120 juin 2013

L’Accueil à GéoazurJ. Trévisan, S. Bertetic, V. Mercier-Valéro, J. Ambre, L. Orsoni, A. Dano, O. Laurain

Géoazur – UMR 7329 – UNS – CNRS – IRD – OCA

Constat de départ en 2010 : trop d’agents arrivent dans l’UMR sans que les Services Communs, voire la Direction, n’en soient informés.Þ Perte de temps au niveau des Services Communs pour savoir comment

installer ce nouvel agentÞ Image de l’UMR dégradée parce que le nouvel agent ne se sent pas attendu

Courant 2011 : Mise en place d’une procédure complète pour l’accueil, allant de l’arrivée de l’agent à son départ.

Situation 2013 : 80% des nouveaux agents sont accueillis grâce à cette procédure d’accueil contre 50% en 2012, et 25% en 2011. La procédure d’accueil passe progressivement dans les mœurs, car chacun se rend compte de son bien-fondé.

220 juin 2013

Déroulement de l’accueil d’un agent

Départ de l’agent

Agent attendu

Arrivée de l’agent

Agent installé

TRAVAIL

Attestation de départ

Faire en sorte que l’agentse sente attendu et accueilli !

VI

E

de

l’AGENT

PROCEDURES

Message de Bienvenue

Livret d’accueil

Demande d’accueil

SOUTIEN

320 juin 2013

Demande d’accueilLivret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

PAR QUI ? La demande est faite par l’accueillant,à savoir celui qui fait venir le nouvel agent(La Direction dans le cas d’un permanent).

QUAND ? La demande doit être faire dès que la date d’arrivée du nouvel agent est connue, donc en amont de son arrivée.

POUR QUI ? Cette demande est à destination de la Direction,mais elle parvient surtout à toutes les personnes qui vont intervenir dans l’accueil :- Le Service Administratif, en prévision des démarches administratives inhérentes- Le Service Informatique, pour anticiper les ouvertures de comptes, et les besoins

informatiques de ce nouvel agent- Le Responsable Logistique concerné, pour qu’il trouve une place libre dans un

bureau- L’Assistant de Prévention concerné, pour qu’il puisse planifier le point

d’information sur les consignes de sécurité- Le Responsable d’équipe concerné, pour information- Le Responsable Bibliothèque concerné, pour information

La demande d’accueil permet aux différents intervenants de l’accueil d’être au courant qu’une

personne va arriver, et d’anticiper ainsi cette arrivée.

420 juin 2013

COMMENT ? Via un formulaire en ligne Communication par mail Livret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

SOUTIEN

Demande d’accueil

520 juin 2013

Le Livret d’accueilLivret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

PAR QUI ? Le livret d’accueil est remis par l’accueillant au nouvelagent, charge à l’accueillant d’aider l’agent à le remplir.

QUAND ? Le livret d’accueil doit être distribué et rempli dès l’arrivée du nouvel agent : c’est la première chose à faire à son arrivée.

POUR QUI ? Le livret d’accueil est avant tout à destination du nouvel agent,

CONTENU ? - une présentation de l’UMR- le règlement intérieur- la charte informatique- les consignes de sécurité- des fiches à destination des services communs

Le Livret d’accueil a pour but de :- Familiariser le nouvel agent avec l’UMR- Faciliter l’installation du nouvel agent- Assurer les démarches administratives- Faire en sorte que le nouvel agent rencontreles personnes des Services Communs

620 juin 2013

PRINCIPE : Le nouvel agent se doit de lire le livret d’accueil dans son ensemble, et de remplir, avec l’aide de son accueillant, les différentes fiches fournies en annexes. Le livret précise à qui remettre en main propre ces différents formulaires.

Ce « parcours » permet au nouvel agent derencontrer les personnes des Services Communs.

Service Récupère Donne

Administratif - Fiche de renseignements personnels- Fiche d’approbation du règlement intérieur- Accord de confidentialité

- Bureau (clefs)- Badges

Hygiène et Sécurité - Attestation Informations Sécurité - Informations sécurité

Informatique - Demande d'accès aux ressources informatiques

- Ordinateur- Compte informatique et Mail

COMMESI - Informations personnelles sur le web - Formation à l’intranet et aux outils de soutien à la recherche

Bibliothèque et Documentation

- Formulaire d’inscription aux ressources et services des bibliothèques Géoazur et OCA

Livret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

720 juin 2013

Livret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

Le message de Bienvenue

PAR QUI ? Par l’accueillant.

QUAND ? Dès que le nouvel agent est installé : à savoir quand il a bien un bureau, un mail, un téléphone.

POUR QUI ? Pour tout le personnel de l‘UMR

COMMENT ? Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utileset envoie un mail.

Un message de Bienvenu est envoyé à tout l’UMRpour informer de l’arrivée du nouvel agent

820 juin 2013

Livret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

Soutienadministratif et logistique

PAR QUI ? Par l’agent.

QUAND ? Quand il en a besoin.

POUR QUI ? Des personnes ciblées des services communsà même de traiter ces demandes.

COMMENT ? Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utileset envoie un mail.

Pour faciliter le travail de l’agent et celui des services communs, un certain nombre d’outils en ligne à but administratifs ou logistiques a été mis en place sur ce modèle :- Demande de congés : maintenant AGATE- Demande d’ordre de mission- Demande de bon de commande (achats)- Demande de séminaire- Déclaration des publications- Demande de cartographie SIG- Demande de réservation de salles

920 juin 2013

Livret d’accueil

Message de Bienvenue

Attestation de départ

Demande d’accueil

SOUTIEN

Attestation de départ

PAR QUI ? Remplie par l’agent.

QUAND ? Quand il part.

POUR QUI ? La DirectionLe Service Administratifs (clôture des contrats)Le Service Informatique (clôture des comptes / données)Les Responsables Logistique (disponibilité bureau, clefs)L’Assistant de Prévention (clôture d’un poste à risques)Le Responsable Bibliothèque (livres empruntés)

COMMENT ? La gestionnaire du personnel centralise, pour le partant, les informations sur la fiche attestation de départ et les retransmets ensuite aux autres Services Communs (via un formulaire en ligne…)

L’attestation de départ est une fiche du Livret d’accueil.

Pour l’instant, cette procédure n’est pas bien suivie, car il est difficile de connaître les dates exactes de départ, même en ayant les dates de fin de contrat dans les dossiers… EN COURS D’AMELIORATION

1020 juin 2013

Témoignages…

L’accueil à Géoazurvous remercie de votre attention !

Questions ?