publications.europa.eupublications.europa.eu/.../10530/676542/ao_10358_speci… · Web viewle bordereau des prix doit inclure le nom de l’entreprise et chaque page ... MS Word,

APPEL D’OFFRES GÉNÉRAL

10358

SAISIE DE DONNÉES RELATIVES AUX ABONNEMENTS ET AUX COMMANDES DE PUBLICATIONS ET D'AUTRES DONNÉES

CAHIER DES CHARGES

Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données 1 / 79

Table des matières

TABLE DES MATIÈRES

1. INFORMATIONS PRÉLIMINAIRES CONCERNANT L’APPEL D’OFFRES..........................4

1.1. PRÉSENTATION DE L'OFFICE DES PUBLICATIONS DE L’UNION EUROPÉENNE................................41.2. NATURE DU CONTRAT...................................................................................................................51.3. OBJET ET CONTEXTE DU MARCHÉ.................................................................................................61.4. DATE DE DÉBUT DU CONTRAT ET DURÉE DES TÂCHES/DU CONTRAT............................................61.5. PRIX...............................................................................................................................................61.6. MODALITÉS DE PAIEMENT.............................................................................................................61.7. GARANTIES FINANCIÈRES..............................................................................................................71.8. LIEU D’EXÉCUTION DES TÂCHES...................................................................................................71.9. CONDITIONS GÉNÉRALES DE SOUMISSION D’UNE OFFRE...............................................................71.10. VISITE DES LIEUX..........................................................................................................................71.11. DATE ET LIEU DE L’OUVERTURE DES OFFRES...............................................................................8

2. L'OFFRE ET L'ÉVALUATION..............................................................................................................9

2.1. PROCÉDURE D’ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ..........................................................92.2. FORME ET CONTENU DE L'OFFRE...................................................................................................92.3. STRUCTURE DE L’OFFRE..............................................................................................................102.4. PREMIÈRE PARTIE: INFORMATIONS ADMINISTRATIVES................................................................102.5. DEUXIÈME PARTIE: CRITÈRES D’EXCLUSION...............................................................................12

2.5.1. Documents à fournir concernant les critères d'exclusion......................................................122.5.2. Cas d’exclusion......................................................................................................................132.5.3. Sanctions administratives et financières................................................................................13

2.6. TROISIÈME PARTIE: CRITÈRES DE SÉLECTION..............................................................................142.6.1. Capacité financière et économique du soumissionnaire........................................................152.6.2. Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire...................................................15

2.7. QUATRIÈME PARTIE: CRITÈRES D’ATTRIBUTION – OFFRE TECHNIQUE........................................162.7.1. Documents à fournir au sujet des critères techniques d'attribution......................................162.7.2. Évaluation des critères techniques d'attribution...................................................................17

2.8. CINQUIÈME PARTIE: CRITÈRES D’ATTRIBUTION – OFFRE FINANCIÈRE........................................182.8.1. Documents relatifs aux critères d'attribution financiers.......................................................182.8.2. Évaluation des critères d’attribution financiers....................................................................19

2.9. ÉVALUATION FINALE...................................................................................................................192.10. INFORMATION DES SOUMISSIONNAIRES.......................................................................................192.11. ATTRIBUTION DU MARCHÉ..........................................................................................................20

3. OFFRE CONJOINTE ET SOUS-TRAITANCE.............................................................................21

3.1. OFFRES FAITES EN COLLABORATION AVEC D'AUTRES SOCIÉTÉS.................................................213.1.1. Offre conjointe.......................................................................................................................213.1.2. Sous-traitance........................................................................................................................22

3.2. DOCUMENTS À SOUMETTRE - OFFRE CONJOINTE.........................................................................223.3. DOCUMENTS À SOUMETTRE - SOUS-TRAITANCE.........................................................................233.4. ÉVALUATION DES OFFRES CONJOINTES OU DES OFFRES FAISANT APPEL À LA SOUS-TRAITANCE

243.4.1. Critères d'exclusion................................................................................................................243.4.2. Critères de sélection...............................................................................................................243.4.3. Critères d'attribution..............................................................................................................25

4. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES................................................................................................262 / 79 Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et

d'autres données

4.1. OBJET..........................................................................................................................................264.2. ÉLÉMENTS DE SAISIE...................................................................................................................26

4.2.1. Catégories de saisie...............................................................................................................264.2.2. Langues de saisie...................................................................................................................32

4.3. VOLUME......................................................................................................................................324.3.1. Mesure de volume..................................................................................................................324.3.2. Volume journalier..................................................................................................................334.3.3. Volume annuel estimé............................................................................................................34

4.4. MÉCANIQUE ET DÉLAIS...............................................................................................................344.4.1. Prise en charge des travaux de saisie....................................................................................344.4.2. Délais de traitement...............................................................................................................354.4.3. Organisation du travail..........................................................................................................364.4.4. Livraison de travail................................................................................................................36

4.5. SUIVI ET CONTRÔLE DES PRESTATIONS.......................................................................................364.5.1. Contrôle de qualité.................................................................................................................364.5.2. Contrôle des délais.................................................................................................................37

4.6. CONSÉQUENCES DE RETARDS DE LIVRAISON ET DE QUALITÉ INSUFFISANTE DES PRESTATIONS.374.6.1. Dommages-intérêts................................................................................................................374.6.2. Résiliation du contrat.............................................................................................................37

4.7. FACTURATION.............................................................................................................................384.8. PERSONNEL..................................................................................................................................38

4.8.1. Interlocuteurs de référence....................................................................................................384.8.2. Personnel de saisie.................................................................................................................38

4.9. ÉQUIPEMENT ET CONNEXIONS INFORMATIQUES..........................................................................394.10. PROTECTION DES DONNÉES.........................................................................................................39

5. ANNEXES...........................................................................................................................................41

Formulaires

1 OFFRE FINANCIÈRE, BORDEREAU DES PRIX ET HYPOTHÈSE D'EXPLOITATION...........................422A FICHE D’IDENTIFICATION FINANCIÈRE.....................................................................................432B FORMULAIRE « ENTITÉ LÉGALE ».................................................................................................442C ACCORD / PROCURATION..........................................................................................................453 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE.............................................................494 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES OFFRES CONJOINTES ET LA SOUS-TRAITANCE..................515 LISTE DES DOCUMENTS À FOURNIR...............................................................................................536 DÉCLARATION SUR L'HONNEUR RELATIVE AUX MOTIFS D'EXCLUSION......................................557 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE CONCERNANT LES CRITÈRES DE SÉLECTION...............................578 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES CRITÈRES D’ATTRIBUTION..................................................609 INSTRUCTIONS POUR LES CVS À FOURNIR....................................................................................64

Annexes techniques

1 DESCRIPTION DE L'ADRESSE ET DE L'ABONNEMENT....................................................................652 Statistiques.....................................................................................................................................71


1. Informations préliminaires concernant l'appel d'offres

1. INFORMATIONS PRÉLIMINAIRES CONCERNANT L’APPEL D’OFFRES

Le présent cahier des charges fait suite à la publication de l’avis de marché au JO S, voir la référence dans la lettre d'invitation.

Cet appel d'offres a été publié par l'Office des publications de l'Union européenne, qui signera le contrat et contrôlera son exécution.

1.1. Présentation de l'Office des publications de l’Union européenne

La maison d'édition des institutions européennes

L'Office des publications de l’Union européenne (2, rue Mercier, L-2985 Luxembourg) est la maison d’édition des institutions européennes au sens large, responsable de la production et de la diffusion, sur tout support et par tout moyen, de l’ensemble des publications de l’Union européenne. L’Office des publications de l’Union européenne (ci-après dénommé «l’Office des publications»), dont l’organisation et le fonctionnement actuels sont déterminés par la décision 2009/496/CE, Euratom (Journal officiel de l'Union européenne, L 168, 30.6.2009, p. 41-47), est géré par un comité de direction dans lequel chaque institution est représentée par son secrétaire général. L’Office des publications est rattaché à la Commission européenne sur le plan administratif. Des informations complémentaires sont disponibles sur le site web de l’Office des publications: http://publications.europa.eu/.

En tant qu’éditeur, l’Office des publications a pour responsabilité d’offrir la plus haute qualité de service à ses clients — les services auteurs des institutions et autres organes de l’Union européenne — et à son public — les citoyens de l’Union européenne ainsi que toute personne intéressée par les affaires européennes de par le monde. En matière de technologies nouvelles, l’Office des publications se doit d’être à l’avant-garde du métier de l’édition.

En vertu des dispositions du traité sur l'Union européenne, la publication de certains titres, tel le Journal officiel de l’Union européenne ou le Rapport général sur les activités de l’Union européenne, est une obligation légale.

Adresses utiles:

Site de l’Office des publications http://publications.europa.eu

EU Bookshop: La librairie en ligne de l'UE http://bookshop.europa.eu

EUROVOC: Thésaurus multilingue http://eurovoc.europa.eu

CORDIS: Service communautaire d'information sur la recherche et le développement

http://cordis.europa.eu

EUR-Lex: Portail d’accès au droit de l’Union http://eur-lex.europa.eu

WHOISWHO: http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

4 / 79 Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications etd'autres données

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/

http://publications.europa.eu/

http://publications.europa.eu/


Annuaire de l'Union européenne

TED: Supplément au Journal officiel des l’UE http://ted.europa.eu

SIMAP: Portail d'information sur les marchés publics européens

http://simap.europa.eu

Autres liens utiles http://europa.eu/geninfo/info/index_fr.htm

1.2. Nature du contrat

Il s’agit d’un contrat-cadre de services dont l’intitulé est: Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données.

Les conditions d’exécution, les quantités et/ou les délais de livraison précis ne pouvant être indiqués à l’avance, la Commission envisage de conclure le marché sous forme d’un contrat-cadre qui définira les conditions de base d’une série de bons de commande ou de contrats spécifiques à conclure au cours de sa durée. Les contrats-cadres ne donnent lieu à aucune obligation directe pour la Commission; seule leur mise en œuvre à travers des contrats spécifiques et/ou des bons de commande engage celle-ci.

Le montant estimé du marché est de 300 000 [trois cent mille] euros sur une période maximal de 4 ans.


http://europa.eu/geninfo/info/index_fr.htm

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/


1.3. Objet et contexte du marché

Le marché a pour objet la saisie de données concernant les adresses, les abonnements et les commandes, nécessaires au processus de distribution de différentes publications éditées par les différents institutions ou organes européens, pour lesquelles l'Office des publications est en charge de la diffusion, ainsi que, événtuellement, la saisie d'autres données similaires qui pourrait s’avérer nécessaire.

Cette saisie est à effectuer dans les locaux du prestataire, à partir de matériels variés (des imprimés, des manuscrits, des fichiers électroniques, etc.), sur un système informatisé (base de données), majoritairement en ligne.

Pour davantage d’informations sur les tâches à réaliser, voir la partie 4 (spécifications techniques).

1.1. Date de début du contrat et durée des tâches/du contrat

Il est prévu que le contrat soit signé en novembre 2011.

Le contrat entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie contractante. Une période de démarrage débutera dès l'entrée en vigueur du Contrat et s'étendra jusqu'au 7 janvier 2012. La durée du contrat sera de 12 mois à compter de la date de son entrée en vigueur, augmentée de la durée de la période de démarrage. Le contrat peut être reconduit trois fois au maximum, chaque fois pour une durée de 1 an.

1.2. Prix

Les prix doivent être forfaitaires et exprimés en euros. Pour les soumissionnaires des pays qui ne font pas partie de la zone euro, le montant de l’offre ne pourra pas être révisé du fait de l’évolution du taux de change;

Les prix indiqués sont fermes et non révisables. Les prix ne peuvent être révisés que selon les dispositions de l’article I.3 du contrat. Veuillez noter que la révision des prix doit faire l’objet d’une demande à introduire obligatoirement trois mois au plus tard avant la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat. En cas de demande justifiée introduite dans les délais, les prix révisés s’appliquent à compter du premier jour du mois suivant celui de la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat. Les révisions des prix seront calculées avec le même nombre de décimales que celui qui avait été accepté dans le bordereau des prix initial, et les prix révisés compteront également le même nombre de décimales (point 2.8.1).

Pour des détails sur la façon de présenter l'offre financière dans le bordereau des prix et dans l'hypothèse d'exploitation, voir le point 2.8.1.

1.3. Modalités de paiement

Les paiements seront effectués conformément à l’article I.5 du projet de contrat de services, selon les modalités suivantes:



les factures sont établies mensuellement pour toutes les prestations effectuées au cours d'un mois,

les factures doivent être accompagnées des bordereaux de transmission (voir point 4.4.1) relatifs au travail accompli, dûment complétés et signés par le Contractant et par le représentant de l'Office des publications.

dans les trente jours suivant la date de réception de la/des facture(s) concernée(s) le paiement correspondant est effectué.

1.4. Garanties financières

Sans objet.

