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Role du FIDA Dans la supervision et l’Administration des prets et Dons

Ouaguadougou,Burkina Faso4-5 Novembre 2009Virginia CameroonMohamed Tounessi

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OBJECTIFS DE LA PRÉSENTATION

Rôle du FIDA Principes, pratiques et procédures

de décaissements Traitement des demandes de retrait États financiers et audits Procédures de passation des

marchés

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Rôle du FIDA

Superviser le programme Administrer le prêt, le don FIDA Faciliter l’exécution du programme en aidant les

parties au programme à interpréter et à se conformer aux documents relatifs au financement

Assurer que soient respectées les dispositions des documents relatifs au financement

Approuver le PTBA Examiner et approuver les passations de marchés

pour l’achat de biens, travaux et services Examiner et approuver les demandes de retrait

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Rôle du FIDASuite

Effectuer les décaissements du compte de prêt et de don

Examiner les états financiers du programme pour chaque année fiscale

Examiner les rapports d’audit et la lettre de recommandations sur le système de contrôle interne, les procédures opérationnelles et leur efficacité

Approuver les amendements de l’accord de financement

Service de la DetteEnvoyer les relevés des comptes relatifs au service de la dette

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DOCUMENTS IMPORTANTS

Accord de Financement Conditions Générales Lettre à l’Emprunteur Manuel d’opérations et des procédures

administratives et financières Rapport d’évaluation (et COSTAB) Directives

Passation des marchés Audit

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PRINCIPES,PRATIQUES ET PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENTS

Compte Spécial Contribution de l’Emprunteur Retrait de Fonds Modalités de décaissements États certifiés de dépenses États Financiers et Audit Passation de marché

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COMPTE SPÉCIAL

L’Emprunteur ouvre et tient un Compte Spécial en dollars des Etats-Unis auprès d’une banque commerciale ou de tout autre établissement bancaire ayant l’agrément de FIDA.

Le montant autorisé du compte spécial s’élève à XXXX USD.

Première avance de XXX USD pour couvrir le six premiers mois d’exécution du programme.Les dépôts successif seront effectués une fois que le montant des décaissements aura atteint XXXXX DTS

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COMPTE SPÉCIAL suiteLe FIDA reconstitue périodiquement le compte spécial, sur demande de l’Emprunteur

Doit être utilisé exclusivement pour couvrir les dépenses éligibles au titre de l’accord de financement.

Chaque demande de retrait doit être accompagnée de l’état de réconciliation du compte spécial

Recouvrement de l’avance initiale commence avant la date d’achèvement jusqu’au plus tard à la date de clôture

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Contribution de l’Emprunteur

Droits, impôts et taxes pris en charge par l’Emprunteur au moyen d’exonération ou chèques Trésor

Contribution sur le compte de programme d’un dépôt des fonds de contrepartie pour un montant de XXXX USD pour couvrir la première année d’exécution du Programme

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Décaissements soumis:

Aux conditions de décaissement Aux allocations par catégorie Aux pourcentages financement

FIDA Etats certifiés de dépenses –

(catégories/seuils)

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Retraits de fonds

• Demande de retrait signée par le Représentant autorisé de l’Emprunteur

• Demande relatives aux dépenses admissibles effectuées:- pendant la période d’exécution du programme- dans un état membre du FIDA- conformément aux documents du programme(PTBA, Manuel d’opération, Accord de prêt, Conditions Générales, Directives FIDA)

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Modalités de décaissements

Paiement direct aux fournisseurs Remboursement à l’Emprunteur Réapprovisionnement du compte

spécial Engagement spécial (Lettre de

crédit)

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ETATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES

Annexe 2 de l’Accord de Prêt et de don: Les retraits du compte de Prêt (et de don) peuvent être faits sur la base d’états de dépenses certifiés conformément aux procédures convenues entre l’Emprunteur et le Fonds.

Le FIDA et l’Emprunteur doivent convenir et formaliser des procédures

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ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSESSUITE

Mécanisme visant à simplifier la procédure de décaissement de certaines dépenses.

Pièces justificatives conservées par le programme et disponibles pour inspections par les auditeurs et missions de supervision

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ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES SUITE

L’utilisation est justifiée: Pour le paiement de petits montants Si la documentation est très

volumineuse Pour contrats au dessous du seuil

autorisé

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ÉTATS FINANCIERS

Le programme tient des comptes et des livres comptables distincts, conformément à des pratiques comptables- appropriées- régulièrement appliquées- de nature à refléter les opérations, les ressources et les dépenses relatives au programme.

Ces documents sont tenus jusqu’à la date de clôture et conservés pendant les 10 années qui suivent au minimum.

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RAPPORTS FINANCIERS ET INFORMATIONS

L’Agent principal du programme prépare chaque année fiscale les états financiers consolidés des opérations, des ressources et des dépenses relatives au Programme

Les états financiers sont présentés au Fonds dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale.

Comprennent: Le bilan; les états annuels et cumulés de la source et de

l’utilisations des fonds, doivent indiquer séparément les fonds du FIDA, de contrepartie, d’autres donateurs, des bénéficiaires

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RAPPORTS D’AUDIT

Le programme doit:

Faire vérifier chaque année budgétaire les comptes du programme

Fournir au FIDA une copie certifiée du rapport de l’auditeur et des états financiers audités

Au plus tard six mois après la fin de l’année fiscale

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RAPPORT D’AUDIT

Doit inclure:• Etats financiers vérifiés• Opinion de l’auditeur sur le états

financiers• Opinion séparée sur compte spécial et

états de dépenses• Lettre de recommandations Si l’Emprunteur ne se conforme pas aux

dispositions concernant l’audit le FIDA appliquera des sanctions y compris la suspension des décaissements

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Passation de marché

Nouvelles Directives approuvées en 2004 remplaçant celles de 1982

Entrée en vigueur en 2006

Plan de passation des marchés

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Plan de passation des marchés

Premier plan convenu au stade d’élaboration du programme

Conforme au Directives de passation de marché et à l’Accord de Prêt

Actualisé dans le cadre de l’établissement du 1er PTBA Doit couvrir les premier 18 mois du programme Doit inclure:

- marché des fournitures, travaux et services consultatifs

- méthodes proposées permises par l’accord de prêt- procédure d’examen applicables du FIDA

Partie du PTBA pour les années suivantes

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Après la date d’achèvement

Demandes de retraits présentées jusqu’à la date de clôture (six mois après la date d’achèvement)

Paiements pour les contrats de biens, travaux et services achevés au plus tard à la date d’achèvement du programme et petites dépenses correspondant aux frais de liquidation du programme

Recouvrement du dépôt initial au compte spécial

Présentation rapport final d’audit et rapport d’achèvement

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Clôture du prêt

Rapport final d’audit Rapport d’achèvement Recouvrement du dépôt initial au

compte spécial