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ibliographique de l’enseignement supérieur 13 septem bre 2007 L’ABES Son rôle dans la mutualisation de la documentation et les plans de conservation partagée J ournées Patrimoine écrit Rennes, 13 septembre 2007

13 septembre 2007 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur

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L’ABESSon rôle dans la mutualisation de la

documentation et les plans de conservation partagée

Journées Patrimoine écritRennes, 13 septembre 2007

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L’ABES

Agence bibliographique de l’enseignement supérieur Créée en 1994 EPA sous la tutelle du ministère chargé de l’enseignement

supérieur Siège à Montpellier 50 personnes (informaticiens/bibliothécaires/administratifs)

http://www.abes.fr

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Missions de l’ABES

Recenser et localiser les fonds documentaires des bibliothèques de l’enseignement supérieur afin de faciliter l’accès aux catalogues, aux bases de données, aux documents

Coordonner le traitement documentaireNormaliser le catalogage et l’indexation

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Le Sudoc

Système universitaire de documentation

un catalogue collectif (catalogue Sudocun réseau (réseau Sudoc)

Pour la production du catalogue

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Le catalogue Sudoc (1)

Schéma directeur en 1992moderniser les outils collectifs des

réseaux de bibliothèquesun catalogue unique et non 3 bases

(Pancatalogue, CCN-PS, Téléthèses)un accès direct et élargi au service de

fourniture de documents

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Le catalogue Sudoc (2)

Marché 1997- 2003 Catalogue unique ouvert au printemps 2000

(fusion des catalogues existants)Déploiement dans les établissements (1er

cercle : 2001- 2002)

2005 : catalogage multi-écritures, passage à Unicode

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Le catalogue Sudoc (3)

Déploiements annuels 5 vagues de 2003 à 2007

soit au total 160 établissements, plus de 1000 bibliothèques

Déploiements internes

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Organisation de la basenotices bibliographiques

BnF, Worldcat, Helka, LC, BNE, DBD, ISSN, créations…

notices d’autoritéBnF, F-MeSH, créations

notices de centres de ressourcesRCR

Chargement des bases des bibliothèques déployées

Chargement initial BN-Opale, Sibil, OCLCCCN-PS, Téléthèses

Rétroconversions

BASE SUDOC Localisation automatique des fonds des bibliothèques déployées

Créations ; catalogage

livres

thèses

ressources continues

multimedia cartes

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Catalogage partagé, production mutualisée

But : diminuer le travail de chacun : 15 % de créations, 85% de localisations

Condition : même culture catalographique (respect des normes et formats)

Le Sudoc, outil de production mutualisée

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Quelques chiffres sur la base

7,5 M de notices bibliographiques localisées

1,6 M notices d’autorités

22,4 M de localisations

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abesagence bibliographique de l’enseignement supérieurPays Organisation Nom Notices en M

Localisations en M

Pays-Bas OCLC PICA GGC-NCC 14 25

Allemagne GBV GVK 25 50

  DNB Iltis 9 16

  HeBIS HeBIS 11 16

  BSZ SWB 13 30

France ABES Sudoc 7,58 22,43

Australie NLA NBU 15 40

Grande Bretagne OCLC PICA LinkUK 5 40

USA OCLC Worldcat 123 1,1 billion

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Le Sudoc, outils de consultation

Catalogue Sudoc accessible sur le Webhttp://www.sudoc.abes.fr

localisation des documents (PEB)nombreux index + filtres par type de document,

langue, date de publication, bibliothèque…possibilité de liens à des ressources

électroniques (en lecture)accessible via un client Z 39.50Répertoire des centres de ressources

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Le Sudoc, outil de PEB

par les professionnels demande et fourniture à distance via le client

WinIBW directement par l’utilisateur final

à partir du catalogue public web pour les demandes seulement nécessite d’avoir un accès fourni par la

bibliothèque qui valide chaque demande

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Quelques chiffres

Consultation en 2006 23,2 M de recherches par le web 10,2 M de recherches par les professionnels1,3 M via le CCFr par une soixantaine de pays étrangers chaque mois

Prêt entre bibliothèques plus de 250 000 demandes émises par an

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Le réseau Sudoc, le réseau Sudoc-PS

RESEAU SUDOCBibliothèques déployées

RESEAU SUDOC-PS

Bibliothèques non déployées

Le réseau des bibliothèques

Cataloguent tous documents directement dans le Sudoc (1000 bib.)

Pour lesquelles les 33 CR cataloguent les revues uniquement (2000 bib.)