1.5. Lieu d’exécution des tâches

Le lieu d’exécution des tâches sera le lieu de travail habituel du contractant ou tout autre lieu indiqué dans l’offre, à l’exception des locaux de l’Office des publications. Toutefois, des réunions entre l’attributaire et l’Office des publications pourront avoir lieu dans les locaux de ce dernier.

1.6. Conditions générales de soumission d’une offre

La participation à cet appel d'offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques ou morales relevant du domaine d’application des traités et à toutes les personnes physiques et morales d’un pays tiers qui aurait conclu avec l'Union européenne un accord particulier dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord.

La soumission d'une offre vaut acceptation des conditions contenues dans la lettre d'invitation à soumissionner, dans ce cahier des charges (y compris les différentes annexes) et dans le projet de contrat, et le cas échéant, renonciation du soumissionnaire à ses propres conditions générales ou particulières. Elle lie le soumissionnaire pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire.

Dès son acceptation par l’Office des publications, l’offre est considérée par ce dernier comme confidentielle et devient propriété de l’Office des publications.

L’Office des publications ne rembourse pas les frais afférents à la préparation et à la soumission des offres.

Le protocole sur les privilèges et immunités ou, le cas échéant, la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires s’applique au présent appel d’offres.

1.7. Visite des lieux

Sans objet.



1.8. Date et lieu de l’ouverture des offres

L’ouverture des offres aura lieu le 15/09/2011 à 10 h 00, à l’adresse suivante:

Adresse de l’Office des publications:Office des publications

2, rue MercierL-2985 Luxembourg

Chaque soumissionnaire peut mandater un représentant pour assister à l’ouverture des offres. Les sociétés intéressées sont invitées à le faire savoir par télécopie ou par courrier électronique, au moins 24 heures à l’avance, à l’adresse indiquée ci-dessous. Cette annonce doit être signée par un responsable autorisé du soumissionnaire et mentionner le nom de la personne qui représentera ce dernier à l’ouverture des offres.

Fax: (352) 2929-42672

E-mail : [email protected]




2. L'offre et l'évaluation

2. L'OFFRE ET L'ÉVALUATION

2.1. Procédure d’évaluation et attribution du marché

Les soumissionnaires et les offres seront évalués en trois étapes:

Chacune tend respectivement:

à vérifier, pour la première étape (critères d’exclusion), la possibilité pour les soumissionnaires de participer à la procédure de passation de marché et, le cas échéant, de se voir attribuer le marché;

à vérifier, pour la deuxième étape (critères de sélection), la capacité économique et financière ainsi que la capacité technique et professionnelle de chaque soumissionnaire ayant passé avec succès la première étape;

à évaluer, sur la base des critères d’attribution, chaque offre ayant passé avec succès les première et deuxième étapes.

La procédure d’évaluation peut aboutir à l’attribution du marché.

L’évaluation sera basée sur l’offre de chaque soumissionnaire. Pour ce qui concerne les critères d'exclusion et de sélection, l’Office des publications se réserve le droit de requérir la production, dans un délai précisé dans sa demande, de tout autre document relatif à l’offre présentée, à des fins de clarification et de vérification. Toutes les informations seront évaluées par rapport aux critères spécifiés dans le présent chapitre.

Veuillez noter que, pour ce qui concerne les critères d'attribution, l'Office des publications ne peut entrer en contact avec un soumissionnaire que dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes. Ce contact ne peut conduire qu'à l'éclaircissement de points déjà présents dans l'offre mais ne peut conduire à une modification de ses termes.

Seules les offres répondant aux exigences d’une étape seront prises en considération à l’étape suivante.

2.2. Forme et contenu de l'offre

Les offres doivent être claires et concises et assemblées de façon cohérente (par exemple, reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire est également invité à fournir une liste complétée indiquant où se trouvent les documents requis (annexe 5). Si l’offre est divisée en plusieurs tomes, il est conseillé de réaliser une table des matières pour chacun.

Le soumissionnaire étant jugé sur le contenu de son offre écrite, celle-ci doit faire clairement apparaître qu’il est en mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges.

La lettre d'invitation reprend les informations concernant les conditions à respecter ainsi que les modalités de soumission de l'offre.

Veuillez noter que l’offre doit être signée par une ou plusieurs personnes habilitées à représenter l’opérateur économique en vertu des statuts et/ou d’un extrait du registre de commerce, ou par une ou plusieurs personnes ayant reçu une procuration à cet effet d’une



personne ou des personnes mentionnées dans les documents précités. Les documents attestant que cette personne est habilitée à représenter l’opérateur économique doivent être soumis de la manière indiquée au point 2.4.

Il en va de même pour la ou les personne(s) désignée(s) pour signer le contrat.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que toute omission d’information, totale ou partielle, imputable à une ou à plusieurs entités légales concernées par l’offre pourra conduire l’Office des publications à exclure l’offre de la suite de la procédure.

2.3. Structure de l’offre

Toute offre doit comprendre les cinq parties suivantes:

Première partie: informations administrativesDeuxième partie: critères d’exclusionTroisième partie: critères de sélectionQuatrième partie: critères d’attribution – Offre techniqueCinquième partie: critères d’attribution – Offre financière

Les parties une à quatre, d’une part, et la partie cinq, d’autre part, doivent être soumises dans deux enveloppes cachetées distinctes, placées elles-mêmes sous double enveloppe cachetée, comme indiqué dans la lettre d’invitation à soumissionner. Chaque enveloppe intérieure doit clairement indiquer son contenu («offre technique» et «offre financière»).

Veuillez tenir compte du fait que toute la documentation doit être remise en triple exemplaire (un original et deux copies) et que cette exigence s'applique également aux disquettes, CD et autres supports similaires qui feraient partie de l'offre.

Veuillez tenir compte de la nécessité de remplir les conditions particulières mentionnées au chapitre 3 pour ce qui concerne les offres conjointes et la sous-traitance.

2.4. Première partie: informations administratives

Dans la première partie, le soumissionnaire doit fournir les éléments suivants:

une lettre d’accompagnement portant la signature d’un représentant autorisé et incluant le nom, adresse, numéro de télécopie (fax) et adresse électronique de la personne de responsable de la soumission de l'offre;

le formulaire standard d’identification du soumissionnaire fourni à l’annexe 3, comprenant les informations suivantes:

le nom et/ou la dénomination sociale du soumissionnaire;

la mention précise de sa forme juridique;

les numéros d’immatriculation au registre du commerce et de TVA du soumissionnaire;

l’adresse de son siège social et, le cas échéant, l'adresse de son site internet;



le nom des représentants légaux du soumissionnaire (administrateurs, directeurs, etc.), mandatés pour signer les contrats avec les tiers;

ses coordonnées bancaires;

le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopie (fax) ainsi que l'adresse électronique (courriel) des personnes de contact en matière administrative et en matière technique;

une déclaration signée confirmant la validité de l'offre.

une fiche d’identification financière remplie et signée par un représentant autorisé du soumissionnaire, revêtue du cachet de la banque et signé par un représentant de sa banque. Si une copie d'un extrait de compte bancaire récent est jointe, le cachet de la banque et la signature du représentant de celle-ci ne sont pas obligatoires. Un formulaire standard est fourni à l’annexe 2A et un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l’adresse internet suivante:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm

le formulaire « Entité légale », qui doit être signé par un représentant du soumissionnaire mandaté pour signer des contrats avec les tiers. Il existe un formulaire pour les personnes physiques, un autre pour les sociétés privées et un troisième pour les entités de droit public. Un modèle est fourni à l’annexe 2B. Des formulaires spécifiques dans les langues de chaque État membre sont disponibles à l’adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm

Le formulaire « Entité légale » doit être accompagné des documents mentionnés ci-dessous afin d’étayer les informations administratives relatives au soumissionnaire:

Pour les sociétés privées:

une preuve de l’inscription, selon les modalités applicables dans le pays d’établissement, sur un registre professionnel ou commercial ou tout autre document officiel mentionnant le numéro d’enregistrement.

si le document ci-dessus ne précise pas le numéro de TVA, une copie du document attestant de l’assujettissement à la TVA, le cas échéant;

une copie lisible de l’acte de nomination des personnes habilitées à représenter le soumissionnaire dans ses relations avec les tiers et en justice, s’il ne figure pas dans les documents ci-dessus, ou une copie de la publication de cet acte de nomination si la législation applicable prévoit une telle publication. S'ils sont nécessaires pour établir l'habilitation à représenter le soumissionnaire, les actes constitutifs de l'entité légale et/ou une copie des statuts doivent être fournis. Si la ou les personnes qui signent l’offre ou la personne désignée pour signer le contrat sont habilitées à représenter l’opérateur économique en vertu d’une procuration délivrée par les personnes susmentionnées, cette procuration doit également être produite.



Pour les personnes physiques:

une copie lisible de la carte d’identité ou du passeport doit être fournie;

le cas échéant, une preuve de l’inscription, selon les modalités applicables dans le pays d’établissement, sur un registre professionnel ou commercial ou tout autre document officiel mentionnant le numéro d’enregistrement;

si le document ci-dessus ne précise pas le numéro de TVA, une copie du document attestant de l’assujettissement à la TVA, le cas échéant.

Pour les entités de droit public:

une copie de la résolution, de la loi, de l’arrêté ou de la décision établissant l’entité concernée ou, à défaut, tout autre document officiel prouvant l’existence de l’entité;

le nom et la fonction des représentants légaux du soumissionnaire (administrateurs, directeurs, etc.) mandatés pour signer les contrats avec les tiers (une copie du document désignant les personnes habilitées à représenter le soumissionnaire doit être produite);

si l'entité de droit public a précisé un numéro de TVA sur le formulaire « Entité légale », un document officiel dans lequel le numéro de TVA soit indiqué.

2.5. Deuxième partie: critères d’exclusion

2.5.1. Documents à fournir concernant les critères d'exclusion

Dans la deuxième partie, le ou les soumissionnaires doivent fournir la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6) et les documents et certificats correspondants suivants:

un extrait récent du casier judiciaire ou équivalent; comme preuve qu'ils ne sont pas dans une des situations énumérées dans le paragraphe (a), (b) ou (e) du point 2.5.2. ci-dessous, ou, à défaut, un document récent équivalent publié par un organisme juridique ou administratif compétent dans le pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.

un certificat récent délivré par l'autorité compétente du pays concerné indiquant que le soumissionnaire a rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou équivalent;

un certificat récent délivré par l'autorité compétente du pays concerné indiquant que le soumissionnaire a rempli ses obligations relatives au paiement des impôts, ou équivalent.

Lorsque ces documents ou certificats ne sont pas délivrés par le pays concerné, ils peuvent être remplacés par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par le soumissionnaire devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifiée du pays d'origine ou de provenance du soumissionnaire.



2.5.2. Cas d’exclusion

Conformément à l'article 93 du Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes1, tel que modifié (ci-après «le Règlement financier»), sont exclus de la participation à un marché les soumissionnaires:

a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier ;

d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union;

f) qui font actuellement l’objet d’une sanction administrative visée à l’article 96, paragraphe 1 du Règlement financier.

En outre, conformément à l’article 94 du Règlement financier sont exclus de l'attribution du marché les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché:

g) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

h) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur ou n'ont pas fourni tous les renseignements demandés.

L’Office des publications se réserve le droit de vérifier les informations susmentionnées.

2.5.3. Sanctions administratives et financières

L’attention des soumissionnaires est également attirée sur les éléments ci-après:

Une base de données centrale est créée et gérée par la Commission, dans le respect de la réglementation de l'Union européenne relative au traitement des données à caractère personnnel. La base de données centrale contient des informations détaillées concernant les candidats et les soumissionnaires qui sont dans l'une des

1 JO L 248 du 16 septembre 2002, p.1.



situations visées au point 2.5.2 ci-dessus et des candidats ou soumissionnaires soumis à une exclusion des marchés et des subventions financés par le budget de l'Union européenne.

Conformément à l’article 96 du Règlement financier, les soumissionnaires qui se trouvent dans la situation mentionnée au point 2.5.2 h) ci-dessus ou qui ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations en vertu de marchés financés par le budget de l'Union européenne peuvent faire l'objet de sanctions administratives ou financières de la part de la Commission.

Ces sanctions peuvent consister:

a) dans l'exclusion du soumissionnaire ou contractant concerné des marchés et des subventions financés par le budget de l'Union européenne pour une période maximale de dix ans;

b) dans le paiement de sanctions financières par le soumissionnaire ou contractant dans la limite de la valeur du marché en cause.

Les sanctions infligées sont proportionnelles à l'importance du marché ainsi qu'à la gravité des fautes commises.

Le détail de ces sanctions est fixé à l’article 133 du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes2, tel que modifié.

2.6. Troisième partie: critères de sélection

La sélection du soumissionnaire pouvant se voir attribuer le marché reposera sur l’évaluation:

de sa capacité économique et financière;

de sa capacité technique et professionnelle.

