10 conseils pour déployer une solution de Rapid Learning€¦ · qu’elles permettent de faire exactement ce que leur nom indique. Cela peut cependant aller à l’encontre de la

conseils pour déployer une solution

de Rapid Learning

Collection[BestPractices]

10

2 10 conseils pour déployer une solution de Rapid Learning

310 conseils pour déployer une solution de Rapid Learning

La formation à distance continue de présenter de nouvelles opportunités mais aussi de nouveaux défis aux responsables chargés de mettre en place les nouvelles technologies d’apprentissage au sein de leur organisation. Pour la plupart des professionnels de la formation, le Rapid Learning a été une révélation : il permet de tirer le meilleur parti du potentiel de la formation en ligne en accélérant considérablement la création de contenu. Grâce au Rapid Learning, quiconque peut désormais créer et diffuser des contenus de formation en quelques semaines, contre plusieurs mois auparavant et cela sans exiger de connaissances techniques particulières.

Ce livre blanc n’est pas un argumentaire en faveur du Rapid Learning, ni une série de recommandations sur la manière de choisir la meilleure solution logicielle. Nous proposons ici 10 principes clés pour :1. Ceux qui s’apprêtent à lancer leur premier projet de Rapid

Learning et souhaitent partir du bon pied.2. Ceux qui sont déjà engagés dans la création de contenus en ligne

et souhaitent maximiser la réussite de futurs projets.3. Ceux qui possèdent déjà une expérience plus approfondie du

Rapid Learning et souhaitent passer à la vitesse supérieure.

L’application de ces principes permettra d’assurer non seulement que chacun de vos projets individuels de Rapid Learning ait toutes les chances de réussir, mais aussi que l’ensemble de cette approche atteigne un niveau d’excellence en termes de rentabilité, de résultat, de reproductibilité, d’intérêt, et plus encore.

Avantpropos


Ne vous contentez pas de planifier, agissez

conseil N°01

Commencez dès à présent un projet et jouez un rôle actif pour assurer l’intégration du Rapid Learning dans votre

organisation


Il y a beaucoup à gagner si vous adoptez une vision élargie et fixez des

objectifs à long terme, mais pour garantir de tirer le meilleur parti du Rapid

Learning pour votre organisation, vous avez tout intérêt à passer à l’action.

L’un des principaux avantages des solutions de Rapid Learning est

qu’elles permettent de faire exactement ce que leur nom indique. Cela

peut cependant aller à l’encontre de la manière dont nous fonctionnons

habituellement. Il est certes important de planifier avant de mobiliser

des ressources pour un projet car la planification peut réduire le risque,

augmenter l’efficacité et améliorer les résultats commerciaux. Mais lorsqu’il

s’agit de Rapid Learning, la planification peut facilement devenir excessive et

produire l’effet inverse à celui recherché.

Évitez donc de vous bloquer sur la planification et passez à la création au plus

vite. Entraînez-vous à utiliser votre solution pour créer un véritable projet,

puis diffusez-le et présentez-le à un vrai public.

En apprenant tout en pratiquant, vous commettrez probablement des erreurs

ou créerez des contenus qui ne répondront pas à toutes vos attentes. Mais

dans le même temps, vous obtiendrez des retours sur l’adéquation ou non

du Rapid Learning à votre organisation. Vos tentatives suivantes seront

nettement meilleures et vous pourrez acquérir une expérience pratique

précieuse qui vous aidera à développer une stratégie à long terme, une vision

partagée, une méthodologie de création de contenus…; vous serez ainsi

capable d’accomplir efficacement bien davantage qu’en participant à des

réunions de préparation. En outre, vos résultats seront la preuve concrète

que c’est possible. Et votre organisation deviendra plus Rapidement le type

d’entreprise au sein de laquelle on recourt à la création de contenus en

ligne pour Rapidement transmettre ses connaissances et son expertise à ses

collègues.

Ne vous contentez pas de planifier, agissez

01


Définissezun processus

Adoptez une approche cohérente et axez-la autour d’un workflow qui a fait ses preuves. Un processus unique

et solide permettra à presque n’importe qui dans votre organisation de créer Rapidement des contenus de

qualité.

conseil N°02


La création de contenus de formation en ligne suppose toute une gamme

d’activités qui doivent être gérées de manière efficace pour assurer la réus-

site d’un projet. Mais imaginez quelqu’un à qui on confie la mission de créer

du contenu de formation en ligne pour la première fois. Il possède une vaste

expérience, c’est un expert dans son domaine, il a plusieurs présentations

PowerPoint sur le sujet et un dossier rempli de notes sur la question. Mais

avec qui doit-il discuter de ses choix de contenu ? Comment obtient-il des

retours sur ses idées créatives ? Comment peut-il obtenir des graphiques

ou d’autres supports ? Qui évalue son travail et qui le valide ? Ce sont là

quelques-unes des incertitudes auxquelles est confronté le créateur de

contenus néophyte, incertitudes qui peuvent cependant être dissipées si vous

instaurez un processus unique pour tous les projets de Rapid Learning.

L’adoption d’un processus unique offre un certain nombre d’avantages à toute

organisation qui a vraiment l’intention d’industrialiser la création de contenus.

Plus important peut-être, il simplifie considérablement la vie des personnes

dont le travail consiste à concrétiser cette vision.

Les grandes étapes d’un workflowCela peut ne pas sembler problématique, mais la plupart des organisations

sont submergées d’informations. Votre processus de planification doit avant

tout vous permettre de « dompter » le volume, afin qu’il n’engloutisse pas

votre projet de Rapid Learning (budget, moyens et tout le reste).

