266 CORRESPONDANCE D’AFFAIRES Micheline Bartlett …...4 Correspondance d’affaires anglaise La Fondation de l’entrepreneurship s’est donné pour mission de promouvoir la culture

Brigitte Van Coillie-Tremblay, Micheline Bartlett et Diane Forgues-Michaud for -ment un trio gagnant de longue date, à l’origine de grands succès dans le domaine duguide de rédaction. Outre la première édition de Correspondance d’affaires anglaise,elles ont coécrit le best-seller Correspondance d’affaires ainsi que le Guide pratique de correspondance et de rédaction. Ferventes de la clarté, adeptes de la simplicité,amou reuses du travail bien présenté, les auteures signent ici la réédition d’un ouvrageattendu tant par les individus que par les entreprises.

ISBN 978-2-89472-435-4

Rayons librairie Affaires, référence

29,95 $

CORRESPONDANCED’AFFAIRES

INCLUS

Cédérom contenant

266 documents modèles,

tous en format Word

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et prêts à être utilisés

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Note de service, invitation, réponse à une plainte, refus de commandite, lettre derecouvrement, requête à un fournisseur, message de condoléances, rappel depaiement, etc. : vous trouverez dans la nouvelle édition revue et enrichie deCorrespondance d’affaires anglaise la matière et les exemples qui vous permettrontde rédiger dès aujourd’hui vos propres lettres d’affaires en anglais.

Précieux assistant pour toutes les situations où écrire en anglais ne va pas de soi, ceguide polyvalent présente de façon limpide les principales règles épistolaires (enmatière d’adressage et de rédaction, par exemple), grammaticales et graphiques quimènent à des communications réussies. En plus de fournir 266 modèles de lettresqui correspondent aux besoins les plus courants pour la gestion des affaires et qu’onpeut simplement adapter, Correspondance d’affaires anglaise traite abondammentdes échanges par courriel et aborde l’aspect juridique des écrits.

Pratique, facile à consulter et répondant adéquatement aux besoins des travailleursen entreprise, voilà un guide indispensable pour toute personne appelée à commu-niquer par écrit dans la langue de Shakespeare.

Van Coillie-Tremblay

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•Brigitte Van Coillie-Tremblay Micheline Bartlett Diane Forgues-Michaud


ANGLAISE

COLLECTIONENTREPRENDRE

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Cédérominclus

Les règles d’écriture à connaîtreLes formules d’usage courantLes échanges par courriel 266 modèles de documents rédigés en anglais

CORRESPO

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ANGLAISE

2E ÉDITION REVUE ET ENRICHIE

2e édition revue et enrichie

ANGLAISE

Extrait de la publication

Table des matières 1


Les Éditions Transcontinental inc. Les Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship24e étage 55, rue Marie-de-l’Incarnation, 1100, boul. René-Lévesque Ouest bureau 201Montréal (Québec) H3B 4X9 Québec (Québec) G1N 3E9Tél. : 514 392-9000 Tél. : 418 646-1994, poste 2221 800 361-5479 1 800 661-2160, poste 222www.livres.transcontinental.ca www.entrepreneurship.qc.ca

La collection Entreprendre est une initiative conjointe de la Fondation de l’entrepreneurship et des Éditions Transcontinental visant à répondre aux besoins des futurs et des nouveaux entrepreneurs.

Pour connaître nos autres titres, consultez le www.livres.transcontinental.ca. Pour bénéficier de nos tarifs spéciaux s’appliquant aux bibliothèques d’entreprise ou aux achats en gros, informez-vous au 1 866 800-2500.

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Van Coillie-Tremblay, Brigitte, 1945-

Correspondance d’affaires anglaise2e éd. rev. et enrichie.(Collection Entreprendre)Publ. en collab. avec Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship.Doit être acc. d’un disque optique d’ordinateur.Comprend du texte en anglais.

ISBN 978-2-89472-435-4 (Éditions Transcontinental)ISBN 978-2-89521-133-4 (Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship)

1. Correspondance commerciale anglaise. 2. Modèles de lettres. 3. Correspondance anglaise. I. Bartlett, Micheline. II. Forgues-Michaud, Diane. III. Titre. IV. Collection: Entreprendre (Montréal, Québec).

HF5726.V36 2010 651.7’5 C2010-940022-4

Conception graphique de la couverture : Studio Andrée RobillardMise en pages : Diane Forgues-MichaudCorrection : Jacinthe LesageImpression : Transcontinental Gagné

Tous droits réservés. Toute reproduction en tout ou en partie, par quelque procédé que ce soit, graphique, électronique ou mécanique, eststrictement interdite sans l’autorisation écrite de l’éditeur.

Imprimé au Canada© Les Éditions Transcontinental et les Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship, 2010Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2e trimestre 2010Bibliothèque et Archives Canada

��Nous reconnaissons, pour nos activités d’édition, l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aideau développement de l’industrie de l’édition (PADIÉ). Nous remercions également la SODEC de son appui financier (programmesAide à l’édition et Aide à la promotion).

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Les Éditions Transcontinental sont membres de l’Association nationale des éditeurs de livres (ANEL).

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Brigitte Van Coillie-TremblayMicheline Bartlett

Diane Forgues-Michaud


4 Correspondance d’affaires anglaise

La Fondation de l’entrepreneurship s’est donné pour mission de promouvoir la culture entrepreneuriale comme moyen privilégié pour assurer le plein développement écono-mique et social de toutes les régions du Québec.

Elle o�re des produits et services incontournables pour les entrepreneurs tels le mento-rat d’a�aires, un service de haut calibre et disponible partout au Québec, une série de conférences ainsi que la plus vaste collection de livres de langue française dédiée au démarrage, à la gestion et à la croissance des entreprises. De plus, son centre de vigie et de recherche sur la culture entrepreneuriale, unique au monde, produit recherches, analyses et bulletins d’information sur les tendances mondiales et pratiques exemplaires en matière de sensibilisation et d’éducation à l’entrepreneurship.

