Fig1 : Les différentes options de création d’un index

Fig2 : La boîte de dialogue Entrée permet de saisir les éléments d’un

index

Fig 3 : La boite de dialogue Index

Créer un indexL’index répertorie, au sein d’une liste située généralement à la fin d’un document, les termes rencontrés dans ce dernier, tout en indiquant les numéros des pages où ils figurent. Cela permet aux lecteurs de trouver facilement ce qu’ils recherchent. Word offre la possibilité d’en créer un de toutes pièces.

I. Marquer les entréesPour concevoir un index, il est nécessaire de marquer au préalable les entrées qui vont y figurer de cette manière :

1. Sélectionnez le terme à faire figurer dans l’index. 2. Sous l’onglet Références, dans le groupe Index,

cliquez sur Entrée (Fig1).3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre (Fig2), à la

ligne Entrée, vérifiez que le terme inscrit correspond à celui sélectionné. 4. Si vous souhaitez classer le terme sélectionné en

tant que sous-entrée d’un terme général, indiquez le terme général à la ligne Entrée et saisissez le terme sélectionné à la ligne Sous-entrée. Par exemple, si vous voulez que « Mode Normal » soit classé sous le terme « Modes », indiquez Modes dans le champ Entrée et Mode Normal dans la zone Sous-entrée.

5. Pour marquer toutes les occurrences du terme sélectionné et donc indiquer toutes les pages où il se situe, cliquez sur Marquer tout. Dans le cas contraire, cliquez simplement sur Marquer.

6. Recommencez les étapes 2 à 5 pour faire figurer d’autres termes dans l’index.

II. Insérer l’indexLorsque toutes vos entrées sont marquées, vous pouvez insérer l’index : 1. Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous

souhaitez ajouter l’index. 2. Sous l’onglet Références, dans le groupe Index,

cliquez sur le bouton Insérer l’index (Fig1). 3. Sélectionnez toutes les options souhaitées (Fig3).

Dans notre exemple, nous avons choisi le modèle d’index Moderne dans la liste déroulante Formats, opté pour l’alignement des numéros de page à droite, pour une entrée par ligne, sur 2 colonnes.

4. 4 - Cliquez sur OK. III. Mise à jour de l’index

Si vous supprimez ou ajoutez d’autres entrées d’index, vous devrez mettre votre index à jour. Cliquez n’importe où dans votre index et appuyez sur la touche [F9], ou bien cliquez sur le

Fig 5 : La boite de dialogue Citation

Fig4 : Les différentes options de création d’un table de références

Fig 6 : La boite de dialogue Index

bouton Mettre à jour l’index (Fig1), situé sous l’onglet Références, dans le groupe Index.

Créer une Table de référencesLors de la rédaction d’un mémoire ou d’un rapport, vous avez besoin de citer de nombreuses sources. Word permet à la fois de les saisir et de les enregistrer sur votre ordinateur pour une utilisation ultérieure dans un autre document. Il offre la possibilité de concevoir en quelques clics une bibliographie.

I. Insérer une CitationWord 2010 différencie les citations standards, effectuées à partir d’un texte préalablement sélectionné, de l’ajout d’une source, qui se réfère à des éléments bibliographiques extérieurs au document. Pour insérer une citation dans un document, procédez de cette manière : 1. Sélectionnez le texte que vous

souhaitez ajouter en tant que citation. 2. Sous l’onglet Références, dans le

groupe Tables des références (Fig4), cliquez sur Citation.

3. Dans la boîte de dialogue Citation (Fig5), cliquez sur la liste déroulante Catégorie et sélectionnez la catégorie à laquelle se rattache votre citation dans la liste proposée. Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie en cliquant sur le bouton Catégorie...

4. Cliquez sur Marquer ou Marquer tout pour inclure toutes les citations identiques du document puis cliquez sur Fermer.

II. Insérer une table de références

Vous pouvez créer une table des références recensant toutes les citations d’un document de cette manière :

1. Sous l’onglet Références, dans le groupe Citation(Fig4), cliquez sur Insérer une table des références.

2. Sélectionnez un modèle prédéfini dans la liste déroulante Format, choisissez la catégorie à faire apparaître dans la table des références sous la liste Catégorie, puis cliquez sur OK.

Fig 6 : La boite de dialogue Index

Fig8 : L’ajout d’une source se réalise depuis la boîte de dialogue Créer une source

Fig7 : Les options gestion des sources et bibliographie

III. Mise à jour de l’indexSi vous supprimez ou ajoutez d’autres citations, vous devrez mettre votre table de références à jour. Cliquez n’importe où dans votre table et appuyez sur la touche [F9], ou bien cliquez sur le bouton Mettre à jour la table de références (Fig1), situé sous l’onglet Références, dans le groupe Index.

