1 « Linformatique au service de lhumain » Net-Salam

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«L’informatique au service de l’humain »

Net-Salam

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MicroGED

version : 6mai 2008

Nicolas LAPIETRA

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Table des matières1. Des chiffres…………………………4

2. Définition de la GED……………..6

3. Fonctionnalités du produit…….9

4. Cibles et bénéfices Client….…21

5. Annexes…………………………….27

Table des matières

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1. Des Chiffres

80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ; Un document se fait copier 19 fois en moyenne ; Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour

en retrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ;

Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire de l’information, 50% à la chercher.

MYTHE DU « ZERO PAPIER » !

20% de croissance / an des impressions

soit 221 milliards de pages imprimées en France

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Pourquoi MicroGED ?

MicroGED : un logiciel indispensable au poste de travail ;

Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document (volume des disques de stockage d’informations) ;

Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ;

En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé.

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Le terme GED étant jugé trop généraliste, il lui est souvent préféré le terme de GEIDE

pour Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant.

Le document n’est plus seulement un document papier transformé, mais il est souvent déjà créé de façon électronique.

2. GED et GEIDE

2. GED et GEIDE

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GED : Gestion Electronique de Documents

Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins :

– GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ;

– GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ;

– GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans l’entreprise ;

– GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ;

– Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web).

Les différents types de GED

Les différents types de GED

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MicroGED, votre solution de GED

Organisationnelle.

Définition : la GED organisationnelle

Définition : la GED organisationnelle

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Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et de partage des documents au format électronique ;

Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documents selon leur propre organisation ;

Gestion automatique des numéros chrono des documents ;

Recherche documentaire en texte intégral.

3. Fonctionnalité du produit

3. Fonctionnalités du Produit

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MicroGED permet de fédérer toutes les sources de documents

(E-mails, documents bureautiques, documents papiers, fax, ...),

quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de dossiers.

Fédérer les documents

Fédérer les documents

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MicroGED répond parfaitement à la problématique de la gestion de dossiers, ce système permet de stocker les informations dématérialisées dans une architecture qui respectera l'organisation de l'entreprise.

Pour tous les métiersMicroGED, la solution adaptée à tout métier : Comptable, Experts, Notaires, Bureaux d’études, architectes,...

Pour tous les métiers

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MicroGED applique les règles d’organisation du Client. De cette façon, la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier…

Une organisation simple

L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde

puisse le retrouver !

Une organisation simple

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La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.

Fonctionnalités du produitArmoire > Rayon > Dossier > Document

A une Armoire correspond un Rayon, A un Rayon correspond un Dossier, et à un Dossier des Documents.

Fonctionnalités du produit

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MicroGED, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche

Excellentes performances :

1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

1. Nombre d’Armoires illimité2. Nombre de Rayons illimité3. Nombre de Dossiers illimité4. Nombre de Documents illimité


Fonctionnalités du produit (2)

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Chaque Dossier pourra contenir tout type de Documents provenant de sources aussi variées que :

• Documents Word ;• Documents Excel ;• Documents PDF ;• Photos ;• Fichier AUTOCAD ;• Document papier scanné ;• Vidéo ;• …


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MicroGED permet l’ajout de mots clefs

Cette information servira de clé de recherche grâce à un

moteur de recherche intégré.


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-> Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants

-> Un simple clic droit de la souris et vous classez ce fichier qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail.


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Station MicroGED

Postes MicroGED(consultant)

Le circuit MicroGED La copieélectronique

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Reproduction à l’identique du process d’organisation en place

Gain de temps (20%) :– en classement ;– en recherche ;– en contrôle ;

Gain de place :– Dématérialisation ;– Compression ;

Sécurité du dossier par sauvegarde.

Bénéfices Client

Bénéfices client

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Données à sauvegarder

en plus de vos documents

Le (les) fichier(s)

DATA_MicroGED.mdb

Serveur de données

MicroGED


Sur votre serveur seront stockéstous vos documents avec votrepropre stratégie de sauvegarde.

Il suffira de partager un répertoire de stockage avec labase DATA_MicroGED et tout lemonde (jusqu’à 40 postes)pourront accéder à cesDocuments.

MicroGED fonctionne en réseau.

Fonctionnalités du Produit (6)

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Nos MicroGED Métiers :• MicroCRM ;• MicroAvocat ;• MicroNotaire ;• MicroGED BE Bureau d’études ;• + le vôtre.

4. Cibles et bénéfices clients

Pour les professions verticalisées, une version pré-paramétrée pourra répondre à un besoin d’organisation normalisée en association avec le placement d’un copieur multifonction.

MicroGED est une solution GED de classement générique sachant s’adapter à de nombreuses configurations.Son fonctionnement simple le rend accessible aux non initiés.

4. Cibles et bénéfices clients

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Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.

La GED, facteur de compétitivité pour les PME

La GED, facteur de compétitivité pour les PME

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MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an ;

Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs :

• On questionne et on écoute nos clients ;• Création d’un club d’utilisateurs ;

MicroGED intègre les dernières technologies• Intégration de la recherche Plein Texte ;• Module de formation en ligne au format Flash ;

MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

MicroGED, un produit évolutif

MicroGED, un produit évolutif

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En activant l’accès sécurisé, à chaque utilisateur est associé un profil

C’est l’administrateurqui est habilité à créer les utilisateurs et à leur affecter un profil.

Utilisation

Supervision

Administration

Consultation

MicroGED, un produit sécurisé

MicroGED, un produit sécurisé

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L’Administrateur possède tous les droits

Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un Document

L’utilisateur : opérateur de saisie qui ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes

Le Consultant ne peut que visualiser les Documents

Les 4 profils utilisateur de MicroGED

Les 4 profils utilisateur de MicroGED

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Facilité Rapidité Traçabilité Qualité

Une interface

très conviviale

TraitementAutomatique

des tâches longues

et fastidieuses

Retrouvez à tout

Moment un document

Parfait suivi du

déroulementdes

différentes phases

du processus

Les avantages de MicroGED

Les avantages de MicroGED

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5. Annexe : Règles de la démonstration type

2. Attache d’un fichier et le bouton voir

4. Présentation de la saisie des mots clefs

1. Présentation de l’arborescence enARMOIRE, RAYON, DOSSIER…

3. Création d’un Dossier qui n’existe pas

5. Recherche d’un document par l’utilisation de la recherche full texte

6. The Chien : le bouton Cherche

7. La rapidité pour retrouver un Document

8. Présentation des méthodes d’acquisition de documents (Scanner/Paniéres/E-Mail)Avec l’activation des répertoires par défaut.

9. Présentation des méthodes de diffusion par courrier électronique.

10. Explication des différentes listes de distribution.

5. Annexes : Règles de la démonstration type

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Et maintenant

une démonstration

vaut mieux

que de longs discours…

Conclusion

Conclusion