Le soumissionnaire peut, le cas échéant, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple par la production de l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

2 JO L 357 du 31.12.2002, p. 1.Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données 15 / 79


2.6.1. Capacité financière et économique du soumissionnaire

2.6.1.1. Documents à fournir concernant la capacité financière et économique

La troisième partie doit inclure, dans son premier volet, les informations sur la capacité financière et économique du soumissionnaire. Elle doit comprendre les documents suivants:

1. les bilans et comptes de résultats des deux dernières années;

2. un document reprenant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices;

2.6.1.2. Évaluation de la capacité financière et économique

Les capacités financières et économiques incluant la santé financière des soumissionnaires seront évaluées sur la base des documents mentionnés ci-dessus que les soumissionnaires doivent soumettre, selon le point 2.6.1.1.

Le seuil minimal du chiffre d'affaires est le suivant: le montant représentant le volume estimé du marché pour un an ne peut pas dépasser 60% du chiffre d'affaires annuel global réalisé par le soumissionnaire lors du dernier exercice écoulé, ou bien il ne peut pas dépasser 60% de la moyenne des chiffres d'affaires annuels globaux réalisés par le soumissionnaire au cours des trois derniers exercices. Concernant le volume estimé du marché sur quatre ans, veuillez vous référer au point 1.2.

2.6.2. Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire

2.6.2.1. Documents à fournir au sujet de la capacité technique et professionnelle du soumissionnaire

Dans le second volet de la troisième partie, le soumissionnaire doit fournir des informations sur sa capacité technique et professionnelle.

La preuve de la capacité technique et professionnelle sera établie sur la base des documents suivants:

a) une brève description, d'un maximum de 5 pages, de l'activité économique du soumissionnaire en relation avec la catégorie des services qui font l'objet de cet appel d'offres (à fournir);

b) une liste d'au moins 3 et au plus 8 projets concernant des services similaires à ceux du présent appel d'offre, exécutés au cours des trois dernières années par le soumissionaire et ses soutraitants éventuels, avec indication du montant, des dates de début et de fin, du client et des langues utilisées; ces projets doivent ensemble couvrir au moins 5 langues différentes et être d'un montant total de 200 000 euros au minimum (à compléter le questionnaire technique – 1. Liste des projets comparables, annexe 7);



c) une description de l'équipement technique, des logiciels et d'autre matériel employé pour exécuter le marché y compris les justificatifs de la capacité à assurer une transmission rapide, fiable et interactive des données (à compléter le questionnaire technique – 2. Matériel, annexe 7);

d) une déclaration concernant la capacité à traiter les données dans les 23 langues officielles de l'Union européenne et de s'adapter aux besoins de la saisie des donnés dans d'autres langues (à compléter le questionnaire technique – 3. Capacités linguistiques, annexe 7);

e) au moins 3 CV du personnel de saisie, démontrant la compétence et l'expérience, notamment les capacités linguistiques: aptitude prouvée à lire, comprendre puis saisir l'information imprimée ou manuscrite dans les diverses langues européennes, au besoin avec transcription vers l'alphabet latin des caractères originaux cyrilliques ou grecques, ainsi que les aptitudes au niveau d'utilisation des logiciels bureautiques (à fournir selon les instructions en annexe 9);

f) une liste des CV (à fournir).

En soumettant une offre, toute entité légale concernée par celle-ci accepte que l’Office des publications vérifie sa capacité technique et, au besoin, les moyens d’étude et de recherche dont il dispose, ainsi que les mesures prises pour contrôler la qualité.

De plus, tout soumissionnaire est informé qu’il peut être invité à justifier son autorisation à produire l’objet visé par le marché selon le droit national dont il relève: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse ou inscription au registre de la TVA.

2.6.2.2. L'évaluation de la capacité technique et professionnelle

La capacité technique et professionnelle sera jugée sur la base des compétences pertinentes pour les services requis, en fonction notamment du savoir-faire et de l’expérience du soumissionnaire.

2.7. Quatrième partie: critères d’attribution – offre technique

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, compte tenu des critères exposés ci-après.

2.7.1. Documents à fournir au sujet des critères techniques d'attribution

Cette partie doit contenir les documents illustrant les mérites de l’offre, de manière à permettre l’évaluation au regard des critères d’attribution techniques.

Les soumissionnairer fourniront des informations détaillées en remplissant le questionnaire en annexe 8.



2.7.2. Évaluation des critères techniques d'attribution

Les critères d’attribution ont pour objet de départager les offres des soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans un des cas d’exclusion et qui remplissent les critères de sélection.

Les critères d'attribution ont pour but d'évaluer la qualité de l'offre sur la base de la proposition du soumissionnaire. Les critères suivants – compétence ou capacité des soumissionnaires, tels que leur expérience passée, leur formation professionnelle et leurs références – qui sont pris en compte pour l'évaluation des critères de sélection ne seront pas pris en compte pour l'évaluation des critères d'attribution.

L’évaluation technique se fera sur la base des éléments suivants.

N° Critères d’attribution techniques

(Nombre maximal de

points à attribuer)

Seuil

1 Présentation de l'offre 5 2,5

2 Organisation proposée pour garantir la qualité et la fiabilité de la saisie des données en tenant en compte des contraintes multilingues

50 25

3 Organisation du personnel dans le cadre d'une adaptation flexible des ressources à la charge de travail transmis

25 12,5

4 Organisation et logistique pour assurer l'enlèvement et le retour du travail conformément aux dispositions des spécifications techniques

10 5

5 Systèmes et procédures pour garantir la sécurité et la confidentialité des données et des accès fournis aux applications de l'Office des publications

10 5

Total 100 65

Le résultat de l’évaluation technique est la somme des points obtenus lors de l’évaluation de chaque critère. Seules les offres ayant obtenu au moins la moitié des points pour chaque critère et un score total d’au moins 65 points seront retenues pour l’attribution du marché.

L’évaluation des offres portant essentiellement sur la qualité des services proposés, les soumissionnaires développeront tous les aspects abordés par le présent cahier des charges, de manière à obtenir le plus de points possible. La reprise pure et simple des exigences exposées dans le cahier des charges, sans entrer dans les détails ou proposer de valeur ajoutée, ne permettra d’obtenir qu’un total de points très médiocre.



Si dans son offre un soumissionnaire propose d'aller au-delà des exigences minimales décrites dans les spécifications techniques, cette proposition l'engage pour la durée d'exécution du contrat, dans le cas où il en serait attributaire.

2.8. Cinquième partie: critères d’attribution – offre financière

2.8.1. Documents relatifs aux critères d'attribution financiers

Pour l’offre financière, le soumissionnaire doit utiliser le bordereau des prix et l'hypothèse d'exploitation ci-joints.

L’offre financière doit satisfaire aux exigences suivantes:

les prix doivent être libellés en euros;

les prix doivent comporter au maximum 4 chiffres après la virgule;

les prix doivent être indiqués hors taxes, droits de douane et autres charges, c’est-à-dire également hors TVA, l'Union européenne en étant exonérée dans les États membres conformément aux articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne du 8 avril 19653. Cette exonération est accordée à la Commission par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur pièces justificatives, soit par exonération directe.

Pour les pays où la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l’exonération de TVA dont bénéficie l'Union européenne.

3 JO C 83 du 30.3.2010, p.266.Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données 19 / 79


Il convient de suivre les indications suivantes pour remplir le bordereau des prix et l'hypothèse d'exploitation:

- le bordereau des prix doit inclure le nom de l’entreprise et chaque page doit être dûment remplie et signée par l’un des représentants habilités de l’entreprise (annexe 1). Aucune modification du bordereau des prix ne sera autorisée; une réponse complète doit être donnée pour chaque question.

L’absence de réponse sera considérée comme une réponse négative. Toute omission ou modification apportée au bordereau original peut entraîner la nullité de l’offre;

- l'hypothèse d'exploitation doit être dûment remplie et signée (annexe 1). Elle doit être établie sur la base des prix unitaires figurant dans le bordereau des prix, qui prévaut en cas de divergence. L'hypothèse d'exploitation n’a toutefois qu’un caractère indicatif et ne saurait être retenue en cas de litige, seuls les travaux réellement exécutés étant à facturer, sur la base des prix unitaires figurant dans le bordereau.

Le bordereau des prix et l'hypothèse d'exploitation seront également fournis électroniquement sous la forme de fichiers Excel. En cas de divergence entre la version papier et le fichier électronique, la version papier prévaut.

2.8.2. Évaluation des critères d’attribution financiers

L'évaluation du critère d'attribution financier sera basée sur le montant total final de l'hypothèse d'exploitation.

2.9. Évaluation finale

Pour l'évaluation finale ne seront prises en considération que les offres ayant passé les différentes phases d'évaluation précédentes.

Le contrat sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l'offre proposant le meilleur rapport qualité-prix.

Afin d'identifier l'offre économiquement la plus avantageuse parmi les offres ayant atteint le stade de l'évaluation finale, la pondération de la qualité sera de 30 %, et celle du prix de 70 %, en appliquant la formule suivante:

R = (30 xQ ) + (70 x

Pmin )Qmax P

dans laquelle:

R: rapport qualité-prix

Q: note de qualité de l'offre en question;

Qmax: note de qualité de l'offre ayant obtenu la note de qualité la plus élevée;

Pmin: montant total final de l'hypothèse d'exploitation de l'offre la moins disante;



P: montant total final de l'hypothèse d'évaluation de l'offre en question.

2.10. Information des soumissionnaires

L’Office des publications informera les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché, y compris des motifs pour lesquels il déciderait de renoncer à passer le marché ou de recommencer la procédure.

S’il lui en est fait la demande par écrit, l’Office des publications communiquera à tout soumissionnaire écarté les motifs du rejet de son offre et, à tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable, les caractéristiques et les avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire.

Il se peut cependant que certains éléments ne soient pas communiqués, au cas où une telle divulgation ferait obstacle à l’application des lois, serait contraire à l’intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d’entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci.

2.11. Attribution du marché

La procédure de passation de marché est conclue par un contrat signé par les parties ou par une décision de non-attribution du marché.

Après expiration du délai de validité de l’offre, le marché n’est conclu que moyennant l’accord écrit du soumissionnaire.


3. Offre conjointe et sous-traitance

3. OFFRE CONJOINTE ET SOUS-TRAITANCE

Cette section s'applique seulement pour des offres prévoyant une offre conjointe ou une sous-traitance. Si ce n'est pas le cas, veuillez continuer à la section suivante (4. Spécifications techniques).

3.1. Offres faites en collaboration avec d'autres sociétés

Dans le cas d’une offre impliquant plusieurs entités légales, ces dernières ont le choix entre:

réaliser une offre conjointe, tous les opérateurs économiques devant alors être considérés comme soumissionnaires et, si leur offre remporte le marché, comme contractants (dans ce cas, l’un des soumissionnaires doit être proposé comme coordinateur en vue d’assurer, si l’offre est retenue, la gestion contractuelle); et,

réaliser une offre ne faisant apparaître qu’un seul soumissionnaire (ce dernier étant alors, si l’offre en question remporte le marché, le seul contractant), les autres entités légales étant alors considérées comme des sous-traitants.

Quelle que soit la présentation de l’offre (offre conjointe ou offre ne faisant apparaître qu’un seul soumissionnaire), le ou les soumissionnaires doivent impérativement préciser le rôle, les qualifications et l’expérience de chaque entité légale et, le cas échéant, les moyens de contrôle existant entre eux.

3.1.1. Offre conjointe

Les soumissionnaires qui proposent une offre conjointe sont solidairement responsables de l’exécution du contrat dans son ensemble à l’égard de l’Office des publications. Par conséquent, toute clause prévoyant, par exemple:

que l’un des partenaires de l’offre conjointe sera responsable d’une partie des prestations et un autre partenaire du reste de celles-ci, ou

que plusieurs contrats devront être signés si l’offre conjointe est retenue,

est incompatible avec le principe de responsabilité solidaire.

L’Office des publications ne tiendra pas compte de clauses de ce type qui pourraient figurer dans une offre conjointe et se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation pour cause de non-respect du cahier des charges.

Dans le cas d’une offre conjointe, l’un des partenaires (coordinateur) doit recevoir procuration pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

Si l’offre conjointe est retenue, les soumissionnaires peuvent être tenus d’adopter une forme juridique déterminée après que le marché leur a été attribué si ce changement est nécessaire pour la bonne exécution du contrat.



Il n'est pas permis à un soumissionnaire qui présente une offre seul ou comme membre d'un consortium, de présenter, par ailleurs, une autre offre, pour le même lot, que ce soit seul ou comme membre d'un consortium.

3.1.2. Sous-traitance

Si certaines tâches prévues dans le contrat sont confiées à des sous-traitants, le contractant reste pleinement responsable de l’exécution de l’ensemble du contrat vis-à-vis de l’Office des publications. Il en résulte ce qui suit:

le contractant sera le seul interlocuteur de l’Office des publications pour traiter toute question contractuelle (par exemple, les paiements), même si les tâches concernées sont sous-traitées;

le contractant ne pourra en aucun cas échapper à sa responsabilité vis-à-vis de l’Office des publications en invoquant une faute commise par le sous-traitant.