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Évolutions

Évolution permanente du catalogue, des outils et du réseau Sudoc

Accord ABES / Google ScholarNouveaux services

STAR (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche)

Calames (Catalogue général des manuscrits et archives de l’enseignement supérieur)

En 2008: Numes (inventaire des fonds numérisés)

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Calames

Catalogue général des manuscrits (118 volumes, 182 000 notices)

Comité de pilotage Culture/MENESR pour la rétroconversion et l’encodage EAD

Groupe de travail spécifique ES animé par l’ABESNouvel outil créé par l’ABES en 2007 : Calames

Consultation et recherche en ligne Mise à jour et enrichissement

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Les produits et services de l’ABES

Les groupements de commande (en partenariat avec Couperin)En 2006: 7 marchés 12 M € De 26 à 127 établissements Le plus important: Elsevier (127 établissements, 9 M €)

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Projets

Refondation du portailCréation d’un réseau universitaire de

référence virtuelle?

En chantier: projet d’établissement 2008-2011

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Le contexte

Intégration des missions IST du CINES dans l’ABES (exploitation serveurs, archivage pérenne des documents électroniques)

Réorganisation du dispositif français d’IST

(ABES, INIST, Couperin, CADIST…)

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Pour en savoir plus

Site web: www.abes.fr

BIM (lettre électronique)

Arabesques

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Le rôle du Sudoc-PS dans les plans de conservation partagée

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Le Sudoc-PS: un outil méconnu en-dehors de l’enseignement supérieur

La majorité des bibliothèques (BU, LP et autres) ont leurs périodiques signalés dans le Sudoc

Mais la grande majorité des PC ne sont pas signalés dans le Sudoc (2 sur 9)

Un outil: le Sudoc-PS

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Un rôle dans le pilotage des plans de conservation partagée?

Pilotage des PC par les SRL (exceptions : Aquitaine et Ile-de-France)

Faible implication des CR dans les PC existants

Conditions de la réussite: partenariat CR/SRL LP + BU Implication des grandes bibliothèques

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Variable selon les établissements de rattachement (SCD, SICD)

des moyens humains insuffisants difficulté à participer à un PC

Missions des CR?

La situation des CR du Sudoc-PS

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Cahiers de métrologie [Texte imprimé] / Centre de recherche en histoire quantitative ; comité de dir. Bernard Garnier et Jean-Claude Hocquet. - Caen ; Paris : Institut d'histoire moderne et contemporaine, 1983?. - 24 cmISSN 0761-4527

Bibliothèque : BORDEAUX-Archives Dép.

Accessibilité : Disponible sous forme de reproduction pour le PEB

Etat de collection : vol. 1 (1983) -vol. 12 (1994) ; vol. 14 (1996) -vol. 19 (2000/2001) Cote : PCAq> <2 L 158

Une unanimité: ce signalement n’est pas satisfaisant

Signalement dans le Sudoc – PS

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Le signalement des PC dans le Sudoc (et donc l’implication des CR) est :

un préalable indispensable pour les 3 régions qui démarrent un PC (Midi-Pyrénées, Paca et Rhône-Alpes)

vivement souhaité par 3 régions : Bourgogne, Bretagne et Nord-Pas-de-Calais

une perspective pour 2 régions : France-Comté et Languedoc

Les évolutions souhaitées

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Les évolutions souhaitées

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récupérer l’info en local : exportation des notices Sudoc-PS pour alimenter la base locale du PC et ne plus avoir à faire de double saisie

OU disposer d’une base commune, personnalisable

par chaque région, alimentée par le Sudoc puis complétée par les gestionnaires des PC

que l’information soit une clé de recherche (ce titre est-il dans un PC et où?)

Les évolutions souhaitées

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Des préconisations sur les caractéristiques des bdd locales (compatibilité) [Languedoc-Roussillon]

Un endroit ou soient présentés l’ensemble des PC [Rhône-Alpes]

Pouvoir importer l’ensemble des notices résultant d’une recherche [Ile-de-France]

Autres demandes

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le signalement complet des lacunes : quelles consignes de signalement, quelles limites physiques (longueur) ?

le PC doit-il être visible au niveau de la notice bibliographique ou d’exemplaire ?

Questions techniques

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L’avion a un piloteGestion centralisée (signalement dans le

Sudoc et la base PCAq, état de collection, dons et leur transfert)

Moyens humains du CR du Sudoc-PS (mi-temps + saisie dans le Sudoc)

L’expertise du Sudoc-PS en matière de signalement des publications en série

L’Aquitaine: pourquoi ça marche

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Le signalement dans le Sudoc offre une visibilité nationale et la base locale une visibilité régionale

Le CR du Sudoc-PS est un service du SICOD et maintenant du PRES qui a une mission de coopération interuniversitaire et régionale

Concerne les BU et les bibliothèques de lecture publique

Partenariat CR du Sudoc-PS et SRL (ARPEL)

