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OpenSOFT «Inventer, c’est penser à côté »

Albert Einstein

Patrick Barantalversion 5Juillet 2008

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MicroCRM

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• MicroCRM est le fruit de 12 mois de travail intensif associant nos développeurs et notre communauté.

• La conjugaison de ces différents efforts a permis de finaliser un nouveau logiciel rassemblant dans un même produit la CRM la GED

• CRM : customer Relationship Management ou GRC Gestion Relation Client

• GED : Gestion Electronique de Documents

Introduction

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MicroCRM

Cette version baptisée MicroCRM reste fidèle à nos valeurs :

Simplicité d’utilisation et Innovation.

MicroCRM c’est aussi les produits dérivés adaptés à chaque profession :

MicroAvocat : gestion des dossiers du cabinet

MicroBE : pour les bureaux d‘études

MicroNotaire

MicroCourtier ; courtier en assurance

+ votre métier

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Le client patrimoine de l’entreprise

• La valeur d’une entreprise est fondée sur ses actifs de type brevets, usines,outils ou son savoir faire et la qualité des équipes…

• Mais aussi sa capacité à trouver des prospects et à fidéliser les clients existant

• C’est ce que l’on nomme communémentle fond de commerce.

MicroCRM d’une façon simplevous aidera à accroître ce patrimoine

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Définition

• MicroCRM inclut le Mot CRM acronyme de :

     Customer Relationship Management 

• également nommé GRC pour :Gestion Relation Client

• Le terme de Customer Relationship Management est relativement récent. Le concept qu’il recouvre remonte au tout début des années 2000 et est le résultat des efforts commerciaux fournis par les sociétés de logiciels et de consultance pour promouvoir leurs solutions

de nombreuses entreprises connaissent remarquablement leur clientèle et ont développé, comme M. Jourdain faisait de la prose sans le savoir, un excellent CRM.

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Les fonctionnalités de MicroCRM

• Prospection téléphonique optimisée . – Créer votre propre fichier de prospection : gratuitement– Classer vos prospects par type d’activité et secteur

géographique– Le meilleur outil de prospection

• Courrier et mailing personnalisés• Gestion des relances• Suivi de toutes les actions avec archivage documents pour chaque

phase• Filtre et tri Ultra rapide :

Accéder rapidement à l’information

• Gestion simple des dossiers clients.• Routage des documents par courriel

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Le cycle MicroCRM

• À la conquête de nouveaux clients . – En effet MicroCRM est un produit global qui gère

le cycle complet du client :

• Découvrir : c’est la phase suspect• Connaître : c’est la phase prospect• Acquérir : c’est la phase succès• Fidéliser : c’est la phase à ne pas

négliger.

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Les 3 étapes MicroCRM

ClientClientProspectProspectSuspectSuspect

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Définition du suspect

• Le suspect :Provient d'une liste ou d'un fichier, (exemple : les pages jaunes ou les pages pro) c'est une personne ou une entreprise que l'on ne connaît pas à qui l'on va adresser un mailing, en souhaitant une réponse.

• Un module d’import automatique permet l ’acquisition rapide de sources de données qu’il suffit d’adresser dans un premier temps par mailing postal.

Savoir cibler, attirer et conserver les bons clients sont des facteurs déterminant pour le succès de l’entreprise

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Acquisition des suspects

Exemple d’une source de données :les pages jaunes

Il suffit de déterminer : la cible et le secteur géographique

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Import dans MicroCRM

• D’un simple Clic sur le bouton d’import• Une fenêtre Vous demande l’endroit ou se

trouve le fichier « aspiré »

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Résultat de l’importation

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Définition du prospect

• le suspect devient un prospect lorsqu'on a identifié des contacts à l’intérieur de l’entreprise

• Suivi des actions• Saisie des produits existant chez ce client• Ajustement de l’offre personnalisée• Archivage simple de tous les documents

durant ce cycle– Propositions– Devis– Offres spéciales– Etc….

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Le Client

• Le prospect devient client à la réception de sa première commande :

• MicroCRM permet le suivi du client

• MicroCRM vous sera d’une aide précieuse pour organiser vos visites client grâce à sa fonction de géolocalisation et de calcul d’itinéraire basée sur Google Maps

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Localisation des clients

• D’un simple clic droit de la souris localiser le client

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Organiser vos tournées

• Localiser vos clients sur une carte

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MicroCRM en résumé

Plate-forme Papyrus

Produitévolutif

ArchiveTous les

types de fichiers

Informationrapidementaccessible

AnnuaireUnifié

des contacts

OrientéUtilisateur

Facilitéadministration

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La CRM et la GED dans le même logiciel

• Micro CRM c’est :

• La CRM + la GED

dans un même logiciel

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Suivi des actions détaillé

• MicroCRM permet un suivi de toutes les actions, aussi bien d’un prospect que d’un client

• Avec possibilité d’archiver des documents: proposition commerciale, devis, contrat etc.. À chaque étape de votre travail de commercial

• Gestion automatique des relances

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Suivi des produits concurrents

• MicroCRM permet d’enregistrer les produits existant chez un client avec les critères suivant:

• Marque• Modèle• Type de produit• Type achat ( achat, leasing etc….)• Date début contrat• Date de fin de contrat• + un formulaire détail• Avec bien entendu archivage de documents

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Un produit intuitif

La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.

