22/10/031Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude préalable pour le projet Gestion des ventes

22/10/03 1Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY

Étude préalable pour le projetGestion des ventes


M. DUPONT s’organise : les Acteurs de l’étude préalable

• MOA,

• expert en e-business,

• représentants de gestion commerciale

• et de gestion produits,

• distributeur

• management


Étude de faisabilité et d’opportunité

• Définir le périmètre et les objectifs du projet

• Évaluer l'existant : ses forces et ses faiblesses

• Prendre en compte les contraintes et les objectifs de changement du système d’information

• Définir les orientations du système cible

• Établir les liens avec les systèmes existants

• Évaluer le coût d'une solution spécifique

• Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée)

Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet

• Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)

• Faire une analyse coûts/bénéfices

• Faire la synthèse de la faisabilité et de l’opportunité


Étude de faisabilité et d’opportunité Périmètre

Gestion de l’entreprise

Stratégie Analyse de l’activité

Comptabilité

Ressources humaines

Immobilisations

Gestion de la production

Gestion des produits

Approvision-nements

Fabrication Commandes

Distribution

Gestion des affaires

Ressources humaines

Facturation Gestion des commissions

Gestion commerciale

ventes


Les activités pour supporter le business (1)

• Gestion de l’entreprise– Stratégie : plans d’évolution de la société

– Analyse de l’activité : recueil des informations sur les ventes, analyse de croissance, comparaison avec la profession

– Comptabilité : Comptabilité générale, contrôle de gestion

– Immobilisations : Gestion des biens immobiliers, gestion des amortissements

– Ressources humaines : salaires, gestion des carrières, formations



• Gestion de la production– Gestion des produits : Gestion des références et de la

description des produits– Approvisionnements : gestion de stocks des composants des

produits, gestion des achats– Fabrication : planification de la fabrication des produits de

OrdiSup, lancement et suivi de la fabrication– Commandes : prise en compte des commandes à partir sa

validation par le Service Commercial, transmission de la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivi de l’état des commandes jusqu’à la livraison et la facturation

– Distribution : gestion des livraisons aux distributeurs



• Gestion des affaires– Facturation : envoi et suivi des factures– Gestion des commissions : calcul des commissions

dues aux commerciaux et prise en compte dans leur paie

– Gestion commerciale : suivi des distributeurs, recherche de nouveaux distributeurs

– Ventes : Mise à disposition des distributeurs du catalogue des produits, prise en compte et validation des commandes émises par les distributeurs


Étude de faisabilité et d’opportunité Objectifs

Gestion de l’entreprise

Stratégie Analyse de l’activité

Mettre en place

Comptabilité

Aide à la décision

Immobilisations

Gestion de la production


Approvision-nements

Fabrication Commandes

Distribution

Gestion des affaires

Ressources humaines

Facturation Gestion des commissions

Rénover

Gestion commerciale

Rénover

ventes

Rénover


Étude de faisabilité et d’opportunité Analyse de l’existant

• Le catalogue est vite obsolète

• Prise de commande longue

• Le système de prise de commande (ventes) n'est plus adaptée à la taille de la société. Il ne permet pas à la société de croître ; Ne pourra pas absorber de nouveaux distributeurs

• Les retours sur les commandes entraînent : coûts de gestion, retards, mécontentement des distributeurs, Coûteux en personnel : surcroît de travail

• Retard technologique par rapport à la concurrence

• Le système ne fournit pas de données synthétiques sur les affaires


Étude de faisabilité et d’opportunité Les objectifs du projet

• Catalogue produit en temps réel

• Mettre en place un processus des ventes plus efficace ; Permettre aux distributeurs le suivi des commandes

• Apporter les données d’analyse d’activité au Management

• Traiter au moins 200 distributeurs et 50 000 commandes par mois


Étude de faisabilité et d’opportunité Les grandes orientations du système cible

• Mettre en place un SI des ventes

• Mettre en place un catalogue électronique à jour en temps réel

• Mettre en place un Extranet à disposition du distributeur pour construire et envoyer sa commande ; pour suivre sa commande

• Mettre en place un système de suivi du Chiffre d’affaires d’un distributeur (détaillé)

• Assurer la diffusion de l’information introduire des outils de synthèse de l’information (Data Warehouse ??)