Créer une bibliographieLors de la rédaction d’un mémoire ou d’un rapport, vous avez besoin de citer de nombreuses sources. Word permet à la fois de les saisir et de les enregistrer sur votre ordinateur pour une utilisation ultérieure dans un autre document. Il offre la possibilité de concevoir en quelques clics une bibliographie.

I. Créer une source 1. Positionnez le point d’insertion à l’endroit où

vous souhaitez ajouter une citation, puis, sous l’onglet Références, dans le groupe Citations et bibliographie (Fig7), cliquez sur le bouton Insérer une citation et sur la commande Ajouter une nouvelle source.

2. Dans la boîte de dialogue Créer une source, choisissez une source dans la liste déroulante Type de source, puis complétez chaque zone : un exemple s’affiche au fur et à mesure en bas de la boîte de dialogue. Si vous souhaitez entrer d’autres informations, cliquez sur le bouton Afficher les champs bibliographiques.

3. Cliquez sur OK : la référence est ajoutée dans votre texte et dans la galerie des citations. Pour réutiliser cette référence, il suffira de la sélectionner dans la galerie.

II.

Modifier une sourceVous pouvez par ailleurs modifier l’affichage de la citation dans le texte : cliquez sur la flèche déroulante située à droite du bloc de construction et choisissez Modifier la citation. Pour ajouter le ou les numéros de page qui contiennent la citation,

Fig10 : Boite de dialogue Gestionnaire de source

complétez la zone de saisie Pages. Vous pouvez en effet faire plusieurs fois référence au même livre, en citant des passages différents.

III. Choisir une norme bibliographiqueIl existe plusieurs normes bibliographiques, que vous pourrez choisir dans la liste déroulante Style du groupe Citations et bibliographie (Fig7), onglet Références.

IV. Gérer les sourcesGrâce au bouton Gérer les sources du groupe Citations et bibliographie, vous pourrez conserver vos sources afin de les réutiliser depuis n’importe quel document. La boîte de dialogue est divisée en deux parties : à gauche la liste principale, à droite la liste du document en cours. Pour passer une source d’une colonne à l’autre, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Copier. La copie vers la droite permettra de conserver la source pour les documents futurs, la copie vers la gauche permettra d’utiliser une source enregistrée auparavant dans le document en cours. Parcourir

permet d’importer une liste des sources à partir d’un fichier XML

V. Insérer la bibliographieUne bibliographie contient les sources d’un document. Elle permet de retrouver facilement une référence dans ce document. Utile lorsqu’il s’agit de retrouver un auteur ou un ouvrage auquel une citation se réfère !Une bibliographie se situe traditionnellement à la fin d’un document et se conçoit de cette manière :1. Placez le curseur à l’endroit où vous voulez ajouter une bibliographie.2. Sous l’onglet Références, dans le groupe Citations et bibliographie (Fig7),

cliquez sur Bibliographie.3. Dans le menu qui s’affiche, sous la rubrique Prédéfini, sélectionnez un modèle de

bibliographie.

4. La bibliographie est automatiquement ajoutée. Pour la mettre à jour, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur Mettre à jour les citations et la bibliographie.

Fig11 : L’activation de l’onglet Développeur

Créer un formulaireUn formulaire est un document qui contient des zones à compléter appelées « CHAMPS ». Ces seules zones nous seront accessibles et leur mise en forme permet de contrôler leur contenu pour éviter des erreurs de saisie (Adresses, dates, etc.) par exemple on peut introduire des cases à cocher ou les listes déroulantes pour faciliter et limiter des choix.

Les formulaires créés sous Word peuvent être utilisés de manières différentes :

Vous imprimez votre formulaire et le distribuez aux personnes intéressées pour qu’elles le complètent et vous le retournent.

Vous faites parvenir le fichier Word qui contient le formulaire que les destinataires rempliront. Vous faites l’économie du papier et de l’impression. Ce fichier peut être envoyé de différentes manières : email, sur disquette, etc.

Il peut également être intégré à un site web, par exemple.

Une fois le formulaire est complété vous pouvez transférer les données y contenues vers une base de données relationnelles (Access) ou votre tableur (Excel). Comme vous le constatez, l’utilisation de tels formulaires est ouverte à une multitude d’applications différentes. Vos besoins et votre imagination vous guideront dans vos choix.

I. L’environnement de travailPour éditer un formulaire, vous devez disposer de l'onglet Développeur qui n'apparaît pas après une installation par défaut de Word.

Pour le faire apparaître dans Word 2010,

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.2. Cliquez sur Options.3. Cliquez sur Personnaliser le ruban.4. Sous Personnaliser le ruban, cliquez

sur Onglets principaux.5. Dans la liste, activez la case à

cocher Développeur (Fig11), puis cliquez sur OK.

