22012013 - Cr - La Fiche de Poste Outil de Management

CLUB GPEC LA FICHE DE POSTE - METHODOLOGIE

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Service Secrtariat Gnral Page 1

CLUB GPEC

Compte-rendu de lAtelier du 12/02/2013

THEME

LA FICHE DE POSTE OUTIL DE MANAGEMENT Intervenant : Pascal BOQUET Consultant Projets et Services RH

I ATTENTES DES ENTREPRISES

- Lien entre la fiche de poste et la Convention Collective - Lien entre le contrat de travail et la fiche de poste - Lien entre fiche de poste / fiche de fonction / fiche mtier - Que faut-il crire ou ne pas crire dans la fiche de poste ? - Quelle mthodologie pour les rdiger ? - Comment grer les rglementations spcifiques dans la fiche de poste ? - Comment faire vivre la fiche de poste ? - Comment utiliser la fiche de poste dans lentretien annuel dvaluation ? - Disposer dun outil de travail prcis - Disposer dun outil de gestion des comptences - Etablir une cartographie des comptences de lentreprise

II UTILITE DE LA FICHE DE FONCTION

Lintervenant souligne que la fiche de fonction peut avoir un ou plusieurs objectifs. Il convient de les identifier et de les hirarchiser. Ces pr-requis dfinissent le cadre de la fiche de poste dans sa construction et son utilisation.

Les changes avec le groupe montrent que ses finalits sont multiples :

Rationnaliser et clarifier lorganisation Dfinir ce qui est attendu sur le poste de travail - outil structurant pour le salari Prciser les responsabilits individuelles


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Identifier le potentiel individuel et collectif Evaluer les comptences Dfinir clairement les besoins en recrutement

Slide 4 Un outil structurant - Focus sur les obligations de lemployeur

Qui fait quoi ?

La fiche de poste dfinit les attendus de la hirarchie sur une fonction exerce au sein de lorganisation. Elle na pas de caractre juridique. Il sagit dun outil qui permet de dfinir clairement et prcisment le qui fait quoi dans lentreprise.

Cet outil nest donc pas un lment du contrat de travail. Toute rfrence la rmunration dans son contenu doit tre exclue. Il est ncessaire de se contenter de dcrire le poste dans ses responsabilits, activits et tches uniquement. Par contre, il est ncessaire de sassurer de la cohrence des lments de la fonction avec les classifications de la Convention Collective.

Les lments essentiels au contrat de travail (modification des conditions de travail, du grade, prime sur objectifs, ) devront tre modifis par avenant au contrat de travail afin dviter les contentieux lis la classification de la Convention Collective.

Dfinir lorganisation Identifier les comptences et les aptitudes associes

- Selon les principes gnraux de prvention sant et scurit au travail

Le nouveau Code du Travail prcise que lemployeur doit prendre les mesures adaptes pour assurer la scurit et protger la sant physique et mentale des travailleurs. Ces mesures doivent comprendre, entre autre, des actions dinformation et de formation ainsi que la mise en place dune organisation et de moyens adapts. (Obligations de lemployeur : Art. L4121-1 L4121-5) Source : http://www.carsat-ra.fr/entreprise/risquesprof/dossier_the_risque_routier/pdf/princ_generaux_prevention.PDF

- Selon les principes de la formation professionnelle tout au long de la vie

Lemployeur assure ladaptation des salaris leur poste de travail. Il veille au maintien de leurs capacits occuper un poste, au regard notamment de lvolution des emplois, des technologies et des organisations. (Obligations de lemployeur : Art. 6321-1) Source : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000021341228&dateTexte=20130130


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En synthse, la fiche de fonction a de multiples atouts : Dfinir un profil de poste pour le recrutement Mettre en uvre une politique de mobilit interne Identifier les comptences et aptitudes dj acquises Construire le plan de formation adapt aux besoins Fixer des objectifs ralistes Dfinir un support lanalyse de latteinte des objectifs lors de lentretien

dvaluation annuelle.

III FICHE METIER / FICHE DE FONCTION / FICHE DE POSTE

Slide 7 Terminologie Distinction fiche mtier / fiche de fonction / fiche de poste

La distinction entre ces termes consiste partir du plus gnraliste pour descendre au stade le plus prcis.

Le mtier correspond un ensemble demplois qui prsentent un certain nombre de points communs en terme de responsabilits, dactivits exercer et de comptences ncessaires pour les occuper (exemple : assistante de direction, mdecin, cuisinier, .)

Lemploi ou la fonction correspond un regroupement de postes trs proches les uns des autres au regard des activits et des comptences ncessaires leur ralisation.

Le poste est lunit la plus prcise. Il correspond une situation de travail relle, concrte un moment donn dans un environnement donn.

La fiche de poste permet dapprhender les ralits des fonctions exerces pour fixer les objectifs.