La Fondation de l’entrepreneurship s’acquitte de sa mission grâce à l’expertise et au soutien �nancier de plusieurs organisations.


PRÉFACE

Depuis la première édition de Correspondance d’affaires anglaise en 1998, la correspondance d’affaires a fait l’objet d’une transformation radi cale. Beaucoup moins de papier, beaucoup plus de courrier électro-nique, moins de mots, moins de formules toutes faites, plus de fluidité et d’efficacité… À plus de 50 courriels par jour, voire une centaine chez bien des gens d’affaires, il faut aller droit au but, et vite! Pas de doute, l’écrit a encore et toujours sa place, qu’il s’agisse de confirmer une com mande, de passer un accord, de féliciter un collaborateur ou de trans mettre des instructions claires ou officielles.

La correspondance d’affaires peut revêtir des formes fort différentes selon le destinataire et le contenu à transmettre. Par exemple, elle peut être incitative lorsqu’elle vise à accroître les ventes ou à susciter l’inté - rêt de la clientèle. Elle peut aussi être rédigée sur un ton très ferme; c’est le cas de certaines lettres de recouvrement. Chose certaine, dans tous les cas, pour être crédible, la correspondance d’affaires doit formuler le message de façon claire tout en respectant certaines conventions et en prenant en considération les répercussions des écrits ou des transac - tions sur le plan juridique.

C’est là que Correspondance d’affaires anglaise se révèle encore utile. En effet, ce livre outille, au quotidien, les gens d’affaires afin qu’ils puis-sent assurer l’efficacité de leurs transactions et de leurs relations d’af-faires dans une langue qu’ils ne maîtrisent pas toujours aussi bien que le français. Voilà pourquoi l’ouvrage comporte, en plus des lettres courantes, de nombreux modèles de lettres qui traitent de prospection des marchés, d’exportation et d’expédition des marchandises. Voilà aussi pourquoi un associé d’un des grands cabinets d’avocats internationaux spécialisés en droit commercial a accepté d’enrichir les contenus de ses remarques et de ses mises en garde.



Le résultat : un livre très pratique et concret qui a été spécialement conçu à l’intention des francophones qui mènent des transactions d’affaires en anglais. Un livre d’autant plus pratique qu’il est complété d’un cédérom contenant plus de 250 modèles de lettres, tous en format Word pour Mac ou PC, prêts à être utilisés ou adaptés.

Me Marc BeaucheminFasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l.

M. Stéphane Lavallée Vice-président, Solutions d’affaires, Médias TranscontinentalÉditeur, Groupe Les Affaires


TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION ..................................................................................... 15

PARTIE I – LA CORRESPONDANCE ANGLAISE ........................................ 21

LA LETTRE ................................................................................................................................ 23Le papier. .................................................................................................................................... 24Les références ............................................................................................................................ 24Les mentions d’acheminement et de caractère .......................................................................... 25La date........................................................................................................................................ 25La vedette ................................................................................................................................... 26 Exemples d’adresses ........................................................................................................... 37La mention « Attention » ............................................................................................................. 39L’appel ........................................................................................................................................ 40L’objet ......................................................................................................................................... 43L’introduction .............................................................................................................................. 43Le corps de la lettre .................................................................................................................... 44La conclusion.............................................................................................................................. 48La salutation ............................................................................................................................... 48La signature ................................................................................................................................ 49 La raison sociale de l’entreprise........................................................................................... 49 Le nom du signataire............................................................................................................ 50 La signature par délégation.................................................................................................. 52 Les signatures doubles ou multiples .................................................................................... 52Les mentions diverses ................................................................................................................ 53 Les initiales d’identification................................................................................................... 53 Les pièces jointes................................................................................................................. 54 Les copies conformes .......................................................................................................... 54 Le post-scriptum................................................................................................................... 55La mise en pages ....................................................................................................................... 55 Le cadrage ........................................................................................................................... 56 Les interlignes ...................................................................................................................... 56 L’alignement ......................................................................................................................... 58 Lettre comportant plus d’une page....................................................................................... 58 Les espacements ................................................................................................................. 59Exemple de lettre à un alignement ............................................................................................. 61Exemple de lettre à deux alignements ....................................................................................... 63Exemple de lettre à trois alignements ........................................................................................ 64Exercices .................................................................................................................................... 65

L’ENVELOPPE........................................................................................................................... 67



LA NOTE .................................................................................................................................... 68La date........................................................................................................................................ 71L’objet ......................................................................................................................................... 71Le corps de la note ..................................................................................................................... 71Exemple de note......................................................................................................................... 72

LE COURRIER ÉLECTRONIQUE ............................................................................................. 73L’obligation de réponse rapide.................................................................................................... 74La rapidité ................................................................................................................................... 74La réduction des coûts ............................................................................................................... 76La facilité à joindre plusieurs destinataires ................................................................................. 76Les joies et les peines des fichiers ............................................................................................. 77Un outil de travail ou de communication personnelle ................................................................. 79La confidentialité, la sécurité et les droits d’auteur ..................................................................... 80Des précautions en cas de litige................................................................................................. 81L’invasion et les effets sur le rendement .................................................................................... 81Un nouveau classeur : le disque dur .......................................................................................... 82Le danger de relâchement sur la qualité .................................................................................... 84Les usages à uniformiser pour ce moyen de communication incontournable ............................ 88

LA CONFIDENTIALITÉ DANS LES ÉCHANGES PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE (par Me Beauchemin) ................................................. 90

Le nom de l’expéditeur de courriel : anonyme............................................................................ 90Un message par courriel, confidentiel comme une carte postale ............................................... 91Au nom de la loi, donnez-moi vos courriels ................................................................................ 92Un avis de confidentialité dans vos courriels, une illusion?........................................................ 93Des méthodes de contrôle.......................................................................................................... 94Les lois encadrant l’informatique, en constante évolution .......................................................... 95

PARTIE II – GRAMMAIRE ET PRÉSENTATION ........................................ 99

L’ORTHOGRAPHE .................................................................................................................. 101Orthographe d’usage ................................................................................................................ 101

