1 Connaissez la nature de l’événement · Animer un événement en public 2 Déterminer la nature de l’événement Deux types d’événements conditionnent un style d’animation

1 Connaissez la nature

de l’événement

Objectifs du chapitre : vous aider à…

■ Bien questionner l’organisateur.

■ Mieux visualiser l’événement.

■ Accepter en connaissance de cause.

L’essentiel

Il est important de savoir quel événement vous animerez.Vous devez connaître sa finalité, son public, son contexte. Cela passe par une première discussion avec l’organisateur.Comprenez, en particulier, la nature de la manifestation. Une convention du personnel ne s’anime pas comme un colloque institutionnel.Par ailleurs, soyez curieux de tout : s’il y a un problème le jour J, vous seul devrez le gérer en tribune.Globalement, le projet doit vous stimuler. Sachez ce qui est attendu de vous, faciliter les échanges ou débattre par exemple, résumez-le noir sur blanc ou verbalement et demandez à l’organisateur de l’approuver.Si vous avez des incertitudes sur le sérieux d’un événement, refusez. Ne risquez pas votre énergie et votre image de marque.

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Animer un événement en public

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Déterminer la nature de l’événementDeux types d’événements conditionnent un style d’animation :

► L’événement « festif », qui permet de motiver les personnes autour d’un projet, d’une réussite, d’un prix ou d’un anniversaire. Il comporte beaucoup d’interventions ludiques, positives et décontractées (artistes, vidéos, mise en situation de personnes dans des conditions inhabituelles…). L’animation doit être vive, enlevée et tonique : faites-en plutôt trop que pas assez. Ton primesautier et aisance bienvenus, ainsi que mobilité, sens de la formule et du compliment sont des ingrédients nécessaires. Vous êtes là pour « vendre » l’événement, pour « chauffer » l’assistance. Souriez, ne posez pas des questions trop sérieuses et donnez du rythme à la manifestation.

Vous êtes un entertainer, un Monsieur Loyal appelé, dans les pays anglo-saxons, Maître de cérémonie (Master of ceremony).

► L’événement « pédagogique » est l’autre type d’évènement sur lequel ce guide insistera (atelier, débat, colloque, conférence, séminaire, sympo-sium…). Le fond des propos est préféré à leur mise en scène. Pour l’animateur, il s’agit de faciliter les exposés d’experts, d’organiser leur confrontation, plus ou moins « douce », entre eux ou avec le public, de demander des précisions quand un point n’est pas clair. Une certaine distance est requise. Il n’est pas besoin d’en faire trop : soyez détendu, mais pas léger ni grave.

Accompagner ou débattre ?Cette animation est conditionnée par deux questions :

► Attend-on de vous un rôle de « présentateur », qui orchestre et accompagne les prises de parole (animation plutôt douce, avec une prime à l’expression des orateurs, parfois convenue) ?

► Ou vous demande-t-on aussi de vous engager, de débattre, de vous transformer en « poil à gratter », quitte à parfois pousser les intervenants dans leurs retranchements (animation plus journalistique) ?

Autrement dit, vous devrez connaître votre marge de manœuvre : demandez aux organisateurs s’ils souhaitent de votre part, une présence active ou discrète, polémique ou empathique, validez-le auprès de toute l’équipe projet, prévenez les intervenants. Ce point est important pour légitimer votre type d’intervention en situation, et ne pas insécuriser les orateurs ou les organisateurs.


Connaissez la nature de l’événement

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Par ailleurs, est-il prévu que le public s’exprime ? Si oui, votre fonction sera de privilégier l’exposé des idées en scène, et il sera moins nécessaire que vous preniez la parole si un point vous semble insuffisant : le public s’en chargera. Ouvrez la voie, donnez des pistes de réflexion pour amorcer la pompe « à parole », mais n’empiétez pas sur des échanges qui seraient prévus.

Si le public n’est pas appelé à s’exprimer, demandez à l’organisateur si cela doit vous inciter à le représenter, à prendre « en bouche » ses questions et critiques, ou si votre fonction doit rester d’annoncer les orateurs et de les guider vers la quintessence de leur message.