Il est tentant de vouloir tout inclure, simplement parce que tant d’informa-

tions sont disponibles. Mais vous obtiendrez un produit final plus rationnel et

plus efficace si vous n’y intégrez que le contenu pertinent et supprimez tout

le reste. Ce processus de priorisation étant l’une des pierres angulaires de la

création efficace de contenu, intégrez-le à votre processus de planification.

Évaluez votre contenu et conservez uniquement ce qui est nécessaire à la réa-

lisation de vos objectifs et résultats d’apprentissage. Cela vous permettra :

• De créer vos contenus encore plus Rapidement.

• De produire des modules plus courts, plus logiques et plus digestes.

• D’utiliser des approches interactives et/ou créatives pour atteindre des ob-

jectifs au lieu de les gaspiller sur des informations non pertinentes.

• Donnez aux utilisateurs l’impression qu’ils disposent de contenus pertinents

à un rythme qu’ils peuvent suivre et en quantité mémorisable.


02


02

Toute cette préparation facilitera considérablement la phase de création. Il s’agit ici

de réunir les messages, les informations, et les supports que vous souhaitez faire

connaître à votre public et de les articuler pour créer un contenu informatif et inte-

ractif. Vous pouvez réutiliser des documents écrits, des présentations, diagrammes,

photographies, illustrations, matériels audio ou vidéo existants Ainsi, le processus

de création n’implique rien de plus difficile sur le plan technique que l’élaboration

d’une présentation PowerPoint ou l’envoi d’un courriel.

La phase de contrôle qualité est celle durant laquelle vous et vos principales

parties prenantes examinez les contenus d’apprentissage et faites vos commen-

taires. Idéalement, vous obtiendrez un cours en ligne opérationnel, plutôt qu’une

présentation papier. Si les retours d’information et les révisions sont directement

effectués dans la solution de création de contenu en ligne, les experts pourront

facilement voir quels changements sont requis pour permettre la validation.

En matière de création classique de contenus de formation en ligne, le

contrôle qualité peut représenter jusqu’à 30 % du coût total d’un projet. Cela

s’explique le plus souvent par le fait que l’on demande de nombreuses per-

sonnes de réviser le contenu, sans parvenir à structurer ou à contrôler leurs

retours d’information, sans effectuer de suivi des changements apportés au

contenu, voire même en ajoutant de nouvelles erreurs en autorisant des per-

sonnes non expertes à effectuer les modifications. Or, une bonne solution de

Rapid Learning peut éliminer nombre de ces difficultés en gérant le processus

de révision, en effectuant un suivi des commentaires et en contrôlant exacte-

ment qui peut et qui ne peut pas modifier le contenu.

Enfin, durant la phase de publication, le cours en ligne est préparé pour sa

diffusion.. Les solutions les plus performantes comptent également une fonc-

tion de traduction intégrée qui vous aide à créer des versions multilingues à

moindre effort.

Choisissez une solution qui vous permet de franchir ces étapes de manière

méthodique du début à la fin, et les étapes potentiellement inconnues se

transformeront naturellement en une séquence d’actions gérables suivant

toutes le workflow naturel d’un projet réussi de Rapid Learning.



Faites courtmais efficace

Donnez-vous les moyens d’impacter sur vos résultats en adoptant des projets simples et courts ayant une réelle

valeur métier.

conseil N°03


03

Ces vingt dernières années, les entreprises ont eu tendance à considérer la

formation en ligne comme complexe.

Aujourd’hui, ces idées sont obsolètes et les entreprises qui ne se limitent

plus à ce mode de pensée découvrent que la création de contenus courts

constitue une stratégie plus efficace que d’affecter d’énormes budgets à de

longs programmes de formation monolithiques. Tout simplement, parce que

des programmes plus courts peuvent fournir des informations urgentes très

Rapidement ; et ils contribuent souvent davantage au renforcement de la

performance et de la rentabilité de l’entreprise.

Voici trois choses que vous ferez certainement si vous choisissez d’adopter

une culture d’apprentissage plus adaptable et réactive.

1 : Démystifier le e-learningLorsque les experts commencent à créer du contenu pour eux-mêmes, ils

découvrent le potentiel des solutions de Rapid Learning et leurs craintes

face s’évanouissent. Les meilleurs outils sont fournis avec une conception

pédagogique intégrée et ils sont dotés de modèles ou d’assistants qui guident

les experts durant l’ensemble du processus de création, de telle façon qu’ils

deviennent totalement autonomes. Cela vous fera gagner un temps précieux,

que vous pourrez peut-être consacrer à assister davantage d’experts à mesure

qu’ils créeront de plus en plus de contenus pour votre organisation.

2 : Faire confiance à vos collaborateursUne fois les experts en la matière habilités à créer leurs propres contenus,

peut-être faudra-t-il que vous preniez un peu de recul. Souvent, chacun

connaît le mieux ses propres besoins, et avec le Rapid Learning, chacun

dispose d’un formidable outil pour y répondre en utilisant ses propres

ressources.

Faire confiance à vos collaborateurs pour produire des contenus en ligne sans

supervision constante de votre part constitue une dimension importante du

processus.Vous disposerez de plus de temps pour identifier et tirer parti des

autres talents dans votre organisation.

