l’UEMOA ont accès aux données

énergétiques de l’espace UEMOA, selon les niveaux de confidentialité.

La commission de l’UEMOA a accès

aux données énergétiques

POR

TAIL

WEB

&

CO

NSO

MM

ATE

UR

S

Transmission d’informations

Requête d’informations


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Environnement de fonctionnement du SIE-UEMOA


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Le schéma ci-dessous résume les étapes clés de la mise en œuvre du projet SIE-UEMOA.

Étapes clés de la mise en œuvre du projet SIE-UEMOA


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Diagnostic pour la mise en œuvre du SIE-UEMOA

Évaluer les lacunes et formuler des recommandations

Rencontres avec les acteurs du secteur des 8 pays

Collecte des données typiques utiles pour le projet

Stratégie de collecte, d'identification, de traitement, de

validation, d’actualisation des données

Stratégie de remontée des données des SIE nationaux vers le

SIE-UEMOA et vice versa

Données énergétiques, environnementales et climatiques

réparties dans les différents pays

Architecture et modèle de format commun,

facile à échanger entre applications/environnements nationaux

et régionaux

Conception et plan de mise en œuvre du SIE-UEMOA

Élaborer un plan de mise en œuvre

Alimentation de l'entrepôt par la plateforme d'intégration

Identification des processus de gestion et d'intégration des données des

applications/environnements vers la plateforme de données

Architecture adaptée aux besoins de l'espace UEMOA,

Architecture évolutive et basée sur les standards technologiques pour le système énergétique de l’UEMOA

Architecture comprenant : entrepôt de données, plateforme d’intégration de

données, outils d’informatique décisionnelle, portail web

Analyses nécessaires pour dimensionner, acquérir les équipements (serveurs et autres

équipements réseautiques), interfaces-personnes-machines et les configurer

Implémentation et mise en œuvre du SIE-UEMOA

Fournir des données énergétiques pertinentes et

fiables

Plateforme d’intégration des données

pour transporter les données de leurs sources diverses (différentes

applications des différents pays de l’UEMOA), de les transformer et

d’alimenter l’entrepôt de données

Entrepôt de données capable d’héberger toutes les données

énergétiques, environnementales et climatiques des pays de l’UEMOA

Outils d’informatique décisionnelle pour concevoir et générer les différents rapports nécessaires (tableau de bord,

mémento statistique, note de conjoncture…)

Portail web pour publier les rapports et tableaux de

bord

Renforcement de capacités pour la gestion du SIE-UEMOA

Pérenniser les outils mis en place de façon cohérente et

efficiente Outil de gestion et d’autorisations

des accès avec capacité de faire l’audit des accès

Guide pratique pour permettre aux pays membres de

l’UEMOA de réaliser des points d’intégrations entres leurs propres

applications et le SIE

Plan d’accompagnement et de formation

pour les différentes catégories d’utilisateurs du SIE-UEMOA

Planification sur 4 ans des tâches de toutes les parties

prenantes au projetModèle de gouvernance

du projet

Service de maintenance du SIE Service d’hébergement en option

2.4 Périmètre fonctionnel du SIE-UEMOA

Le SIE à mettre en place par le fournisseur est un système d’information décisionnel qui sera l’ensemble de quatre composantes importantes à savoir :

1. l’entrepôt de données décisionnelles (Data Warehouse) ;2. la plateforme d’intégration de données ;3. les outils d’analyse de données et de génération des rapports et tableaux de bord (BI) ;4. le Portail Web décisionnel.

Périmètre fonctionnel des modules du SIE-UEMOA

2.5 Périmètre utilisateurs SIE-UEMOA

Si l’utilisation du SIE-UEMOA peut concerner une grande majorité d’acteurs de l’espace UEMOA, il sera surtout l’outil de travail régulier des spécialistes de programmes, des directeurs des différentes directions de programmes, de l’équipe de la direction de la planification et de l'évaluation, des équipes de la Sous-direction du Budget des institutions ou entreprises suivantes :

Commission de l’UEMOA ; Ministères en charges de l’énergie des pays membres de l’UEMOA ; Sociétés Nationales en charge de l’énergie des pays membres de l’UEMOA ; Communautés Énergétiques des pays membres de l’UEMOA ; Systèmes Informatiques énergétiques des pays membres ; Différentes entreprises privées impliquées dans la production ou dans la distribution de

l’énergie dans l’espace UEMOA.


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Portail Web décisionnel

Outils d’analyse de données et de génération des rapports et tableaux de bord

Plateforme d’intégration de données

Entrepôt de données décisionnelles

Mise en place d’un cercle vertueux au sein des utilisateurs du SIE-UEMOA

Un ensemble de profils spécifiques définis en fonction des tâches devra permettre à chaque acteur de l’espace UEMOA de contribuer à la réalisation des objectifs énergétiques dans les pays membres à travers l’utilisation du SIE-UEMOA.

Comme précisé dans la présentation de l'UEMOA, plusieurs pays sont concernés par la mise en place du nouveau SIE-UEMOA. Le siège de l’UEMOA à Ouagadougou et les acteurs nationaux sont répartis à travers l’Afrique de l’Ouest.

Le SIE-UEMOA doit permettre à l’ensemble de ces unités délocalisées d’avoir accès de manière fluide et permanente aux informations et aux différents outils de gestion qui seront disponibles.

2.6 Prestations attendues de la consultation

Les prestations attendues pour le SIE seront réalisées de manière forfaitaire avec obligation de résultat. Pour la mise en œuvre de ce projet, il est prévu de recourir aux services d’un fournisseur dont les tâches consisteront à :

PHASE 11. Consulter l’ensemble des parties prenantes pour comprendre les activités et les pratiques

existantes et mettre en place une stratégie globale de gestion et pilotage du SIE, notamment pour la collecte, l’alimentation et l’exploitation de l’entrepôt de données énergétiques ;

2. A partir de la stratégie, et dans une dynamique de concertation et de consultation, identifier, définir et cartographier les processus qui vont porter l’activité du SIE-UEMOA dans la collecte, l’alimentation et l’exploitation des données énergétiques ;

3. A partir des processus identifiés et toujours dans une dynamique de concertation, identifier, qualifier et formaliser les données qui contribueront à alimenter le SIE-UEMOA ;

4. Proposer une structuration du contenu du SIE qui soit pertinente, évolutive et qui satisfasse les objectifs du projet SIE-UEMOA ;

5. Identifier les fonctionnalités qui vont porter les processus et les activités de gestion du SIE-UEMOA ainsi que les interfaces qui permettront d’alimenter l’entrepôt de données ;

6. Concevoir une architecture applicative globale du SIE, pertinente, évolutive, comportant l’entrepôt de données, la plateforme d’intégration, la plateforme d’analyse décisionnelle, le portail web décisionnel et capable de porter l’ensemble des fonctionnalités du SIE en s’appuyant sur les standards et les technologies de dernière génération en la matière ;

7. Proposer les outils logiciels capables de porter l’architecture ainsi que les processus de gestion et d’exploitation du SIE, basés sur des solutions existantes, ou alternativement sur la base de développements spécifiques adaptés ;

8. Construire, mettre en production et en exploitation les plateformes du SIE, sur la base des solutions proposées.


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Intégration

Communication

Optimisation du rendement

Amélioration continue

PHASE 29. Mener la conduite du changement pour l’appropriation des outils par les utilisateurs finaux ;10. Renforcer les capacités des équipes nationales et les accompagner dans le travail de

collecte, traitement, validation, actualisation des données selon la stratégie mise en place et en respect des processus définis ;

11. Proposer un mécanisme de pérennisation des SIE et de leurs équipes de coordination ;12. Proposer des corrections dans le cadre d’une garantie du SIE-UEMOA, dont la durée sera

précisée par le soumissionnaire.