Le soumissionnaire doit informer le ou les sous-traitants de l’application à leur égard de l’article II.17 du contrat. Une fois le contrat signé, l’article II.13 du contrat de services précité régit la sous-traitance. Pendant la période d’exécution du contrat, le contractant devra solliciter l’autorisation de l’Office des publications s’il souhaite remplacer un sous-traitant par un autre et/ou s’il envisage de sous-traiter des tâches qu’il proposait, dans l’offre initiale, de réaliser lui-même.

3.2. Documents à soumettre - offre conjointe

Dans le cas d’une offre conjointe, les documents suivants doivent être fournis:

Première partie: informations administratives et preuves nécessaires pour l’accès au marché

1. Une déclaration, établie conformément au modèle de procuration joint en annexe 2C, signée par les représentants légaux de tous les partenaires de l’offre conjointe, qui notamment:

reconnaît la responsabilité solidaire de tous les partenaires de l’offre conjointe pour l’exécution du marché;

donne procuration à l’un des partenaires de l’offre conjointe (coordinateur) pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

2. Si les soumissionnaires ont déjà formé un consortium ou une entité similaire à cet effet, ils sont tenus de l’indiquer dans leur offre, en mentionnant toute autre information et tout autre document pertinent dans ce contexte.

3. Le questionnaire relatif aux offres conjointes et à la sous-traitance (annexe 4) doit être fourni, signé par un représentant légal du coordinateur.

4. Le formulaire standard d'identification doit être fourni par chaque partenaire à l'offre conjointe.



5. Le formulaire « Entité légale » de chaque soumissionnaire, accompagné de tous les justificatifs précisés au point 2.4.

Seul le coordinateur doit remettre la fiche d’identification financière.

Deuxième partie: documents relatifs aux critères d’exclusion

6. Chaque soumissionnaire doit remplir et renvoyer la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6) et fournir les pièces justificatives précisées au point 2.5. ci-dessus.

Troisième partie: documents relatifs aux critères de sélection

7. Chacune des parties d’une offre conjointe doit fournir les documents relatifs à sa capacité économique et financière:

les bilans et comptes de résultats des deux dernières années;

un document reprenant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices.

Le questionnaire technique concernant les critères de sélection ne doit être rempli qu’une seule fois pour tous les partenaires d’une offre conjointe, mais il doit indiquer quel est celui qui possède les capacités décrites.

Quatrième et cinquième parties: documents relatifs aux critères d’attribution

Les documents relatifs aux critères d’attribution doivent être fournis par le coordinateur qui représente le groupe de soumissionnaires.

3.3. Documents à soumettre - sous-traitance

Si l’offre prévoit le recours à la sous-traitance, elle doit comprendre les documents suivants:


1. Le questionnaire relatif aux offres conjointes et à la sous-traitance figurant à l’annexe 4, signé par un représentant légal du soumissionnaire. La troisième page de ce questionnaire doit être fournie pour chacun des sous-traitants, avec les informations suivantes:

la justification de la sous-traitance;

le rôle, les activités et les responsabilités de chaque sous-traitant;

le volume/la proportion des tâches qui reviendra à chaque sous-traitant;

2. Une déclaration d’intention de chaque sous-traitant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.




3. Les sous-traitants doivent fournir la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6) dûment signée. Lorsque, dans une offre, la valeur des travaux qu’il est prévu de sous-traiter est supérieure ou égale à 20 % de la valeur du marché, le sous-traitant doit fournir toutes les pièces justificatives à l’appui de la déclaration, comme indiqué au point 2.5. Lorsque ces services représentent moins de 20 % du marché, le sous-traitant n’est pas tenu de fournir les éléments de preuve. L’Office des publications se réserve toutefois le droit de les demander s’il l’estime nécessaire.


4. Lorsque, dans une offre, la valeur des travaux qu’il est prévu de sous-traiter est supérieure ou égale à 20 % de la valeur du marché, le sous-traitant doit fournir les documents concernant sa capacité économique et financière, comme indiqué au point 2.6. Lorsque ces services représentent moins de 20 % du marché, le sous-traitant n’est pas tenu de fournir les documents relatifs à sa capacité économique et financière. Cependant, dans le cas où le soumissionnaire fait valoir les capacités des sous-traitants afin de satisfaire aux critères de sélection, comme il l'indique dans le questionnaire relatif aux offres conjointes et à la sous-traitance (annexe 4), ces documents doivent être fournis. L’Office des publications se réserve aussi le droit de les demander dans d'autres cas, s’il l’estime nécessaire.

5. Le sous-traitant doit répondre aux questions du questionnaire technique qui portent sur les services que ce sous-traitant se propose d’exécuter de même qu'il doit fournir les documents en rapport avec ces services (p.ex.: les CV, les PARF).

Quatrième et cinquième parties: documents relatifs aux critères d’attribution

Seul le soumissionnaire est tenu de fournir les documents relatifs aux critères d’attribution.

3.4. Évaluation des offres conjointes ou des offres faisant appel à la sous-traitance

3.4.1. Critères d'exclusion

Les critères d’exclusion seront évalués individuellement pour chaque soumissionnaire ou sous-traitant.

3.4.2. Critères de sélection

Offre conjointe

Si plusieurs soumissionnaires participent à une offre en qualité de partenaires d’une offre conjointe, chacun d’entre eux doit prouver qu’il possède la capacité économique et financière requise. En revanche, si les critères doivent être remplis au-delà d'un certain seuil, une évaluation d'ensemble sera effectuée.

Les critères de sélection relatifs à la capacité technique et professionnelle seront évalués pour le groupe dans son ensemble.



Sous-traitance

Les critères de sélection concernant la capacité économique et financière seront évalués individuellement pour le soumissionnaire et pour chaque sous-traitant proposé si l’Office des publications l’estime nécessaire compte tenu du rôle du sous-traitant et du volume de la sous-traitance. En revanche, si les critères doivent être remplis au-delà d'un certain seuil, une évaluation d'ensemble sera effectuée, dans la mesure où le sous-traitant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire pour l'exécution du contrat.

Les critères de sélections relatifs à la capacité technique et professionnelle seront évalués pour chaque sous-traitant proposé uniquement en ce qui concerne les services sous-traités.

Seulement dans le cas où le soumissionnaire a l'intention de faire valoir les capacités du sous-traitant afin de satisfaire aux critères de sélection, comme il l'indique dans le questionnaire relatif aux offres conjointes et à la sous-traitance (annexe 4), les critères de sélection portant sur la capacité technique et professionnelle seront évalués en examinant les capacités combinées du soumissionnaire et du sous-traitant, pris comme un tout, dans la mesure où le sous-traitant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire pour l'exécution du contrat.

3.4.3. Critères d'attribution

Les critères d’évaluation (d’attribution) seront examinés par rapport à l’offre dans son ensemble.


4. Spécifications techniques

4. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

4.1. Objet

Le présent contrat a pour objet la saisie, sur système informatisé, en ligne ou non, dans les locaux du prestataire, de données concernant des abonnements et des commandes de publications, et ce dans les 23 langues officielles de l'Union européenne, celles des pays candidats à l'adhésion et le norvégien – Norvège étant un membre de l'Association européenne de libre-échange (AELE).

Il pourrait aussi être demandé au prestataire d'effectuer la saisie d'autres données, pour des besoins ponctuels ou non de l'Office des publications (ci-après «d'autres données»).

En ce qui concerne la saisie en ligne, deux applications spécifiques, orientées web, sont utilisées, à savoir SAGAPX, pour la gestion des abonnements, et GESCOMX, pour la gestion des commandes.

L'Office des publications pourrait remplacer ces applications par de nouvelles applications, toujours orientées web et offrant les mêmes fonctionnalités, pendant la durée du contrat.

De plus, l'Office des publications se réserve le droit de demander un encodage sous forme de fichiers électroniques réalisé avec des logiciels de bureautique standard (Excel, Access)4, le cas échéant.

Pour ce qui est de la saisie d'autres données, elle peut se faire dans des programmes orientés web autres que SAGAPX et GESCOMX, ou à l’aide de logiciels standard.

4.2. Éléments de saisie

4.2.1. Catégories de saisie

Par saisie, on comprend le remplissage à l’écran de champs dans les masques de programmes informatiques à partir d’imprimés, de manuscrits ou de fichiers électroniques (ci après «le matériel source»5).

On distingue les catégories suivantes de saisie:

la création de lien;

la modification et suppression de lien;

la suppression de lien avec identifiant connu (simplifiée);

l'enregistrement de commande;

4 Le calcul du nombre d'unités dû (voir point 4.3.1) se fera de façon analogique à celui utilisé pour la saisie dans SAGAPX/ GESCOMX.

5 5 Ce matériel peut notamment comprendre: les enveloppes, lettres, coupons, feuilles de routage, publications, listing ou tout autre document transmis par l’Office des publications pour traitement de la tâche.



l'encodage ou la modification d’adresse électronique;

la confirmation de clôture d'avis d'expédition de commande;

la saisie d'autres données.

Des exemples de catégories de saisie seront consultables à l'adresse suivante http://surveys.publications.europa.eu/formserver/exemples_de_saisie.htm.

4.2.1.1. Création de lien

Un lien est la combinaison d’une adresse et d’un abonnement, appelé également «lien mailing». Une adresse ne peut exister sans qu’un abonnement n’y soit rattaché. Plusieurs abonnements peuvent être rattachés à la même adresse.

Il est donc parfois possible de créer un abonnement sans créer d’adresse, mais il faut cependant vérifier que l'adresse existante est bien la même que celle qui a été transmise pour la création du lien. Si elle est différente, il faut la modifier.

La durée moyenne de saisie est estimée à 150 secondes (création d'une adresse et création d’un abonnement, voir ci-dessous).

A. Création d’une adresse

Une adresse est un ensemble de champs destinés à identifier précisément le lieu de livraison de courriers et/ou de publications, de définir et de catégoriser le destinataire de manière à pouvoir effectuer, par après, des sélections sur la base d’un ou de plusieurs critères.

Une adresse se compose de champs obligatoires et champs facultatifs.

Les champs obligatoires sont les suivants:

nom (1 champ de 29 caractères)

voie (1 champ de 29 caractères)

ville (1 champ de 20 caractères)

code postal (1 champ de 9 caractères)

code pays (1 champ de 2 caractères)

alpha mot (1 champ de 6 caractères)

Les champs obligatoires doivent toujours être saisis.

Si le matériel source contient d'autres données que ceux concernant les champs obligatoires, ou si le bordereau de transmission (voir ci-après) l'indique explicitement, il y a lieu de saisir également des champs facultatifs:

2 champs de 1 caractère (type)

3 champs de 20 à 29 caractères (nom, voie)



1 champ de 2 caractères (mode d'expédition)

1 champ de 8 caractères (clé agent)

entre 1 et 16 champs de 4 caractères (code fonction, code organisme)

entre 1 et 10 champs de 5 caractères (code matière)

2 champs de 1 caractère (génération du relevé: oui ou non adresse privée: oui ou non)

2 champs de 11 caractères (n° téléphone, n° fax)

1 champ de 256 caractères (adresse e-mail)

Pour une description plus complète des champs d'une adresse, voir annexe technique n° 2 - Description de l'adresse et de l'abonnement.

Lors de la création d’une adresse, un numéro de matricule est attribué automatiquement à cette adresse par le système. Ce numéro devient la référence fixe de l’adresse (ci après «matricule d'adresse», voir annexe technique n° 2 – Description de l'adresse et de l'abonnement). A noter qu’après la création du lien ce numéro doit impérativement être reporté sur le matériel source concerné ou sur un autre support. Cela est nécessaire pour permettre à l'Office des publications une identification aisée du lien.

La durée moyenne de saisie d'une nouvelle adresse est estimée à 120 secondes.

B. Création d’un abonnement

Un abonnement (lié à une adresse) est un ensemble de champs destinés à identifier précisément la publication, son type (gratuite ou payante), la quantité, la(les) version(s) linguistique(s), d'autres caractéristiques de la publication, ainsi que les modalités de l'abonnement.

Un abonnement se compose de champs obligatoires et champs facultatifs.

Les champs obligatoires sont les suivants:

version linguistique (1 champ de 2 caractères)

quantité (1 champ de 4 caractères)

ordre (1 champ de 1 caractère)

ordonnateur (1 champ de 2 caractères)

Si le matériel source contient d'autres données que ceux concernant les champs obligatoires, ou si le bordereau de transmission (voir ci-après) l'indique explicitement, il y a lieu de saisir également des champs facultatifs:

1 champ de 1 caractère (code remise)

2 champs de 2 caractères (expédition, code dépôt)

2 champs de 8 caractères (date début, date fin)

1 champ de 19 caractères (référence)

1 champ de 8 caractères (fin facturation)



1 champ de 5 caractères (sélection)

Pour une description plus complète des champs d'un abonnement, voir annexe technique n° 2 – Description de l'adresse et de l'abonnement).