Faites courtmais efficace


03

3 : Libérer vos expertsLes personnes ayant des connaissances spécialisées peuvent se retrouver

piégées par leur expertise. On connaît tous la collègue incollable dans son

domaine, qui passe la moitié de sa journée à répondre aux questions des

autres, aux mêmes questions, toujours et encore.

En lui donnant la possibilité d’enregistrer ses expériences, de stocker son

savoir et de partager sa connaissance, vous lui permettrez d’avancer et

de se consacrer à des choses plus productives. Dans le même temps, ses

connaissances seront mises à la disposition d’autrui pour créer de la valeur.

Faites court mais efficace


Prenez le Rapid Learning au sérieux

Considérez la création de contenus en ligne comme un vrai projet à part entière, et non comme une activité

facultative à réaliser durant son temps libre.

conseil N°04


Considérez le Rapid Learning comme quelque chose d’important. Cela semble

un conseil de bon sens, pourtant il est surprenant de constater que souvent,

les organisations ne s’impliquent pas assez dans leurs projets de formation

en ligne. Le processus de création de contenus en ligne donne de meilleurs

résultats lorsqu’il est structuré comme une activité essentielle à l’entreprise.

Avoir un client interne qui attend des résultats, se fixer des délais, et définir et

gérer les coûts vous permettra de mieux focaliser vos efforts et donnera des

résultats encore meilleurs.

Le plus souvent, les projets de Rapid Learning se retrouvent dans l’impasse

ou échouent car les organisations investissent dans un logiciel de création

de contenus en pensant que la création est si simple qu’elle est l’affaire d’un

après-midi de libre, sans affectation de moyens, sans plan de projet ni outil

de gestion des activités impliquées. Elles ne sont pas disposées à fixer un

prix ni des délais pour le projet, ni à consacrer les moyens nécessaires à

sa réalisation. Concrètement, cela indique que ce travail n’est ni urgent ni

important. Ce genre de projet sous-valorisé et facultatif a tendance à traîner

en longueur et le résultat, si tant est qu’il y en ait un, est décevant.

Se contenter de former des personnes à l’utilisation du nouvel outil logiciel est

une autre erreur fréquente. Les experts ont besoin d’être coachés et de temps

pour s’atteler à la tâche. Par exemple, un expert ne doit avoir besoin que de

cinq jours pour produire 30 minutes de contenu, mais cinq jours dédiés et

prévus à cette fin. Il est extrêmement difficile de créer des contenus en ligne

opportuns si c’est un processus facultatif et que tout le monde y travaille

pendant quelques minutes seulement de temps libre ici ou là. Un excès de

variables peut détourner le projet de son objectif.

Sans gestion de projet efficace, un projet est bien plus susceptible de faire

perdre du temps, ce qui est très problématique si vous dépendez de la faveur

et de la bonne volonté de certains pour faire le travail. Lorsqu’un projet n’a pas

de structure formelle, personne ne sait vraiment ce que l’on attend de lui. Et

lorsque les membres d’une équipe ne savent pas qui d’autre fait quoi, ou quand

cela est fait, il devient plus difficile de communiquer efficacement entre eux.

L’affectation de moyens à un projet permet à toute personne impliquée de

Prenez le RapidLearning au sérieux

04


04

le prendre plus au sérieux, lui confère une certaine importance et définit sa

valeur en termes de temps, de budget et de livrables.

Ne démarrez pas le projet avant de disposer des moyens dont vous avez

besoin. S’ils ne sont pas disponibles, demandez-vous si cela vaut vraiment

la peine de lancer le projet. Avez-vous un client interne qui a véritablement

besoin de cette formation ? L’existence d’un client interne peut favoriser le

déblocage de ressources, et bien sûr, ce client voudra probablement des

résultats à une certaine date. Cette exigence contribue ainsi à rendre le

processus de création de contenus plus efficace.

Les points suivants donneront plus de poids à vos projets de Rapid Learning

et augmenteront leurs chances de réussite.

1. Identifiez un client interne et impliquez-le.2. Prévoyez un chef de projet pour gérer votre projet.

3. Quantifiez les moyens nécessaires en termes de coût, de temps, etc.

4. Créez un plan d’action, mais ne planifiez pas excessivement.

5. Engagez-vous sur un délai de livraison.

6. Assurez-vous que vos collaborateurs prévoient du temps pour ce travail

dans leur agenda.

7. Commencez avec des projets simples et courts ayant une réelle valeur

métier.

Prenez le Rapid Learning au sérieux


Ouvrez la voie avec des contenus

respectant les meilleures pratiques

Concentrez-vous sur la création de contenus qui marchent et qui montrent ce qu’on peut accomplir au moyen du

Rapid Learning.

conseil N°05


05

Lorsque vous créez vos premiers projets de création de contenus en ligne,

n’oubliez pas que vous établissez un précédent que d’autres créateurs

internes de contenu suivront. Veillez à ce que ces premiers cours puissent se

prévaloir de donner l’exemple des meilleures pratiques à suivre. Ainsi, vous

stimulerez la demande des apprenants.

L’efficacité et la reproductibilité sont les deux grandes caractéristiques des

« contenus respectant les meilleures pratiques ».

Lorsque le e-learning fonctionne réellement, il est efficace tant pour

communiquer les messages clés en quelques mots que pour atteindre les

objectifs du projet. Cela garantit que ce qui est appris est retenu et mis

en pratique sur le lieu de travail et ce, en fournissant des informations

opportunes et pertinentes pour le public, sous une forme qui les encourage à

avoir une interaction avec le sujet traité plutôt que de simplement cliquer sur

une interface.