PHASE 313. Proposer un contrat de maintenance corrective et évolutive ainsi qu’un support technique et

fonctionnel de l’ensemble des fournitures, d’une durée de 1 an renouvelable à partir de la fin de garantie.

2.7 Livrables attendus de la prestation

Les livrables attendus des prestations sont les suivants :

1. Le document de stratégie pour la collecte, l’alimentation, l’exploitation de l’entrepôt de données et de gestion du SIE

2. La cartographie et le référentiel des processus du SIE3. Le référentiel des types de données de l’entrepôt4. Le référentiel des fonctionnalités, la cartographie applicative et l’architecture du SIE5. L’entrepôt des données, construit et mis en production6. La plateforme d’intégration des donnés, construite et mise en production7. La plateforme d’outils décisionnels construite et mise en production8. Le portail web décisionnel construit et mis en production9. la fourniture de la documentation technique de conception/développement en français10. Les documents d’exploitation des différentes plateformes 11. Les tutoriels de formation et de prise en main des outils par les utilisateurs et les

gestionnaires du SIE12. Le plan et les documents de pilotage de la conduite de changement


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3 Exigences fonctionnelles du SIELes propositions du soumissionnaire prendront nécessairement en compte les expressions des besoins décrites ci-après.

3.1 Description générale des attendus

3.1.1 Exigences fonctionnelles de l’entrepôt de données (EDW) du SIE-UEMOA

Après avoir collecté les données aux formats standardisés/communs, notamment disponibles dans les bilans énergétiques des différents pays à travers la plateforme d’intégration, les données doivent être entreposées dans l’entrepôt de données. Les données doivent être au format des modèles les plus répandus comme ceux de l’Agence Internationale de l’Énergie (AIE).

L’entrepôt devra :

Etre en mesure de structurer de manière pertinente les données en vue de leur utilisation optimale par les outils d’informatique décisionnelle ;

Etre robuste, évolutif et à même de supporter un grand volume de données ; Etre à même de gérer les données par spécifications selon des domaines d’affaires ; Etre à même de mettre en œuvre une architecture facilitant l’analyse des données et la

génération des rapports simples et complexes ; Disposer de temps de réponse rapide aux multiples requêtes des outils ID facilitant ainsi la

production de rapports et de tableaux de bords synthétiques ; Etre à même d’organiser les données selon les différents SIE, nationaux et SIE-UEMOA ; Offrir la possibilité d’organiser les droits d’accès et de stockage des données en fonction des

SIE nationaux et selon les profils des différents contributeurs ; Respecter les standards en matière d’architecture et de fonctionnalités générales d’entrepôt

de données.

3.1.2 Exigences fonctionnelles de la Plateforme d’Intégration du SIE-UEMOA

Il s’agira de proposer une plateforme d’intégration capable de recueillir les données selon un format standardisé et de les déverser dans l’entrepôt de données.

La plateforme devra :

Intégrer toutes les données et avec leur sources. C’est-à-dire qu’elle devra s’interconnecter avec toutes les applications susceptibles de fournir ou de recevoir les informations fiables sur le secteur de l’Energie de chaque pays membre de l’UEMOA ;

Permettre l’alimentation de l’entrepôt avec un grand volume d’information en temps réel ; Effectuer les conversions nécessaires des données sources vers les formats acceptables par

l’entrepôt de données ; Proposer des interfaces utilisateurs spécifiques pour la saisie et l’importation directe des

données dans l’entrepôt ; Permettre aux contributeurs d’effectuer l’intégration des données de manière simultanée,

fluide sans perte de cohérence ni d’intégrité des informations ; Tracer les actions des contributeurs dans des fichiers de journalisation protégés et

accessibles uniquement par les gestionnaires de la plateforme ; Permettre aux gestionnaires de plateforme de créer et de gérer des contributeurs pour

chaque SIE avec des droits spécifiques appropriés. Les fonctionnalités de gestion des contributeurs seront précisées dans les spécifications fonctionnelles détaillées lors de la concertation avec les différentes parties prenantes du projet ;

Supporter un nombre conséquent et croissant de contributeurs selon les nécessités du projet ;

Respecter les standards actuels en matière de communication entre applications distantes et particulièrement avec l’entrepôt de données.


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3.1.3 Exigences fonctionnelles des outils d’informatique décisionnelle (ID ou Business Intelligence en anglais)

Pour effectuer des analyses complexes, multidimensionnelles et sortir des rapports, des graphiques, des études comparatives et des tableaux de bord (statiques et dynamiques selon des critères spécifiques) sur les données, la partie informatique décisionnelle doit être un ensemble d’outils qui vont permettre d’avoir des fonctionnalités s’appuyant sur les standards actuels et répandus en la matière.

Les outils ID ici auront des capacités inédites pour faciliter l’établissement tant de rapports simples que de rapports complexes. Ils doivent :

être faciles à utiliser par une personne qui n’a pas forcément un profil technique ; permettre de générer des tableaux de bord clairs et synthétiques ; être suffisamment flexibles pour faciliter des analyses simples et des analyses

multidimensionnelles puis générer des graphiques correspondants ; être compatible avec l’entrepôt de données ; permettre autant la visualisation des rapports que leur impression.

3.1.4 Exigences fonctionnelles du portail web décisionnel du SIE

Le portail décisionnel sera un portail dynamique alimenté par les outils ID en publiant sur ce dernier des rapports et tableaux de bords issus des analyses des données de l’entrepôt. Ces analyses constituent des informations importantes pour la commission de l’UEMOA et les ministères nationaux en charge de la gestion des ressources énergétiques, afin de prendre des décisions rapides et pertinentes. Les investisseurs dans le secteur de l’énergie peuvent s’y rendre pour visualiser les informations sur le secteur dans l’espace de l’UEMOA, les renseignant sur la situation et les indices du secteur. Sur le portail seront rendues disponibles des données sensibles pour d’importantes décisions mais accessibles par ceux qui en ont le droit d’accès.

Le portail devra répondre aux exigences fonctionnelles générales suivantes :

Permettre d’offrir une vue synthétique des informations disponibles dans l’entrepôt de données du SIE ;

Offrir à chaque SIE national un environnement personnalisé selon les spécificités de son pays ;

Offrir un environnement spécifique pour le SIE régional ; Fournir dans chaque environnement SIE national ou SIE-régional, les fonctionnalités

générales suivantes :o Alimentation et consultation de l’entrepôt donnée par les contributeurs du SIE ;o Création des rapports et des tableaux de bord par les profils qui en ont le droit o Gestion des différents profils ayant accès à la plateforme pour les différentes actions

possibles ;o Administration de l’environnement dédié au SIE.

Offrir un espace de consultation des données par les différents publics cibles du SIE ; Offrir un environnement de collaboration, de réseautage et de fédération des différents

acteurs de l’énergie au sein de l’espace UEMOA ; Permettre de cartographier les performances, résultats et impacts des actions qui découlent

des décisions aidées par le SIE-UEMOA.


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4 Gestion de projet

Il s’agit d’une prestation forfaitaire à obligation de résultat.

