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Cartographie des modalités de mise en œuvre et évaluation des capacités

Nouveau modèle de financement

Tunis 26-27 JUIN

Principes clés garantissant des modalités de mise en œuvre appropriées

Les modalités de mise en œuvre définissent l’organisation de la mise en œuvre de la subvention en termes d’entités, de personnes et de systèmes

• Les équipes de pays évaluent l’adéquation de la procédure de sélection des maîtres d’œuvre :– Utilisation des normes minimales pour présélectionner les récipiendaires principaux

potentiels – Procédure complète pour les nouveaux récipiendaires principaux– Procédure allégée pour les récipiendaires principaux ayant de bons résultats

• Les équipes de pays aident l’instance de coordination nationale à adopter la démarche appropriée :– Rôle plus volontariste dans le dialogue au niveau du pays afin d’améliorer les

modalités de mise en œuvre

• Les équipes de pays anticipent les problèmes lorsqu’ils sont connus :– Attention particulière accordée aux maîtres d’œuvre publics où les problèmes sont

plus fréquents

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Encourager les ajustements des modalités de mise en œuvre qui atténuent les risques

Soulever des questions de manière continue pour encourager les améliorations.

Encourager la rationalisation des récipiendaires principaux et des sous-récipiendaires :• Examiner des modalités qui permettraient de réduire les chevauchements entre les

maîtres d’œuvre :– chevauchements géographiques– chevauchements des activités

• Identifier le chevauchement des fonctions avec les partenaires techniques :– Par ex. : harmonisation de la prestation de services avec le PEPFAR

• Encourager le pays à se défaire des maîtres d’œuvre ayant obtenu de mauvais résultats lors de la précédente subvention.

Prévoir une modalité de mise en œuvre qui atténue les risques fiduciaires :• Les équipes de pays doivent adopter une démarche sur mesure pour chaque pays.• Par exemple, en Ukraine, l’équipe de pays a encouragé une modalité permettant

d’atténuer les risques :– l’appel d’offres pour les produits de santé a été mené par des récipiendaires

principaux fiables parmi les ONG– les produits de santé ont été fournis au système national hébergé par un récipiendaire

principal national du secteur non gouvernemental

Cartographie des modalités de mise en œuvre et analyse des risques

Carto-graphie

• Des maîtres d’œuvre jusqu’aux bénéficiaires• Acteurs clés extérieurs aux modalités de mise

en œuvre • Fonds, actif, flux d’informations• Rôles et responsabilités• Inconnues

Établisse-ment des priorités

• Principales entités/procédures programmatiques et fiduciaires

Évalua-tion les risques

• Les principales entités remplissent-elles correctement leur rôle ?

• Disposons-nous de données suffisamment fiables pour le vérifier ?

M. Santé

PNUD

SIGPNLP

Magasin central

Rég.

Dist.

Rég.

Cliniques (88)

%%30%

%%20%

%%10%

%%10%

%%40%

%%20%

%%50%

%%

10%

Fourniture de produits de santé (100 %)

Médias de masse (20 %)Formations (20 %)Supervision (15 %)RH (40%)

Entreposage des produits de santé(100 %)

Entreposa-ge et distribution des produits de santé (100 %)

Entreposage et distribution des produits de santé (40 %)S&E (30 %)Supervision des services de santé (15 %)

Administration des médicaments (75 %)Suivi des patients (20 %)Enregistrement des patients (5 %)

M. Santé

PNUD

SIGPNLPMC

M. Santérégional(4)

M. Santé district (10)

MC régional (3)

Cliniques (88)

%%30%

%%20%

%%10%

%%10%

%%40%

%%20%

%%50%

%%

10%

Réalisation d’une évaluation efficace des capacités des principaux maîtres d’œuvre

• L’évaluation des capacités consiste à évaluer les systèmes et les capacités de l’entité chargée de la mise en œuvre au regard d’un ensemble de critères requis pour assumer la responsabilité financière et programmatique du programme soutenu par le Fonds mondial dans un contexte donné.

• L’évaluation des capacités est une condition préalable à la conclusion d’un accord de subvention avec une entité désignée.

• Dès la désignation du récipiendaire principal par l’instance de coordination nationale - avant ou après la soumission de la note conceptuelle ;

• dès que la cartographie des modalités de mise en œuvre est terminée et que les équipes de pays ont identifié les principaux maîtres d’œuvre nécessitant une évaluation.

En quoi consiste l’évaluation des capacités

des maîtres d’œuvre ?

Quand l’évaluation des capacités est-elle

réalisée ?