II. Les contrôlesLes contrôles sont les zones de réponse destinées à être remplies à l'écran. Il est d'abord nécessaire de passer en mode création en cliquant sur le bouton Mode Création du groupe Contrôles de l'onglet Développeur. On a ainsi à disposition un certain nombre de contrôles.

Fig12 : Listes des contrôles

Pour insérer un contrôle :

1. placer le curseur au point d'insertion dans le formulaire.

2. cliquer sur le contrôle souhaité (Fig12); Sous l’onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Mode Création, puis insérez les contrôles de votre choix.

3. cliquer sur le bouton Propriétés pour définir précisément les caractéristiques du contrôle.

Quand on insère un contrôle, une aide au remplissage donnée à l'utilisateur est affichée en gris clair. Cette instruction de remplissage peut être modifiée : il suffit de cliquer dans le texte et de le modifier.

Créer un PublipostageUne opération de publipostage consiste à fusionner dans un document de base (lettre, enveloppe, étiquette…) les données d’une source de données (par exemple des adresses) de façon à obtenir plusieurs exemplaires du document de base, personnalisés avec les données.Tous les outils de fusion et publipostage sont rassemblés sous l’onglet Publipostage :

I. LA SOURCE DE DONNÉESLa source de données peut être un tableau Word ou Excel, une base de données Access ou une base de données d’un autre logiciel compatible, il peut aussi s’agir de contacts Outlook ou encore d’un fichier texte.

II. LES ÉTAPES D’UNE OPÉRATION DE FUSION

1. Créer un document de base : Il s’agit du document qui contient les informations invariables qui sont reproduites sur chaque lettre, étiquette, enveloppe. Dans le cas d’une lettre type, ce document contiendra le corps du texte, l’adresse de l’expéditeur, la formule de politesse, qui sont identiques pour chaque destinataire.

2. Associer une source de données au document de base : La source de données est un fichier qui contient les données variables qui vont servir à personnaliser le document type. Dans le cas d’une lettre, il s’agira d’une liste d’adresses contenant le nom et les coordonnées de chaque destinataire de la lettre.

3. Insérer les champs de fusion dans le document de base : Il faut ensuite insérer les champs de fusion dans le document de base. Les champs de fusion sont des contrôles qui correspondent aux rubriques du fichier de données. Une fois placés dans le document principal, ils déterminent où insérer les données de la source de données.

4. Lancer la fusion : Il reste à fusionner les données de la source de données vers le document de base. Chaque ligne (ou enregistrement) de la source de données produit une lettre, une étiquette, une enveloppe. On peut envoyer les documents qui en résultent vers l’imprimante, vers un nouveau document (ce qui permet de les relire et de les modifier), ou vers des adresses électroniques.

Fig13 : Les options d’une opération de Publipostage

Fig14 : Les opérations de gestion des macros

Fig15 : L’enregistrement d’une macro

Créer une MacroUne macro est une séquence d’actions qui s’effectue automatiquement sur un document. Le moyen le plus simple pour créer une macro consiste à effectuer les actions en demandant à Word de les enregistrer.

I. ENREGISTRER UNE MACRO1. Si la macro doit s’appliquer à une

sélection, sélectionnez un paragraphe ou un bloc, puis sous l’onglet Développeur>groupe Code, cliquez sur le bouton Enregistrer une macro, ou cliquez sur le bouton Enregistreur de macro sur la barre d’état (Fig14).

2. Cliquez sur [OK] pour démarrer l’enregistrement des actions (Fig15).3. Effectuez les opérations à mémoriser.4. Pour arrêter l’enregistrement de la macro : onglet Développeur>groupe Code,

cliquez sur le bouton Arrêter l’enregistrement sur le Ruban ou cliquez sur le bouton dans la barre d’état.

Vous pouvez aussi suspendre l’enregistrement de la macro pour effectuer des actions indépendantes, puis reprendre l’enregistrement. Pour cela cliquez sur le bouton Suspendre l’enregistrement sur le Ruban et cliquez à nouveau sur cet outil pour reprendre l’enregistrement.

II. EXÉCUTER UNE MACRO1. Cliquez à l’endroit voulu dans le document, ou sélectionnez un partie du

document si la macro doit s’appliquer à une sélection, puis exécutez l’une des actions suivantes :

2. Tapez le raccourci clavier associé à la macro, si vous avez affecté la macro à un raccourci ;

3. Cliquez sur l’outil, si vous avez affecté la macro à un outil de la barre d’outils Accès rapide ;

4. Onglet Développeur>groupe Code, cliquez sur le bouton Macros ou appuyez sur [ALT]+[F8], puis sélectionnez la macro et cliquez sur le bouton [Exécuter].