LA MAJUSCULE ..................................................................................................................... 104Règles générales...................................................................................................................... 104Les titres ................................................................................................................................... 104Les titres de fonction ................................................................................................................ 105Les noms de personnes ........................................................................................................... 105Les mots prenant toujours la majuscule ................................................................................... 106Les abréviations ....................................................................................................................... 107Exercices .................................................................................................................................. 108

LES ABRÉVIATIONS ............................................................................................................... 109Les abréviations courantes........................................................................................................111Exercice .....................................................................................................................................116


LES COUPURES DE MOTS EN FIN DE LIGNE ......................................................................117Exercice .................................................................................................................................... 121

LA PONCTUATION .................................................................................................................. 122Le point ..................................................................................................................................... 122Les points de suspension ......................................................................................................... 124Le point d’interrogation ............................................................................................................. 124Le point d’exclamation .............................................................................................................. 125La virgule .................................................................................................................................. 126 À l’intérieur d’une proposition ............................................................................................. 126 Dans un groupe de propositions ........................................................................................ 130Le point-virgule ......................................................................................................................... 132Le deux-points .......................................................................................................................... 133Les guillemets........................................................................................................................... 135L’apostrophe ............................................................................................................................. 137Les parenthèses ....................................................................................................................... 141Les crochets ............................................................................................................................. 142Le tiret....................................................................................................................................... 142Le trait d’union .......................................................................................................................... 143La barre oblique........................................................................................................................ 145Exercice .................................................................................................................................... 146

LES CARACTÈRES ................................................................................................................. 148Les caractères italiques ............................................................................................................ 148Les caractères gras .................................................................................................................. 149

L’ÉNUMÉRATION VERTICALE ............................................................................................... 149

PARTIE III – LETTRES MODÈLES ............................................................................. 153

LES EFFETS JURIDIQUES DES DOCUMENTS (par Me Beauchemin) ................................. 155C’est l’intention qui compte....................................................................................................... 155Attention, tout ce que vous écrivez peut être retenu contre vous ............................................ 157Les paroles s’envolent, mais les écrits restent ......................................................................... 157La bonne foi dans vos relations d’affaires ................................................................................ 158Au nom de la loi, vous êtes en demeure de vous exécuter! ..................................................... 159La confidentialité et la propriété intellectuelle au sein de votre entreprise ............................... 160Ces lois qui nous guident... ...................................................................................................... 161

LES COMMUNICATIONS AVEC LE PERSONNEL ................................................................ 165Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 165

Rappel de la mission de l’entreprise .................................................................................. 167Énoncé de mission ............................................................................................................. 168Guide sur le système téléphonique .................................................................................... 169Directives sur la planification des vacances....................................................................... 170



Offre d’une séance d’information (avantages sociaux) ...................................................... 171Convocation à la présentation des résultats d’une étude .................................................. 172Transmission d’un calendrier d’implantation ...................................................................... 174Départ à la retraite ............................................................................................................. 175Vœux aux employés à l’occasion des fêtes ....................................................................... 176Information sur le résultat des foires et des expositions .................................................... 177Recommandation positive d’un employé ........................................................................... 178Accusé de réception de candidature (candidature retenue) .............................................. 179Refus d’une candidature sur dossier (candidature non retenue) ....................................... 180Convocation à une entrevue .............................................................................................. 181Refus d’une candidature par l’entreprise (après entrevue) ................................................ 182Accueil d’un employé (agent de distribution) ..................................................................... 183Annonce d’une nomination................................................................................................. 184Motivation des employés.................................................................................................... 185Félicitations à un membre du personnel (travail bien fait).................................................. 186Mise à pied d’un employé .................................................................................................. 187

L’ACCROISSEMENT DES VENTES ....................................................................................... 189Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 189

Offre à un client (en se recommandant d’un tiers) ............................................................. 192Offre d’un nouveau produit (communiqué) ......................................................................... 193Invitation à une présentation .............................................................................................. 195Invitation à une présentation (carte)................................................................................... 197Félicitations à un client potentiel (à la suite d’une promotion)............................................ 198Remerciements à un client de longue date ........................................................................ 200Reprise de contact avec un ancien client........................................................................... 201Nouveau représentant commercial .................................................................................... 203Envoi d’une étude de marché ............................................................................................ 204Envoi d’une étude de marché (questionnaire) ................................................................... 205Demande d’autorisation de soumissionner ........................................................................ 207Envoi d’une soumission (produit) ....................................................................................... 208Confirmation d’un rendez-vous .......................................................................................... 210Suivi d’une visite ou d’une présentation ..............................................................................211Suivi d’une rencontre ......................................................................................................... 213Suivi d’une rencontre (évaluation)...................................................................................... 214Réponse à une demande d’information (remise et conditions de crédit) ........................... 215Réponse à une demande d’information (service après-vente) .......................................... 216Réponse à une demande d’information (adresse d’un concessionnaire) .......................... 217Réponse à une demande de conseil.................................................................................. 218

LES RELATIONS AVEC LE CLIENT ....................................................................................... 219Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 219

Accusé de réception d’une commande (vérification des conditions de livraison) .............. 223Réorientation du client vers une autre source.................................................................... 225Annonce de l’envoi de marchandises ................................................................................ 227Transmission d’un contrat .................................................................................................. 228


Transmission d’une facture ................................................................................................ 229Retour d’un chèque sans provision .................................................................................... 230Remerciements à un client (pour sa fidélité) ...................................................................... 231Proposition de vente (après une réclamation satisfaite) .................................................... 232Explications sur un malentendu ......................................................................................... 234Justification d’une hausse de prix ...................................................................................... 235Annonce d’un retard de livraison (commande imprécise) .................................................. 236Acceptation d’une plainte (délai imputable à l’entreprise) .................................................. 237Acceptation d’une plainte (matériel défectueux) ................................................................ 238Acceptation d’une plainte (erreur de facturation) ............................................................... 239Acceptation d’une plainte (mauvais service) ...................................................................... 240Refus de modifications de conditions................................................................................. 241Refus d’accorder une remise ............................................................................................. 242