Adaptation au contexte national

Outil rationalisé

Démarche fondée sur les

risques

Procédure dirigée par l’équipe de pays – adaptée au contexte, rôle du maître d’œuvre, à la portée ou l’étendue du programme, aux expériences antérieures, aux rapports disponibles de partenaires et aux évaluations antérieures.

Outil rationalisé combinant plusieurs rapports/outils et plans d’évaluation – source d’informations exhaustive impliquant de multiples acteurs.

Passage d’une démarche fondée sur la conformité à une démarche fondée sur les risques – évaluation non limitée au récipiendaire principal – accent mis sur les principaux maîtres d’œuvre.

Lien avec les procédures d’évaluation des risques du Fonds mondial.

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Pourquoi et comment la procédure change-t-elle ?

L’outil d’évaluation des capacités regroupe les outils et rapports suivants

• Rapport d’évaluation des récipiendaires principaux gérant déjà des subventions et des nouveaux récipiendaires principaux

• Analyse contextuelle du récipiendaire principal• 5 outils d’évaluation des agents locaux du Fonds

– Outil d’évaluation de la gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires– Outil d’évaluation de la gestion des sous-récipiendaires– Outil d’évaluation des capacités de gestion du programme– Outil d’évaluation de la gestion financière– Liste de vérification du suivi et de l’évaluation

• Plan de gestion des achats et des stocks (narratif)• Profil de pays concernant la gestion des achats et des stocks• Plan de suivi et d’évaluation• Profil de pays du système de suivi et d’évaluation• Outil d’évaluation de la qualité des données

Objectifs de l’évaluation des capacités

• 1. Identifier les maîtres d’œuvre risquant de mettre en danger le programme du fait de leur poids programmatique ou fiduciaire (cartographie des modalités de mise en œuvre)

2. Évaluer si les maîtres d’œuvre sélectionnés disposent des capacités et des systèmes leur permettant d’assumer le rôle qui leur est assigné dans le cadre du programme.

3. Étayer la décision concernant le choix du maître d’œuvre et définir des mesures pour combler les déficits de capacité et éliminer les risques, afin de garantir la mise en œuvre efficace du programme.

Évaluation du système de S&É – Spécialiste de la santé publique et du S&É

Évaluation financière – Spécialiste des finances

Évaluation de la gestion des achats et des stocks – Spécialiste de la gestion des achats et des stocks

Gestion de la gouvernance et du programme (y compris gestion des sous-récipiendaires) – Gestionnaire de portefeuille du Fonds

L’équipe de pays adapte les besoins en information en fonction du contexte

Le maître d’œuvre fournit les informations relatives à ses systèmes et processus de gestion, telles que déterminées par l’équipe de pays

L’agent local du Fonds vérifie les informations soumises par les principaux maîtres d’œuvre, à la demande de l’équipe de pays

1.Conclusion/notation finale pour chaque partie de chaque domaine d’évaluation des activités :• Aucun problème• Problèmes mineurs• Problèmes majeurs• Inconnu• Sans objet

2. Décision concernant le maître d’œuvre sélectionné

3. Plan d’action – inclut les mesures à prendre pour combler les déficits de capacité et éliminer les risques

4 domaines d’évaluation à aborder

3 acteurs prenant part au processus

Résultats de l’évaluation

Principaux éléments de l’évaluation des capacités

À automatiser – solution temporaire -

InfoPathOUTIL D’ÉVALU

ATION

DES CAPACITÉS

Définit les maîtres d’œuvre à évaluer

Adapte l’évaluation

des capacités

Mesures d’atténuation des risques et plan de suivi stratégique

Finalise l’évaluation des

capacités

Établissement de la subvention

Équi

pe d

e pa

ys

Remplit les parties appropriées, comme

demandé par l’équipe de pays

Vérifie les informations demandées par l’équipe

de pays, propose des mesures d’atténuation des

risques

Concept Note

Maî

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Agen

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al

du F

onds

Note conceptuelle

Assure le suivi des mesures d’atténuation

des risques, comme demandé par l’équipe

de pays

Vue d’ensemble du processus d’évaluation des capacités

Mesures visant à combler les déficits de capacité et à remédier aux faiblesses du système

Suggérer l’octroi d’une assistance technique

Demander à l’instance de coordination nationale de désigner un

nouveau RP/SR

Propose d’engager un prestataire pour appuyer la mise en

œuvre

Ne peut pas être atténué à court terme

Problèmes identifiés au

cours du processus

d’évaluation

Problèmes majeurs :• Risque de corruption• Faiblesses du système• Résultats antérieurs

médiocres

Problèmes mineurs :• Faiblesses

techniques mais résultats antérieurs satisfaisants ou gouvernance solide

Peut être atténué à court terme

Ne peut pas être atténué à court terme

Peut être atténué à court terme