Grâce au Rapid Learning, vous disposez de cours que vous pouvez utiliser

comme référence réaliste de ce que vous attendez d’un outil de création

de contenus en ligne, des cours que vous pouvez utiliser pour appuyer le

processus initial de coaching (voir la section Endossez le rôle du coach) et

qui présentent les normes que vous souhaitez voir respectées par les autres

dans leurs propres projets. Un expert peut étudier le produit final, retrouver le

processus utilisé pour le créer et croire qu’il pourra atteindre le même niveau

d’apprentissage dans le même délai au lieu de se sentir perdu et intimidé. Ces

cours de référence doivent être structurés de manière claire, et construits de

façon à présenter les possibilités de l’outil de création, afin que les créateurs

novices comprennent les démarches pour les utiliser afin de transférer leurs

propres connaissances.

Ne laissez pas les apparences détourner votre attentionNous avons tous déjà vu des contenus sur mesure et esthétiques agrémentés

d’effets spéciaux et d’animations tape-à-l’œil. Cela fait sans doute de l’effet,

mais trop souvent la forme prime sur le fond : le cours semble bien, mais au

final, sa compréhension et sa présentation du sujet restent superficielles.

Ouvrez la voie avec des contenus respectant les meilleures pratiques


05

Tomber dans ce piège vous expose à deux problèmes. Premièrement,

l’efficacité de votre contenu en ligne est compromise. Deuxièmement,

l’expert que vous souhaitez voir diriger la création de contenus ne peut

obtenir le même type de résultats, à moins de posséder des compétences en

multimédia. Il est même possible qu’il ne se rende pas compte que le contenu

originalement présenté contient beaucoup d’aspects pratiques, comme une

structure réutilisable ou des écrans interactifs, qu’il pourrait copier pour ses

propres projets.

Lorsque vous créez le contenu initial à l’aide d’un outil de création de

contenu e-learning, n’oubliez pas qu’il deviendra la référence pour d’autres

créateurs de contenus au sein de votre organisation, c’est pourquoi il doit

être fonctionnel et reproductible. Attendez-vous à ce que les experts se

réfèrent à ces premiers cours pour trouver des idées, de l’inspiration et des

recommandations lorsqu’ils travaillent à leurs propres projets.

Vous devez également garder en tête :

• Séduire vos business units avec des exemples de formation de qualité.

• Travailler sur des projets de petite échelle et d’exécution Rapide pour

lesquels le Rapid Learning est parfait.

• Vous axer sur la production de contenus opportuns, pratiques et pertinents

qui permettent d’obtenir des résultats et de stimuler la demande.

• Prouver les capacités de votre solution de création de contenu.

• Présenter des interactions d’apprentissage efficaces.

• Développer un processus de création de contenus pour des projets

ultérieurs.

• Créer une structure de coaching pour vos créateurs de contenus.

Ouvrez la voie avec des contenus respectant les meilleures pratiques


Endossez le rôle du coach

si vous souhaitez que vos collaborateurs créent de manière efficace leurs propres contenus en ligne,

vous devez les coacher dans ce sens plutôt que les former à employer l’outil.

conseil N°06


Pour créer Rapidement des cours en ligne, vous aurez besoin d’experts pour

prendre en main la solution de Rapid Learning. La formation à cette solution

deviendra donc une priorité, non ? En réalité, la formation est secondaire par

rapport à la création d’une structure permettant de coacher avec efficacité

vos créateurs de contenu.

On commet souvent l’erreur d’organiser une session de formation au

nouvel outil en y inscrivant un maximum de personnes pour rentabiliser

l’investissement. On forme donc des gens avant même qu’ils n’en aient le

besoin ; et ils oublient aussitôt les nouvelles connaissances car ils n’ont pas

l’occasion de les mettre en pratique. Ils sont même susceptibles de créer des

problèmes par la suite, s’ils abordent un projet de création de contenus en

ligne en croyant savoir ce qu’ils font !

Les experts créeront des contenus de bien meilleure qualité s’ils apprennent

simultanément à manipuler l’outil de création de contenus. Ce processus

d’apprentissage est encore plus efficace lorsqu’il s’accompagne d’un coaching

continu qui associe recommandations pratiques, et retours d’expérience en

plus de la formation technique.

Choisissez donc un projet devant être livré et identifiez les experts dont vous

avez besoin pour le mener à bien. Organisez ensuite une série de sessions afin

de former ces experts aux différentes caractéristiques et fonctions de l’outil

de création de contenus, Ils développeront ainsi concrètement la formation

en ligne pour laquelle des délais et des moyens auront été définis, et qui sera

déployée parmi les utilisateurs une fois prête.

Que fait un coach ?Dans le contexte de la formation en ligne, le coach est un élément essentiel

de l’équipe ; il assiste les experts dans la création de contenus en clarifiant ce

qu’ils doivent faire et ne pas faire. Le chef de projet et le coach peuvent être

la même personne, mais le rôle du coach va au-delà de la simple gestion de

projet. Certes, un coach doit guider ses collaborateurs dans l’ensemble du

workflow, en facilitant leur progression. Mais un coach est également le garant

de l’interactivité, de la bonne conception des séquences d’apprentissage, et


06


06

des compétences nécessaires à la création de contenus efficaces. Le coach

travaille avec des experts afin de s’assurer que ces principes sont mis en

pratique. Il ne rédige pas de contenus. En revanche, il veille à ce que ces

contenus soient rédigés, et bien.