• liens avec les autres projets et systèmes existants – Intégrer à PME


Étude de faisabilité et d’opportunité les liens avec les systèmes existants

ventesGestion

commerciale

Gestion des

commissions

Analyse de

l’activité


commandesRessources humaines

Approvisionnements

Fabrication Distribution

comptabilité

Prestige

PME

Catalogue Commande Commissions CA des ventesSuivi


Évaluer le coût d'une solution spécifique

• Le développement d’une solution clés en main suppose– Un cycle de développement classique

– Une étude préalable complète

– Une ingénierie (spécification, chartre graphique, maquettes, architecture, réalisation des logiciels, intégration, tests)

3 ingénieurs pendant 12 mois

– + coûts de la maintenance• Corrections d’erreurs

• Évolutions

• Adaptation aux nouveaux contextes ; Adaptation des règles de gestion


Progiciels SpécifiquesF

orce

sF

aibl

esse

s

Force de proposition des acteurs VA apportée par le progiciel Constitue un levier de changement pour

l’organisation Architecture plus stabilisée et

mobilisant moins de ressources après démarrage

Evolution/potentiel du progiciel Maîtrise des délais

Répond précisément aux besoins tels qu’exprimés par les utilisateurs

Possibilités de prise en compte des exceptions de gestion

Maîtrise directe des applications Développement progressif Perception atténuée des coûts

Parfois trop structurant Dépendance vis à vis de l’éditeur Energie à déployer dans la mise en

oeuvre Coûts d’acquisition et de mise en

oeuvre ROI parfois difficile à justifier

Pas de remise en cause des habitudes Coût souvent plus élevé au final (mise en

oeuvre et évolution) Dépendance vis à vis des concepteurs &

développeurs Délais de réalisation Inertie importante relative aux évolutions

majeures

Comparaisons entre solutions spécifiques et solutions progiciels


Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services

spécialisée)• SAP• JD Edwards• Oracle• Baan

SAP

Itentia consulting

JD Edwards

Oracle

PeopleSoft

Baan

Arès

Quad

Autres


Coûts d’un ERP

• Coûts de licences : entre 0,1 et 1,5 M€• Coûts des services : multiplication par 3 à 10

– En amont : prototype, paramétrage

– En aval : formation, reprise de l’existant, migration, développement spécifique, maintenance

• Mise en place éventuelle d’un nouveau SGBDR

• Varie en fonction de : la nature du projet, taille de

l’entreprise, nombre d’utilisateurs, nombre de sites


Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet (solution progiciel)

• Moyens : deux ingénieurs pendant 8 mois

• Coûts : – Achat de licences : 100 K€– Services : 300K€


Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)

• Économies de coûts: réductions de coûts induites par l'automatisation de certains processus, ainsi qu'à l'élimination de dépenses d'impression et de distribution.

• Augmentation des Ventes

• Productivité du processus de ventes

• Compétitivité

• Service client Grâce aux e-mails, FAQ et aux politiques de service, les entreprises peuvent améliorer de façon sensible le flux d'informations et réduire le coût du service client


Faire une analyse coûts/bénéfices

• ROI estimé en général à 18 mois


Risques d'une solution e-business

• Rejet des distributeurs

• Changement d'organisation, de rôles, dans la société rejet du personnel

• Les procédures de traitement des commandes vont changer

à prendre en compte dans la future gestion des risques


Synthèse de la faisabilité et de l’opportunité

• Type d’application largement développée et supportée par des progiciels

• Existence de sociétés spécialisées

• Apport appréciable

• ROI

• Mais : risques pour ce type de solutions


Expression des besoins fonctionnels

• Recueillir les informations sur le système existant • Faire la liste des processus, procédures, leur performance• Analyser les processus, procédures, • Analyser les dysfonctionnements du système existant

(pertinence de l'information, évolution des règles de gestion ou de l'organisation, etc.) et les palliatifs utilisés

• Recueillir les besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)

• Formaliser les besoins des utilisateurs sous forme de modèles conceptuels de communication (MCC ou WorkFlow) et de modèles conceptuels des données (MCD)

• Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …


Recueillir les informations sur le système existant

• Périmètre : Ventes ; Gestion des commissions ; Gestion commerciale ; Analyse de l’activité

• Utilisateurs : distributeurs, commerciaux, DG

• Environnement : PME

• Règles de gestion : calcul de ristourne ; calcul des commissions


Faire la liste des processus, procédures, leur performance

• Production du catalogue : – Création Catalogue Produits personnalisé

– Impression Livraison

– Réception Mise à disposition

• Prise en compte d’une commande– Réception commande

– Vérification de la commande

– Saisie de la commande dans le SI (PME)

– (Préparation de la commande et expédition)


Analyser les dysfonctionnements du système existant

• Catalogue non à jourDe nombreuses manipulations papier• Erreurs sur les commandes• Délais longs pour la Prise en compte d’une commande