LES TRANSACTIONS AVEC LES FOURNISSEURS ............................................................. 245Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 245

Demande d’information (gamme de produits) .................................................................... 246Invitation à soumissionner.................................................................................................. 247Transmission d’une commande (accompagnée du numéro de carte de crédit) ................ 248Correction d’une commande .............................................................................................. 249Annulation d’une commande.............................................................................................. 250Réponse à une offre de produits ........................................................................................ 251Réception de marchandise non conforme ......................................................................... 252Refus de substitution de marchandises ............................................................................. 254Retour avec garantie .......................................................................................................... 256Délai de livraison ................................................................................................................ 257Erreur de facturation .......................................................................................................... 259Plainte (qualité du service) ................................................................................................. 260Demande de l’application des assurances......................................................................... 261Demande de délai de paiement ......................................................................................... 262

LE CRÉDIT ET LE RECOUVREMENT .................................................................................... 263Les principes généraux de rédaction........................................................................................ 263

Demande de crédit ............................................................................................................. 265Demande de meilleures conditions de crédit ..................................................................... 267Demande de renseignements au client avant d’accorder un crédit ................................... 268Demande de renseignements au client avant d’accorder un crédit (fiche) ........................ 269Demande de renseignements à un établissement financier .............................................. 271Approbation de crédit ......................................................................................................... 272Refus de crédit (mauvais crédit) ........................................................................................ 273Premier rappel de paiement (aimable) ............................................................................... 274Premier rappel de paiement (ferme) .................................................................................. 275Deuxième rappel de paiement (aimable) ........................................................................... 276Deuxième rappel de paiement (ferme)............................................................................... 277Suspension des livraisons jusqu’à acquittement de la facture ........................................... 278Accusé de réception d’un paiement partiel et d’un plan de remboursement étalé ............ 279


Rétablissement de crédit.................................................................................................... 280Excuses pour une lettre de recouvrement envoyée par erreur .......................................... 281Troisième rappel de paiement (par une maison de recouvrement) ................................... 282Rappel de paiement par un avocat .................................................................................... 283

LA GESTION DE LA CARRIÈRE ............................................................................................ 285La préparation d’un curriculum vitæ de base ........................................................................... 285La rédaction du curriculum vitæ adapté à l’emploi postulé....................................................... 286

Le curriculum vitæ chronologique ...................................................................................... 287Le curriculum vitæ fonctionnel ........................................................................................... 288La formule mixte ou le curriculum vitæ « chronofonctionnel » ........................................... 289

La lettre d’accompagnement .................................................................................................... 290Curriculum vitæ chronologique .......................................................................................... 291Curriculum vitæ fonctionnel................................................................................................ 295Curriculum vitæ chronofonctionnel..................................................................................... 299Demande d’emploi ............................................................................................................. 301Demande de stage ............................................................................................................. 302Demande de références..................................................................................................... 303Remerciements pour références ........................................................................................ 304Demande d’ajout d’une pièce au dossier ........................................................................... 305Démission (pour un emploi plus prometteur) ..................................................................... 306

DES LETTRES DIVERSES...................................................................................................... 307Remerciements pour de l’aide ........................................................................................... 308Invitation à une participation .............................................................................................. 309Remerciements pour une participation .............................................................................. 310Refus de participer en tant que membre .............................................................................311Demande de commandite .................................................................................................. 312Acceptation de commandite ............................................................................................... 313Refus de commandite ........................................................................................................ 314Refus d’achat de publicité .................................................................................................. 315Félicitations pour une nomination (nouveau poste) ........................................................... 316Vœux d’anniversaire à un client ......................................................................................... 317Vœux à un employé malade .............................................................................................. 318Condoléances (parent)....................................................................................................... 319Demande de renseignements à un hôtel ........................................................................... 320Avis de déménagement ..................................................................................................... 321Avis de déménagement (carte) .......................................................................................... 322Carte professionnelle ......................................................................................................... 323Explication d’une réponse tardive ...................................................................................... 324


PARTIE IV – CORRIGÉ DES EXERCICES .............................................................. 325

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................... 331

INDEX DES NORMES ..................................................................................................... 335

INDEX DES LETTRES MODÈLES .............................................................................. 351





INTRODUCTION

La correspondance – intérieure à l’entreprise ou extérieure à elle – est l’une des occasions les plus fréquentes que vous ayez de faire bonne impression sur ceux avec lesquels vous êtes en relation d’affaires. [...] Il y a, en affaires, peu d’éléments sur lesquels vous avez un effet direct, mais en voici un.

Mark McCormackTout ce que vous n’apprendrez jamais à Harvard

La mondialisation des marchés, une réalité désormais incontournable pour bon nombre d’entreprises, s’accompagne souvent pour les gens d’affaires francophones de l’obligation de traiter dans une autre langue, plus souvent qu’autrement en anglais. Et utiliser une autre langue, c’est souvent se soumettre à des lois et observer des façons de faire diffé-rentes. Pour cette raison, Correspondance d’affaires anglaise présente toute une variété d’usages allant de la lettre traditionnelle inspirée de l’usage britannique au style plus direct qui caractérise certains textes de nos voisins du Sud.

La démarche de rédaction

Pour rédiger cet ouvrage, nous avons d’abord dressé l’inventaire des principaux besoins de communication des gens d’affaires. Nous avons ensuite relevé les sujets les plus pertinents et les avons transposés dans des textes courts, concrets, vivants et simples, réservant les termes techniques et spécialisés aux situations où ils s’imposent. Par ailleurs, chaque fois que cela était possible, nous avons opté pour des mes sages personnalisés car, en abordant des sujets qui intéressent per son nel - lement le destinataire, nous sommes convaincues de mieux retenir son atten tion.