Le coaching peut se dérouler selon les étapes qui suivent. Pour un contenu

correspondant à 30 minutes de cours, toutes ces étapes devraient pouvoir

s’effectuer en cinq jours non consécutifs.

Élaboration des grandes lignesCette première séance de formation doit étudier le processus de clarification

des objectifs d’un cours en ligne, de définition des objectifs d’apprentissage,

et de hiérarchisation et d’élaboration des grandes lignes du contenu. C’est

également le moment approprié pour une présentation détaillée du logiciel

de création et des outils de planification qui l’accompagnent.

Rédaction du contenuÀ ce stade, vous aurez besoin de travailler en étroite collaboration avec vos

experts pour les aider dans la rédaction des contenus. C’est à ce moment

que vous dévoilerez les ficelles du métier, en les aidant à intégrer une

conception pédagogique solide dans leur cours et à faire un meilleur usage

de l’interactivité pour engendrer un impact optimal. Cela nécessitera une

session abordant comment articuler les supports pour en faire une expérience

d’apprentissage utile, et comment utiliser différents modèles d’écran pour

créer des contenus interactifs séduisants. Notez que si les experts doivent se

charger de l’intégralité de la rédaction, ce n’est pas votre rôle, des séances

d’écriture communes peuvent être utiles, car c’est l’occasion pour vous de

donner des conseils et d’obtenir des retours immédiats.

Contrôle qualitéVous devrez organiser plusieurs cycles de révision afin de permettre aux

collègues, aux parties prenantes et aux utilisateurs finaux de faire des

commentaires sur le contenu. En tant que coach, votre rôle consiste à

prodiguer des conseils pour organiser des séances de révision efficaces, mais

aussi pour évaluer les remarques reçues et agir en conséquence.



06

PublicationC’est l’occasion d’évaluer le projet et le contenu final avant de passer par le

processus technique de publication et de diffusion de la formation en ligne.

Cela peut également comprendre la résolution des dernières remarques

des parties prenantes. Il est aussi judicieux d’organiser une séance avec

les participants au projet pour évaluer l’ensemble du processus, une fois

mené à bien, et comparer le résultat final avec ce que vous aviez anticipé.

Certaines équipes se rendent compte qu’elles publient des contenus bien plus

courts que ce qu’elles avaient prévu. Tirer des enseignements du processus

permettra d’alimenter les projets ultérieurs en les rendant plus réalistes et plus

faciles à gérer.



Réutilisez vos ressources

tirez le meilleur parti de vos ressources en réutilisant celles dont vous disposez déjà.

conseil N°07


0607Réutilisez vos ressources

Les solutions de Rapid Learning offrent à ceux qui l’adoptent une méthode

pour obtenir plus efficacement des résultats concrets, et faire plus avec

moins. Il permet notamment de réutiliser efficacement vos ressources. Les

ressources que nous évoquons ici peuvent être les concepts d’une formation

en ligne spécifique, une approche de conception pédagogique que vous

avez développée en interne, ou encore une vidéo réalisée par un prestataire

externe. Quoi qu’il en soit, la possibilité de réutiliser ces ressources vous

permettra de créer des contenus plus Rapidement et à moindre coût. Il vous

sera également plus facile de modifier et d’actualiser vos contenus, de façon à

ce qu’ils demeurent toujours pertinents, ce qui en prolonge la durée de vie.

Quelques-uns des principaux avantages.

RapiditéRaccourcissez certaines étapes laborieuses de la création de contenus en

exploitant ou en adaptant des éléments existants, provenant de présentations,

de vidéos, de documents écrits ou encore d’éléments photographiques.

Ceci permet de produire plus Rapidement, faisant du e-learning une solution

suffisamment souple pour répondre à vos impératifs les plus urgents.

CoûtL’approche « Rapide » favorise les projets plus courts et plus simples. La

réutilisation de ressources réduit encore davantage les coûts, vous permettant

de créer encore plus de cours et de cibler les publics que vous aviez peut-être

dû délaisser auparavant.

CohérenceConvaincre vos collaborateurs de suivre votre charte graphique et vos

directives de marque peut être une tâche difficile, que vous ayez affaire à

des créatifs internes ou externes. Le Rapid Learning vous aide à reprendre la

maîtrise de la direction artistique de l’interface, de l’apparence graphique, de

la convivialité, etc. en mettant en commun les supports et en les utilisant dans

de nombreux projets.

StandardisationLe Rapid Learning permet de s’approprier le processus de création de


07

contenu, de sorte que toutes vos productions sont réalisées de façon

homogène. Et parce que vous travaillez avec l’outil de création de contenu,

vous pouvez facilement modifier, actualiser, réutiliser et adapter vos contenus,

ce qui serait bien plus difficile si vos cours étaient créés en externe par un

prestataire.

CompétencesVos compétences s’amélioreront avec chaque projet. Loin de refaire chaque

fois la même chose, ce que vous créerez gagnera en qualité à mesure que

vous réutiliserez et affinerez la gestion de projet, la création de contenu, la

conception interactive et les capacités pédagogiques.

Si vous estimez que la réutilisation accrue des ressources constitue l’un des

avantages des plus attrayants du Rapid Learning, vous constaterez qu’une

solution en ligne fournit bien plus que des avantages. En effet, elle offre à

vos équipes une véritable plateforme collaborative permettant d’accéder aux

ressources et de réutiliser les supports, de créer et de modifier des contenus,

de partager et d’enregistrer tous les aspects de leur travail, le tout en un

seul endroit, toujours à jour et accessible par tous. Vous trouverez ci-après

quelques pistes permettant une utilisation rentable des ressources, que vous

pourrez plus facilement adopter avec une solution de création de contenu en

ligne.