Procédure : Consultation des données Business

• Le Manager : Exprime une demande

• Un financier– Rassemble les données

– Les analyse

– Produit le rapport

• Dysfonctionnement– Processus fastidieux et long

– Peu de diversité dans les rapports

– Peu de nouveaux rapports

– coûteux

• Voie d'amélioration : Disposer de la base de données de business consultable directement par les manager


Besoins des utilisateurs

• (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)


Propositions de modification des procédures

• Production du catalogue :– Génération du catalogue

– Mise à disposition au travers du site Extranet

– Édition ; envoi d’un catalogue de promotions

– Mise à jour en temps réel

• Prise en compte d’une commande– Saisie et génération de la commande (avec utilisation du catalogue en

ligne)

– Vérifications automatiques de la commande au moment de la saisie

– Vérification en ligne de la commande

– Transmission de la commande pour traitement (gestion de commandes)


Autres dialogues

• Suivi de la commande– Interrogation de PME (gestion des commandes)– A partir du numéro de commande

• Transaction : transmission des commissions au système de paye

• Saisie d’informations : – Conditions commerciales

• Export d’informations– CA Réalisés


Flux de données

ventes

Gestion commercia

le

Gestion des

commissions

Analyse de

l’activité

Prestige

Catalogue

CommandeCommissions

Suivi

Commande Suivi de commande CAs réalisés

Distributeur Commercial Directionvérification de validité commande

Conditions commerciales

PME


Les données

Catégorie

Id_CatNomImagecréation

MAJcommentaire

Produit

Id_prodcodeNom

tarifImagecréation

MAJcommentaire

LG_Comm

Id_LGPrix

Qtécréation

MAJDistributeur

Id_Distrcode

code_confidNom

Emailcréation

MAJ

Commande

Id_COMMD_ValideD_Livrecréation

MAJ


Besoins en données

• Distributeur

• Catégorie de produit

• Produit

• Commande ; État d’une commande

• Ligne de commande

• Conditions commerciales ; ristourne

• CA ; CA d’un commercial ; commission ; CA par distributeur


Besoins en données

• Catégorie : les produits sont regroupés en familles. Par exemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables

• Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques

• Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit

• Commande : émise par un distributeur et regroupe plusieurs lignes de commande

• Distributeur : un revendeur client de OrdiSup


Besoins en fonctions

• Création du site Extranet• Génération du catalogue ; mise à disposition sur

Extranet• Saisie et génération de la commande• Vérifications automatiques de la commande• Vérification en ligne de la commande• Suivi de la commande• Introduction et mise à jour des distributeurs et des

Conditions commerciales• Consultation et export des CA Réalisés


Besoins en interfaces avec PME

– Import des informations sur le catalogue (gestion de produits)

– Transaction : Transmission de la commande pour traitement à PME (gestion de commandes)

– Interrogation : suivi d’une commande (gestion de commandes)

– Export des commissions vers la paye


Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …


Contraintes non fonctionnelles

• Performances maximum : accès au système : 10s ADSL, visualisation d'un produit : 5s, saisie d'une ligne de commande 1 mn

• Capacité du système : Nb maxi de distributeurs, de produits, de commandes par mois, …

• Sécurité : classique• Disponibilité du système : 24/24 7/7• Sauvegarde des données : 4 fois par jour• Tolérance aux pannes : 4 heures par mois, pas d'arrêt de plus

de 1/2 heure• Solution dégradée en cas de panne : envoi de commande par

fax ou par mail


Analyse des risques

• Les utilisateurs ne fournissent pas l'effort attendu

• La Direction ne soutient pas le projet

• Le projet a été sous-estimé

• Le progiciel retenu ne convient pas

• Le fournisseur du progiciel est fragile


Scénarios de solutions

• Définir les scénarios de solutions et de mise en œuvre du futur système d'information

• Élaborer les scénarios de solution (fonctionnelles et techniques) informatique

Positionner le futur système dans l'architecture fonctionnelle de l ’ensemble de l’entreprise. identifier les interfaces

Type de site, Autonomie, Répartition des données et des traitements, Choix d'ergonomie, Plate-forme matérielle, Sauvegarde, Outils de développement, Environnement logiciel, Sécurité, Scénarios de déploiement, Évaluation des coûts et des risques, Lotissement et planning (I)


Validation de l’Étude Préalable

• Valider l’étude préalable et obtenir le passage à l'étape des spécifications générales

• Revoir l'analyse coûts / bénéfices (U)

• Planifier sommairement le projet (U)

• Rédaction d'un dossier de choix (Bilan comparatif de chaque scénario) (I)

Documents

22/10/031Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude préalable pour le projet Gestion des ventes