La liberté que nous prenons par rapport à certaines règles couram ment reçues risque de surprendre les plus orthodoxes en matière de rédac-tion d’affaires. Ce que certains pourraient qualifier d’audace (tandis que d’autres pourraient qualifier de conservatisme) n’est pourtant que le reflet des nouveaux usages qui s’implantent en matière de cor res pon dance d’affaires. Nous avons choisi de naviguer entre ces deux eaux en pri-vilégiant l’illustration des nouveaux usages, puisque le milieu des affaires a l’innovation pour marque de développement et de survie. Au cours de cet exercice de rédaction, nous avons été à la fois surprises, puis sti -mulées, par l’importance des changements à apporter.

Nous avons privilégié les sujets de lettres que nous considérons comme les plus pertinents : la prospection des marchés, les exportations, l’expédi-tion des marchandises, le crédit et le recouvrement ainsi que les com mu-ni ca tions avec le personnel et les partenaires. Et ce, avec des exemples de modes diversifiés d’expression écrite : lettre, note de service, com-muniqué, carte d’invitation, carte professionnelle, questionnaire, contrat, entente. Bref, un guide qui se veut aussi complet que possible pour les gens d’affaires!

De plus, afin de souligner les répercussions des documents écrits sur le plan juridique, Me Marc Beauchemin, du cabinet Fasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l., a résumé, au début de la troisième partie, les prin cipaux éléments juridiques à considérer dans la correspondance d’affaires.

Le courriel, notre nouveau mode de communication

Enfin, une section importante a été ajoutée sur le courrier électronique. En effet, ce mode de communication écrite, qui se nourrit de l’instan ta - néité de la conversation téléphonique, conserve cependant les attributs de la correspondance traditionnelle qui constitue la base juridique des écrits. La première partie renferme une section importante sur le cour-rier électronique, suivie d’un document du cabinet Fasken Martineau DuMoulin, S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur le même aspect.



Une première mise en garde

Les utilisateurs de nos livres antérieurs nous ont confié qu’ils s’en ser vent très souvent, non pas pour copier les lettres mot à mot, mais comme source d’inspiration. Excellente idée : les modèles proposés ne devraient servir qu’à réduire le temps d’identification du sujet à couvrir et à fournir des exemples de façons de le communiquer.

Tout cela est encore bien plus vrai pour les quelques modèles de contrats ou de conventions présentés sur le cédérom. Ceux-ci visent uniquement à sensibiliser le lecteur au besoin de se protéger et à suggérer des ave-nues de rédaction possibles. En fait, vous ne devriez jamais utiliser les modèles proposés tels quels. Vous connaissez la maxime « Mieux vaut prévenir que guérir »... Eh bien, appliquez-la constamment; consultez un avocat chaque fois que vous voulez réaliser une transaction ayant une portée juridique, en particulier si vous faites affaire avec un interlocuteur assujetti à des lois ou à des règlements hors Québec.

Une deuxième mise en garde

Nous avons tenu à présenter des lettres reflétant le plus fidèlement la réalité. À cette fin, nous avons inventé des destinataires ainsi que des noms d’entreprises et de produits ou services. Donc, si une adresse ou un nom correspond au vôtre, sachez que c’est purement accidentel.

Dans bien des cas, les destinataires des lettres proviennent de pays qui ne sont pas d’expression française. Aux fins du présent ouvrage qui porte sur la correspondance d’affaires en anglais, nous vous avons fourni des textes et des appels en anglais. Nous tenons cependant à vous inciter à correspondre, chaque fois que possible, dans la langue de votre interlocuteur. Car, comme le mentionnait un industriel, l’an glais, c’est la langue des affaires. Mais la langue du profit, c’est celle du client!

Introduction



Les principaux éléments du livre

Nos modes et critères de rédaction ont été les mêmes que pour notre livre précédent.

• Pour faciliter la consultation, le livre comprend des rappels dans la marge ainsi qu’un index exhaustif et de consultation facile sur le con-tenu du livre et sur celui du cédérom.

• Le livre débute avec deux parties assez importantes : la première, sur les normes épistolaires et sur les grands principes d’une rédac - tion efficace, et la seconde, sur la grammaire et la présentation.

• La troisième partie, qui constitue la pièce maîtresse du livre, débute par quelques conseils du cabinet Fasken Martineau DuMoulin

S.E.N.C.R.L., s.r.l. sur les effets juridiques des documents. Les 118 lettres et documents qui y sont présentés sont séparés en 7 catégories, pour la plupart précédées d’un court texte expli quant les principes généraux de rédaction :

Les communications avec le personnel L’accroissement des ventes Les relations avec le client Les transactions avec les fournisseurs Le crédit et le recouvrement La gestion de la carrière Des lettres diverses

• Par ailleurs, le cédérom ci-joint contient non seulement les documents présentés dans le livre, mais également bien d’autres modèles de communications. Le pictogramme situé au haut des lettres indique le numéro du document à rechercher sur le cédérom.

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Nous espérons que vous aurez autant de plaisir à travailler avec ce « compagnon de rédaction » que nous avons eu à l’écrire.

Bonne lecture, bonne consultation!

Brigitte Van Coillie-TremblayMicheline BartlettDiane Forgues-Michaud

Introduction


La correspondance anglaise 21

PARTIE I

LA CORRESPONDANCE ANGLAISE

Rédiger une bonne lettre d’affaires consiste surtout à intéresser le destinataire et à transmettre vos idées de façon claire : c'est là le cœur et la raison d’être de la rédaction épistolaire. L’essentiel, c’est le message qui doit être transmis de façon attrayante et logique.

Toutefois, il y a aussi des usages à respecter, car ils témoignent de l’atten tion que vous consacrez à votre correspondant. Certes, les normes de rédaction en langue anglaise ne sont pas aussi rigoureuses qu’en français, mais il reste de nombreuses règles dont vous devez tenir compte et qui concernent, entre autres, les aspects suivants :

• laprésentationdel’adresse;• l’usagedelamajuscule;• lamentiondestitresdecivilitéoudefonction;• lafaçondecommenceretdeterminerunelettre.

En effet, la lettre, par son contenu et sa présentation, témoigne de votre préoccupationd’offrirdelaqualitépartoutettoujours.