Définir l’objectif de l’organisateurIl est nécessaire de vous inscrire dans l’optique de l’organisateur.

Qu’il veuille, à travers l’événement, faire passer un message : il vous sera nécessaire de le connaître. Quel est ce message, à qui est-il destiné : au public, à une fraction de celui-ci (journalistes, actionnaires, VIP), à des per-sonnes en tribune… ?

Demandez-lui quels sont les points clés ou les idées force à valoriser, quitte à les exprimer s’ils ne sont pas énoncés par un orateur.

De même, le but est peut-être seulement d’informer, en faisant le tour d’un sujet, au bénéfice d’un public de profanes. Vous avez alors les coudées franches pour laisser évoluer la réunion, sans vouloir le mener à une idée ou à un message quelconque. Vous pouvez permettre à chaque idée, même minoritaire ou singulière, de s’exprimer. Vous pouvez approfondir tel sujet ou au contraire, le négliger. Vous avez carte blanche.

Enfin, une dernière question à poser aux organisateurs : au travers de cette rencontre, s’agit-il de « créer » l’événement ? Auquel cas, sa dimension pédagogique est gommée, et sa dimension communicante privilégiée, ou bien un certain standing est nécessaire. Dans le premier cas, vous êtes dans un événement qui va mettre en relief des individus ou des informations. Il vous faudra jouer le jeu de cette « spectacularisation » de la manifestation.

Des événements veulent être tout cela : ludiques, informatifs, communicants, solennels… Ce n’est pas toujours facile de les animer ; aussi demandez bien à l’organisateur si une dimension prévaut.

Il serait malvenu que vous « bousculiez » un orateur, pour sa langue de bois ou des idées provocatrices, alors que son intervention était avant tout destinée à faire passer le message de l’organisateur.



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Vous vivriez un moment délicat en raccourcissant le temps d’intervention d’un orateur charismatique, fortement soutenu par l’auditoire, si vous n’avez pas été prévenu de son statut.

Se référer aux précédentsUn événement n’arrive pas sans histoire. Comprenez sa genèse, sachez quelles initiatives il suit ou précède.

Soit la réunion est une première, et vous devrez savoir s’il s’agit d’un « coup » ou de la première étape d’un cycle (à annoncer ou pas) d’événements. Soyez proches de l’équipe projet, demandez-lui ses intentions : vous n’avez pas d’édition de référence, et les premières sont toujours inconfortables à animer. Chacun cherche un peu ses marques, et les organisateurs ne savent pas encore le ton qu’ils veulent donner à la rencontre.

Soit la manifestation en est à sa Xe édition, et il vous importe d’avoir les informations sur les précédentes éditions :

► Celle-ci doit-elle s’inscrire dans leur continuité ? ► Que doit-elle apporter de plus ? ► Son thème est-il issu des précédentes éditions ? ► L’animation, en particulier, est-elle invitée à être innovante ? ► Comment ce colloque a-t-il grandi ces dernières années ? ► Son format a-t-il évolué, et pourquoi... ? ► …

Tous ces éléments ont un sens que vous devrez comprendre et intégrer avant de plonger dans la préparation. Une question franche s’impose, à un moment, à l’organisateur : « Qu’attendez-vous de l’animateur ? ».

Conserver le style de vos prédécesseursIl est conseillé de se reporter aux évaluations, debriefings ou aux comptes rendus (internes, revues de presse…) des éditions passées. Votre animation s’adressera à des personnes qui découvrent l’événement, comme à celles qui étaient là lors d’éditions précédentes.

Un clin d’œil à leur fidélité sera bienvenu.

Si vous assurez les premiers mots – le lancement technique – de l’événement, ne manquez pas de lier cette édition aux précédentes. Indiquez au besoin en quelques mots, ce que chacune a apporté (à moins qu’un représentant des organisateurs ne veuille s’en charger).



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De la même façon, si vous intervenez pour la première fois pour cet organisateur, demandez-lui quels étaient les styles d’intervention de vos prédécesseurs, en quoi vous devez suivre leur exemple, quels défauts avaient été trouvés au précédent et sur quoi vous pouvez innover.

