1 Philosophie du système

8/3/2019 1 Philosophie du systme

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Prsentation du systme V2.5

I. Philosophie

Le systme eRegulations prsente les procdures du point devue de l'utilisateur

Pour raliser une opration conomique (crer une socit, acheter un terrain,

embaucher du personnel, vendre un produit, etc.), un entrepreneur doit satisfaire

une srie de conditions administratives, gnralement s'inscrire dans des registres

et obtenir des autorisations. Pour obtenir ces enregistrements et ces permis, il doit

parfois interagir avec plusieurs personnes.

Du point de vie de l'usager:

opration que l'usager veut raliser = OBJECTIF

toute interaction obligatoire = TAPE

les tapes ncessaires pour atteindre son objectif = PROCDURE

Le systme est construit autour de la notion d'tape

Dfinition

ETAPE = toute interaction ncessaire pour raliser une opration

Elments constitutifs d'une tape

L'information de base dont l'usager a besoin pour une tape est

1. Qui est le fonctionnaire en charge de l'tape? (contacts)

2. Qu'est-ce que je viens chercher ici? (rsultat de l'tape)

3. Que dois-je donner ou montrer pour obtenir ce que je viens chercher?(conditions)

Il y a encore d'autres questions importantes:

4. Combien je dois payer dans cette tape? (cot)

5. Combien de temps dure-t-elle? (dure)

6. A qui puis-je me plaindre si j'ai un problme? (recours)

7. Quel texte lgal justifie l'existence et les modalits de cette tape?

(base lgale)

8. Qui m'assure que toutes ces informations sont valides? (certification)

A ces 8 lments nous en ajoutons 2, qui compltent la dfinition de l'tape:

9. Nom de l'tape

10. Information additionnelle

Nous utilisons parfois les motsprocessus ou chemin commesynonymes de procdure.

Une autre faon de dfinir une

tape est de dire que "chaque foisqu'on doit faire la queue quelquepart, c'est une tape".

SYSTME eREGULATIONS MANUEL D'ADMINISTRATIONPrsentation du systme V2.5

I. Philosophie du systme p. 1


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Ainsi, les 10 lments que nous considrons ncessaires et suffisants pour dfinir

une tape sont (ordonns logiquement):

1. Nom de l'tape2. Contacts (entit, unit et personne en charge)

3. Rsultat de l'tape

4. Conditions (documents fournir)

5. Cot

6. Dure

7. Base lgale

8. Information additionnelle

9. Recours

10. Certification

Diffrents types d'tapes

externes (interactions avec l'usager) / internes l'administration ( backoffice )

obligatoires /optionnelles (recommandes mais non obligatoires)

alternatives (parfois il y a plusieurs faons de faire les choses, parexemple deux endroits o on peut obtenir le mme document)

Le systme prsente le chemin que doit suivre l'entrepreneurpour atteindre son objectif

Les objectifs sont spcifiques

Le but n'est pas de donner des indications gnrales mais de dcrire le chemin

exact qui dans la ralit conduit tel ou tel objectif. Pour cela, les objectifs doivent

tre suffisamment spcifiques pour qu'un chemin puisse tre dfini pour chacun

d'entre eux.

Par exemple, l'objectif crer une socit se subdivise en socit locale,

succursale de socit trangre y s'enregistrer comme commerant,

tant donn que la procdure est diffrente pour chacun de ces sous-

objectifs.

Si le processus n'tait pas le mme pour les diffrents types de socit locale (SA,

SARL, etc.), on devrait distinguer chaque type comme un objectif diffrent. Mais

en pratique la procdure est la mme pour tous les types de socit, seuls

changent les documents fournir, les tapes sont les mmes. C'est pourquoi nous

ne subdivisons pas et nous restons au niveau du sous-objectif "crer une socit

locale.

Pour l'instant nousenregistrons dans le systmeseulement les tapesexternes. Les tapesinternes pourraient tre utilesdans une phase ultrieure, sile gouvernment dsire lesconnatre afin de pouvoir les

simplifier.




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Les tapes se prsentent de manire conscutive, refltant le chemin physiquede l'usager.

Les tapes sont regroupes dans des "blocs

Pour que le chemin soit plus facile comprendre pour les usagers, on le divise en

plusieurs parties que l'on appelle blocs. Les blocs regroupent les tapes qui ont unrapport entre elles. Gnralement toutes les tapes d'un bloc tendent vers le

mme but, qui est atteint la dernire tape du bloc.

Par exemple, pour crer une socit, il faut runir d'abord certains

documents qui seront ncessaires dans la procdure, pour enregistrer la

socit au registre du commerce et ensuite aux impts. La procdure peutdonc tre divise selon ces trois blocs: prparation des documents,

enregistrement au registre du commerce, enregistrement aux impts.

La subdivision en blocs permet aussi une compatibilit avec le systme doing

business de la Banque Mondiale. La notion de procdure dans doing business

est trs proche de notre notion de bloc.

Le systme e-regulations propose une "grammaire" de la transparenceadministrative fonde sur des principes simples et universels:

Dcrire la procdure du point de vue de l'utilisateur et en fonction de sonobjectif

La dtailler tape par tape

Pour chaque tape, donner l'information ncessaire et suffisante (les 10lments constitutifs d'une tape) pour que l'usager sache ce qu'on attendde lui en change du service qu'il attend de l'administration.

Parfois il est difficile de dterminer

l'ordre des tapes et de savoir sitelle tape vient avant telle autre.De mme, il peut y avoir plusieurspoints d'entre dans uneprocdure. Dans ce cas, il nousfaut choisir et proposer un ordre.

Rendre les procdures

transparentes ne veut pas diremettre toute l'information disposition du public. "Tropd'information tue l'information".Etre transparent c'estcommuniquer proactivement l'information pertinente, c'est--dire l'information ncessaire etsuffisante pour que l'usagertrouve facilement son chemin etsache ce qu'on attend de lui enchange du service qu'il attend del'administration.


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