Par ailleurs, pour faire ressortir certaines différences d’usage entre l’Amé rique du Nord et la GrandeBretagne, le drapeau bri tan nique paraît à côté des normes qui caractérisent ce pays.


Partie I22


LA LETTRE

Lors de la rédaction d’une lettre commerciale ou admi nistrative, plusieurs aspects sont à considérer. Tous ces aspects sont illustrés dans les lettres et les notes présentées dans la troisième partie.

La correspondance d’affaires peut s’inspirer de normes traditionnelles, qui restent des valeurs sûres, tout comme de nouveaux modes d’expression dictés par un désir de retenir l’intérêt et de réduire la longueur de la lettre. Le présent livre illustre l’un et l’autre de ces usages.

La lettre contient un ensemble de données qui doivent paraître selon un ordre établi. À titre indicatif, nous présentons dans l’ordre les divers éléments de la lettre.

• Lesréférences(References)• Lesmentionsd’acheminementetdecaractère(Mailing

and Special Notations)• Ladate(Date)• Lavedette(Inside Address)• Lamention«Attention»(Attention Line)• L’appel(Salutation)• L’objet(Subject Line)• L’introduction(Introduction)• Lecorpsdelalettre(Body of the Letter)• Laconclusion(Conclusion)• Lasalutation(Complimentary Close)• Lasignature(Signature)• Lesinitialesd’identification(Reference Initials)• Lespiècesjointes(Enclosure Notations)• Lescopiesconformes(Copy Notations)• Lepost-scriptum(Postscript)


Partie I24

Le papier

En général, le nom de l’organisme ou la raison sociale de l’entreprise sont imprimés sur dupapier à en-tête (letter-head).

Le papier à entête est réservé à la première page de la lettre.

Si la lettre d’affaires est écrite sur du papier ne comportant pas d’entête, vous pouvez inscrire votre nom ou votre adresse, ou les deux, au haut de la lettre soit contre lamarge de droite, soit au centre, comme suit :

85 Cadorna Drive Toronto, ON M4J 3W9

CHARLEEN L. STUART85 Cadorna Drive

Toronto, ON M4J 3W0

Pour une lettre personnelle ou pour une lettre de demande d’emploi, vous indiquez votre nom et votre adresse sous votre signature.

Les références (References)

Lesréférences(Your ref./Our ref.) renvoient au numéro de dossierouaunumérodecompte.Ellesseplacenttoujourscontre la marge de gauche. Si, comme c’est souvent lecas,lesréférencessontplacéesdansl’objet,ilestsuperflud’avoir une ligne séparée pour le numéro de dossier.

Papier à entête

Numéro de dossier,

numéro de compte



Les mentions d’acheminement et de caractère (Mailing and Special Notations)

Lesmentionsd’acheminement(Express, Special Delivery, Registered Mail, Certified Mail, Fax…) se placent contre la margedegaucheau-dessusdeladate.Lesmentionsdecaractère (Personal, Confidential, Urgent) se placent au même endroit. Ces mentions s’écrivent généralement en majusculesouenminusculessoulignées.Dans les rarescasoùunelettrecomporteetunementiond’acheminementet une mention de caractère, vous devez les disposer l’une sous l’autre.

Notez qu’on n’emploie qu’une des mentions de caractère à la fois, c’estàdire Personal ou Confidential.

La date (Date)

S’iln’yapasderéférence,nidementiond’acheminementou de caractère, la date s’écrit directement sous la marge supérieure.Elleneseterminejamaisparunpoint.

La date peut s’écrire des trois façons suivantes : July29,2010(formecourante) 20100729(formepeucourante) 29 July 2010

Remarquezque l’indicationdu journ’est jamaissuiviedest, nd, rd ou th.

Dans une lettre d’affaires, vous n’indiquez le lieu d’expé dition avant la date que s’il y a plusieurs adresses sur votre

Express, SpecialDelivery,Registered Mail, Certified Mail, Fax, Personal,Confidential, Urgent

Personal,Confidential

Jour

Lieu d’expédition

Partie I26

papier à entête. Le lieu d’expédition est alors séparé de la date par une virgule.

Halifax, July 2, 2010Halifax, 2010 07 02

La vedette (Inside Address)

Il n’y a pas de limite à la longueur de la vedette. Cependant, elle ne doit pas comporter plus de cinq lignes si vous utilisez une enveloppe à fenêtre.

Chaquelignedelavedettecommenceparunemajuscule,sauf lorsqu’une ligne est la suite de l’autre. Dans un tel cas, vous pouvez laisser deux espaces au début de la deuxième ligne.

Mr. James Lang, PresidentDominionWarehouse,Storageand Moving Co., Ltd.221 King Street SWaterloo, Ontario N2J 9Z9

Vousneplaceznivirgulenipoint(sauflepointabréviatif)àlafindeslignes.

Pour le courrier à destination du Québec ou d’un pays francophone, le titre de civilité et le titre de fonc tion peu vent paraître en anglais, mais l’adresse demeure en français.

Mr.HughMartin,GeneralManagerAssociation des consommateurs20, 1re AvenueSherbrooke(Québec)J1M9R8

Enveloppe à fenêtre

Majuscule

Ponctuation

Pays francophone



Pour le courrier à envoyer à l’étranger, res pectez l’usage du pays du destinataire, car la lettre y sera traitée par le service local des postes. Sur la lettre, le nom du pays s’indique dans la même langue que celle qui est utilisée dans la lettre.

Mr.JosephPirennePirenneBedrijfsrevisoren&Co.Bld. Mettwewielaan, 272 b21080 BrusselBELGIUM

Afin d’expliquer les règles à suivre pour bien rédigerune adresse en anglais, prenons une adresse fictive etexaminonsla en détail.

Ms. Joyce N. O’Conner, AccountantDirector of ProductionAshby & Martin Data Processing Co., Ltd.1125 First Street West, Suite 25Toronto, Ontario M5J 2A6

Ms.1 Joyce N.2 O’Conner3, Accountant4

1 Dans l’adresse, vous devez écrire un titre de civilité, soit Mr., Mrs., Ms., Miss, Messrs. (pourungrouped’hommes),Mss.(leplurieldeMs.).

