1

séminaire

Optimiser son temps

Elisabeth Noguès

2

Optimiser son temps

• Présentations

• Déroulement

• Règles du jeu

• Matériel

3

Optimiser son temps

Maîtriser

la dimension

temps

Déléguer

des

mandats

S’organiser

dans le

quotidien

Planifier

l’action dans

le temps

4

Optimiser son temps

docteurJ’ai mal à

mon temps

5

Apprenez à ne pas perdre de

temps !

Optimiser son temps

6

Optimiser son temps

Nous vivons plusieurs temps

en même temps

horloge

Culturel nature

pouvoir biologique

psychologique

7

Optimiser son temps

Notre comportement face au temps

été

chante

consomme

plaisir

facilité

Cigale

hiver

travaille

épargne

rendement

effort

Fourmi

Présent > Futur Futur > Présent

8

Optimiser son temps

Parkinson

Pareto

Fraisse

Carlson

9

Optimiser son temps

résultats 80

facteurs 20

loi de Pareto

10

Optimiser son temps

EFFICACITE [efikas]

adj (déb. XIIIe; lat. efficax)

qui produit l’effet qu’on attend

Petit robert

11

Optimiser son temps

EFFICACITE

s’organiser se faire organiser

anticiper réagir

penser résultats penser activités

se concentrer se disperser

12

Optimiser son tempsOptimiser son temps

EFFICACITE

prioriser se faire imposer

planifier exécuter

déléguer faire

contrôler laisser faire

13

Optimiser son temps

Maîtriser

la dimension

temps

Déléguer

des

mandats

S’organiser

dans le

quotidienPlanifier

l’action dans

le temps

14

Optimiser son temps

s’organiser

diagnostiquer son temps

sauver du temps

éviter la chronophagie

améliorer son organisation du travail

2 : 30durée

1 : 45durée

tâchesméthodesoutilsposte de travail

AOT

Journal de temps

9 h : 00

10 h : 00

15

Optimiser son temps

Les chronophages

sont

l’ennemi n° 1

de

la concentrationD

EG

RÉ CONCENTRATION = EFFICACITE

avec multiples interruptions

sans interruptions

100 ●

90 ●

80 ●

70 ●

60 ●

50 ●

40 ●

30 ●

20 ●

10 ●

0 ●0 1 2 3 4 5

TEMPS(HEURES)

16

Optimiser son temps

Pour limiter les attaques

de chronophages analysez

l’origine des dérangements

17

INTERDIT AUX CHRONOPHAGES

Optimiser son temps

18

Optimiser son temps

Analyser son

organisation

du travail

qui

fait quoi

pourquoi

pendant combien

de temps

quand

comment

où

19

Optimiser son temps

Analyser son organisation du travail

Tâches

Méthodes de travail

Outils de travail

Poste de travail

20

Optimiser son temps

Traiter les véritables urgences

Quoi?

Pour qui?

M’appartient?

Quel résultat?

Quelle échéance?

Quel plan d’action?

Doit être traité dans la période (mois, semaine, jour)

21

Optimiser son temps

Maîtriser

la dimension temps

Déléguer

des

mandats

S’organiser

dans le

quotidien

Planifier

l’action dans

le temps

22

Optimiser son temps

se fixer des objectifs

planifier l’action

prioriser

réserver son temps

PLANIFIER

23

Optimiser son temps

Bulletin médical

s’organiser déléguerplanifier35

30

25

20

15

10

5

0

35

30

25

20

15

10

5

0

35

30

25

20

15

10

5

0

24

Optimiser son temps

Espace – temps de la planification

stratégique

opérationnelle

temps

jours semaines mois année années

25

Optimiser son temps

Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1)

Avoir un cycle de planification trop court

Ne pas vouloir perdre du temps pour en

gagner

Penser « activités » et non « résultats »

Imposer une date d’échéance sans tenir

compte du temps d’exécution nécessaire

26

Optimiser son temps

Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2)

Ne pas établir de plans d’action avant d’agir

Ne pas oser faire des choix et les justifier Ne pas se bloquer à l’avance des périodes de temps dans son agenda

27

Optimiser son temps

pour mieux gérer son temps

Consacrer régulièrement du temps au temps

Réviser ses projets

Décider ce qui est à plus haut rendement

d’entreprendre

Décider ce qui doit passer en premier dans le temps :

PRIORITES

▼

▼

▼

▼

28

Optimiser son temps

EVALUER LE

TEMPS

durée

échéance

synchronisation

D L M M J V S

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

A

B

C

D

E

F

G

29

Optimiser son temps

Évaluer le facteur temps (1)

Durée d’exécution d’une tâche

simple – complexe

qualité attendue

compétence – expérience antérieure

ressources disponibles

30

Optimiser son temps

Évaluer le facteur temps (2)

Date d’échéance d’un mandat

Durée d’exécution des tâches

Délais – temps d’attente – imprévus

Période de pointe - calme

31

Optimiser son temps

Évaluer le facteur temps (3)