Comme tout projet d’informatisation structurant, la mise en œuvre du SIE-UEMOA s’inscrit dans une démarche « Projet » qui dépasse la fourniture et l’installation de l’architecture décisionnelle. L’obligation de résultat que prendra le prestataire retenu pour le SIE vise à fournir, déployer dans l’espace UEMOA, et assurer une utilisation opérationnelle correcte de la solution dans le cadre d’une démarche personnalisée au contexte de l’UEMOA.

Le prestataire retenu sera donc largement impliqué dans la démarche d’informatisation et étroitement associé aux activités de projet qui, en parallèle des travaux techniques, visent à accompagner l’intégration de la nouvelle solution au sein de l’espace UEMOA et son utilisation par l’ensemble des acteurs.

L’engagement de résultat attendu pour le SIE s’inscrit dans une fonction majeure de maîtrise d’œuvre assurée par le prestataire. Le tableau suivant s’attache à présenter de manière générique les étapes et les livrables de la démarche projet souhaité.

Le soumissionnaire devra articuler sa démarche projet autour de ces grandes étapes et être capable à travers son plan d’assurance qualité, de proposer la meilleure démarche qui sied avec sa vision globale du projet et la solution qu’il propose.

Libellé de l’activité Livrables

Etape 1 : Initialisation du projet et Diagnostic préliminaire

Documentation des exigences Référentiel des processus Référentiel des besoins Référentiel des données Matrice de traçabilité des exigences Plan d'assurance qualité de la MOE Calendrier de mise en œuvre du projet Stratégie de la conduite du changement

Etape 2 : Etude et conception

Dossier de cadrage des spécifications fonctionnelles générales (SFG)

Dossier de spécifications fonctionnelles détaillées et maquettes

Dossier d'architecture système et logiciel Dossier de conception générale Dossier de paramétrage

Etape 3 : Mise en œuvre

Livraison des composants logiciels Dossier de mise en œuvre complète de la solution Manuel d'installation Manuel d'exploitation Manuel utilisateur Aide en ligne Documentation technique Dossier de qualification

Etape 4 : Recette Dossier de tests de fonctionnement du système

Etape 5 : Déploiement Plan de déploiement technique Plan de renforcement des capacités des

utilisateursEtape 6 : Validation d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) Procès-verbal de Recette VABF

Etape 7 : Vérification de service Protocole de recette, ou stratégie de recette


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régulier (VSR) Cahier de recette Fiches de faits techniques Procès-verbaux

Etape 8 : Conduite du changementCette étape se déroule en parallèle du projet.

Manuel de formation de l'équipe projet Manuel de formation administration et exploitation Manuel de formation utilisateur

Etape 9 : Maintenance Contrat de maintenance

4.1 Démarrage du projet de maîtrise d’œuvre

L’IFDD a fixé un objectif de démarrage du projet dès après la signature du contrat du prestataire.

Au vu de son expérience de la mise en œuvre d’une solution comparable et de son analyse du contexte, le soumissionnaire proposera un déploiement échelonné sur la période 2017-2019 inclusivement.

4.2 Descriptif des attendus en terme de gestion du projet SIE-UEMOA

Ce chapitre décrit pour chaque étape les tâches prévisibles, les attendus et les livrables obligatoires à produire durant celles-ci.

4.2.1 Etape 1 : Initialisation du projet et Diagnostic préliminaire

Pour le soumissionnaire, les principales tâches de cette étape sont : d'initialiser le projet (définir les équipes projets, les modalités de suivi, etc.) ; de réaliser un diagnostic préliminaire des exigences du projet ; de définir le calendrier global du projet ; de fournir le Plan d'Assurance Qualité du projet.

Le soumissionnaire doit présenter son équipe projet et les procédures qualités qu'il s'engage à mettre en place sur le projet.

Le soumissionnaire doit déterminer, documenter et gérer les besoins et exigences des parties prenantes, dans le but d’atteindre les objectifs du projet.

En collaboration avec la MOA et les équipes projets de l’IFDD et de l’UEMOA, le soumissionnaire doit présenter sa méthode définissant le contenu, l'ordonnancement et les conditions des étapes de mise en œuvre du projet.

Le soumissionnaire doit proposer un Plan d'Assurance Qualité de la maîtrise d'œuvre, pour approbation par l’IFDD.

Le soumissionnaire soumettra un plan de mise en œuvre macro qui délimite les grands jalons du projet en accord avec la maîtrise d’ouvrage en vue de couvrir l’ensemble des trois phases de la prestation attendue.

Recueil des besoins avec les différentes parties prenantes

Cette étape est essentielle pour poser les fondations du projet. Il s’agit pour le prestataire de découvrir l’environnement global du projet, rencontrer les différentes parties prenantes du projet afin de recueillir les détails sur les besoins. Elle couvre les étapes 1 à 4 la première phase de des prestations (voir chapitre 2.6)

4.2.2 Etape 2 : Etude et conception

Pour le soumissionnaire, les principales tâches de cette étape sont :


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de réaliser un cadrage des spécifications fonctionnelles générales (SFG) ; de faire les spécifications fonctionnelles détaillées ; de définir l'architecture technique du SIE-UEMOA ; de réaliser le dossier de paramétrage ; de spécifier et maquetter les fonctionnalités attendues ; de spécifier les programmes d'interface.

En complément à sa réponse, le soumissionnaire spécifie l'ensemble des composants matériels et logiciels nécessaires.

En complément à sa réponse et à partir du cahier des charges, le soumissionnaire réalise une étude complémentaire aboutissant à la définition précise des fonctionnalités pour répondre aux besoins et exigences des utilisateurs de l’espace UEMOA, ci-après désigné « attendu ».

Le soumissionnaire réalisera un dossier de cadrage des spécifications fonctionnelles générales (SFG) qui décrit précisément pour chaque attendu fonctionnel : les spécifications des données et des règles de gestion, le périmètre qui sera réellement couvert et le mode d'implémentation dans la solution (par une fonctionnalité standard ou par un développement spécifique dans le cas d’un progiciel).

A partir du cadrage des SFG, et en collaboration étroite avec les équipes utilisateurs de l’UEMOA, le soumissionnaire réalise l’étude du paramétrage des fonctionnalités attendues. En préalable à cette phase, le soumissionnaire devra réaliser une étude visant à décrire de façon exhaustive, les caractéristiques techniques des données et des règles de gestion à mettre en place pour chaque attendu. Le paramétrage étant un point clef de sensibilisation et d'appropriation de la solution par les utilisateurs, il est important de fortement les impliquer à cette phase, notamment en réalisant des séances interactives présentant les fonctionnalités de base des composants et le paramétrage nécessaire pour répondre au mieux aux attendus de l’UEMOA.

A partir du cadrage des SFG, et en collaboration étroite avec les équipes utilisateurs de l’UEMOA, le soumissionnaire réalise l’étude des spécifications fonctionnelles détaillées ainsi que le maquettage (pour les Interfaces Homme-Machine / IHM) des fonctionnalités attendues. Les maquettes des IHM étant un point clef de sensibilisation et d'appropriation de la solution par les utilisateurs, il est important que celles-ci soient fonctionnelles, c'est à dire présentant l'ergonomie des écrans, mais aussi leur enchainement (dans la mesure des possibilités techniques de la solution).

Le soumissionnaire réalise l’étude des spécifications fonctionnelles détaillées des programmes de gestion des interfaces entrantes et sortantes avec les autres applications des systèmes d’informations des acteurs de l’espace UEMOA.

La planification et la réalisation de ces spécifications devront être réalisées au plus tôt dans le projet afin de pouvoir les fournir aux équipes d'administration des différentes applications concernées.