La création d’un abonnement implique de disposer du numéro de matricule de l’adresse à lier à cet abonnement, ainsi que de l'acronyme d'abonnement lequel sera fourni par l'Office des publications (voir annexe technique n° 2 – Description de l'adresse et de l'abonnement).

A noter qu'un abonnement dans le masque SAGAPX ne peut inclure que 12 versions linguistiques d'une même publication; le rajout d'autres versions nécessite la création d'un nouveau lien.

Avec le nouveau système, ou avec la modification de l'actuel, il sera vraisemblablement possible d'encoder toutes les versions, actuellement au nombre de 23, sous un même lien. Cependant, le mode de paiement restera inchangé, la création du lien sera calculée de la manière suivante: un lien pour 12 lignes d'abonnement, deux liens à partir de la treizième ligne et jusqu'à la vingt-quatrième, quelque soit le mode d’affichage. L’ajout d’une vingt-cinquième ligne donnera lieu à la facturation d’un lien supplémentaire.

La durée moyenne de saisie est estimée à 30 secondes.

4.2.1.2. Modification et suppression de lien

Les modifications d’un ou de plusieurs champs d’une adresse exigent de disposer de son numéro matricule d'adresse. Toutefois, dans environ 20 % des cas, des modifications sont effectuées sans disposer de ce numéro ce qui implique une recherche sur la base d’informations faisant partie de l’adresse (nom, rue, ville et pays). En temps de travail, ces 20 % des cas représentent approximativement 50 % de la charge des travaux de modifications d’adresses.

Les modifications d’un ou de plusieurs champs d’un abonnement impliquent de disposer, en plus de l’acronyme d’abonnement (lequel sera fourni par l'Office des publications), du matricule de l’adresse à laquelle il est rattaché.

La durée totale de recherche et de saisie d’une modification ou d’une suppression varie de 20 secondes à 2 minutes. Passé ce délai, en cas de doute ou d’incapacité à identifier l’adresse concernée, le prestataire peut arrêter la recherche et signaler le problème à l'Office des publications. L’opération de recherche non aboutie au terme des 2 minutes imparties donnera lieu à facturation. Cependant, l'Office des publications effectuera, lors du contrôle de qualité, une recherche complémentaire afin d’essayer de solutionner le problème et de s’assurer que le prestataire a diligemment et entièrement utilisé le temps contractuel. Si après contrôle, il s'avérait qu'une recherche bien ciblée aurait permis une identification aisée du client, une liste des tâches non accomplies par manque de diligence sera établie et leur nombre sera déduit du montant à facturer pour le dossier correspondant.

4.2.1.3. Suppression de lien avec identifiant connu

Il s’agit de la suppression d’adresses ou d’abonnements pour lesquels l’action est clairement identifiée et le numéro de matricule de l'adresse ainsi que l'acronyme d'abonnement sont renseignés. La suppression de l’adresse engendre la suppression de



tous les abonnements qui y sont liés. La suppression d’un abonnement engendre uniquement la suppression du lien mailing.

La durée moyenne de suppression varie entre 30 et 40 secondes.

4.2.1.4. Enregistrement de commande

La saisie d’une commande implique la saisie d’une adresse postale complète et d’une ou plusieurs lignes de commande (des publications/articles identifiés par des numéros de catalogue à 12 positions avec une quantité par publication/article).

Lors de l’enregistrement d’une commande, il y a lieu de vérifier la disponibilité du stock pour les différentes lignes (sous le code ordonnateur transmis) et, le cas échéant, commander un produit de substitution. Il est également nécessaire d’indiquer le stock sur lequel le prélèvement doit se faire et le service qui paiera l’exécution de la commande. Les règles précises seront fournies au prestataire après signature du contrat et lors de la formation initiale du personnel.

La durée moyenne de saisie varie entre 120 et 160 secondes pour une commande comportant une seule ligne de numéro de catalogue, le temps de vérification de la disponibilité du stock étant inclus (dont 30-40 secondes, si le stock n’est plus disponible):

Pour chaque ligne supplémentaire, la durée moyenne de saisie est estimée à 40 secondes.

4.2.1.5. Encodage ou modification d'adresse électronique

La saisie d’une adresse électronique, si elle est effectuée lors de la création du lien, fait partie intégrante de la création de ce lien. Sinon, elle constitue une action distincte. Le champ ouvert prévu à cet effet se compose de 4 lignes de 64 caractères. Dans l’application actuelle on peut y introduire une seule adresse e-mail. Si, par la suite, une modification de l’actuelle application ou son remplacement permettait l’encodage de plusieurs adresses électroniques, l'encodage ou la modification de chaque adresse constituerait une action distincte.

La durée moyenne de saisie est estimée à 60 secondes.

4.2.1.6. Confirmation de clôture d’avis d'expédition

Cette tâche consiste à clôturer dans GESCOMX les avis générés par les commandes effectuées en ligne. Actuellement, cette opération est effectuée en interne par un programme informatique. Si elle venait à être effectuée manuellement, elle se déclinerait en quatre écrans. Ainsi, dans la plupart des cas, il suffit de saisir le numéro d'avis d'expédition (composé de 12 caractères) qui figure sur la commande et de faire défiler les écrans pour aboutir au dernier, dans lequel il faut remplacer la date du jour par celle de l’exécution de la commande et, ensuite, confirmer cette dernière. Il se pourrait qu’il faille modifier, dans un écran précédant, le poids expédié, et/ou le mode d'expédition. Ces informations, manuscrites, figurent, le cas échéant, sur la commande.

La durée moyenne d'une opération complète de confirmation est estimé à 30 à 45 secondes.



4.2.1.7. Saisie d'autres données

Il pourrait être demandé au prestataire d'effectuer la saisie d'autres données. Pour le calcul du temps d’exécution, nécessaire à établir le volume en unités de travail, cinq durées différentes seront prises en compte:

1. pour une ligne de texte composée d'une seule cellule et contenant un maximum de 79 caractères, le temps moyen estimé est de 30 secondes;

2. pour une ligne de texte composée de plusieurs cellules, lorsque le nombre total de caractères va de 1 à 19, le temps moyen estimé est de 30 secondes. Exemples:

ABCDABCD ABCDABCD

2 cellules, un total de 16 caractères

AA B CC D E F G


3. pour une ligne de texte composée de 2 à 6 cellules, lorsque le nombre total de caractères va de 20 à 79, le temps moyen estimé est de 60 secondes. Exemple:

ABCDEFGHAJKLM ABCDEFG


4. pour une ligne de texte composée de 7 et plus cellules, lorsque le nombre total de caractères va de 20 à 79, le temps moyen estimé est de 90 secondes. Exemples:

AB AB AB A A A A


Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde Abcde


5. pour une ligne de texte composée de plusieurs cellules et contenant au total de 80 à 160 caractères, le temps moyen estimé est de 120 secondes.



4.2.2. Langues de saisie

La saisie concerne des données dans différentes langues. Le prestataire s’engage à assurer la capacité de traiter des données dans les vingt-trois langues officielles de l’Union européenne, à savoir le bulgare (BG), l’espagnol (ES), le tchèque (CS), le danois (DA), l’allemand (DE), l’estonien (ET), le grec (EL), l’anglais (EN), le français (FR), l'irlandais (GA), l’italien (IT), le letton (LV), le lituanien (LT), le hongrois (HU), le maltais (MT), le néerlandais (NL), le polonais (PL), le portugais (PT), le roumain (RO), le slovaque (SK), le slovène (SL), le finnois (FI) et le suédois (SV). Ces données peuvent être libellées dans un des trois alphabets: latin, grec ou cyrillique.

En plus, le prestataire s'engage également à s'adapter à la saisie des données dans toutes les langues des pays actuellement candidats à l'adhésion, à savoir la Croatie (HR), le Monténégro (ME), l'ancienne République yougoslave de Macédoine (MK), l'Islande (IS) et la Turquie (TR), ainsi que la Norvège (NO).

Dans des rares cas il pourrait être demandé au prestataire de traiter des données dans d'autres langues, comme par exemple le russe.

L'information sur le nombre actuel d'adresses, reparti par pays, se trouve en annexe technique n° 3 - Statistiques).

La saisie sera à effectuer dans l'alphabet latin dans les applications actuelles, et ce pour toutes les langues. En ce qui concerne les données en bulgare et grec, l'Office des publications remettra au prestataire les règles de la transcription vers l'alphabet latin.

Il est possible que pendant la durée du contrat, du fait d’une modification des applications actuelles ou de l'acquisition de nouvelles applications, la saisie soit aussi effectuée dans l'alphabet grec et cyrillique. Le prestataire doit être en mesure d'assurer la saisie dans ces alphabets.

Afin d'uniformiser le libellé des adresses, l'Office des publications communiquera au prestataire une procédure à cet effet. Toutefois, les règles de format d'adresse diffèrent parfois en fonction de la langue; cela concerne notamment le libellé des rues, le format des codes postaux ou le libellé des villes.

4.3. Volume

4.3.1. Mesure de volume

Pour chaque dossier remis, l'Office des publications procède à un décompte du travail à effectuer en unités de travail (ci-après «UT»). Au retour des travaux de saisie, le prestataire informe l'Office des publications du travail réellement effectué en utilisant les mêmes unités.

UT est l'unité de calcul qui permet de définir la valeur relative des différentes catégories de saisie, d'évaluer le volume global confié au prestataire, de mesurer le volume réellement exécuté et d’établir la facturation.

La valeur des différentes catégories de saisie en UT est fixée comme suit:

Catégorie de saisie Valeur en UT

1. Création de lien 2,5 Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données 33 / 79

http://ec.europa.eu/enlargement/candidate-countries/the_former_yugoslav_republic_of_macedonia/index_fr.htm


Catégorie de saisie Valeur en UT

2. Modification ou suppression de lien 2

Recherche n'ayant pas abouti 2

3. Suppression de lien avec identifiant connu 1

4. Enregistrement de commande (adresse + une ligne commande) 3

Ligne de commande supplémentaire 1

5. Encodage ou modification d'adresse électronique 1

6. Confirmation de clôture d’avis d'expédition de commandes 1

7. Saisies d'autres données

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Exemple 4

Exemple 5

0,5

0,5

1

1,5

2

4.3.2. Volume journalier

La moyenne journalière constatée au cours des 18 derniers mois de la période 2009-2010, était de 1 169 UT (voir le tableau ci-dessous).

Il faut néanmoins noter que ces valeurs quantitatives sont données à titre purement indicatif. Elles sont donc susceptibles de variation et, par conséquent, n'engagent pas contractuellement l'Office des publications.

Catégorie de saisie Nombre d'opérations

Valeur de l'opération

en UTTotal UT

1. Création de lien 220 2,5 550

2. Modification ou suppression de lien 280 2 560

3. Suppression de lien avec identifiant connu 10 1 10

4. Enregistrement de commande 1 6 6 6

6 En moyenne une commande comporte 4 lignes de catalogue : la saisie de l'adresse + une ligne = 3UT, la ligne supplémentaire = 1UT, donc, une commande comportant 4 lignes de catalogue donnera lieu à la facturation de 6 unités.



(3 lignes supplémentaires incluses)

5. Encodage ou modification d'adresse électronique 40 1 40

6. Confirmation de clôture d’avis de commande7 +/- 3 1 3

7. Saisie d'autres données8

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Exemple 4

Exemple 5

0

0

0

0

0

0,5

0,5

1

1,5

2

0

0

0

0

0

Total UT 1 169

Ce volume représente en volume physique de 2 à 4 bacs pour un poids allant de 10 à 30 kg/bac.

4.3.3. Volume annuel estimé

Le volume annuel estimé de travail est repris dans l'hypothèse d'exploitation qui figure en Annexe 1.

4.4. Mécanique et délais

4.4.1. Prise en charge des travaux de saisie

Une fois par jour, l'Office des publications remet au prestataire le travail à effectuer, réparti en dossiers.

Chaque dossier de travail contient un seul type de tâche (catégorie de saisie) à effectuer, à savoir: création de lien / modification et suppression de lien / suppression de lien avec identifiant connu / enregistrement de commande / encodage d'adresse électronique / confirmation de clôture d'avis d'expédition/ et le matériel source y relatif.

De plus, seront remis, sous dossier séparé, tous les "envois retours", c'est-à-dire toutes les publications retournées par la poste car n'ayant pas pu être distribuées. Ces envois seront remis complets afin de permettre la suppression des adresses ou des abonnements; le

7 Cette tâche, actuellement exécutée en interne, pourrait être amenée elle aussi à être réalisée dans le cadre du contrat. Ne disposant pas de statistiques fiables, le volume indiqué est une estimation.

8 Ces tâches ne sont pas exécutées pour l'instant. Appel d'offres AO 10358 - Saisie de données relatives aux abonnements et aux commandes de publications et d'autres données 35 / 79


travail effectué sera facturé en utilisant les UT servant de base pour le dossier modification et suppression de lien).

Chaque dossier de travail est accompagné d'un document appelé bordereau de transmission, qui indique la quantité estimée des tâches et le montant des unités de travail correspondant, ainsi que le délai accordé pour le traitement.