Armoire > Rayon > Dossier > Document

A une armoire correspond un rayon, A un rayon correspond un dossier, et à un dossier des documents.

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Une organisation simple MicroCRM applique les règles d’organisation du

Client. De cette façon la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier…

L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde

puisse le retrouver.

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Principe du produit

• Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers

• Un fichier de l’application : le frontal client

• Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

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Parfaite gestion des scanners

Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants

Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail.

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La copie électronique

Station MicroGED

Postes MicroGED(consultant)

Le circuit MicroCRM

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Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier

DATA_MicroCRM.mdb

MicroCRM en poste autonome

En mono poste

Le fichier de l’application: MicroCRM.mde

Et

Le fichier des données :Data-MicroCRM.mdb

Sont présents sur la même machine

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MicroCRM en réseau

Données à sauvegarder

En plus de vos documents

Le ou les fichiers

DATA-MicroCRM.mdbChaque poste client possède le fichier

Application

Papyrus.mde

Clients MicroCRM

Serveur de données

MicroCRM

Attache des bases

Au premier lancement de l’application

Numérisation

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L ’accès sécurisé de MicroCRM

En activant l’accès sécuriséA chaque utilisateur, est associé un profil

• C’est l’administrateurqui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil

Consultation

Utilisateur

Superviseur

Administrateur

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Les 4 profils MicroCRM

Administrateur possède tous les droitsAdministrateur possède tous les droits

Consultation : ne peut que visualiser les Consultation : ne peut que visualiser les courrierscourriers

Le superviseur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf lasauf la suppression d‘un courrier suppression d‘un courrier

L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut L’utilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexescréer les entrées dans les fichiers annexes

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MicroCRMMicroCRMLa solution de votre La solution de votre

entrepriseentreprise

FacilitéFacilité

ProductivitéProductivité

PerformancesPerformances

FiabilitéFiabilité

AdaptabilitéAdaptabilité

Support Support MinimiséMinimisé

EvolutivitéEvolutivité SécuritéSécurité

FacilitéFacilitéProductivitéProductivitéPerformancePerformanceEvolutivitéEvolutivitéFiabilitéFiabilitéAdaptabilitéAdaptabilitéSupport Support MinimiséMinimiséSécuritéSécurité

Interface simpleInterface simpleet puissantet puissant

Navigation en 3 DNavigation en 3 D

Reproduit les Reproduit les processus processus classiques de classiques de gestion du gestion du courriercourrier

Routage par Routage par mailmail

Solution Solution éprouvéeéprouvée

Puissance dansPuissance dansla recherchela recherche

Une nouvelleUne nouvelleversion par anversion par an

Remontée des Remontée des utilisateursutilisateurs

Basé sur les Basé sur les standard destandard del’informatiquel’informatique

Ne modifie pas Ne modifie pas les documents les documents existantexistant

Interface Interface intuitiveintuitive

Facilité deFacilité denavigationnavigation

SupportSupportUtilisateursUtilisateursminimiséminimisé

FormationFormationen ligneen ligne

Héritage desHéritage despermissionspermissionsexistantesexistantes

Accès Accès sécurisé aux sécurisé aux donnéesdonnées

Ad

min

istrateur

Ad

min

istrateur

Uti

lisa

teu

rU

tili

sate

ur

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MicroCRM, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche

Excellentes performances :

1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

1. Nombre d’armoires illimité2. Nombre de rayons illimité3. Nombre de dossiers illimité4. Nombre de documents illimité

Fonctionnalités du produit

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Charte graphique PapyrusDans une zone déroulante

sur fond jaune indique qu’il est possible d’accéder au détail de la fiche par un simple double clic

La flèche Bleue permet d’ajouter un élément n’existant pas dans la liste

Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

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Bénéfices Client

Reproduction à l’identique du process d’organisation en place

Gain de temps (20%) :en classement en recherche en contrôle

Gain de place :Dématérialisation Compression

Sécurité du dossier par sauvegarde.

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La GED, facteur de compétitivité pour les PME

Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.

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MicroGED un produit évolutif

MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an. Cette mise à jour, c’est la concrétisation

des remontées et des remarques utilisateurs :

– On questionne et on écoute nos clients – Création d’un club d’utilisateurs

MicroGED intègre les dernières technologies• Intégration de la recherche Plein Texte • Module de formation en ligne au format Flash

MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

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Les avantages de MicroCRM

Facilité Rapidité Traçabilité Qualité

Une interface

très Conviviale

EtIntuitive

TraitementAutomatiquedes tâches

longues et

fastidieuses

Retrouvez à tous

Moment un document

Parfait suivi du

déroulementdes

différentes phases

du processus

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Et maintenant

une démonstration

vaut mieux

que de longs discours…

Conclusion