Utilisation des stylesI. Modifier un style

Vous pouvez modifier facilement la mise en forme tous les blocs de texte de votre document ayant à un style donné . Pour cela :

Cliquez sur AccueilModifier les styles

Cliquer sur le style souhaité 

Choisir modifier Une boîte de dialogue s’ouvre

Vous pouvez effectuer la mise en forme que vous désirez

II. Supprimer un style d’un document.dotx Cliquez sur AccueilModifier les styles Cliquer sur Gérer les styles

Sélectionner le document Sélectionner le style à supprimer Cliquer sur supprimer

III. Comparer deux documentsSi vous avez transmis un document à réviser sans avoir activé le suivi des modifications, ou toutSimplement pour comparer deux versions d'un document, vous avez la possibilité d'afficher lesdifférences sous la forme de révisions :

Cliquez sur Comparer dans le ruban Révision puis de nouveau sur Comparer. Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, localisez le document

original à gauche dans la liste ou cliquez sur Parcourir puis sélectionnez-le. Sélectionnez la deuxième version dans le champ Document révisé à droite. Cliquez sur le bouton Plus pour développer la boîte de dialogue et précisez

éventuellement les paramètres de comparaison. Dans le coin inférieur droit, cochez la case appropriée :

Les deux premières options proposent d'afficher l'un des deux documents avec les

marques de révision. La troisième, sélectionnée par défaut, affiche la comparaison dans un nouveau document.

Terminez en cliquant sur OK

IV. Combiner plusieurs révisions d'un documentVous avez envoyé votre document à plusieurs relecteurs et plusieurs d'entre eux y ont apportés des modifications. Word vous permet de récupérer toutes les modifications et de les combiner dans un unique document. Il sera alors ensuite plus facile de valider les modifications.

1. Ouvrez l'onglet Révision du Ruban office.

2. Dans la rubrique Comparer, cliquez sur le bouton Comparer puis sur Combiner.

3. Dans la zone Document original, cliquez sur le bouton Rechercher l'original puis sélectionnez sur votre disque dur votre document original.

4. Saisissez votre nom dans le champ Etiqueter les éléments non marqués avec.

5. Dans la zone Document révisé, cliquez sur le bouton Rechercher les élémens revus puis sélectionnez le document modifié qu'un relecteur vous a envoyé.

6. Saisissez le nom du relecteur dans le champ Etiqueter les éléments non marqués avec.

7. Cliquez enfin sur le bouton OK. Un nouveau document est alors créé, combinaison de votre document original et des modifications du second document. Toutes les modifications sont indiqués. Notez que Word affiche égalemlent le document original et le document révisé dans la même fenêtre.

V. Restreindre les modifications apportées à un document

Si vous ne souhaitez pas que les relecteurs modifient accidentellement le contenu d’un document Microsoft Word 2010, vous pouvez définir des restrictions de mise en forme et de modification.

Restreindre les modifications dans Word 2010

1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur Restreindre la modification.

2. Dans le dialogue Restreindre la mise en forme et la modification, cocher la case Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document et choisir Aucune modification (Lecture seule) dans le menu juste en dessous. Valider en cliquant sur le bouton Activer la protection.

3. Il faut alors saisir un mot de passe et le confirmer pour protéger le document.4. A partir de là le document n'est plus modifiable, cela est affiché dans la barre d'état de

Word 2010 par l'indication Modification non autorisée car la sélection est verrouillée.

VI. Appliquer un modèle à un documentVous pouvez appliquer un modèle enregistré sur votre ordinateur à un document word 

Sous l’onglet Développeur , cliquer sur « Modèle de document »

Cliquer sur Attacher

Sélectionner votre modèle

VII. Enregistrer un bloc de constructionUn bloc de construction (ou « QuickPart) peut être constitué de texte et de divers autres éléments (illustrations, tableaux, etc.). L’intérêt d’un QuickPart (QuickPart signifie « bloc rapide ») est de pouvoir être inséré rapidement et à volonté dans tout documentUne fois un bloc de construction créé, il serait dommage de le concevoir de nouveau pour chaque document dans lequel il a sa place. Word permet de le sauvegarder en l’espace de trois clics de souris bien avisés.

1/ À l’aide de la souris, sélectionnez le bloc de construction que vous venez de créer. 2/ Allez sous l’onglet Insertion. Dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart. 3/ Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. 4/ Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, donnez un nom à votre bloc de construction en le saisissant à la ligne éponyme.

5/ Cliquez sur la liste déroulante Galerie et sélectionnez une galerie dans laquelle votre bloc de construction sera disponible. Si vous sélectionnez En-tête, votre bloc de construction apparaîtra dans cette galerie lorsque vous cliquerez sur le bouton En-tête situé sous l’onglet Insertion. 6/ Ajoutez une description dans le champ correspondant, puis cliquez sur OK.