Le soumissionnaire devra fournir un dossier d'architecture système et logiciel qui doit décrire précisément tous les composants de l'architecture logicielle et matérielle. Il décrira notamment pour les composants logiciels : l'éditeur, le nom, la version et les règles d'installation. Ce dossier décrira notamment pour les composants matériels : la marque, la version, les caractéristiques techniques précises. Le dossier servira à l’IFDD et l’UEMOA, de base contractuelle pour les procédures d'achats nécessaires.

Le soumissionnaire doit fournir un dossier de paramétrage qui doit contenir l'ensemble des éléments nécessaires au paramétrage des fonctionnalités pour répondre aux attendus de l’IFDD et de l’UEMOA. Ce dossier sera la base utilisée par le soumissionnaire pour installer et déployer les plateformes des différentes phases de recette et de production. Le dossier de paramétrage sera


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accompagné de la liste des attendus fonctionnels non couverts par les fonctions standard ou le paramétrage dans le cas d’un progiciel.

Le soumissionnaire doit fournir un dossier de spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) qui précise pour chaque attendu fonctionnel, ainsi que pour les programmes de gestion des interfaces, un descriptif exhaustif : de l'attendu traité, des données gérées, des règles de gestion, des règles de gestion des droits, des règles d'enchaînements, du mode d'implémentation.

4.2.3 Etape 3 : Mise en œuvre


de réaliser et fournir les fonctionnalités attendues ; de développer et fournir les programmes de gestion des interfaces ; de rédiger et fournir toutes les documentations nécessaires à la mise en œuvre des modules

du SIE-UEMOA ; fournir des plateformes spécifiques pour les tests et la phase recette.

Sur la base du dossier de SFD, le soumissionnaire met en œuvre et réalise la recette interne des fonctionnalités attendues et des programmes de gestion des interfaces.

La mise en œuvre doit se faire en respectant les règles (normes de développement et/ou de paramétrage, normes de gestion des versions etc.) définies par le soumissionnaire dans le Plan d'Assurance Qualité du projet.

L’IFDD souhaite que durant cette phase, des points de situation avec les utilisateurs de l’espace UEMOA soient prévus, afin de pouvoir détecter avant la recette, d'éventuelles erreurs de spécification ou d'interprétation.

Ces points de situation devront être prévus dans le planning initial du projet. Le soumissionnaire assure la qualification de la solution avant l’entrée en recette. Il identifie des cas de tests simples afin de vérifier la conformité de la solution avec les principales fonctionnalités exprimées dans le cahier des charges. Il livre les résultats à l’IFDD au travers du dossier de qualification.

Il est souhaitable que les tests de qualification soient planifiés et ponctuent les étapes de mise en œuvre par des séances de qualification avec les utilisateurs, afin d’éviter les dérives importantes par rapport aux exigences initiales. Le soumissionnaire accompagnera le dossier de qualification d’un plan de qualification de sa solution.

Au cours de la prestation, le soumissionnaire rédigera les documents prévus comme livrables dans le Plan d'Assurance Qualité (PAQ) du projet. Le formalisme des documents sera défini durant la phase d'initialisation du projet et consigné dans le PAQ du projet.

La préparation de l'environnement de recette et des postes clients ainsi que leur mise en œuvre seront réalisées par les équipes techniques de l’IFDD et de l’UEMOA, sur la base des préconisations fournies par le soumissionnaire (dans ces différents livrables) et avec une assistance technique de ce dernier.

Le titulaire devra prévoir l’ensemble des actions permettant de vérifier la mise en ordre de marche opérationnel du système sur le site central et les sites distants.

Le soumissionnaire livre les composants logiciels de la solution répondant aux exigences fonctionnelles et techniques exprimées dans le présent cahier des charges.

Le soumissionnaire livre l’ensemble des manuels d’installation des composants logiciels prévus dans le marché.


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Le manuel d’exploitation est à usage des personnels informatique. Il doit décrire dans le détail toutes les procédures de maintenance et sauvegarde des systèmes et logiciels, permettant de garantir la bonne marche du système.

Pour le manuel d’utilisation du système (niveau utilisateur final), l’IFDD demande que la documentation puisse à minima répondre aux présentations suivantes :

par module, une description détaillée du mode d’utilisation de chaque fonction (écran(s), état(s), données obligatoires, principaux contrôles...) et une présentation des actions devant être réalisées avant l’utilisation de la fonction et pouvant être réalisées après l’utilisation de la fonction. Il s’agit ici du manuel de référence du système ;

par index thématique (ex : réalisations des analyses prédictives sur les tableaux de bord), la liste des fonctions offertes par le système et une présentation de leur ordonnancement logique dans le cadre du déroulement d’une procédure de gestion.

Le système de documentation en ligne doit prévoir trois niveaux :

le niveau applicatif pur (aide sur champ, sur fonction, sur menu, etc.) ; le niveau fonctionnel, permettant à l’IFDD d’associer un guide procédural au niveau des

fonctions (la rédaction du guide procédural n’est pas demandée au soumissionnaire) ; le niveau technique (code de l'écran, des données, etc.).

La documentation technique doit décrire précisément tous les éléments nécessaires à la prise en main technique de l'application par les équipes de l’UEMOA. A minima, elle doit contenir :

la liste et présentation des fonctions du système, des concepts et règles de gestion de base ; la présentation des traitements par fonction ; la description du paramétrage et des facteurs qui impactent l’organisation ; la liste et description des codifications utilisées (manuel à destination de l’administrateur de

données) ; la description de la gestion des accès et de la confidentialité (et paramétrage associé) ; les normes et règles de développement des fonctionnalités spécifiques (cas d’un progiciel).

Le soumissionnaire réalise les tests de qualification sur la base du dossier de qualification qu’il réalise. Ce document présente les cas de tests simples réalisés au regard des principales fonctionnalités de la solution mise en œuvre. Il permet de garantir à l’IFDD un bon niveau de qualité avant l’entrée en recette en résolvant en amont la majeure partie des anomalies bloquantes.

Le dossier de qualification est accompagné d’une planification visant à fixer des séances utilisateur de qualification, durant la phase de mise en œuvre.

4.2.4 Etape 4 : Recette


l’assistance à l’élaboration du dossier de recette ; l’assistance à la recette fonctionnelle et technique (tests d’analyse comparative).

Dans le cadre de l’obligation de résultat qui caractérise sa prestation, le soumissionnaire assistera l’IFDD dans l’élaboration du dossier de recette. Il travaillera en étroite collaboration avec l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans la qualification du dossier de recette et réalisera une campagne d’analyse comparative pour les tests techniques de performance. Il fournit outils et méthodologie pour la gestion des anomalies.

Le soumissionnaire réalisera une campagne de tests d’analyse comparative visant à garantir les contraintes de performances énoncées dans le cahier des charges.

4.2.5 Etape 5 : Déploiement


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Pour le soumissionnaire, les principales tâches de cette étape sont : l’assistance fonctionnelle et technique au déploiement.

Cette étape vise à accompagner le groupe projet fonctionnel, le groupe de projet technique et les correspondants fonctionnels dans l’accomplissement de certaines tâches des domaines fonctionnels et techniques qui entrent dans le cadre du déploiement, du démarrage opérationnel ou de l'exploitation de la solution.

