18
La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Cherbourg 25 septembre 2013

130925 - Dématérialisation des documents de la chaine comptable - DDFIP Manche

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Présentation sur la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville. Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.

Citation preview

La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière

dans le secteur public local

Cherbourg 25 septembre 2013

2La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Pourquoi la dématérialisation ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

PJ émises par des tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance.

DGFiP

3La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

SITUATION ACTUELLE sans le PES

Génération du bordereau et des mandats & titres dans le logiciel

Enregistrement sur le poste de travail

Connexion au Portail de la DGFiP

Dépose du fichier

Édition des Bordereaux et

mandats ou titres

Copie des pièces justificatives

Préparation des documents pour la

signature

Signature des Bordereaux

Dépose des documents au

Comptable

Les enjeux de la dématérialisation

4La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Avec le PES

Dépose des fichiers dans le logiciel

financier

Génération des Bordereaux

Mandats TitresAjout des PJ

Dépose des flux pour signature électronique

Signature électronique

Transmission des flux PES V2 + PJ

Dématérialisation des pièces

justificatives (PJ)

PJ TIERS

PJ EMISES PAR L ’ORDONNATEUR

NATIVES (paye, arrêtés délib etc…)

MP

Les enjeux de la dématérialisation

5La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Une démarche partenariale

Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jou r l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR0750735A)

généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 20 15, en remplacement des protocoles historiques

Charte nationale Partenariale

Signée le 07.12.2004

13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières

Structure Nationale Partenariale

Accessible sur Bercy colloc :

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html

Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations nationales

Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

6La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

• Les pièces comptables Les mandats

Les titres de recette

Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ ils sont signés électroniquement

Le passage au PES V2 signé emporte la dématérialisa tion des

bordereaux de titres et de mandats.

7La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

• Les pièces justificatives (PJ)Produites par les tiers :

- Factures

- Pièces d’exécution de marchés publics

Produites par la collectivité :- Paye

- Délibérations, arrêtés et décisions

- Pièces de passation de marchés publics

- Actes d’engagement

- Contrats

- Intervention sociales

- États de frais déplacement

- Factures de recette

- Documents budgétaires

- etc ...

8La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Qui dématérialise ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

DGFiP

+ prestataire

PJ émises par des tiers

Comment mener la dématérialisation ?

10La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

• La Collectivité doit adopter de nouveaux outils

- Progiciel Editeur validé PESV2

- Numérisation des Pièces Justificatives

- Signature électronique

1) XeMelios et le certificat DGFIP2) Outils de signature ou parapheur proposés par le s tiers de

télétransmission (TDT)

Une phase de tests est indispensable pour s ’assurer de l’aptitude de la collectivité à produire des flux avec le nouveau protocole PESV2

La validation des flux de tests a lieu dans le nouv el outil PESOS

La date de passage en production est décidée d ’un c ommun accord entre l’ordonnateur-le comptable et la DGFIP

Comment mener la dématérialisation ?

La phase de test

12La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

• Le rôle du comptable public

� Ajustements comptables avec la collectivité (emprunt, marché, inventaire…)

� Rédaction de la note de cadrage (note allégée si commune inf à 3500 hab )

� Délivrance du certificat de signature électronique DGFIP au maire et à ses délégataires (contrat de service pour connexion au portail et délivrance de la signature)

� Habilitation à PESOS de la secrétaire via l’application Madhras

• Le Rôle du correspondant dématérialisation

� Paramétrage de PESOS

� Information de la collectivité de la date de début des tests, avec en copie le comptable

� Suivi de l’avancement des tests

La phase de test

13La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

• Rôle de la collectivité

• Paramétrage de l ’application au format PES (modes de règlement, civilités, dossier de PJ, signature électronique…)

• Mise en conformité des informations comptables au format PES (Nettoyage de la base tiers, des IBAN-BIC…)

• Dépôt des flux sur l’application PESOS : la liste des flux demandée est indiquée dans l’application dans l ’onglet « complétude ».

• Signature de l ’accord local et de la convention de dématérialisation

• Le rôle du prestataire

• Paramétrage au PES de l’application de la collectivité

• Selon les prestataires, aide à la réalisation du dossier de test (réalisation et dépôt des flux avec la collectivité )

• Soutien technique

La phase de test

14La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Le déploiement du PES dans le département de la Manche

Périmètre et architecture fonctionnels de PESOS

Caractéristiques des tests de

pré-production à effectuer (Lettre de cadrage)

Référentiel BC d ’HELIOS

Plans d ’actions dématériali-

sation

Injection de données

Fonctionnalités de test de Xémélios

Référentiel et données

PESOS

Outil de test de fluxSystème de suivi

• Un outil de pilotage

• Tableaux de bord

• Suivi des statistiques

• Suivi des objectifs (indicateurs)

• Alertes

15La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Domaines DEPENSES• Mandat correctif• Mandat émis après paiement - Fonctionnement ou Investissement• Mandat emprunt ou• Mandat emprunt après paiement• Mandat inventaire• Mandat marché• Mandat ordinaire• Mandat paye (individuel)• Si régie de dépense• Mandat régie ou• Mandat régie après paiement

Domaines RECETTES• Titre correctif sur exercice courant• Titre émis après encaissement - Fonctionnement ou Investissement• Titre emprunt ou• Titre emprunt après encaissement• Titre inventaire• Titre ordinaire• Si régie de recettes• Titre régie ou• Titre régie après encaissement

INVENTAIRE • Si ICNE• ICNE à payer - Mandat d'annulation d'un mandat de rattachement (en N+1)• ICNE à payer - Mandat de rattachement emprunt (en N)

La phase de test : commune de moins de 3500 hab.

16La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

Le déploiement du PES dans le département de la Manche

PESOS : un outil industriel pour une productivité accrue des tests

L’ordonnateur produit des flux de test PES V2 Couverture périmètre

M14, M52 ...

Titre ordinaireTitre correctifTitre régie……...

Contrôles Xémélios

Rapport

Feu VertFeu Rouge

Demande de passageen production

Rôle de conseil de la divison SPL et de ses experts dématérialisation

17La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local

L’enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives

• L’adoption par les collectivités locales du protoco le PES V2, seul moyen de transmission au 1er janvier 2015 :a un enjeu immédiat : la dématérialisation « directe » des pièces comptables ;

et permet, indirectement, d’ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. Ennombre de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives estsensiblement différente selon les types d’ordonnateurs :

• La réussite du plan d’actions dématérialisation imp ose donc d ’aller au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2.

Etablissements Publics de Santé

Offices Publics de l’Habitat

Collectivités Locales

65 %

3%

40 %

Pièces comptables

Pièces justificatives

35 %

97%

60 %

40% : impact du PES V2 dans l ’objectif de dématérialisation dans les

collectivités locales

Merci de votre attention