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April 11, 2023
Candice (Lyon) et Tenile (Strasbourg)
Organisation d’une conférence
Comment choisir un thème et un intervenant?
Un thème Choisir un thème qui soit pertinent en terme de
communication externe pour ACF. Un thème avec des possibilités d’échanges, de
partage et de réflexionUn thème que votre intervenant maitrise et que
vous connaissez un peu pour pouvoir répondre aux éventuelles questions
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Comment choisir un thème et un intervenant?
Un intervenant Un ancien expat, un administrateur, un spécialiste
…Une personne locale qui a des facilités d’élocution
et qui sait tenir un public, Une personne fiable et compétente sur ses dires,
un vrai savoir avec des faits à l’appuiUne personne proche de la délégation ou d’ACF
pour avoir un discours communUne personne qui aime relater son histoire et qui la
connait assez pour répondre aux questions.
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Comment choisir un thème et un intervenant?
Enfin, il faut se poser la question : pourquoi organiser une conférence ?• il y a une thématique d’actualité importante à aborder ;• Il y a un sujet que les bénévoles de la délégation
aimeraient savoir davantage et pourquoi pas l’ouvrir au public ?
• On veut aborder un public cible du département pour le faire mieux connaître ACF et la délégation pour des différentes raisons et donc on choisit une thématique ciblée à ce public.
• Il y a un intervenant important qui sera dans le département et on aimerait profiter de sa présence
• Donc, le choix peut être en fonction du thème ou de l’intervenant :
Thème Intervenant Intervenant Thème
Comment choisir un lieu?
Il faut être un lieu…• convivial qui permet des échanges • avec un min de matériel: rétro, ordinateur, micro,
affiches, kakémonos, pour imprégner le lieu de l’image ACF
• de partage, si possible réservé aux personnes venues assistées à la conférence
sorte de public attendu Choix du lieu quantité de personnes
! Bien choisir aussi la date et l’heure, un soir de semaine dans un lieu central et fréquenté qui a un bon réseau de promotion et de communication.
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Organisation en amont
Il y a des tâches à accomplir avant, pendant et après le jour J!
• Une fois l’intervenant/le thème identifié…—Définir l’équipe de travail—Faire une belle liste de tâches et bien les partager—Faire un rétroplanning (ex: Semaine -6, etc)—Bien se caler sur date suffisamment en amont pour pouvoir
prévoir de la communication, le lieu et l’heure.—Réserver la salle —Définir les supports de communication—Rappeler l’intervenant à J-3 et prévoir un brief de ce dernier
par les personnes en charges du pays du thème concerné
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Promotion de l’événement
CP à envoyer aux médias régionaux à J-10 et J-3 Invitations à votre réseau vip, mailing de la
délégation et public cible Message aux éventuelles délégations à
proximité Message sur le site institutionnel d’ACF et sur le
site de votre délégation Infos Facebook (création d’un « événement ») Affichage (obs: validation du siège) Invitations écoles et autres partenaires Sms aux personnes proches
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Organisation le jour J
Avant le début• Définir les tâches de chaque bénévole• Préparer le matériel nécessaire (ordi, micro,
projecteur, enregistrement, prise de photos, de l’eau …)
• Tester le document utilisé par l’intervenant• Décorer le lieu (affiches, kakémonos, fléchages,
flyers sur les tables…)• Préparer stand (accueil, informations et ventes
goodies)• Pourquoi pas projeter le film institutionnel en
attendant?
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Organisation le jour J
La conf elle-même...• Présenter ACF en bref • Présenter la délégation en bref• Présenter l’intervenant (son CV) et lui donner la parole• Inviter les public à poser des questions• Remercier l’intervenant et le public
Après la conf...• Rester à la disposition du public pour questions et
renseignements • Rangement • On boit un verre …
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Organisation après…
Email de remerciement l’intervenant, les personnes qui se sont intéressées à ACF et les journalistes présents
Debrief avec les bénévoles Médiatisation:
• photos et CP a envoyer aux journalistes absents• photos et articles à mettre en ligne sur le site
ACF de la délégation
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Points positifs
Echanger Apprendre S’enrichir Partager Recruter de nouveaux bénévoles Faire connaitre la délégation Parler d’ACF Sensibiliser un large public
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Points négatifs
Investissement limité Communication efficace mais peu de retombées
médias Peu de ventes Difficulté à trouver des intervenants Mais en gros… pas de points négatifs, très facile
à mettre en place
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Résumé
A faire si possible de façon régulière pour que• les bénévoles gardent la motivation• la population aperçoit la délégation comme
active et les conférences comme une opération phare dans le département
! Si besoin on peut vous aider:
Candice: [email protected]: [email protected]
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