Synchronisation des activités

activités séquentielles – parallèles

liens hiérarchiques entre les personnes impliquées

dispersion – concentration des ressources

32

Optimiser son temps

De bons sont

mesurables

réalistes

stimulants

partagés

cohérents entre eux

33

Optimiser son temps

LELIFOPHILE

facile ● difficile

rapide ● prend du temps

connaît ● nouveau

plaît ● déplaît

urgent ● important

imposé ● choisi

34

Optimiser son temps

PRIORISER

c’est faire

volontairement

des choix

parce qu’il y a

toujours plus de

choses à faire que

de temps

disponible

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Optimiser son temps

Activités à haut rendement

• Planifier ou entretien approfondi avec chaque client dont j’ai la responsabilité• Rencontrer avec les chefs de groupe et les collaborateurs les 2 principaux clients de chacun, d’eux• Demander à chaque collaborateur d’obtenir une référence active par client• Organiser des réunions techniques avec les banquiers• Rédiger en détail le budget technique et le suivre • Visiter les collectivités locales• Dresser une liste d’entreprises cible

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Optimiser son temps

Évaluer le « haut rendement »

Fait partie de mes responsabilités

M’aide à atteindre mes objectifs

Est de nature préventive

Est orienté vers le moyen-long terme

37

Optimiser son temps

Quelques questions-clés

• Quelles sont les activités qui contribuent le plus à l’atteinte des objectifs?

• Qu’est-ce qui différencie ma fonction de celle de mes collaborateurs?

• Quelles activités, si elles étaient négligées, auraient des conséquences négatives à moyen ou à long terme?

• Quelles autres activités entreprendrais-je si j’avais plus de temps disponible?

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Optimiser son temps

▼EFFETS

CAUSE

PROBLEMES

SOLUTIONS

OBJECTIFS

RESULTATS

▼ ▼

39

Optimiser son temps

tempsdisponible<demandé

?

prioriser

décider-négocier A B C D

réserver du temps dans son agenda

40

Optimiser son temps

PRIORISER

HAUT RENDEMENT

URGENT

OUI

OUI

OUINON

OUINON

NON

NON

1 2 3

41

Optimiser son temps

Prioritaire décision1 2 3je faisA

B

C

D

je fais faire

je reporte

je refuse

42

Optimiser son temps

planifier # 1

déléguer au plus tôt

se réserver du temps pour soi

inscrire l’heure de début et de fin

planifier la préparation et le suivi

être flexible

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Optimiser son temps

A L’AVANCE

RESERVER Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi

9:00

12:00

LUNCH

13:00

17:00

44

Optimiser son temps

se fixer un objectif

nécessite

synchronisation

plusieurs activités

?

établir un plan d’action

réserver du temps dans son agenda

oui

non

45

Optimiser son temps

Exemple d’objectifs

domaine : extériorisation

Trouver 30 nouveaux clients dans l’année

Augmenter de 20% le chiffre d’affaires abonnements

Trouver 60 jours de facturation pour 3 collaborateurs en sous charge

Vendre 20 analyses financières au cours de l’exercice chez des banquiers

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Optimiser son temps

Maîtriser

la dimension

temps

Déléguer

des

mandats

S’organiser

dans le

quotidien

Planifier

l’action dans

le temps

47

Optimiser son temps

PRINCIPAUX OBSTACLES

?

48

Optimiser son temps

se préparer

déléguerrencontrer

suivre

?

D L M M J V S

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

D L M M J V S

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

49

Optimiser son temps

Formuler un

Responsablele chef d’unité

précis

Verbe d’actionaura réduit dans son service

Résultat précisLes heures supplémentaires de 10%

Échéanceavant le 30 novembre 20..

50

Optimiser son temps

résultat précis

+

échéance

51

Optimiser son temps

DELEGATIONINVERSE

52

Optimiser son temps

problème

solutions

plan d’action

support

DELEGATION

INVERSE

53

Optimiser son temps

Comment saboter une délégation

déléguer un mandat imprécis

entre deux portes

à une personne inexpérimentée

sans vérifier sa compréhension

ni faire de suivi

54

Optimiser son temps

Gérer son temps pour mieux vivre sa vie

Pour libérer

le présent

Planifierl’avenir

Compléter le passé

Passé Présent Futur

55

Optimiser son temps

Mes objectifs

imprévus

obligationsrégulières

objectifsactivitésdemandés

56

Optimiser son temps

POUR AMELIORER LA GESTION DE VOTRE TEMPS METTEZ TOUTES LES CHANCES DE VOTRE COTE

Réflexion sur son attitude personnelle

Apprentissage et utilisation

d’outilsConnaissanced’une méthode

57

Optimiser son temps

Zone de responsabilités

Zone de 20 - 80

Zone de compétences

Zone de motivation

POW

( m’appartient )

( contribue le plus aux objectifs )

( je sais le faire )

( j’aime le faire )

super efficace

58

Optimiser son temps

Planifier un temps proactif

Production• assumer ses responsabilités• atteindre les résultats attendus• diriger son équipe• planifier, organiser, contrôler

Développement • accroître les compétences• augmenter la productivité• piloter des projets spéciaux• explorer de nouvelles voies• visualiser à long terme

80%

20%

59

Optimiser son temps

Liberté SECURITE

60

Optimiser son temps

quand on ne fait pas partie de la solution,

on fait peut être partiedu problème…

”“