Tutorial Ex 1: Exercice de saisie :

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

1. Fusion et publipostage But de l'exercice : fusionner un courrier type (document Word) avec une liste de destinataires existante (document Excel). L'intérêt est de réaliser en quelques minutes un envoi en nombre de lettres nominatives et personnalisées.

Étape 1 : Ouverture de la liste des destinataires. Dans Excel, ouvrir le document VB_Ex8_base (c'est la base de données des destinataires du futur courrier)

Remarques : c'est un tableau très simple – la première ligne contient les en-têtes de colonnes

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Étape 2 : Ouverture de la lettre type existante

Étape 3 : Vérification de la structuration du document en affichant les caractères masqués

D'apparence assez

anodine ce courrier

va se révéler assez

mal réalisé. Plusieurs

actions correctrices

vont être nécessaires

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Étape 4 : Rectification des incohérences de mise en page (espacements avant et après certains paragraphes, retraits incongrus …etc.). Méthode : Sélection de la totalité du document (CTRL+A) et annulation des retraits

Remarque : en procédant ainsi, on limite le nombre des actions. On replace les taquets de retrait bien à gauche, contre la marge.

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Le courrier prend maintenant cet aspect :

Il ne reste plus qu’à traiter le problème des tabulations incongrues en bas du document :

Une simple suppression de

toutes les tabulations fera

parfaitement l’affaire

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Utilisez les enseignements de l’exercice N°3 pour réaliser la mise en page suivante

Remarque : La date a été alignée avec "Le président" Le publipostage va pouvoir maintenant être mis en œuvre.

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

La commande à lancer est : Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage

Remarque : une marge vient de s’afficher à droite de l’écran, elle va vous guider tout au long de la procédure.

3

1

2

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Comme le courrier concerné est ouvert, les 3 premières étapes ne sont que des formalités sélection du type de document

"Lettres" sélection du document de base

"Utiliser le document actuel" Sélection des destinataires

"Utilisation d'une liste existante"

Arrivé à la phase 3, cliquer sur "Parcourir" pour désigner l'emplacement de la base Excel qui comporte les noms des destinataires. NB : on navigue dans les différentes étapes en cliquant simplement sur "précédente" ou "suivante".

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Une fenêtre apparaît, vous devez désigner l'emplacement du fichier Excel :

Une nouvelle fenêtre vous demande de sélectionner la feuille de calcul sur laquelle figurent les destinataires :

Cliquez sur la feuille concernée Remarque : il vous est rappelé que la première ligne de la feuille de calcul doit contenir les entêtes.

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Une nouvelle fenêtre s'affiche. C'est dans celle-ci que vous allez pouvoir sélectionner, sérier ou exclure des destinataires :

Après avoir validé, la fenêtre va disparaître et la procédure de publipostage continue. Pour définir les adresses des destinataires, rendez-vous en étape 4 :

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Dans la marge, cliquer sur "bloc adresse".

C'est ici qu'il faut définir quelle forme va prendre l'adresse du destinataire dans le courrier :

Puis cliquer sur "OK" et

passer en étape

suivante de manière à

visualiser le premier

résultat

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Notre bloc d'adresse devient de véritables adresses fusionnées depuis le document Excel :

Pour faire défiler les noms des destinataires il suffit de cliquer sur les flèches

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Pour ajouter au courrier d'autres entrées fusionnées, retour en étape 4 et cliquer sur "autres éléments" :

Dans la fenêtre qui s'affiche apparaissent les entêtes du tableau Excel des destinataires. Choisir puis insérer pour ajouter.

Passage dans le bas de

la marge en étape

suivante pour visualiser

le résultat de l'insertion

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Exercice 4 : Fusion et publipostage

Une fois la fusion terminée, passage en étape 6 pour envoyer vers l'imprimante.