IV CONSTRUIRE LE DESCRIPTIF DE FONCTION / POSTE

Lintervenant souligne limportance de dfinir prcisment le cadre dutilisation de la fiche de fonction au sein de lorganisation. Ce pralable est un garant du choix des protagonistes qui interviendront dans la rdaction du document et son contenu.

Il est pertinent de se poser les questions suivantes :

Est-ce un outil de communication et de clarification entre le salari et son hirarchique ?

Sera-t-elle communique dautres personnes ?


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Quelle sera son utilisation ? dfinition des missions et responsabilits, lments participant la certification, document qualit, identification des risques sociaux et professionnels,

Quel est le cycle dvolution des postes de travail ? Observer sil y a ou non mouvance des postes de travail ?

Slide 13 La rdaction de la fiche de poste

Le responsable du service et le collaborateur doivent tre impliqus dans la rdaction des fiches de poste. Cette dmarche participe ladhsion et la participation de chacun dans le dispositif.

La rdaction en binme permet de conserver le recul ncessaire sur lanalyse de chaque mtier. Il est propos de demander au titulaire du poste de rdiger ses principales activits. La rdaction de la fiche de poste fait lobjet dchanges et de discussions entre le suprieur hirarchique et le salari, dans le but de clarifier les responsabilits et les activits rellement exerces et de faciliter la comprhension de la fonction.

Dans la dmarche dinterview, il sera ncessaire de :

Poser des questions : il sagit damener le collaborateur prsenter, dcrire ses activits partir dlments concrets tout en mettant en vidence les points-cl de sa situation de travail, les particularits de la fonction, lessentiel et lutilit de sa contribution mais aussi les difficults quil rencontre.

Comprendre ce qui est fait pour viter linterprtation des propos Terminer lentretien quand il y a comprhension totale des missions Dfinir les responsabilits au regard des activits ralises

Questions pour dire son travail - titre dexemple : En quoi consiste votre travail ? Pouvez-vous me dcrire une journe de travail ? Quels sont les aspects principaux de votre travail ? Quelles sont les activits qui vous prennent le plus de temps ? Quels sont les aspects que vous prfrez ? Pourquoi ? Y-a-t-il des cycles ? Quelles sont leur nature et leur frquence ?

Ce cheminement amne une prise de conscience sur :

La connaissance des mtiers de lorganisation Lengagement du salari dans sa fonction et dans lorganisation de travail


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La juste rpartition des activits au sein de lorganisation

Prconisations :

Une fiche de fonction non nominative : pour viter tout contentieux ultrieur et toute limite dans lexercice du poste. Par contre, un crit sera joint ce document prcisant que le collaborateur a pris connaissance de sa fiche de fonction / poste.

Liens hirarchiques et fonctionnels : il est conseill de rdiger les liens hirarchiques et fonctionnels partir des fonctions exerces et non des patronymes de ceux qui loccupent : est sous lautorit du responsable administratif

Remplacements sur un autre poste : il est conseill de le prciser dans la fiche de poste sous la forme pour le remplacement de lassistante de direction, se reporter la fiche de fonction correspondante et prciser les missions qui en seront exclues.

Les lments en lien avec une rglementation importante et volutive seront prciss sous la forme Respecter la rglementation ou le rfrentiel en vigueur pour lexercice de la fonction

La fiche de poste nest pas un outil fig. Elle doit tre rediscute tous les ans lors de lentretien annuel pour sassurer de sa pertinence.

Slides 15 16 Les lments constitutifs de la fiche de fonction

La plupart des items de la fiche de fonction correspondent un questionnement prcis. Rpondre prcisment chaque question participe une rdaction juste du contenu.

Intitul du poste Quel est le nom couramment utilis pour dsigner ce poste ?

Situation du poste O est localis le poste dans lorganigramme ?

Finalit du poste Pourquoi ce poste a-t-il t cr ? Quels besoins satisfait-il ?

Contexte Quel est le cadre rglementaire ? Quelles sont les conditions de travail ? Quelles sont les principales relations internes et externes ?

Missions Quels sont les domaines dintervention du titulaire du poste ?

Activits Que fait le titulaire du poste dans son travail ?


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Quelles sont les activits qui permettent daccomplir les missions ?

Comptences Quelles sont les comptences ncessaires pour une optimisation du poste ?

- Connaissances thoriques - Comptences techniques mthodologiques - Comportements attendus dans une situation donne

CONCLUSION

La fiche de fonction / poste est un des outils primordiaux de lentreprise. Dune part, elle rpond aux besoins de chaque collaborateur dans la dfinition du champ de ses responsabilits, de ses attentes et de ce qui sera valu. Dautre part, elle permet de communiquer sur le positionnement de chacun dans le processus de cration de valeur et donc de lgitimer chaque individu sur sa fonction.

Documents

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