A ce titre, le titulaire du marché interviendra en assistance pour les actions suivantes :

Assistance méthodologique au déploiement et à l’intégration de la solution ; Analyse de la codification et paramétrage de la solution ; Assistance fonctionnelle à l’utilisation de la solution (auprès des utilisateurs) ; Assistance technique auprès du service informatique.

4.2.6 Etape 6 : VABF (Validation d’Aptitude au Bon Fonctionnement)


l’assistance à la V.A.B.F.

Le soumissionnaire s’assure de l’aptitude des produits à répondre aux besoins exprimés dans le cahier des charges. Il réalise à ce titre :

le contrôle de la conformité technique des produits dans les différentes phases de leur utilisation ;

le contrôle de l'aspect fonctionnel du produit lors de la recette fonctionnelle.

4.2.7 Etape 7 : VSR (Vérification de service régulier)


l’assistance à la V.S.R.

Le soumissionnaire assure le suivi de la phase de montée en charge du système. Il réalise à ce titre :

le contrôle des performances du système ; le suivi et la correction des anomalies.

Il fournit outils et méthodologie pour la gestion des anomalies.

4.2.8 Etape 8 : Conduite du changement


l’assistance à la rédaction du manuel opératoire ; la formation des équipes projets et utilisateurs.

Le soumissionnaire doit effectuer un renforcement des capacités de l’équipe projet constituée des composantes de la structure de la maîtrise d’ouvrage, principalement les groupes de projet fonctionnel et technique des équipes SIE de l’espace UEMOA. L’objectif est de donner aux membres du groupe projet fonctionnel une visibilité fonctionnelle approfondie du système. Cette visibilité doit leur permettre d’entreprendre les travaux décrits au chapitre relatif à l’organisation de la maîtrise d’ouvrage. Elle se complète d'une partie plus orientée vers la description de l’architecture qui doit permettre aux techniciens de mener à bien les tâches immédiatement associées au déploiement technique de la solution et à son exploitation (système, base de données...).

Ce renforcement de capacités doit être réalisé au plus tôt dans le déroulement du projet.


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Le soumissionnaire doit opérer un transfert de compétences techniques et administratives aux équipes SIE mises en place dans les pays de l’UEMOA. Il s’adresse d’une part aux administrateurs de données afin de leur donner la visibilité fonctionnelle et technique nécessaire à l'accomplissement de leurs missions, et d'autre part aux exploitants pour assurer leurs tâches quotidiennes. Le transfert de compétences vient en complément des manuels d'installation et d'exploitation. Il privilégiera, autant que faire se peut, le « faire-faire » et valorisera l’expertise existante dans les équipes SIE des pays.

L’expérience de l’IFDD dans la mise en œuvre de systèmes d’information énergétique montre qu’un des risques majeurs pouvant affecter le succès d’un tel projet reste la démotivation des équipes SIE-Pays consécutive à la charge très élevée de travail qui leur sera demandée. Il est tout aussi important de « stabiliser » la composition de ces équipes SIE-Pays pendant la durée du projet. C’est ainsi qu’une gestion par performance devra être appliquée : une prime trimestrielle est versée si l’équipe atteint les résultats attendus. Ces résultats (livrables) seront précisés dans un cahier des charges que le soumissionnaire proposera.

Ce transfert de compétences doit se situer en amont du démarrage opérationnel du système.

Le soumissionnaire assistera l’IFDD dans l’élaboration du manuel opératoire. Cette tâche consistera principalement à mettre en relation les procédures et notes de procédures que l’IFDD recensera dans un manuel de procédures avec leur exécution dans le système.

Étant donné que la biomasse énergie représente la part la plus importante de la consommation finale d’énergie en Afrique sub-saharienne, le soumissionnaire devra prévoir dans sa méthodologie une phase d’enquête sur les données d’énergie domestique.

Le soumissionnaire réalisera des formations adressées aux utilisateurs finaux de l'application, qui réaliseront les actes quotidiens. Bien que le contexte d’intervention de ces acteurs puisse être de par leur fonction limité à une partie du système, il est souhaitable qu’ils disposent d’une visibilité fonctionnelle générale. Il faut prévoir un cycle de formation pour chaque module.

Le soumissionnaire devra proposer un manuel de formation de l’équipe projet. Plus qu’un simple support de cours de la formation de l’équipe projet, ce manuel doit permettre à une personne n’ayant pas participé à la formation d’acquérir seul les notions indispensables de la solution, et doit devenir un référentiel d’aide pour les membres de l’équipe projet.

Le soumissionnaire devra proposer un manuel de formation d'administration et d'exploitation, qui sera un support de cours de la formation qui complète ou explicite les points importants du manuel d'exploitation.

Le soumissionnaire devra proposer un Manuel de formation utilisateur, qui doit être un support aux utilisateurs formés, mais aussi un outil permettant de former les futurs utilisateurs de l’espace UEMOA. Il sera basé sur le manuel opératoire.

4.2.9 Etape 9 : Maintenance

Pour le soumissionnaire, les principales tâches de cette étape sont de fournir : une garantie de la solution ; un contrat de maintenance applicative.

L’IFDD souhaite bénéficier d’une période de garantie de douze mois après la livraison du SIE-UEMOA pendant laquelle tout dysfonctionnement du système devra être corrigé par le prestataire qui assurera d’autre part la livraison, l’installation et la mise en exploitation des traitements corrigés.

La date de début de garantie se situe à la signature de la VSR.

L’IFDD souhaite que le soumissionnaire propose un contrat de Tierce Maintenance Applicative d'une durée de 1 an renouvelable.


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Le contrat couvre : la maintenance aux conditions opérationnelles (MCO) (hors période de garantie) ; la maintenance évolutive normalement constatée après une première période d’utilisation du

logiciel propre à mesurer son intégration opérationnelle dans l’espace UEMOA et, à plus long terme, à une évolution du besoin des utilisateurs ;

l’accueil et l’assistance téléphonique (hotline).

Le soumissionnaire fournira : le contrat ; le Plan d’Assurance Qualité associé à la MCO (il devra notamment intégrer des indicateurs

de suivi et de qualité) ; une méthode d’évaluation des charges par unité d’œuvre pour la maintenance évolutive.

Le contrat précisera les modalités, délais et coût d’intervention en fonction de la nature des demandes (anomalies, évolutions).


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5 Structure et contenu des offres5.1 Offre technique

La réponse technique du soumissionnaire contiendra à minima les chapitres ou annexes suivants.

5.1.1 Présentation générale de la solution

Le soumissionnaire présentera les grandes lignes de la solution qu’il propose, de manière synthétique.

5.1.2 Présentation détaillée des fonctions de la solution

Le soumissionnaire présentera de manière détaillée la solution qu’il propose. En particulier, il fournira la liste exhaustive des traitements inclus dans la fourniture contractuelle. Il illustrera par des copies d’écran et des exemples d’éditions l’ergonomie du système.