Demandez-lui aussi pourquoi il fait appel à vous plutôt qu’à eux. Si un animateur a laissé un mauvais souvenir, vous devrez en priorité rassurer l’organisateur. Essayez de savoir ce qui lui était reproché, et d’identifier ses responsabilités, celles de l’organisation ou indépendantes de toute volonté.

Au bout de ces questions (et réponses…), vous saurez précisément ce que vous devrez faire : accepter l’animation (dites oui si vous avez une réelle envie, car un auditoire sent un manque de motivation), émettre des conditions ou refuser.

Ce n’est pas en cours de préparation qu’on peut se désister, ou évoquer des points importants. Enfin, l’organisateur appréciera cette solidarité d’emblée, ou cette clarté, lui qui a peut-être déjà l’intention de vous refaire travailler l’édition suivante.

�Z Bon à savoir

Engagezvous en sachant ce qu’attend l’organisateur. Si ses attentes correspondent à vos désirs, valeurs et compétences, acceptez et demandez les premiers éléments sur la rencontre. Ne prenez pas le risque d’intégrer l’équipe d’un événement qui ne vous convient pas.

�# Conseils d’ami

Hiérarchiser les priorités

Demandez à l’organisateur ce qu’il attend en priorité de l’animateur : le respect des horaires, le réchauffement de l’atmosphère, la valorisation d’un intervenant, l’apport de rythme... S’il ne peut pas vous répondre, aidezle à pondérer tous ces points. Cela vous permettra d’arbitrer si vous hésitez, par exemple, en situation entre interrompre un invité ou prendre du retard.

Évaluer votre prestation

Si des formulaires d’évaluation sont donnés au public, proposez à l’organisateur qu’ils comportent une rubrique « Animation ». Vous saurez comment votre prestation a été perçue, ce qui peut enrichir votre pratique ou nourrir la réflexion de l’organisateur pour une prochaine édition. Il est toujours préférable que ces questionnaires soient remplis pendant l’événement, et rendus à la fin, plutôt qu’envoyés quelques jours après. Ce sera votre rôle, en début d’événement et une demiheure avant la fin, d’évoquer ce document auprès du public, afin qu’il le remplisse. Les questionnaires en ligne ou le papier à remplir de retour chez soi obtiennent très peu de succès.



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Prévoir une doublure

C’est la personne qui vous remplacera au pied levé si vous tombez malade. Ce double sera désigné par vous ou l’organisateur. Une telle disposition est une preuve de grand professionnalisme. Ne renoncez à animer un événement que pour des raisons graves. Les comédiens appellent « obligation scénique », le devoir qu’ils se font de monter en scène quoi qu’il arrive et quel que soit leur état. « The show must go on », disentils (le spectacle doit continuer). Des problèmes personnels permettent même de « sublimer » une animation, de lui donner plus d’intensité et, à vous, plus de présence.

Encourager l’organisateurSi vous avez, face à vous, un organisateur qui veut faire appel à un animateur, remerciez-le d’abord. C’est un signe de maturité événementielle. Il devine ou sait qu’un animateur, même s’il lui en coûtera un temps d’encadrement et de l’argent, améliorera son événement. Il pourrait se contenter d’un choix minimaliste, avec des orateurs se succédant sans quiconque pour les accueillir. Il a le sentiment de prendre un risque à confier les rênes de l’événement à un inconnu, mais vous le rassurerez. Ensuite, seulement ensuite, demandez-lui ce qu’il attend d’un animateur et entrez dans les détails de son projet.

Le + Votre présentation sur le programme

Soyez attentif à la façon dont vous êtes annoncé sur les programmes. Si l’organisateur vous demande une animation dynamique, et que vous êtes désigné, par exemple, comme « présentateur », montrezlui la contradiction. Le public ne comprendrait pas que vous sortiez du rôle annoncé sur ce document. Au début de la rencontre, en tout état de cause, précisez la fonction que vous remplirez, la façon dont vous procéderez (deux phrases, inutile de vous étendre), quitte à contredire ce qui était inscrit sur le programme, mais toujours avec l’aval de l’organisateur.