1. Développez une médiathèque centrale

Inutile désormais d’être coté au CAC 40 pour gérer efficacement une

médiathèque partagée, qui contient des éléments sur lesquels vous conservez

le contrôle qualité. Avec une solution basée sur le Web, l’interface elle-même

devient une vitrine pour des experts en quête d’images ou de fichiers vidéo et

audio pour améliorer leurs cours en ligne.

2. Réutilisez, réorientez, recyclez

Saisissez les opportunités d’adapter vos contenus, ou des éléments de ceux-

ci, aux exigences de publics ou de personnels différents dans différents

marchés mondiaux. Si vous pouvez réutiliser un contenu existant, cela vous

fera gagner un temps précieux. Outre la réutilisation des contenus, trouvez



07

des manières de recycler les approches qui se sont avéré probantes. Faites

connaître les concepts pédagogiques et les modèles d’apprentissage qui ont

fait leurs preuves avec vos groupes projet et encouragez-les à copier le type

de structures de contenu qui ont donné de bons résultats pour les projets

réussis.

3. Soignez votre habillage

Même s’ils sont Rapidement créés, vos contenus doivent être visuellement

attrayants, mais vos experts doivent se concentrer sur la réalisation de

contenus de qualité sans se préoccuper de l’apparence ou de la convivialité.

Créez un « habillage » afin de doter chacun de vos contenus d’une même

finition de qualité et de garantir que tous vos contenus sont conformes par

défaut à l’image de la marque. L’habillage ne vous gênera pas lorsque vous

souhaiterez réutiliser, mettre à jour ou modifier des éléments, et vous pouvez

également en modifier et en reprendre sans que cela pose problème pour le

contenu sous-jacent.

4. Recyclez vos rédacteurs

Comme il n’est pas aisé de trouver de très bons rédacteurs de contenus, ne

mettez pas les vôtres au rebut après avoir fait appel à eux une seule fois. En

plus de former les rédacteurs néophytes, donnez à ceux qui ont déjà effectué

ce processus l’occasion d’utiliser ce qu’ils ont appris pour créer du contenu

dans le cadre d’un autre projet. Leurs compétences s’accroîtront à chaque

fois et vous constaterez bientôt que vous disposez d’un pool de rédacteurs

expérimentés, chacun étant capable de créer du contenu Rapidement et de

grande qualité.

5. Partagez les compétences

Adoptez l’approche « former le formateur » pour vos experts et chefs de

projet. Une fois qu’ils auront atteint un niveau de compétences suffisant,

faites-les utiliser leurs connaissances et expériences pour contribuer à

améliorer les compétences des autres. Les meilleurs membres de votre

équipe projet peuvent devenir les coaches d’une nouvelle vague de créateurs

de contenus, et ancrer les avantages du Rapid Learning encore plus

profondément dans votre organisation.



Standardisez votre plateforme pour la création

de contenusUtilisez une seule plateforme pour créer des contenus

en ligne, afin de vous approprier tant le processus que le contenu.

conseil N°08


08Standardisez votre plateforme pour la création de contenus

Une plateforme standardisée est une approche de la création de contenus

en ligne basée sur une solution logicielle unique accessible par Internet,

de sorte que les outils sont à la disposition de quiconque au sein de

l’organisation, en tout lieu. Le logiciel est fourni en tant que service

(logiciel SaaS, ou Software as a Service) ; aucune installation ni distribution

n’est requise, et il est inutile de surveiller et de gérer des téléchargements

ou correctifs. Ce type de système est facilement évolutif et les nouveaux

utilisateurs peuvent librement y accéder en quelques clics. Tout le

travail et tous les supports sont stockés en ligne, dans un référentiel de

contenus partagés stockés sur un serveur et à la disposition de tous dans

l’entreprise. En outre, les prestataires externes peuvent obtenir l’accès

à des rubriques protégées par mot de passe dans le cadre de projets

collaboratifs.

Une plateforme pourra évoluer afin de s’adapter à différents projets, et elle

pourra servir à créer des contenus constitués d’une quantité d’information

équivalant à quelques pages d’écrans assimilables en quelques jours,

jusqu’à des cours avancés et multimodules à éditer en plusieurs semaines

ou mois. Elle vous donnera également la maîtrise du workflow du projet, un

environnement collaboratif sur le Web, les moyens de gérer la réutilisation

des biens et de bons outils de contrôle qualité. Une fois ceux-ci en place,

vous pouvez appliquer en toute sécurité le processus de Rapid Learning à

davantage de contenus, voire tous vos contenus, qu’ils aient été créés en

interne ou en externe.

La création de tout volume important de contenus en ligne suppose de

gérer de nombreuses activités hétéroclites. Vous ne ferez que compliquer

les choses si vous mettez en place plusieurs équipes projet qui emploient

un langage technique différent, qui planifient à leur manière ou qui suivent

leur propre modèle de bonnes pratiques d’apprentissage. Que peut donc

vous offrir une plateforme unique de création de contenus par rapport à

une approche plus éclectique ? En bref : visibilité, contrôle, appropriation et

flexibilité.