L’Aquitaine: pourquoi ça marche

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La suite

Constitution d’un groupe de travail CR pour affiner ces demandes et les transmettre à l’ABES (CR Aquitaine, Bretagne, Franche- Comté, Rhône-Alpes)

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Le réseau Sudoc PSSon rôle dans le signalement et la valorisation des

collections de périodiques en France

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Le réseau Sudoc-PS

Un réseau hérité du CCN-PS : structuré en trois niveaux un partenariat avec le réseau international de l’ISSN

Objectifs : constituer un catalogue le plus complet possible des

collections de périodiques détenues dans les bibliothèques françaises

affermir la coopération au niveau régional entre les organismes documentaires les plus divers pour un meilleur accès au document primaire

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Le réseau Sudoc-PS

Les pivots du réseau : 33 Centres Régionaux 3000 bibliothèques dont …

1 983 bibliothèques «non déployées» sous la responsabilité des CR

1000 bibliothèques «déployées» rattachées à 160 établissements

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Les missions des Centres Régionaux

Prospection, animation et information du réseau Production, expertise catalographique, contrôle

bibliographique et formation des personnels Signalement, contrôle bibliographique sur les

publications en série pour les établissements relevant de leur juridiction

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La subvention du M.E.S.R.

Attribution d’une subvention sur la base de statistiques à fournir à l’Abes : Temps consacré aux missions de prospection,

d’animation, d’information du réseau, de formation Nombre de bordereaux de demande de création

et de correction ISSN

Les statistiques concernant l’activité catalographique sont réalisées par l’Abes

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Le réseau ISSNun Centre international (siège à Paris)83 centres nationaux, avec des pratiques locales

(ISSN France à la BNF) une base centralisée : le Registre de l ’ISSN un format et des règles de catalogage spécifiques l’identification des ressources continues : attribution

de l’ISSN et du titre-cléune vocation courante et rétrospective le souci d’une parfaite fiabilité des données

concernant les ressources continues : la nécessité de « preuves »

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Coopération ISSN / réseau Sudoc-PS

la mise en cohérence des données entre le Sudoc et le registre ISSN passe par … l’échange de données (ABES/ISSN) le circuit de signalement des ressources continues

(réseau Sudoc-PS/Centre International de l’ISSN)

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Le circuit de signalement des ressources continues

Deux types de demandes en provenance des établissements du Sudoc-PS : demandes de numérotation ISSN demandes de correction pour les zones du format sous

autorité ISSN

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Le circuit de signalement des ressources continues

Le catalogueur … Localise Crée une notice bibliographique = demande de

numérotation ISSN Modifie une notice bibliographique = correction

des zones sous autorités ISSN Envoie la copie de la notice en format UNIMARC

et des pages justificatives au Centre Régional

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Le circuit de signalement des ressources continues

Le responsable de Centre Régional …. Collecte les demandes en provenance des

établissements sous sa responsabilité Détermine leur pertinence (vérification du registre

ISSN et des doublons dans la base Sudoc) Ajoute dans la notice une note signalant la demande

en cours, et un pseudo-titre-clé pour les demandes de création

Transmet à l ’ABES les demandes classées + récapitulatif dans un fichier standard

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Le circuit de signalement des ressources continues

L’ABES … Est l’unique interlocuteur de l’ISSN Centralise les demandes et transmet au centre ISSN

International Charge les données en provenance de l’ISSN

(hebdomadaire)L’ISSN …

Valide (en l’état ou après correction) ou refuse les demandes provenant des établissements

Attribue le n° ISSN, le titre-clé et toutes les zones Unimarc en écriture latine sous son autorité et retransmet à l’Abes

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Le signalement des ressources continues dans Sudoc

La base du Sudoc comporte environ 8 millions de notices bibliographiques dont … 1,4 millions de publications en série 400 000 notices de PS localisées

Une des missions essentielles des CR : La mise à jour des états de collection pour les

bibliothèques « non déployées » dans SudocA noter : les bibliothèques « non déployées »

possédant plus de 2000 titres peuvent exemplariser directement dans le Sudoc : ce sont les entrées secondaires

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Sudoc-PS et plans de conservation partagée

Les évolutions souhaitées par les CR : Le signalement des plans de conservation partagée

dans Sudoc pour une visibilité nationale La récupération de cette information dans les

systèmes locaux La mise en place d’une clé de recherche spécifique

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Sudoc-PS et plans de conservation partagée

La réponse technique de l’ABES : Création d’une sous-zone spécifique "code du

plan de conservation partagée" dans le format d’exemplaire

Création d’un nouvel index "PCP" = "Plan de conservation partagée"

Possibilité de réaliser des extractions sur ce critère

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Contacts

[email protected]