5.1.3 Architecture technique

Le soumissionnaire doit fournir des éléments précis de réponse sur les points suivants :

Description de l'architecture logicielle et notamment des normes et des logiciels utilisés pour le développement ainsi que ceux nécessaires à la mise en œuvre et à l'exploitation de la solution. Dans le cas d'une architecture logicielle propriétaire, le soumissionnaire doit fournir une description des possibilités et contraintes de celle-ci, notamment en termes de pérennité, d'évolutivité et de maintenance ;

Définition des caractéristiques techniques et logicielles du ou des serveurs nécessaires au bon fonctionnement de l'application, et au respect des contraintes décrites dans ce document (notamment en termes de performance) ;

A partir de la description des infrastructures matérielles et immatérielles de l’UEMOA en termes de gestion de l’information énergétique, préciser les aménagements à prévoir pour assurer le bon fonctionnement de l'application, et le respect des contraintes décrites dans ce document (notamment en termes de performance) ;

Définition des caractéristiques techniques des postes clients nécessaires au bon fonctionnement de l'application, et au respect des contraintes décrites dans ce document (notamment en termes de performance) ;

Description des outils et des procédures de déploiement nécessaires à la mise en place et la maintenance du SIE-UEMOA ;

Présentation des éléments d'évaluation des profils et des charges nécessaires à la maintenance et à l'exploitation de l'application afin que l’IFDD et l’UEMOA puissent prévoir l'impact sur l'organisation des équipes de maintenance et d'exploitation ;

Description complète des contraintes techniques et fonctionnelles supplémentaires liées à une autre solution non conforme à l'architecture conversationnelle proposée par l’IFDD ou une solution jugée plus pertinente.

D'une manière générale, le soumissionnaire est invité à définir avec précision l’architecture technique, qu’il juge nécessaire pour assurer une utilisation de la solution proposée avec les engagements de résultat requis.

Enfin, le soumissionnaire précisera si le descriptif des modèles de donnée (conceptuel et physique) peuvent être laissé à disposition de l’IFDD et de l’UEMOA (suivant des clauses de confidentialité définies) afin que ces derniers puissent réaliser des travaux en périphérie du système (infocentre, interfaces spécifiques, ...).


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5.1.4 Présentation détaillée de la prestation

5.1.4.1 Prestation

La description des attendus en termes de prestations et de livrables, peut être considérée comme le minimum des attentes légitimes de l’IFDD. Afin de décrire précisément la démarche qu'il compte mettre en place, le soumissionnaire devra fournir dans sa proposition un modèle précis de Plan d'Assurance Qualité contenant notamment :

Une description des activités du projet ; La liste et la description de l'ensemble des livrables ; Les procédures qualités ; La méthodologie du projet.

Il est demandé au soumissionnaire d’établir de manière détaillée, en intégrant le contexte de mise en œuvre, les charges et le coût de l’assistance méthodologique, fonctionnelle et technique, permettant d’assurer le démarrage opérationnel de la solution proposée. Le soumissionnaire indiquera de plus :

Leurs modalités d’intervention, les limites de leurs champs d’intervention et l’organisation souhaitée pour le déroulement de la prestation (interlocuteurs, présence, logistique...). L’organisation proposée doit être compatible avec la structure projet, le maître d’ouvrage et le mode d'organisation arrêté dans le PAQ ;

Les charges associées à chaque mission d’assistance.

Il est d’autre part demandé au soumissionnaire d’indiquer quelles sont les modalités prévues au titre de l’assistance téléphonique et de l’assistance sur site.

Concernant la période de garantie, le soumissionnaire précisera :

Le champ de la garantie ; Les modalités d’application de la garantie ; Les modalités pratiques de prise en compte et de traitement des dysfonctionnements

signalés (délai de réponse, délai de correction, supports de communication, etc.).

Le soumissionnaire joindra à son offre un projet de contrat de maintenance. Il doit décrire les modalités de prise en compte de différents types de maintenance du logiciel (ainsi que les coûts induits) et présenter la logistique associée (télémaintenance, télédiagnostic, délais d’intervention...).

5.1.4.2 Organisation

Le soumissionnaire devra indiquer clairement dans sa proposition :

Une présentation de l’équipe de projet ainsi que les références détaillées des intervenants sur des projets similaires. L’IFDD portera une attention particulière sur l’expérience et la qualité des intervenants proposés (notamment au niveau direction de projet, chef de projet, architecte et formateurs). L’équipe proposée devra justifier du mix suivant de qualifications, de compétences et d’expérience :

Qualifications : - Diplôme supérieur de second ou de troisième cycle ;- Formation universitaire ou Ingénieur de type généraliste ou de spécialité dans les

disciplines suivantes : énergie, économie, informatique, gestion de base de données;- Solides connaissances dans le domaine des indicateurs énergétiques liés notamment

à la problématique du développement durable ;

Expérience :


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- 15 ans d’expérience professionnelle au minimum pour les membres de la direction et la coordination du projet ;

- 10 ans d’expérience dans le domaine du renforcement dans le secteur de l’énergie et de l’environnement ;

- 5 ans d’expérience dans la conduite de projets régionaux en Afrique, dans les domaines concernés par le projet, notamment la planification énergétique et les systèmes d’information.

Compétences : - Une bonne connaissance institutionnelle de l’espace UEMOA ;- Une bonne familiarisation avec les facteurs clés de succès d’un projet de système

d’information énergétique ;- Des capacités d’analyse et de synthèse, gestion de priorités multiples, rigueur et

organisation méthodique du travail ;- Une bonne connaissance de la langue française et une excellente capacité de

communication verbale et de rédaction ;- Une connaissance avancée des technologies de l’information ;- Une connaissance avancée des enjeux du développement durable ;

Les curriculum vitae de tous les intervenants pressentis ; Une définition des besoins logistiques éventuels du prestataire pour assurer sa mission ; Les modalités d’intervention sur site et la localisation de sa prestation : le soumissionnaire

indiquera clairement son engagement de présence sur les sites de l’IFDD et de l’UEMOA durant toute la période du projet.

NB : les intervenants proposés par le soumissionnaire seront présentés de manière nominative. Il est souligné qu’il s’agit ici d’un engagement du prestataire à affecter les intervenants nommément désignés dans le cadre de l’offre de services sur la durée du projet.

5.1.5 Présentation détaillée des charges et planification

Le soumissionnaire devra faire apparaître clairement dans sa proposition les charges (justifiées par une méthode d’évaluation) et planifications suivantes :

Charges et planification de mise en œuvre par étape ; Charges et planification par étape et par intervenant ; Une planification prévisionnelle des livrables.

NB : la planification détaillée de l’ensemble du projet devra faire clairement apparaître les périodes et la nature de la mobilisation de la maîtrise d’ouvrage.

5.2 Offre financière

Le soumissionnaire devra faire apparaître clairement dans sa proposition financière une présentation (justifiée) des coûts (en Hors Taxes, Taxes et Toutes Taxes Comprises) et comprenant le détail des offres. Il s’agira :

Honoraires du coût global de la solution ; du coût par prestation et par profil d’intervenants ; des éventuels coûts annexes ; du bordereau de prix journaliers par profil. Il sera applicable pour toute prestation demandée

en dehors de la présente consultation et pendant la durée du marché.

Dépenses remboursables des frais de mission lors des enquêtes sur les énergies domestiques ; des dépenses pour les voyages internationaux selon la politique des voyages de l’OIF ; des dépenses pour les rapports, dépliants, affiches ; des indemnités de séjour lors des missions ;


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des dépenses liées aux séminaires nationaux annuels ; etc.

Il est à noter qu’il est prévu dans le cadre de la mise en œuvre du SIE-UEMOA des missions de terrains (3 au maximum par année dans les 8 pays de l’espace UEMOA et 1 fois par an avec la Commission de l’UEMOA). Ces missions de terrains seront menées conformément à la politique des voyages de l’OIF ;

L'offre financière doit être séparée de l'offre technique qui ne doit absolument pas contenir des données de nature financière relative aux prestations.

5.3 Présentation de la société et des sociétés éditrices de solutions

5.3.1 Présentation

Le soumissionnaire présentera les chiffres clés de sa société ainsi que des éventuelles sociétés éditrices participant à la mise en œuvre des solutions.