08

VisibilitéUne plateforme logicielle vous aide à coordonner les principales activités du

workflow de création de contenus en les rendant plus visibles et plus faciles

à contrôler. Comme elle offre un support commun à vos multiples projets,

vous n’avez plus besoin de renégocier constamment le même processus avec

chaque nouveau prestataire. Chaque projet suit la même voie, il est donc

plus aisé de savoir exactement à quelle étape vous vous situez dans chaque

plan de projet. Cette visibilité accrue inclut les contributions des experts et

des parties prenantes dans le projet (planification des contenus, création des

contenus, sauvegarde des éléments, retours d’information, etc.) et elle s’étend

au suivi de l’intérêt suscité par les cours et aux comptes rendus concernant

l’efficacité de vos contenus une fois mis en ligne.

ContrôleUne plateforme logicielle vous offre une meilleure maîtrise des projets de

e-learning, depuis leur lancement jusqu’à leur livraison ; elle écarte certaines

des variables dont la gestion peut s’avérer laborieuse. Elle vous met en charge

du processus de transfert des connaissances en vous procurant un workflow

structuré autour duquel vous pouvez articuler vos propres procédures de

gestion de projet. Cela facilite d’autant plus la coordination du travail des

chefs de projet, experts et parties prenantes internes pour qu’ils respectent

des normes plus cohérentes, tant en termes de qualité de la formation qu’en

termes de style de contenu. Vous pouvez également vous assurer que les

concepteurs et consultants externes produisent des contenus compatibles en

leur faisant utiliser la même plateforme. Cette façon de procéder permet de

reprendre à vos prestataires le contrôle de la création de contenus en ligne.

Premièrement, vous ne serez pas lié à un seul prestataire ; si cela ne se passe

pas bien avec l’un, vous pouvez le laisser tomber en cours de route et en

trouver un autre, car une plateforme standard permet de facilement reprendre

là où un autre s’est arrêté. Deuxièmement, vous conserverez la propriété du

contenu et de ses éléments, ce qui vous permettra de maîtriser la manière

dont ceux-ci sont utilisés, actualisés ou réutilisés.

Standardisez votre plateforme pour la création de contenus


08Standardisez votre plateforme pour la création de contenus

AppropriationÀ mesure que vous créerez davantage de contenus sur votre plateforme, vous

étofferez la base de connaissances de votre organisation et accumulerez une

riche réserve de supports et de contenus. La réutilisation de ces éléments

(voir la section Réutilisez vos ressources) rendra vos contenus ultérieurs plus

rentables et leur conférera un impact accru. Par exemple, des contenus en

ligne plus courts peuvent servir pour créer des contenus haut de gamme qui

autrement ne rentreraient pas dans les limites du budget.

Lorsque vous possédez la solution de création de contenu, vous avez

l’authentique propriété du contenu. Ainsi, les éléments de votre propriété

intellectuelle ne sont pas « enfermés » dans divers programmes de e-learning

sur mesure, et vous disposez d’un contenu modifiable, actualisable,

localisable, réutilisable et réorientable à volonté. Et vous n’aurez nul besoin

de payer un prestataire externe pour extraire ces contenus une fois le projet

terminé.

FlexibilitéUne plateforme logicielle unique vous permet d’adapter votre approche

pour satisfaire à différentes exigences de projet. Il existe des projets de

Rapid Learning pur, entièrement sur mesure, ou qui intègrent des éléments

créés en interne et par des prestataires externes. À un moment donné, il

est probable que vous recevrez une demande en contenu haut de gamme

émanant d’un collaborateur de votre organisation, peut-être parce qu’il

connaît un prestataire externe en lequel il a confiance. Une plateforme

logicielle peut combler le fossé qui sépare les approches Rapides et les

approches externalisées, sans que vous deviez abandonner le contrôle. Par

définition, une plateforme ouverte reçoit les contributions de toute personne

de votre choix, y compris les concepteurs, les consultants, les graphistes, les

animateurs, etc. externes.


conseil N°09

Soutenezvotre communauté

Accompagnez et fédérez ceux qui créent du contenu.


09

À mesure que votre organisation se familiarise avec le Rapid Learning,

vous vous rendrez probablement compte que vous disposez d’un groupe

de « super-utilisateurs » en charge d’un éventail de projets différents,

des collaborateurs clés qui assument régulièrement le rôle de chef de

projet, de coach ou de créateur de contenus. Si ce groupe est réparti

dans différents bureaux ou pays, il peut s’avérer difficile de leur fournir

des idées et de l’inspiration, et de les soutenir dans le développement de

leurs compétences et dans l’amélioration de la qualité des contenus de

formation en ligne qu’ils créent. Ces mêmes personnes sont également

susceptibles de manquer de temps, aussi il peut leur être difficile de

se libérer pour renforcer la cohésion d’équipe ou pour des séances de

formation. Coordonner les emplois du temps d’un groupe aussi disparate

peut être une tâche ardue et, si ces personnes sont dispersées aux quatre

coins du monde, les coûts de déplacement peuvent s’avérer prohibitifs.

La grande majorité des personnes qui créent des contenus en ligne le font

seules, sans contact en face à face avec leurs collaborateurs et sans faire

partie d’une communauté concrète partageant un objectif commun. Dans

cette situation, il est difficile d’être objectif sur la qualité de son travail,

et facile de se retrouver isolé et éloigné de son public. De nombreuses

organisations n’étant pas si promptes à fournir un retour d’information,

le travail bien fait est souvent peu reconnu et les mauvaises habitudes ne

sont pas corrigées, ce qui peut nuire au moral comme à la qualité.