Perfectionner sa pratiqueSi vous voulez acquérir une compétence d’animation, contactez des « pros » pour vous former. Ils accéléreront votre apprentissage afin de toujours « assurer » l’essentiel. Si vous avez déjà de l’expérience, ils vous permettront de consolider ou de renouveler votre pratique. Suivez avec prudence leurs conseils. Il ne s’agit pas de devenir une caricature ou leur clone. Les journalistes sont peut-être la première population à contacter pour se former. Votre besoin recouvre plus spécifiquement la gestion des échanges (écoute, reformulation…). Demandez à des experts en management un stage de conduite de réunion.



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Pour ce qui a trait à l’art oratoire (gestuelle, voix, souffle…), au trac ou aux déplacements sur scène et dans la salle, rapprochez-vous de comédiens.

In vivo

Garde rapprochée« Il est important de s’interroger sur une absence, le jour J, pour des raisons «indépendantes de sa volonté». Lors d’une convention des forces de vente d’un fabricant de meubles (trois jours !), dans un grand centre de congrès en région (six cents personnes et des heures de préparation), que j’animais, la veille, de retour de la répétition sur site, je me fais heurter en scooter par une voiture. Je suis emmené aux urgences, groggy, me réveille plusieurs heures plus tard (il est vingt-trois heures !), et sors finalement en fauteuil roulant de l’établissement, cheville abîmée et surtout, avec l’interdiction formelle des médecins de me lever. J’appelle ma cliente, à qui je fais part de mon état, qui appelle aussitôt son PDG. En retour, elle me répond que son supérieur lui a dit : «Qu’il vienne, même en fauteuil !». J’étais soulagé, en même temps, un brin tendu : comment arriver sur scène sans gâcher la fête, car un fauteuil, malheureusement, renvoie à une réalité angoissante ? J’ai trouvé, dans les heures suivantes, une solution. Quelques appels dans la nuit (un bon carnet d’adresses sert…), et l’affaire a été faite. Toute la convention, j’ai été accompagné par une pousseuse de fauteuil, ex-Miss France de trente-cinq ans et un mètre quatre-vingt-cinq, qui a joliment «détourné» l’attention. J’ai bien sûr, expliqué la raison de mon handicap (un public doit en savoir beaucoup), et avec la jeune femme, nous avons composé un attelage sympathique, qui a sans doute fait avancer les mentalités. Si je n’avais pas pu venir ? La solution «doublure» se serait imposée. Tout animateur, ou organisateur, selon le contrat, doit être capable de trouver un remplaçant quelques heures avant le début de l’événement. Mais il faut prévoir le (mauvais) coup. Des organisateurs prennent peur, comme si parler d’une hypothétique absence, même pour trouver des parades, allait… provoquer l’absence. Une doublure se «briefe» en quelques heures, surtout si on travaille souvent avec elle. Il suffit de la présenter aux organisateurs, et de leur dire : «Lui/elle, c’est comme moi !». Les organisateurs devraient d’eux-mêmes prévoir un remplacement de dernière minute. S’ils l’occultent, je vous conseille d’aborder le sujet. Avec tact et justesse… »

Serge Tapia



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Le + Rassurer les orateurs

Vous pouvez être amené à rassurer des conférenciers pris de trac. C’est leur première prise de parole en public, ou ils ne connaissent pas bien le sujet (cela arrive). Au cours des répétitions, ou en situation, soyez bien attentif à eux, faites leur comprendre qu’ils ont leur place, et que sans eux, l’événement aura moins de poids. Ils apprécieront, de même que le public qui y verra un encouragement à s’exprimer (si une discussion est prévue). Un bon animateur utilisera des mots gentils, son aisance, ou demandera à la personne « traqueuse » de s’asseoir à côté de lui : tout cela lui permettra d’évacuer peu à peu son stress.

�Z Bon à savoir

Devant un public, la prise de parole répond à quatre vocations : informer, expliquer, impliquer et émouvoir. Ces catégories proviennent du théâtre grec. Selon le type de réunion, vous devrez maîtriser telle ou telle dimension dans vos propos. En tout cas les identifier, ou amener vos orateurs sur l’ensemble de ces registres (ou les en faire sortir) pour donner des facettes multiples à l’événement et satisfaire toutes les attentes.