Le prestataire devra assurer la prise en charge des dossiers quotidienne, les jours ouvrés et pendant les horaires de travail de la Commission à Luxembourg, de 8h30 à 17h30, dans les locaux de l'Office des publications, actuellement à Luxembourg/Gasperich. La liste des jours fériés pour 2012 est reprise à l'adresse suivante : http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF.

4.4.2. Délais de traitement

Le prestataire s'engage à assurer un rythme de production permettant de livrer une moyenne de 1 100 UT par jour, pouvant aller jusqu'à des pics de 2 100 UT par jour.

Toutefois, la charge de travail n'est pas suffisamment stable pour pouvoir transmettre des quantités journalières homogènes. Le prestataire devra être capable d’une bonne souplesse en matière de personnel pour s'adapter rapidement à la charge de travail. Cet élément est essentiel au contrat.

L'Office des publications notifiera, à la remise quotidienne des travaux, le type de délai de traitement attendu. Le prestataire veillera à suivre l’ordre de priorité notifié, conformément à la demande de l'Office des publications.

Les délais de traitement prennent cours à partir du jour ouvrable suivant celui de la remise des travaux.

Trois types de délai existent: normal, urgent, à convenir.

Délai normal

Le délai normal des travaux remis quotidiennement est fixé à 2 jours ouvrables. Il correspond à un rythme de production moyen de 1 100 unités de travail par jour. Les dossiers de travail remis quotidiennement sont à traiter selon la priorité "first in first out" (FIFO), sauf indication contraire de l'Office des publications.

Délai urgent

Le délai de traitement des travaux urgents est de 1 jour ouvrable. Les demandes de travaux urgents sont rares et ne dépasseront pas en principe 5 % des travaux.

Délai supplémentaire

Lorsque la quantité de travail transmise dépasse les 1 100 unités de travail à livrer quotidiennement, mais reste en deçà de 2 100 unités de travail (considérés comme la charge de travail maximale que le prestataire peut effectuer), l'Office des publications accordera un délai supplémentaire. Ce délai sera compris entre 2 et 4 jours ouvrables par tranche de 4 000 unités supplémentaires transmises.


http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF


Pour des opérations ponctuelles, des quantités supérieures à 2 100 unités de travail journalières pourraient être transmises. Dans ce cas, les délais feront l’objet d’un accord préalable entre l’Office des publications et le prestataire.

4.4.3. Organisation du travail

Le contractant organise son travail en tenant compte des conditions decrites aux points 4.4.1 et 4.4.2 ci-dessus.

4.4.4. Livraison de travail

À la livraison du travail de saisie terminé, le prestataire remet à l'Office des publications, pour chaque dossier:

le bordereau de transmission, sur lequel il aura indiqué les quantités réellement effectuées, ainsi que la justification pour d'éventuelles tâches qui n'auraient pas été accomplies;

le matériel source (lors de la prise en charge quotidienne des travaux dans les locaux de l'Office des publications) et les retours postaux, le cas échéant.

les statistiques journalières de retours postaux (fichier Excel ou Access à 4 champs) pour le dossier de modification et suppression de lien.

Dans un délai de 2 jours ouvrables après la livraison, l'Office des publications marque son acceptation d'un dossier livré en émettant un nouveau bordereau de transmission, signé par un représentant de l'Office des publications. Par ce document, l'Office des publications indique qu'il accepte à la fois les quantités remises y indiquées et la qualité du travail fourni.

Le prestataire contresignera ce bordereau de travail déjà signé par l'Office des publications et le joindra comme preuve à sa facture mensuelle.

4.5. Suivi et contrôle des prestations

Pour chaque dossier livré, l'Office des publications procède à vérifications concernant, notamment, le respect de délais, les quantités remises et la qualité d'exécution.

4.5.1. Contrôle de qualité

Le contrôle de qualité s'effectue à partir d’un échantillon de 100 tâches, ou 50 % du dossier si celui-ci contient moins de 100 tâches, prélevées de façon aléatoire sur l’ensemble des tâches effectuées dans un même dossier. L'Office des publications vérifie notamment: les doublons, les erreurs dans les champs de saisie (une version linguistique ou un pays erronés, un décalage dans le contenu des données, une inversion ou une omission), les erreurs d'encodage (orthographe, erreurs de transcription,). Plusieurs erreurs dans une même tâche comptent comme une seule erreur. Si le nombre d'erreurs dans un dossier dépasse 5%, l'Office des publications refusera l'entièreté du dossier.

Le prestataire devra alors procéder à ses frais à un contrôle approfondi du dossier en question et corriger toutes les erreurs. Le délai dans lequel il devra remettre ce dossier lui sera communiqué par l'Office des publications et sera, en principe, identique au délai de



la première livraison du même dossier. Le nombre d'unités de travail contenues dans ce dossier refusé ne fait pas partie du volume de production maximal de 2100 unités de travail par jour.

Au cas où, à la re-livraison du dossier, l'Office des publications constate encore un pourcentage d'erreurs dépassant les 5%, ceci sera considéré comme un incident mineur. L'Office des publications refusera à nouveau le dossier et le prestataire devra à nouveau le corriger à ses frais dans les délais impartis par l'Office des publications.

Deux incidents mineurs qui surviendraient au cours de 4 mois consécutifs seront considérés comme un incident majeur.

4.5.2. Contrôle des délais

Au cas où le prestataire ne respecte pas le délai de livraison d'un dossier tel qu'il est indiqué sur le bordereau de transmission, alors que la quantité de travail fournie par l'Office des publications lui aurait permis de le respecter en assurant un volume quotidien de 2 100 unités de travail par jour, un retard de moins de cinq (5) jours ouvrables sera considéré comme un incident mineur. Un retard de cinq (5) jours ouvrables ou plus sera considéré comme un incident majeur.

4.6. Conséquences de retards de livraison et de qualité insuffisante des prestations

4.6.1. Dommages-intérêts

Le montant des dommages-intérêts pour retard de livraison, sera calculé selon la formule contenue à l'article I.10.1 du projet du contrat et est comptabilisé par dossier.

Le montant des dommages-intérêts pour défaut de qualité sera calculé selon la formule contenue à l'article I.10.2 du projet du contrat et sera comptabilisé par dossier.

L'Office des publications n'appliquera pas des dommages-intérêts si le défaut de production résulte d'un cas de force majeure.

4.6.2. Résiliation du contrat

En cas de 3 incidents majeurs sur une période de 6 mois consécutifs, l'Office des publications se réserve le droit de résilier le contrat.

4.7. Facturation

La facturation sera établie mensuellement sur la base du nombre d'UT réellement exécutées, calculées conformément au point 4.3.1 ci-dessus, et en appliquant le prix unitaire forfaitaire contenu dans le bordereau de prix.

Le prestataire joindra à sa facture mensuelle tous les bordereaux de transmission relatifs aux dossiers traités, signés par l'Office des publications et contresignés par le prestataire.



4.8. Personnel

4.8.1. Interlocuteurs de référence

Le prestataire désignera un interlocuteur de référence chargé de l'exécution opérationnelle du contrat. De même, l'Office des publications désignera un interlocuteur en charge du suivi du contrat.

L'interlocuteur de référence du prestataire sera la personne chargée de l'enlèvement/la remise quotidien(ne) des travaux. Cette personne peut en accord avec l'Office des publications se faire remplacer par une autre personne ou un service journalier de transport, mais doit rester joignable pendant les heures de travail. A cet effet, le prestataire communiquera à l'interlocuteur de l'Office des publications, avant le début de l'exécution du contrat, les coordonnées de l'interlocuteur (nom, prénom, téléphone, fax, adresse e-mail). Il s'engage également à communiquer dans les plus brefs délais toute modification dans ces coordonnées, ainsi que les coordonnées du remplaçant de l'interlocuteur au cas où ce dernier est empêché (congé, maladie, etc.).

Une réunion de coordination/planification mensuelle dans les locaux de l'Office des publications sera planifiée. Le prestataire proposera son schéma de contact dans son offre.

A noter que les tâches énoncées ci-dessus sont déjà comptabilisées dans la valeur de l'unité de travail, UT, et par conséquent ne donneront pas lieu à une facturation distincte.

4.8.2. Personnel de saisie

Le personnel de saisie doit posséder toutes les connaissances linguistiques, bureautiques et techniques nécessaires pour assurer la qualité de saisie.

Le personnel de saisie sera, après l'entrée en vigueur du contrat et avant le début d'exécution des tâches (ci-après «période de démarrage»), formé à l’outil de l'Office des publications, mais devra néanmoins posséder une base technique informatique relative à la saisie de données. Cette formation nécessitera une à deux demi-journées et sera assurée par l'Office des publications dans ses locaux. Le prestataire désignera les personnes de l'équipe destinées à suivre cette formation. Les frais de voyage et de séjour encourus en relation avec cette formation sont à la charge du prestataire.

Dans son offre, le prestataire doit fournir une description du personnel qui sera mis à disposition pour l’exécution des tâches. De plus, il y exposera l’organisation proposée pour l’exécution du travail.

Le prestataire joindra à son offre les curricula vitae (au moins 3) de toutes les personnes susceptibles d’exécuter les prestations dans le cadre de ce contrat.

4.9. Équipement et connexions informatiques

Pendant la période de démarrage, le prestataire doit mettre en place une connexion sécurisée entre le serveur de l'Office des publications et son serveur à travers le réseau internet. La connexion doit absolument permettre le travail en ligne à partir de plusieurs postes, et ce simultanément. Les frais de connexion et de télécommunications sont à la charge du prestataire.



Le prestataire veillera à se conformer aux indications et/ou injonctions de l'Office des publications en ce qui concerne la sécurisation des accès et des données transmises lors de ces connexions.

Le prestataire devra présenter une solution de connexion de secours en cas de rupture de la connexion principale. Cette dernière pourra avoir un débit moins élevé que celui de la connexion principale.

A ce jour, les applications pour lesquelles l'Office des publications fournira un accès sont: SAGAPX et GESCOMX. Ces applications ont une interface en français uniquement. L’accès à d’autres applications pourra être accordé.

La connexion vers les applications SAGAPX et GESCOMX devra obligatoirement se faire via une interface web. A l'heure actuelle, le browser validé est Internet Explorer Version 6.0 minimum Encryption 128 bits. S'il devait y avoir des évolutions dans ce domaine, le prestataire s'engage à effectuer les changements nécessaires.

Le prestataire recevra un certain nombre d’user-IDs et de mots de passe donnant accès aux applications concernées. Il veillera à rappeler la confidentialité de ces éléments. De plus, il s’engagera à n’utiliser qu’un user-ID par personne de son équipe et à ne pas divulguer les user-IDs à d’autres personnes de sa société ou à des tiers.

L'Office des publications s’engage à prévenir le prestataire par téléphone ou par message électronique des interruptions de service planifiées, ainsi qu'en cas de panne.

Le prestataire fournira à l'Office des publications les coordonnées de son responsable technique (nom et prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse électronique).

Le prestataire devra aussi fournir une adresse e-mail et un fax pour la transmission des documents à l’équipe concernée par l’exécution des tâches.

4.10. Protection des données

Le prestataire devra adopter des mesures de sécurité d'ordre technique et organisationnel pour assurer un traitement des données personnelles en conformité avec le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil9.

Pour les obligations spécifiques en matière, voir l'article I.9 du projet du contrat.

9 Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil. relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1–22)


5. Annexes

ANNEXES

Formulaires

1 BORDEREAU DES PRIX ET HYPOTHÈSE D'EXPLOITATION

2A FICHE D’IDENTIFICATION FINANCIÈRE

2B FORMULAIRE « ENTITÉ LÉGALE »

2C ACCORD / PROCURATION, MODÈLE 1 ET MODÈLE 2

3 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE

4 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES OFFRES CONJOINTES ET LA SOUS-TRAITANCE

5 LISTE DES DOCUMENTS

6 DÉCLARATION RELATIVE AUX MOTIFS D’EXCLUSION

7 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE CONCERNANT LES CRITÈRES DE SÉLECTION

8 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES CRITÈRES D’ATTRIBUTION

9 INSTRUCTIONS POUR LES CVS À FOURNIR

Annexes techniques

1 DESCRIPTION DE L'ADRESSE ET DE L'ABONNEMENT

2 STATISTIQUES


Annexe 1 Offre financière - Nom du soumissionnaire : _________________________________________

1 OFFRE FINANCIÈRE, BORDEREAU DES PRIX ET HYPOTHÈSE D'EXPLOITATION Voir: http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm


http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm

Annexe 2A Fiche d'identification financière, nom du soumissionnaire

2A FICHE D’IDENTIFICATION FINANCIÈRE

Modèle de fiche d’identification financière

(à remplir par le soumissionnaire et son organisme financier)

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que le présent document est un modèle et qu’un formulaire spécifique à chaque État

membre est disponible à l’adresse internet suivante:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm


Annexe 2B Formulaire «Entité légale»

2B FORMULAIRE « ENTITÉ LÉGALE »

Modèle de formulaire « Entité légale »

(à remplir et à signer par le soumissionnaire)

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que le présent document est un modèle et qu’un formulaire spécifique à chaque État

membre est disponible à l’adresse internet suivante:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm



2C ACCORD / PROCURATION

Accord / Procuration

Modèle 1

(DÉSIGNANT L’UNE DES ENTREPRISES COMME CHEF DU GROUPE ET LUI EN CONFÉRANT LE MANDAT)


Annexe 2B Formulaire «Entité légale»

Les soussignés,

- Signataire 1 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA)


- …..

- Signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

chacun ayant la capacité juridique requise pour agir au nom de sa société,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

1) La Commission européenne a attribué le contrat No…. (« le contrat ») à l’entreprise 1, l’entreprise 2,…et l’entreprise N (« les membres du groupe »), sur la base de l’offre conjointe soumise le … ….. pour la fourniture de ….. et/ou la prestation de services de … (« les fournitures et/ou les services »).

2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

3) À cet effet, les membres du groupe désignent l’entreprise X comme chef du groupe. [N.B.: le chef du groupe doit être l’un de ses membres]

4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du chef du groupe [à préciser dans le contrat] ou [Indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

5) Les membres du groupe confèrent au chef du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

a) le chef du groupe signe tous les documents contractuels – y compris le contrat, les contrats spécifiques et leurs avenants – et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

b) le chef du groupe est le point de contact unique pour la Commission européenne en ce qui concerne les fournitures et/ou les services au titre du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne exécution du contrat.

Toute modification du présent accord / de la présente procuration est soumise à l’approbation expresse de la Commission européenne.



Le présent accord / la présente procuration expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Les parties ne peuvent le/la résilier avant cette date sans l’accord de la Commission.

Signé à …………, le ……….. ………

Nom NomFonction FonctionEntreprise Entreprise



Annexe 2C Accord / Procuration

Accord / Procuration

Modèle 2

(INSTITUANT LE GROUPE EN TANT QU’ENTITÉ DISTINCTE, NOMMANT UN RESPONSABLE DU GROUPE ET LUI EN CONFÉRANT LE MANDAT)

Les soussignés,



- …..

- Signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

chacun ayant la capacité juridique requise pour agir au nom de sa société,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

1) La Commission européenne a attribué le contrat No…. (« le contrat ») à l’entreprise 1, l’entreprise 2,…et l’entreprise N (« les membres du groupe »), sur la base de l’offre conjointe soumise le … ….. pour la fourniture de ….. et/ou la prestation de services de … (« les fournitures et/ou les services »).

2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

3) À cet effet, les membres du groupe ont constitué le groupe ….. (« le groupe ») conformément à la législation …….. Sa forme juridique est la suivante : .….. [Fournir des détails sur l’immatriculation du groupe: numéro de TVA, registre du commerce, etc.]

4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du groupe [à préciser dans le contrat] ou [Indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

5) Les membres du groupe nomment M./Mme……. responsable du groupe.

Annexe 2C Accord / Procuration

6) Les membres du groupe confèrent au responsable du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir seul en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

a) le responsable du groupe signe tous les documents contractuels – y compris le contrat, les contrats spécifiques et leurs avenants – et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

b) le responsable du groupe est le point de contact unique pour la Commission européenne en ce qui concerne les fournitures et/ou les services au titre du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne exécution du contrat. Toute modification du présent accord / de la présente procuration est soumise à l’approbation expresse de la Commission européenne.

Le présent accord / la présente procuration expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Les parties ne peuvent le/la résilier avant cette date sans l’accord de la Commission.

Signé à……….., le ……….. ………



Annexe 3 Formulaire d'identification du soumissionnaire

3 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE

Identification du soumissionnaire

(à remplir)

agissant en qualité de:

membre d’un consortium (indiquer la fonction .............................)les membres d'un consortium, autres que le coordinateur, doivent remplir uniquement les premier – Identité, personne de contact – et dernier paragraphes – Déclaration.

sousmissionnaire unique

Informations à reprendre dans le contrat en cas d'attribution

Identité Réponses

Raison sociale complète du soumissionnaire

Forme juridique

Pays d’enregistrement

Numéro d’enregistrement

Numéro de TVA

Adresse complète du siège social du soumissionnaire

Adresse Internet (le cas échéant)

Personne(s) désignée(s) à signer le(s) contrat(s): nom, en toutes lettres, et fonction.Veuillez préciser, le cas échéant, si les personnes sont autorisées à signer indépendamment ou conjointement*

Coordonnées bancaires Les informations doivent correspondre à la fiche d'identification financière de l'annexe 2A

Réponses

Nom de l'établissement bancaire

Adresse complète de l'agence

Désignation précise du titulaire du compte

Annexe 3 Formulaire d'identification du soumissionnaire

Numéro complet du compte, codes compris

Code IBAN

Code BIC

Personne de contact en matière administrative

Réponses

Nom, en toutes lettres, et titre

Fonction

Raison sociale de la société

Adresse complète

Téléphone

Fax

Adresse courrier électronique

Personne de contact en matière technique

Réponses


Fonction

Raison sociale de la société

Adresse complète

Téléphone

Fax

Adresse courrier électronique

Déclaration d’un représentant autorisé de l’organisation (10)

Je soussigné déclare que les informations fournies dans la présente offre sont exactes, que j'accepte les conditions exposées dans la lettre d'invitation, les spécifications et le contrat et que cette offre est valide.


Fonction (p. ex. «directeur»)

DATE /SIGNATURE

10 (?) Dans l'offre doivent figurer des documents qui prouvent que la (les) personne(s) désignée(s) pour signer le contrat de même que la (les) personne(s) désignée(s) pour signer l'offre sont autorisées à le faire.

Annexe 4 Questionnaire sur offres conjointes et sous-traitance

4 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES OFFRES CONJOINTES ET LA SOUS-TRAITANCE

Le présent questionnaire n’est à remplir que si votre offre est une offre conjointe ou prévoit la sous-traitance

Offre conjointe

1. Votre offre comprend-elle plusieurs soumissionnaires? Oui Non

Il ne faut répondre aux questions 2 à 4 que si la réponse est affirmative.

2. Veuillez indiquer le nom de l’entreprise qui a reçu une procuration du groupe de soumissionnaires et agit en qualité de coordinateur:

3. Veuillez indiquer le nom des autres entreprises qui participent à l’offre conjointe:

4. Si un consortium ou une entité similaire existe, veuillez indiquer son nom et son statut juridique:

Sous-traitance

5. Votre offre prévoit-elle la sous-traitance? Oui Non

Dans l’affirmative, veuillez compléter le point 6 et la page suivante pour chacun des sous-traitants:

6. Liste des sous-traitants:

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…

…….….………………………………….

……….………………………………..…

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…


Justification, rôle, activités et responsabilités des sous-traitantsVeuillez remplir cette page pour chacun des sous-traitants:

Nom du sous-traitant:

......................................................................................................................................

Forme juridique:

......................................................................................................................................

Pays d'enregistrement:

......................................................................................................................................

Numéro d'enregistrement:

......................................................................................................................................

(Adresse Internet, le cas échéant):

......................................................................................................................................

Adresse du siège social:

......................................................................................................................................

Personne de contact:

......................................................................................................................................

Téléphone:

......................................................................................................................................

Justification de la sous-traitance:

......................................................................................................................................

Rôle, activités et responsabilités du sous-traitant:

......................................................................................................................................

Volume ou proportion de la sous-traitance:

......................................................................................................................................

Avez-vous l'intention de faire valoir les capacités du sous-traitant afin de satisfaire aux critères de sélection ? En cas de réponse affirmative, veuillez spécifier de quels critères de sélection il s'agit – capacité économique et financière ou capacité technique et professionnelle – et veuillez noter que le soumissionnaire devra fournir les documents qui permettent l'évaluation des critères de sélection, dans la mesure où le sous-traitant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire pour l'exécution du contrat.

......................................................................................................................................


Annexe 5 Liste des documents à fournir

5 LISTE DES DOCUMENTS À FOURNIR

DocumentAnnexe au cahier des

charges

Position dans

l’offre


* une lettre d’accompagnement portant la signature d’un représentant autorisé (à fournir).

* Fiche d’identification financière (remplie) 2A

* Formulaire « Entité légale » (rempli), accompagné des justificatifs indiqués au point 2.4 preuve du numéro d’inscription et du numéro de TVA documents attestant que la ou les personnes qui signent

l’offre et qui sont désignées pour signer le contrat sont habilitées à le faire

2B

* Formulaire standard d’identification (rempli) 3

* Questionnaire concernant les offres conjointes et la sous-traitance (le cas échéant, rempli)

4

* S’il s’agit d’une offre conjointe, déclaration (Accord/Procuration) signée par les représentants légaux de tous les partenaires de l’offre conjointe: reconnaissant la responsabilité solidaire de tous les

partenaires de l’offre conjointe pour l’exécution du marché donnant procuration à l’un des partenaires de l’offre

conjointe (coordinateur) pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

2C

* Si la sous-traitance est prévue, déclaration d’intention de chaque sous-traitant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.

* La présente liste des documents à fournir (complétée) 5


* Déclaration relative aux motifs d’exclusion (à remplir), accompagnée des justificatifs suivants: un extrait récent du casier judiciaire ou équivalent un certificat récent indiquant que les obligations relatives au

paiement des cotisations de sécurité sociale ont été remplies, ou équivalent

un certificat récent indiquant que les obligations relatives au paiement des impôts ont été remplies, ou équivalent.

6

Annexe 5 Liste des documents à fournir

DocumentAnnexe au cahier des

charges

Position dans

l’offre


a) capacité financière et économique

* Bilans et comptes de résultats des deux derniers exercices

* Document reprenant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices (à fournir)

b) capacité technique et professionnelle

* Brève description de l’activité économique du soumissionnaire liée à l’offre proposée en réponse à l’invitation à soumissionner (à fournir)

* Questionnaire technique concernant les critères de sélection 7

* CVs du personnel de saisie (à fournir) 9

* Liste des CVs (à fournir)

Quatrième partie: documents relatifs aux critères d’attribution techniques

* Questionnaire concernant les critères d’attribution 8

Cinquième partie: documents relatifs aux critères d’attribution financiers

* Bordereau des prix dûment rempli et signé (à remplir) 1

* Hypothèse d'exploitation dûment remplie et signée (à remplir) 1

Annexe 6 Déclaration sur l'honneur

6 DÉCLARATION SUR L'HONNEUR RELATIVE AUX MOTIFS D'EXCLUSION

DÉCLARATION SUR L'HONNEUR

1. Dans le cadre du Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes financier (JO L 248/1 du 16 Septembre 2002, tel qu'amendé), je déclare sur l'honneur que ni la société ou l'organisation que je représente, ni moi-même (si le soumissionnaire/sous-traitant est une personne physique) ne nous trouvons dans un ou plusieurs des cas d'exclusion mentionnés ci-dessous :

a) être en état ou faire l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou être dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) faire l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant la moralité professionnelle du soumissionnaire;

c) avoir commis en matière professionnelle une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

d) n'avoir pas rempli mes obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou mes obligations relatives au paiement de mes impôts selon les dispositions légales du pays d'établissement ou celles du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) avoir fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union;

f) avoir fait l’objet d’une sanction administrative pour s’être rendu(e) coupable de fausses déclarations lors de la communication des renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à un marché, pour n’avoir pas fourni ces renseignements ou pour avoir été déclaré(e) en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de ses obligations dans le cadre de marchés financés par le budget.

Pour le point d), le soumissionnaire doit fournir des certificats récents délivrés par l’autorité compétente de l’État concerné attestant que sa situation est en règle.

La Commission accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés aux points a), b) ou e), la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.


Lorsqu'un tel document ou que les certificats exigés aux points a), b) d) ou e) ne sont pas délivrés par le pays concerné, ils peuvent être remplacés par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle récente faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

2. En vertu du règlement (CE, Euratom) N° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, publié au Journal officiel n° L 248 du 16 septembre 2002, tel qu'amendé, je déclare sur l'honneur que :

-ni l’entreprise ou l’organisation que je représente ni les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction ne sont affectés par aucun conflit d'intérêts dans le cadre du marché ;

- je ferai connaître à la Commission, sans délai, toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts;

- je ne me suis pas rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour ma participation au marché

- les informations fournies à la Commission dans le cadre du marché sont exactes, sincères et complètes.

La Commission se réserve le droit de vérifier ces informations.

A.........................., le.....................

Signature:

Nom du (ou des) signataire(s) de ce formulaire ayant la capacité juridique requise pour représenter le soumissionnaire vis à vis des tiers et pour agir au nom de la société ou de l'organisation susmentionnée.

……………………………………………………………………………………………..

Nom de la société ou de l'organisation représentée (le cas échéant):

..............................................................................................................................................

Adresse du siège social:

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................