La solution consiste à bâtir sciemment une communauté pour vos

créateurs de contenus en ligne. Construire une communauté exige un

effort délibéré, mais c’est étonnamment simple et produit des retombées

considérables lorsque ses membres commencent à obtenir l’appui et

l’inspiration qui leur faisaient défaut. Il va sans dire que le lieu de rencontre

d’une telle communauté se trouve en ligne.

Soutenez votre communauté


Sachez quand lâcher prise

Cessez de contrôler vous-même tous les projets de e-learning et bientôt, des projets de qualité verront le jour sans que vous n’ayez systématiquement besoin

de vous impliquer directement.

conseil N°10


Sachez quand lâcher prise 10

Comme toute nouvelle initiative, l’intégration du Rapid Learning au

fonctionnement de votre organisation demande des efforts et de la

persévérance pour être pérenne. Il faut donc un « champion », un moteur,

qui souhaite s’investir dans le succès à long terme de l’initiative. Nous

espérons que les recommandations présentées dans le reste de ce livre

blanc contribueront à produire de très bons résultats, mais il est important

de noter que l’implication concrète exigée pour faire décoller le Rapid

Learning peut par la suite devenir un facteur limitatif. De fait, lorsque vous

serez opérationnel depuis un moment en matière de Rapid Learning, vous

atteindrez un point où il sera important de savoir lâcher prise.

Fana du contrôle ? Moi ? Lisez les énoncés ci-dessous. Certains d’entre

eux correspondent-ils à votre façon de voir le processus de création de

contenus en ligne au sein de votre organisation, ou à la manière dont vous

le verriez si vous étiez encore complètement impliqué dans ce processus ?

• « Je suis le véritable expert e-learning de mon organisation. Je ne peux

pas faire confiance à d’autres pour s’en charger sans moi. »

• « Si je ne suis pas personnellement impliqué dans un projet basé sur une

solution de Rapid Learning, la qualité s’en ressentira. »

• « Sans supervision de ma part, les projets de e-learning n’atteindront pas

les objectifs ou ne seront pas livrés à temps. »

• « Les experts ne possèdent pas les compétences de conception

nécessaires à la production de contenus de qualité. »

Si une seule de ces affirmations vous rappelle quelque chose, c’est que

vous avez peut-être tendance à tenir trop fermement les rênes. Penser

qu’il est de votre devoir de contrôler tous les projets peut en réalité être

le signe que vous devenez un goulot d’étranglement. Vous êtes peut-être

en train de limiter ce que les autres peuvent réaliser, voire même de brider

la productivité. Certes, il peut être difficile de repenser votre rôle, mais

si vous souhaitez vraiment que des projets créés en interne deviennent

la norme dans votre organisation, vous devez apprendre à abandonner

suffisamment de contrôle pour que ces projets se réalisent sans votre

participation systématique.


10

Concrètement, cela signifie qu’il faut trouver des moyens de

responsabiliser les autres et leurs efforts plutôt que de les microgérer.

Cela implique également de délaisser le rôle d’expert en e-learning pour

devenir un activateur ou un facilitateur d’une communauté de création de

contenus.

Pour véritablement responsabiliser votre organisation, vous devrez

renoncer à votre envie de contrôler tous les aspects liés à la création

de contenus. Nous avons l’habitude de penser que les experts sont des

référentiels de connaissances que nous devons diffuser, mais ces experts,

comme nombre d’autres personnes de votre organisation, possèdent

souvent d’autres aptitudes sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour

améliorer vos capacités d’apprentissage. Trouvez des occasions de laisser

vos collaborateurs s’impliquer, en tant que créateurs de contenus, chefs de

projet, réviseurs, ou encore testeurs qualité.

Et loin de rendre votre poste inutile, vous constaterez que vous disposez

de plus de temps pour penser de manière stratégique aux différentes

exigences d’apprentissage de votre organisation et de vos business units,

et sur la meilleure façon d’y répondre.

Apprenez à lâcher prise et laissez vos collaborateurs s’impliquer de

manière plus autonome dans la création de contenus. En leur donnant

accès à une solution, à des documents de formation, et à un processus de

gestion du workflow, vous serez surpris par la qualité des résultats qu’ils

obtiendront.

Sachez quand lâcher prise

Collection[BestPractices]

Collection[BESTPRACTICES]

méthodes pour connecter la formation à distance

aux enjeux de l’organisation

5Collection[BESTPRACTICES]

innovations pédagogiques

prêtes à déployer

5


clés pour accroître le ROI des solutions

de formation à distance

10


méthodes pour réussir

l’informal learning

7


clés pour booster l’engagement

apprenant

10conseils pour déployer

une solution de Rapid Learning


10


7clés pour réussir le social learning

méthodes pourintroduire le e-learning

avec succès


5


7règles d’or

d’un programme multi-mode réussi

Ce

do

cum

ent

est

une

pub

licat

ion

de

la s

oci

été

Cro

ssK

now

led

ge.

To

utes

les

mar

que

s et

log

os,

dép

osé

s o

u no

n, s

ont

la p

rop

riét

é d

e le

urs

dét

ente

urs

resp

ecti

fs.

Do

cum

ent

non

cont

ract

uel.

Co

ncep

tio

n : I

ndex

el -

ww

w.in

dex

el.c

om

www.crossknowledge.com

Documents

10 conseils pour déployer une solution de Rapid Learning€¦ · qu’elles permettent de faire exactement ce que leur nom indique. Cela peut cependant aller à l’encontre de la