5.3.2 Références

Le soumissionnaire indiquera les références d’installation de tout ou partie de la solution proposée (sites sur lesquels la solution est réellement opérationnelle), ainsi que les coordonnées des personnes susceptibles de fournir des informations sur la mise en œuvre de la solution au sein de l’établissement. Un descriptif détaillé de ces références sera joint à la proposition.


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6 Organisation de la maîtrise d’ouvrage6.1 Organisation des relations entre l’IFDD et le maître d’œuvre

L’IFDD dans ses responsabilités est maître d’ouvrage délégué du projet, et par conséquent :

Décide des choix fondamentaux ; Définit ses besoins et contraintes ; Choisit parmi les différentes alternatives proposées la solution à implémenter ; S’assure de l’adéquation des choix effectués par rapport aux besoins du maître d’ouvrage ; Anime et coordonne l’action de ses intervenants et celles de leurs propres fournisseurs ; Valide et recette l’ensemble des livrables ; Recette l’application globale par l’exécution de ses tests et l’analyse des résultats.

Le titulaire du marché, dans ses responsabilités de Maître d’œuvre :

Assure le pilotage de la phase de mise en œuvre du projet ; Anime le groupe de ses intervenants, coordonne leurs actions et celles de leurs propres

fournisseurs ; Définit et lance les études et développements spécifiés dans le contrat ; Qualifie les réalisations ; Assure les livraisons spécifiées au contrat ; Assiste l’IFDD dans la recette et la mise en service du projet ; Réalise les supports de formation aux utilisateurs ; Accompagne les différentes équipes SIE dans tout le processus de collecte, traitement et

validation des données du SIE pendant toute la durée du projet.

6.2 Les intervenants de l’IFDD et de l’UEMOA

Directeur de projet (UEMOA)

Le représentant de la direction de projet est investi du pouvoir de décision pour rendre les arbitrages nécessaires notamment en matière de délais et de coûts. Il participe essentiellement aux comités de pilotage et comités de projet.

Chef de projet (IFDD-OIF)

Le chef de projet a pour missions :

la mise à disposition des éléments nécessaires aux prestataires dans les délais prévus ; la validation des documents d’étude ; l’organisation des recettes ; le suivi global de l’avancement du projet.

Il participe aux comités de pilotage, comités de projet et groupe d’étude fonctionnelle, dont il est le responsable. Il a pouvoir de décision pour rendre les arbitrages nécessaires en matière de choix fonctionnels et, est assisté par le directeur du système d’information (DSI) ou son représentant pour les choix techniques.

Les équipes SIE-nationaux

Les équipes nationales, domiciliées dans les Ministères chargés de l’énergie, auront pour missions :

l’actualisation des données existantes ; la collecte des données manquantes ; la validation et traitement de ces données ; cette étape constitue l’étape de transformation de

« données » en « informations » (ces dernières disposant d’une valeur opérationnelle dont ne


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disposent pas les premières) ; selon l’état d’avancement du pays concerné, cette deuxième étape peut inclure le développement de modèles de prévision ;

l’analyse des informations pour évaluer la situation actuelle, explorer de nouvelles pistes de réflexion et préciser les priorités d’action ;

la communication des informations à la fois aux contributeurs de données mais également aux décideurs et, dans une forme appropriée, au grand public.

6.3 Instances de pilotage et de gestion de projet

Le comité de pilotage a pour vocation la « gestion du projet, des orientations stratégiques, des arbitrages et du marché ».

Le comité de projet a pour vocation le « suivi opérationnel de l’avancement du projet ».

Par ailleurs, en considération du contexte du projet et des contraintes de démarrage, il apparaît nécessaire d’organiser des groupes de travail en y intégrant l’ensemble des acteurs nécessaires au projet. Cette organisation, structurée en mode projet, a pour but de garantir la couverture de la prise en charge des objectifs intermédiaires, dans les délais et avec le niveau de qualité requis pour le projet.

6.3.1 Comité de pilotage

Objectifs : Avancement global du projet au regard du planning et des contrats, arbitrages, identification des risques. Cette instance doit notamment permettre de traiter les points non résolus au niveau du Comité de projet.

Ordre du jour des rencontres : Situation contractuelle ; Suivi des risques majeurs ; Avancement du projet (respect des délais, livraisons, plannings mensuels) ; Qualité (suivi des objectifs qualité, récapitulation des actions qualité, suivi des demandes

d’évolution, des non-conformités et des incidents, évolution du PAQ) ; Gestion des ressources du projet ; Arbitrages éventuels ; Questions diverses.

Participants : Pour l’IFDD-OIF et l’UEMOA :

o La direction de projet ;o Le chef de projet maîtrise d’ouvrage (MOA) ;o Les coordonnateurs des équipes SIE-nationaux.

Pour le maître d’œuvre :o Le chef de projet maîtrise d’œuvre (MOE) ;

Et toute autre personne à la demande de l’IFDD-OIF ou de l’UEMOA.

Périodicité : Semestrielle ou annuelle, sauf demande formelle d’une des parties

Documents en entrée : Compte rendu de la réunion précédente, tableaux de bord de suivi du projet, fiches événements (incidents, non-conformités, demandes d'évolution,...).

Documents en sortie : Compte rendu rédigé par l’assistance à maîtrise d’ouvrage et remis pour approbation au chef de projet IFDD dans un délai de cinq jours ouvrés après la réunion. En l’absence de remarques dans les cinq jours ouvrés suivants, ce compte rendu est réputé approuvé. Après approbation, ce compte rendu a un caractère contractuel.

6.3.2 Comité de projet

Objectifs : Assurer le suivi opérationnel du projet à court terme.


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Ordre du jour des rencontres : Avancement du projet (respect des délais, planification des livraisons, actualisation du

planning) ; Aspects production :

o récapitulatif des travaux effectués ;o solutions apportées aux problèmes posés précédemment ;o nouveaux problèmes identifiés depuis la réunion précédente et mesures prises ;o prévision des travaux ;o choix fonctionnels, techniques et organisationnels.

Aspects qualité :o étude et décision des évolutions du Plan d’Assurance Qualité (PAQ) ;o formulation des dérogations (si nécessaires) au PAQ ;o suivi des actions qualité et notamment des approbations et recettes ;o suivi de la qualité des fournitures ;o suivi des non-conformités ;o suivi des évolutions ;o suivi du renforcement des capacités.

Questions diverses :o préparation du Comité de pilotage.

Participants : Le chef de projet maîtrise d’œuvre (MOE) ; Les coordonnateurs des équipes SIE-nationaux;

Et toute autre personne à la demande de l’IFDD-OIF ou du MOE.

Périodicité : Bimensuelle, sauf demande formelle d’une des parties

Documents en entrée : Compte rendu de la réunion précédente, ordre du jour de la réunion, fiches événements (incidents, non-conformités, demandes d'évolutions,...), tableaux de bord du projet.

Documents en sortie : Compte rendu rédigé par la maîtrise d’œuvre et remis pour approbation au Chef de projet de l’IFDD dans un délai de 3 jours ouvrés après la réunion. En l’absence de remarques dans les 3 jours ouvrés suivants (ou en début de la réunion suivante pour une périodicité hebdomadaire), ce compte rendu est réputé approuvé.