Annexe 7 Questionnaire technique

7 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE CONCERNANT LES CRITÈRES DE SÉLECTION

Appel d’offres n° 10358

1. Liste des projets comparables

Nom et déscription du projet

Réalisé en qualité de

prestataire/sous- traitant (indication de

la proportion du marché)

Dates de début et de

fin

Montant la partie réalisée par le

soumis-sionnaire

Client (public/privé)

Langues utilisées

Nom:

Date:

Signature:



2. Matériel

Description du matériel (équipement et logiciel) dont le prestataire dispose ou s'engage à disposer pour l'exécution des services, y compris les justificatifs de la capacité à assurer une transmission rapide, fiable et interactive de données.

EQUIPEMENT

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

LOGICIELS

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Nom:

Date:

Signature:



3. Capacités linguistiques

Capacité à traiter les données telles que décrites dans les spécifications techniques dans les 23 langues officielles de l'Union européenne:

OUI NON OUI NON

BULGARE ITALIEN

TCHEQUE LITUANIEN

DANOIS LETTON

ALLEMAND MALTAIS

ANGLAIS NERLANDAIS

ESPAGNOL POLONAIS

ESTONIEN PORTUGAIS

FINNOIS ROUMAIN

FRANÇAIS SLOVAQUE

IRLANDAIS SLOVENE

GREC SUEDOIS

HONGROIS

Engagement à s'adapter pour la saisie des données dans toutes les langues des pays candidats à l'adhésion (à voir le point 4.2.2), ainsi que dans le norvégien.

OUI NON

Nom :

Date :

Signature :

Annexe 8 Questionnaire concernant les critères d'attribution


8 QUESTIONNAIRE CONCERNANT LES CRITÈRES D’ATTRIBUTION

Critère d'attribution n° 2

Organisation proposée pour garantir la qualité et la fiabilité de la saisie des données en tenant en compte des contraintes multilingues (50 points)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Nom:

Date:

Signature:


Appel d’offres n°10358


Organisation du personnel dans le cadre d'une adaptation flexible des ressources à la charge de travail transmis (25 points)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Nom :

Date:

Signature:




Organisation et logistique pour assurer l'enlèvement et le retour du travail conformément aux dispositions des spécifications techniques (10 points)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Nom :

Date:

Signature:




Systèmes et procédures pour garantir la sécurité et la confidentialité des données et des accès fournis aux applications de l'Office des publications (10 points)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Nom :

Date:

Signature:

Annexe 9 Instructions pour les CVs à fournir

9 INSTRUCTIONS POUR LES CVS À FOURNIR

Chaque CV doit notamment indiquer les informations suivantes:

* numéro du CV

* données personnelles (nom, prénom, adresse, date de naissance, ...)

* connaissances en langues (niveau à l'écrit et l'oral)

* études (diplôme, date d'obtention, institut l'ayant délivré)

* formation professionnelle (nom de la formation, institut l'ayant dispensé, date, )

* expérience professionnelle (employeurs, dates, fonctions, courte description des tâches)

* utilisation des logiciels bureatiques (MS Word, Excell)

Annexe technique 1 Description de l'adresse et de l'abonnement

1 DESCRIPTION DE L'ADRESSE ET DE L'ABONNEMENT

- ADRESSE

a) Champs d'une adresse

Une adresse comprend (en majuscules figurent les noms des champs de la base SAGAPX) :

NOM1 – un champ alphabétique d’une valeur maximale de 29 caractères (il pourrait évoluer vers 40 dans une nouvelle application) contenant le nom et le prénom du destinataire. Ce champ est obligatoire.

NOM2 – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 29 caractères (il pourrait évoluer vers 40 dans une nouvelle application) contenant le nom de l’entreprise ou de l’institution ou administration. Ce champ est facultatif.

NOM3 – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 29 caractères (il pourrait évoluer vers 40 dans une nouvelle application) contenant le nom du service du destinataire. Ce champ est facultatif.

VOIE1 – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 29 caractères contenant le nom de la rue et le numéro de l’immeuble du destinataire. Ce champ est obligatoire.

VOIE2 – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 29 caractères (il pourrait évoluer vers 40 dans une nouvelle application) contenant des informations supplémentaires sur l’immeuble du destinataire. Ce champ est facultatif.

CPOST – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 9 caractères (il pourrait évoluer vers 12 dans une nouvelle application) contenant le code postal du destinataire. Ce champ est structuré et vérifié pour certains pays. La structure de son contenu doit systématiquement être liée à celle définie sur la base du code ISO du pays. Ce champ est obligatoire.

VILLE – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 20 caractères (il pourrait évoluer vers 40 dans une nouvelle application) contenant le nom de la ville du destinataire. Ce champ est obligatoire.

CPAYS – un champ alphabétique obligatoire de deux caractères contenant le code ISO3166 du pays du destinataire. Le nom du pays est extrait d'une table dans la base des données grâce à ce code ISO3166 et n'est jamais saisi dans une adresse. Ce champ est obligatoire.

ALPHAMOT – (obligatoire dans la base SAGAPX, il pourrait disparaître par la suite dans une nouvelle application) – deux champs de 6 caractères alphanumériques. Il est obligatoirement constitué en bloc de 6 caractères dont l’égal doit figurer dans les champs NOM1, NOM2, ou NOM3. Un seul champ doit être obligatoirement complété.

RELEVE – un champ d'un caractère alphanumérique. Ce code permet l'envoi automatique des relevés mensuels à destination des centres de documentation européens, valeur par défaut = N. Ce champ est facultatif.


LANGUE – un champ de deux caractères alphanumériques. Il s’agit de la langue par défaut attribuée à l’adresse (en général, celle du pays ou de la région). La saisie de ce champ est facultative, parce que le système informatique le propose selon le CPAYS sélectionné.

EXPE – un Champ d’un caractère alphanumérique indiquant le code pour le mode d’expédition à cette adresse (en général I ou N) Valeur par défaut = I. Ce champ est facultatif.

QTE – un champ exprimant la quantité par défaut pour les abonnements. Valeur par défaut = 1. Ce champ est facultatif.

TYPE – un champ d’un caractère alphanumérique différenciant les adresses en deux types : à savoir les adresses "personnes" ou de "sociétés". Quand une adresse comporte un nom d’individu, elle est toujours considérée comme adresse de personne. Ce champ est facultatif.

SEXE – un champ d’un caractère alphanumérique indiquant le sexe de l’abonné, quand l’identification est possible, sinon pas de saisie. Ce champ est facultatif.

TITRE – ce champ de 12 caractères alphanumériques est actuellement inutilisé. Ce champ est facultatif.

CATEGORIE – ce champ de 4 caractères alphanumérique est actuellement inutilisé. Ce champ est facultatif.

TELEPH – ce champ de 12 caractères alphanumérique est peu utilisé. Ce champ est facultatif.

TELECO – Ce champ de 12 caractères alphanumérique est actuellement inutilisé. Ce champ est facultatif.

SELECTION – ce champ de 8 caractères alphanumériques est rarement utilisé. Il sert à créer une sélection sur la base de l’adresse uniquement. Ce champ est facultatif.

FONCTION – ces 8 champs de quatre caractères alphanumériques sont peu utilisés et servent à définir la fonction de l’abonné. Ces champs sont facultatifs.

ORGANISME – ces 8 champs de quatre caractères alphanumériques sont peu utilisés et servent à définir le type d’entreprise de l’abonné. Ces champs sont facultatifs.

MATIERE – ces 10 champs de cinq caractères alphanumériques sont peu utilisés et servent à définir le centre d’intérêt de l’abonné. Ces champs sont facultatifs.

BLOC NOTE – Champ de longueur libre constitué d’une zone de commentaires pour information complémentaire sur les actions entreprises. Ce champ pourrait être limité à 100 caractères dans une nouvelle application.


b) Exemple d'écran

c) Matricule d'adresse

Lors de la création d'une adresse, un compteur dans l'application génère automatiquement les caractères "O/" par défaut, suivis d'une suite de 8 caractères numériques.

Exemple:

O/00358980


- ABONNEMENT

a) Champs d'un abonnement

, Un abonnement comprend (en majuscules figurent les noms dans champs de la base SAGAPX) :

VL – un champ alphabétique d’une longueur maximale de 2 caractères définissant la version linguistique. Ce champ est obligatoire.

QTE – un champ numérique d’une longueur maximale de 4 caractères (pourrait évoluer vers 5 dans une nouvelle application) définissant la quantité de publications à fournir. Ce champ est obligatoire.

ORDRE – un champ alphabétique d’une longueur maximale de 1 caractère définissant la gratuité ou non de l’abonnement. Ce champ est obligatoire.

EXP – un champ alphabétique d’une longueur maximale de 2 caractères définissant le code d’expédition de l’abonnement.

DEBUT – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 8 caractères définissant la date de début de l’abonnement. Par défaut, cette valeur est placée à la date du jour.

FIN – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 8 caractères définissant la date de fin de l’abonnement. Par défaut, cette valeur est placée au 31/ 12/ 49.

ORDONNATEUR – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 2 caractères pour la facturation de l’abonnement à la DG propriétaire. Ce champ est obligatoire.

REFERENCE – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 19 caractères utilisé dans 5% des cas.

DEP – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 2 caractères destiné à définir le bureau de vente fournisseur de l’abonnement. Utilisé dans 5% des cas.

REM – champ alphabétique d’une longueur maximale de 1 caractère définissant un taux de remise. Utilisé dans 5% des cas.

FIN FACTURATION – un champ alphanumérique (date) d’une longueur maximale de 8 caractères définissant la date de fin de l’abonnement.

SELEC – un champ alphanumérique d’une longueur maximale de 5 caractères permettant la sélection de certains abonnements.


b) Exemples d'écran


c) Acronyme d'abonnement

L'Office des publications choisit un acronyme pour chaque abonnement, constitué des caractères "O/" par défaut, suivis d'un code mnémonique alphanumérique sur 6 caractères.

Exemple:

O/OPCORD

Annexe technique 2 Statistiques

2 STATISTIQUES Ces données sont tirées d’expériences passées et ne sont mentionnées qu’à titre purement indicatif. Elles n'engagent pas l'Office sur les demandes futures.

1. Création de lien

Mois et année Volume traité

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Total année 2009

Moyenne mensuelle 2009

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Total année 2010


3 769

3 776

3 685

3 466

6 938

1 711

5 427

2 897

2 979

3 571

3 287

4 166

45707

3 809

4 545

3 523

3 973

5 406

8 139

6 235

4 530

3 563

3 143

2 768

1 524

691

50 120

4 176


2. Modification et suppression de lien

Mois et années Volume traité

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Total année 2009


4 305

4 254

4 981

7 115

9 258

8 800

5 562

14 729

6 338

10 602

6 515

2 915

85 374

7 114

(Nombre de retours postaux)

(Nombre de modifications)

36 150

49 224

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Total année 2010


4 343

7 647

6 443

2 995

3 108

5 307

5 406

1 928

6 244

3 959

5 446

4 288

57 114

4 759

(Nombre de retours postaux)

(Nombre de modifications)

27 757

28 387


3. Enregistrement de commandes

Mois et année Nombre de commandes

Nombre de lignes

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Total année 2009


01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Total année 2010


6

2

2

0

0

8

0

40

0

0

6

0

64

5

0

3

0

0

0

0

0

0

0

133

111

3

250

20

21

7

4

0

0

30

0

128

0

0

35

0

225

18

0

21

0

0

0

0

0

0

0

421

392

7

841

70


4. Adresse électronique

Mois et année Volume traité

01 - 2009

02 - 2009

03 - 2009

04 - 2009

05 - 2009

06 - 2009

07 - 2009

08 - 2009

09 - 2009

10 - 2009

11 - 2009

12 - 2009

Total année 2009

01 - 2010

02 - 2010

03 - 2010

04 - 2010

05 - 2010

06 - 2010

07 - 2010

08 - 2010

09 - 2010

10 - 2010

11 - 2010

12 - 2010

Total année 2010

0

0

1.289

0

0

613

0

0

1.209

289

223

0

3.623

166

221

547

641

0

54

1.074

0

115

721

401

865

4.805


5. Nombre d'adresses par pays

Données au 1er janvier 2011

Pays Adresses

Belgique 69.593

Bulgarie 3.686

République tchèque 2.236

Danemark 5.938

Allemagne 41.181

Estonie 1.746

Irlande 8.553

Grèce 12.171

Espagne 63.914

France 67.575

Italie 34.510

Chypre 1.836

Lettonie 1.648

Lituanie 2.650

Luxembourg 8.216

Hongrie 3.905

Malte 2.229

Pays-Bas 14.215

Autriche 8.542

Pologne 7.822

Portugal 13.362

Roumanie 5.048

Slovénie 2.919

Slovaquie 2.562

Finlande 7.172

Suède 7.253

Royaume Uni 27.055

Total Pays UE 386.356

Croatie 1.419

Turquie 10.251


Pays Adresses

USA 2.452

Inde 1.169

Russie 1.160

Japon 630

Chine 845

Norvège 2.157