�Y Attention !

Attention à ne pas « cirer le parquet » ! C’est ainsi que l’on désigne l’habitude des personnes debout qui, en tribune, ne tiennent pas en place. Pour éviter ce défaut, il est conseillé de se placer près d’un point fixe (tabouret, plante, panneau…) qui offrira une base, un repère rassurant et permanent. Dans un registre plus « mental », il est aussi possible d’imaginer être un arbre, avec ses racines, pour mieux s’ancrer dans le sol. Quand on « cire le parquet », le contrôle du bas du corps n’est pas assuré. Bassin, pieds et jambes n’en font qu’à leur tête (!). Un contrôle excessif du corps a aussi ses inconvénients : on se transforme en statue. Le point clé est d’être souple, et tenu à la fois.

�# Conseil d’ami

Que faire si la manifestation déborde de son cadre horaire ? Enrayez la dérive le plus vite possible. Réduisez ou supprimez des interventions, prévenez le public du retard et « pressurisez » la fin de l’événement. Le risque est de vous rendre impopulaire. Aucun orateur n’aime les gens directifs, qui rognent sur leur temps d’expression : procédez donc avec doigté. Vous pourrez brandir une pendule que vous aurez apportée, et donner votre montre à un orateur, à charge pour lui de la passer à celui qui intervient ensuite. Vous pourrez aussi indiquer, sur une feuille demiA4, le temps qu’il reste à un orateur et lui glisser, discrètement ou en prévenant l’auditoire, afin qu’il comprenne ce qui se passe. Vos efforts ainsi affichés, et le public pris à témoin, les orateurs se disciplineront naturellement.



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In vivo

Même pas mal !« Il faut une santé «é-norme» pour animer des événements. C’était à Roland Garros, dans le cadre d’une convention de laboratoire pharmaceutique. En tant qu’organisateur, j’avais obtenu l’autorisation de privatiser le lieu pour mon client. En tant qu’animateur, j’interviewais ce jour-là des invités, VIP et salariés, avec un technicien caméra à l’épaule, dans les stands et les allées, et leurs réactions étaient ensuite montées pour être diffusées, toutes les heures, lors d’un «journal télévisé» que j’animais, images et invités à l’appui. C’était exigeant, et dès le début de matinée, j’ai été… malade : un coup de pompe durant la nuit, j’étais livide, nauséeux, incertain, et pourtant, j’ai tenu la fonction. Aurais-je dû ? Le client, que j’avais prévenu, n’a rien vu et la prestation fut conforme à ses attentes. Mais je n’ai pas fait de vieux os le soir alors que souvent, je reste avec les représentants de l’entreprise afin de superviser jusqu’aux derniers détails. J’étais exténué, même si sur les photos de l’événement, je fais bonne (mais pâle) figure. Le «show must go on», dit-on. J’ai déduit de cet incident que, s’il est important de bien manger, caloriquement, car l’animation est un exercice physique, avant l’événement, on doit aussi veiller à ce que l’on mange. Il est irresponsable de manger mal ou des aliments à risques. Comment mettre pareillement en jeu, avant un événement, des jours de travail, de filage et de répétitions sur un accès de gourmandise ou d’inattention ? Je retiens, depuis, qu’un animateur est fragile dans les jours qui précèdent une prestation. Il doit tout faire pour se tenir à l’abri des mauvais virus, des courants d’air, des aliments avariés… Même s’il n’échappe pas à une seule chose, très naturelle : le trac ! Bien géré, il lui permettra le jour J d’être au maximum de ses capacités de réactivité et de pertinence. »

Serge Tapia

Connaître le profil du posteTrois missions peuvent être déléguées à un animateur :

► Présenter les intervenants, et n’avoir qu’un rôle de trait d’union entre les exposés.

► Également, relancer ces intervenants, les questionner avec bonhomie, mais sans les pousser dans leurs retranchements.



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► Enfin, plus rarement, on est un animateur de débat, voire de combat : il s’agit de donner du nerf à l’événement, en contestant, mettant en avant des positions radicales, en montrant les contradictions.


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