Ce n’est que dans les cas où vous ignorez le sexe du destinataire que le titre de civilité peut être omis.

Lee MartinClaudeSmith

Pays non francophone

Titre de civilité

Partie I28

Tous les termes abrégés (Mr., Mrs., Ms., Messrs., Mss.) sont suivis d’un point.

Mr, Mrs, Ms, Messrs, Mss (Les abréviations neprennent pas de point.)

En général, Ms. est utilisé comme titre de civilité pour les femmes. Le terme Miss est réservé à celles qui indiquent qu’elles veulent porter ce titre.

Les titres professionnels et les titres particuliers tels que Professor, Reverend, etc., ne sont habituellement pasabrégés, mais Doctor(Dr.) peut l’être.

Les abréviations suivantes peuvent être employées avant ou,lecaséchéant,aprèslenomdelapersonne:

Avant le nomHon.(Honourable) devant le nom d’un premier ministre

d’une province ou devant le nom d’un ministre.

Rt.Hon.(Right Honourable) devant le nom du premier ministreduCanadaoudujugeenchefdela Cour suprême.

Dr.(Doctor)

Après le nomJr.(Junior),M.D.(Doctor),Sr.(Senior)

Remarque : Dans le cas d’un médecin, évitez de ré péter la mention du titre. Par exem ple, écrivez Dr. Richard P. Durban ou Mr. Richard P. Durban, M.D.

Abréviation

Miss, Ms.

Titre professionnel, titre particulier

Abréviation



2 En anglais, les prénoms composés sont très rares. Quandunepersonneutiliseunedeuxièmeinitiale,ils’agiten général d’un deuxième prénom. Il est donc peu usuel de mettre un trait d’union entre le prénom et l’initiale.

Mr. Larry R. Hoffman

3 Lorsqu’unefemmemariéeportesonnomdejeunefilleet le nom de famille de son mari, les deux noms sont écrits au long et reliés par un trait d’union. Il en est de même pour les personnes qui portent le nom de famille de leur père et celui de leur mère.

Notezqu’ilnefautjamaisabrégerunnomdefamillecomposé.

Mrs.JoanneParker-Tracyet nonMrs. Joanne P.Tracy

4 Vouspouvezajouterlamentiondelaprofession(Eng. ou Engineer, Notary, etc.) après le nom de la personne. Le nom et la mention sont alors séparés par une virgule. Le titreprofessionnelprendtoujourslamajusculeinitiale.

Vous pouvez aussi indiquer le grade universitaire, qui est généralement abrégé. Les abréviations désignant le grade universitaire ne sont pas séparées par une espace, mais comportent des points abréviatifs.

Ph.D.(Doctor of Philosophy)B.Sc. ouB.S.(Bachelor of Science)LL.B.(Bachelor of Laws)M.B.A.(Master of Business Administration)D.D.S.(Doctor of Dental Surgery)

Prénom composé

Nom de famille composé

Profession

Grade universitaire

Partie I30

Director1 of Production2

1 Si la profession ou le grade universitaire ne paraissent pas dans la vedette, le titre de fonction peut suivre immédiatement le nom de la personne. Dans ce cas, le titre est séparé du nom par une virgule. Sinon, il est placé sur la ligne suivante.Le titrede fonctionprend toujours lamajusculeinitiale.

Ms. Nadia Roy, President Consumers Association Ms. Nadia RoyPresidentConsumers AssociationMs.NadiaRoy,Ph.D.President, Consumers AssociationMs. Audrey Ann LambDirector of Production

2 Queletypedel’unitéadministrative(Branch, Service, Di-vision, Department, etc.) soit indiqué ou non, vous devez mettrelamajusculeàtouslesmots,saufauxarticles,auxconjonctions et aux prépositions demoins de quatre let-tres.

Mr.JohnCosbyDirector, AccountingMr.JohnCosbyDirectoroftheAccountingDepartment

Ashby &1 Martin Data Processing Co.,2 Ltd.3, 4

Vousdevezécriresansaucunemodificationlenomdel’or-ga nisme ou de l’entreprise. Si l’organisme ou l’entre prise a uneraisonsocialebilingue,utilisez latraductionofficielle.

Titre de fonction

Unité administrative

Raison sociale


S’il a une raison sociale unilingue, ne tentez surtout pas de traduc tion : citezla telle quelle.

1 Laperluète(&)nes’emploiequedanslesnomsdesociété.

Cooper&BruntCo.,Ltd.

2 Les termes Company (Co.) et Limited (Ltd.) sont sou vent séparés l’un de l’autre par une virgule.

3 Les termes Company, Limited et Incorporated s’écri vent avec lamajuscule initiale; ils ne sont abrégés (Co., Ltd. et Inc.) que si l’organisme les abrège dans sa raison sociale.Notezquecesabréviationssont toujourssuiviesd’un point.

4 Tous les termes d’une raison sociale ou du nom d’une institutionprennent lamajuscule initiale,sauf lesmotsof, the et and. Bien entendu, si the figureaudébutdelarai-sonsociale,ilconservelamajusculeinitiale.

JonesDataProcessingandTechnologyInc.Supreme Court of CanadaGeneralManagerofTheSocietyForthe Promotion of Science

11251, 2 First3 Street4 West5, Suite6 25

1 Vous ne placez pas de ponctuation ni d’espace dans le numéro, quelle qu’en soit la longueur.

2 Vous ne mettez pas de virgule entre le numéro et le nom de la rue. Toutefois, si le nom de la rue est un nombre écrit

Perluète,«et»commercial

Company, Limited

Company, Limited,Incorporated

Majuscule

Ponctuation, espace

Tiret

Partie I32

enchiffres,vousplacezuntiretentrelenuméroetlenomde la rue.