6.4 Processus de production

6.4.1 Gestion des documents

Les documents du projet sont gérés selon les conventions suivantes : Charte graphique UEMOA adaptée par le maître d’œuvre (en l’absence de charte

documentaire à l’UEMOA) ; Gestion des versions de documents : un document non qualifié est en version « de travail »,

un document qualifié est en version « projet », un document ayant fait l’objet d’une recette par l’IFDD est en version « applicable », il est alors non modifiable (voir chap. Livraison et recette des documents) ;

Tout document faisant l’objet d’une modification donnant lieu à une nouvelle diffusion voit son numéro de version mis à jour ;

Toute modification d’un document donnant lieu à une nouvelle diffusion doit être précisément tracée dans l’historique des modifications ;

Tout document de projet est inséré dans le site Intranet du projet dès lors qu’il est disponible pour l’entrée en qualification (vérification croisée).

6.4.2 Gestion de configurations logicielles

La gestion de configuration correspond à l’ensemble des activités permettant d’identifier et de répertorier les objets informatiques créés puis, éventuellement modifiés au cours du projet. La gestion de configuration détermine les modalités de livraison du logiciel.


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6.4.3 Gestion des modifications

Deux types d’événements sont à l’origine des modifications : la détection d’une non-conformité, soit par le maître d’œuvre lors de la qualification, soit par

l’IFDD lors de ses tests ou lors de l’exploitation ; une demande d'évolution faite par l’IFDD en cours de VSR ou durant la période de

maintenance.

Ces événements sont formalisés sur des fiches événements émises (ou validées) soit par l’IFDD soit par le maître d’œuvre. Les demandes d’évolution font l’objet d’un examen lors des comités de pilotage. Dans le cas où l’IFDD accepte les conséquences de l'évolution (charges, prix de l'avenant, planning,...), le directeur de projet IFDD appose son visa sur la fiche événement.

6.4.4 Gestion des livraisons

Les résultats de la prestation sont livrés à l’IFDD : Soit pour approbation (au groupe de travail, pour les documents intermédiaires) ; Soit pour qualification (au groupe de travail, en vue d’une prochaine livraison au chef de

projet) ; Soit pour recette (au chef de projet, pour les fournitures libératoires par rapport au contrat).

Toute livraison est accompagnée d’un bordereau de livraison en deux exemplaires dont l’un doit être visé par le chef de projet IFDD et retourné au prestataire aux fins d’accusé de réception.

Le bordereau de livraison comprend :

Pour un document : Les références des fournitures livrées ; Les références des supports informatiques livrés ; Le délai et les conditions d’approbation ou de recette.

Pour un logiciel : Les références des fournitures livrées ; Les références des supports informatiques livrés ; La liste des non-conformités corrigées pour la livraison ; La liste des non-conformités restantes ; Le délai et les conditions d’approbation ou de recette.

6.4.5 Gestion des sécurités

Sur le site de l’IFDD, en environnement partagé avec d’autres projets, la sauvegarde des logiciels et des documents est placée sous la responsabilité de l’IFDD.

6.4.6 Gestion des éléments propriétés de l’UEMOA et l’IFDD

L’IFDD fournit au maître d’œuvre les objets informatiques (matériels ou logiciels) dans les délais contractuels. Le maître d’œuvre dispose d’un délai de 5 jours ouvrés pour prononcer l’acceptation ou formuler par écrit ses remarques sur la complétude de la livraison et la conformité de l’identification des produits.

L’acceptation sera prononcée après vérification de la prise en compte des remarques.

6.5 Management et Assurance Qualité du projet

6.5.1 Généralités

L’assurance qualité mise en œuvre sur le projet comprend :

Des procédures qualité mises en place par la maîtrise d’ouvrage et décrite dans le Plan d’Assurance Qualité du projet ;


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Des procédures qualité spécifiques au projet définies ci-après.

Procédures qualité spécifiques au projet

Le projet est encadré par une démarche qualité fournissant un cadre méthodologique et des outils pour les projets de réalisation.

La démarche est principalement axée sur deux objectifs :

Maîtriser la planification et gérer le risque : il s’agit ici, par une gestion fine (de la planification, des jalons et actions) d’éviter ou d’anticiper tout dérapage des délais du projet, l’objectif final étant de permettre un déploiement sans retard de la solution validée en recette. Un plan d’actions est attribué à chaque groupe de travail. Il est alimenté par les jalons du projet, enrichi par les actions spécifiques débattues en réunion (comité de pilotage, comité de projet, groupes de travail) et donne une visibilité immédiate des actions en retard et du risque encouru. Des fiches évènements peuvent alors être transmises aux instances du projet. Le suivi de ces plans d’actions est assuré par des revues périodiques et des points de situation quand le chef de projet IFDD ou l’assistant à maîtrise d’ouvrage le jugent nécessaire.

Maîtriser la communication au sein du projet : une des clés de la réussite d’un projet est la maîtrise des circuits de communication de l’information. L’ensemble de la documentation du projet est référencé et accessible sur le portail du projet.

Le soumissionnaire fournira périodiquement, à la demande du chef de projet IFDD ou de l’assistance à maîtrise d’ouvrage, les documents de projet (même en version de travail) pour publication sur l’Intranet du projet.

6.5.2 Procédures de qualification et de recette interne

Toute fourniture (document ou produit) faisant l’objet d’une livraison libératoire au sens du contrat, doit faire l’objet d’une validation comprenant :

Une qualification par le groupe d’étude technique (ou fonctionnelle) ; Une recette interne effectuée par le maître d’œuvre ; Une recette IFDD.

L'objectif de la qualification est d'apporter la démonstration de la conformité d'une fourniture (document ou produit) aux exigences spécifiées dans le contrat, qu'elles concernent les aspects fonctionnels, techniques ou la qualité.

La qualification est une procédure de validation dont la responsabilité de mise en œuvre incombe au maître d’œuvre. Elle s’effectue parallèlement aux activités d’études et de mise en œuvre.

6.5.3 Procédure de recette par l’IFDD

La recette concerne une fourniture (document ou produit) officiellement livrée à l’IFDD et dont l'acceptation par ce dernier est libératoire par rapport au contrat. Il s'agit donc d'une fourniture inscrite au contrat ou dans ses annexes.

Pour toute recette, l’IFDD doit formaliser sa décision dans la section « Contrôle Qualité » du document à recetter ou accompagnant le produit livré :

Soit recette sans réserve ; Soit recette avec réserves formalisées dans la section « contrôle qualité » et détaillées si

nécessaire sur une fiche événement (la levée des réserves entraîne la recette) ; Soit refus.

La prononciation de la recette donne lieu à un procès-verbal de recette signé par le chef de projet.


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7 Annexe 1 : Glossaire du projetAbréviation / Acronyme Description

AIE Agence Internationale de l’Energie

BI Business Intelligence

EDD Entrepôt de Données Décisionnelles

EDW Enterprise Data Warehouse

ESB Enterprise Service Bus

ID Informatique Décisionnelle

IFDD Institut de la Francophonie pour le développement durable

IHM Interface Homme Machine

MCO Maintenance aux Conditions Opérationnelles

MOA Maitrise d’ouvrage

MOE Maitrise d’œuvre

ODD Objectif de Développement Durable

OIF Organisation internationale de la Francophonie

ONU Organisation des Nations Unies

PAQ Plan d’Assurance Qualité

PID Plateforme d’Intégration de Données

SFD Spécifications Fonctionnelles Détaillées

SFG Spécifications Fonctionnelles Générales

SIE Système d’Information Énergétique

SIE-UEMOA Système d’Information Énergétique de l’espace UEMOA

UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine

VSR Vérification de Service Régulier


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