17981—31st Street

3 Silenomdelarueestunchiffredeun à dix, le nombre ordinal est écrit en toutes lettres. Les nombres supérieurs à dixpeuventêtrecardinaux (25,33, formulequisembleêtrelaplusutilisée)ouordinaux(25th,33rd,etc.).Danscederniercas,lechiffreestsuividest, nd, rd ou th. Ces abréviations se placent sur la ligne — elles ne sont pas mises en exposant comme en français — et elles ne se terminent pas par un point.

88SixthAvenue7981—31 Street7981—31st Street

Sil’adjectifSaint figuredanslenomdelarue,ils’écritdanssaformeabrégée(St.), se termine par un point abréviatif et n’est pas suivi d’un trait d’union, mais d’une espace. Notez que ce terme ne prend pas la forme fémi nine.

St.CatharinesSt. Louis

Si le nom de la rue est un nom composé ou un nom qui comprendplusieurséléments(nomprécédéd’unprénom,d’untitreoud’unqualificatif),lesélémentsnesontpasre-liés par un trait d’union.

Bear Run AvenueWinstonChurchillBoulevardPrince of Wales DriveWhiteBirchRoad

Nom de la rue

Saint

Nom composé


4 Vousdeveztoujoursindiquerletypedevoie(Avenue, Street, Boulevard, etc.). Ces indications prennent la majusculeinitiale.Essayezdenepaslesabréger.

5 Les mentions East, North, South et West s’écrivent avec unemajuscule et peuvent être abrégées. Dans cecas, elles ne prennent pas le point abréviatif. De plus, elles peuvent être placées soit après le nom de la rue, soit après le numéro, selon la façon indiquée par le destinataire.

180MainStreetSouth180SouthMainStreet144 Apple Drive SW142 E 31st Street

6 Les termes à utiliser pour préciser l’adresse dans un édificesont:Apartment, Room, Office, Suite, etc. Dans un tel cas, vous inscrivez le terme suivi de l’indication du nombre enchiffres,saufpourone qui s’écrit en lettres.

Liste des abréviations utilisées dans les adresses

Apartment Apt. Place Pl.Avenue Ave. PostOfficeBox P.O. BoxBoulevard Blvd. Road Rd.Building Bldg. Rural Route R.R.Care of c/o Saint St.Crescent Cres. Second 2ndDrive Dr. Seventh 7thEighth 8th Sixth 6thFifth 5th Street St.First 1st Tenth 10thFourth 4th Third 3rdHeights Hts. Trail Tr.Ninth 9th

Indication de la voie

Apartment, Room, Office, Suite

Point cardinal

180 Partie III

September 7, 2010

Mr. Harry Lennon62 Aston RoadB2 4JT BirminghamGREAT BRITAIN

Dear Mr. Lennon:

Thank you for your application for the position of public relations officer with our Company.

Our advertisement in the Globe and Mail attracted a large number of applicants who, like you, have considerable experience and skills to offer.

We have selected a candidate whose qualifications closely match our requirements and regret that we cannot offer you a position at this time.

I thank you for expressing interest in our Company and wish you success in your future endeavors.

Sincerely yours,

Brian CooperRS/rs President

35

REFUS D’UNE CANDIDATURE SUR DOSSIER(candidature non retenue)

Lettres modèles 193

PressReleaseFor immediate release

CYCLERIE CELEBRATES 20TH ANNIVERSARYWITHLAUNCHOFNEWPRODUCT

Sherbrooke, Québec–This September 11, 2010, Cyclerie marked its 20th anniversary by launching the ELECTRICYCLE, a competitively priced new electrically-assisted bicycle that features a superor design and added capacity.

Speaking at a press conference held at the Company’s head office in Sherbrooke, Martin Trembath, President of Cyclerie, said that the ELEC-TRICYCLE is a tribute to the Company’s unfailing commitment to meet the needs of its customers.

“We’ve been in business for 20 years and we have always been on the cutting-edge,” said Trembath, in announcing the ELECTRICYCLE. “Whether through product development, enhanced customer service, participator man-age ment, or total quality initiatives, we have always been innovative. The launch of the ELECTRICYCLE is a tribute to this ongoing trend.”

Twenty years ago, Cyclerie was a home-based operation run by Martin Trembath. After just 18 months, the Company moved to Sherbrooke’s In dus-trial Park, where it continued to grow to its present size of 450 employees.

61

OFFRED’UNNOUVEAUPRODUIT(communiqué)


Lettres modèles 203

October 12, 2010

Mr. Robin Meakin6556 Pasqua StreetMount Laurel, NJ 88723UNITED STATES

Dear Mr. Meakin:

Within the next few weeks, Mr. Elmut Seiler, EnergySave Systems’ new representative for the United States, will visit you to introduce himself and discuss how to best service your account.

Mr. Seiler, who replaces Mr. Konrad Gassman, has in-depth knowledge and experience in our field. He has a degree in Electrical Engineering from the University of Berlin, where he also studied Sales and Marketing. For three years, he worked as an electrical engineer in the Product Design De part ment of Dupont, Pennsylvania. He then became, at his own re quest, the Com pa ny’s sales representative for the New England area. When he decided to move back to New Jersey for personal reasons, he offered us his ser vices, and we gladly hired him.

You will find that, like Mr. Gassman, Mr. Seiler is thoroughly familiar with our products and is totally committed to customer satisfaction. We are ex treme - ly confident that he will provide you with the quality of service you have come to expect from EnergySave Systems.

Cordially yours,

Normand Michaud, Eng., MBA/lg Sales Manager

78NOUVEAUREPRÉSENTANTCOMMERCIAL


Brigitte Van Coillie-Tremblay, Micheline Bartlett et Diane Forgues-Michaud for -ment un trio gagnant de longue date, à l’origine de grands succès dans le domaine duguide de rédaction. Outre la première édition de Correspondance d’affaires anglaise,elles ont coécrit le best-seller Correspondance d’affaires ainsi que le Guide pratique de correspondance et de rédaction. Ferventes de la clarté, adeptes de la simplicité,amou reuses du travail bien présenté, les auteures signent ici la réédition d’un ouvrageattendu tant par les individus que par les entreprises.

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