45ième Carnaval de Gentilly PV – 11 – 06-01-2014

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45ième Carnaval de Gentilly Procès-verbal – Onzième réunion des membres du Comité

Tenue au Centre Lise Blanchette

Sous la présidence de Yohan Ladouceur

Lundi, le 6 janvier 2014 à 19h30

650, des Galaxies, Bécancour G9H 4J9

ÉTAIENT PRÉSENTS : 31

André GRIMARD ; Catherine BABIN ; Céline THIBODEAU ; Danielle ST-LOUIS ; Dave SUTHERLAND ; Denis HAMELIN ;

Étienne MICHAUD ; Ginette DESSUREAULT ; Guy BOURQUE ; Guylaine DESHAIES ; Isabelle PARRE ; Jacqueline TAPP ;

Jean DEMERS ; Josée MAGNY ; Marie-Phillipe MAILHOT ; Mario TOURIGNY ; Michel MAILHOT ; Nancie TOUTANT ;

Nathalie BARIL ; Nicole LAFONTAINE ; Pierre LAFONTAINE ; Pierre MORAS ; l’abbé Pierre PROULX ; Réjean HAMEL ;

Roxane BEAUDET ; Steve BRUNELLE ; Sylvain GUIMOND ; Sylvie RICHER ; Valérie BEAUDET ; Yohan LADOUCEUR ;

Yoland GUIMOND.

ÉTAIENT ABSENTS : 45

Alain GILBERT ; Alain SOULARD ; Alain VERVILLE ; André DESSUREAULT ; André TOURIGNY ; Carole BRUNELLE ;

Claude CARIGNAN ; Claude GRANDMONT ; Émilie CLICHE ; France DESHAIES ; Geneviève VILLENEUVE ; Gilles NEAULT ;

Guillaume HÉBERT ; Hélène BARIL ; Hélène DUBUC ; Ian CHOUINARD ; Janik OUIMET ; Jean CARIGNAN ;

Jean PHILIBERT ; Jean-Pierre ALLARD ; Jean-Sébastien HÉBERT ; Joanie MAILHOT ; Josianne POISSON ; Julie PELLERIN ;

Karine GALLANT ; Karl GRONDIN ; Linda BOGUS ; Luc PÉPIN ; Lyne HÉBERT ; Marie POIRIER ; Marie-Ève BOISVERT ;

Marie-Claude BARIL ; Marie-Pier GRANDMONT ; Marie-Pierre DRAPEAU ; Michel BLANCHETTE ; Michel BOGUS ;

Nelson MORIN ; Nicole BOUTIN ; Normand HOULE ; Normand LAMPRON ; Paule DEMERS ; Pier-Luc GUIMOND ;

Ronnie ROBILLARD ; Sébastien DUBUC ; Suzie BEAUCHEMIN.

1. Accueil du comité

Bonsoir à tous ! Yohan nous souhaite une « Bonne Année 2014 » ainsi qu’un « Bon Carnaval » !!! On entre

dans le dernier « blitz » du Carnaval … c’est excitant et j’ai très hâte de vivre les activités à venir !! Yohan a

une confidence à nous faire … Il n’a rien préparé pour la pige !!! Ce sera donc une blague grivoise … malgré

la présence de l’abbé Proulx !!!

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2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

La lecture de l’ordre du jour est faite par notre président Yohan. Pour le moment, aucun ajout à faire.

Proposé par Mario Tourigny ADOPTÉ

3. Adoption du procès-verbal de la dernière réunion (16 décembre 2013)

Le procès-verbal est adopté avec la modification suivante :

Au point 8.3 : C’est en fait une commandite de 2000,00 $ de COGECO. Et 300,00 $ sera utilisé

pour les « spots » publicitaires.

Proposé par Roxane Beaudet ADOPTÉ

4. Suivi des points soulevés lors de la dernière réunion (16 décembre 2013)

Le panneau d’avertissement pour la captation vidéo ou photos lors d’activités ainsi que la note sur

le site web a été fait par Sylvain Guimond.

La vente de foulard du Carnaval se fera au bar pendant la Parade.

5. Dernier « blitz » Parade et Soirée Ouidires

5.1 Parade

Tout est prêt. Le départ se fera du Club de Golf à 19h00 jusqu’au Esso. Dès

18h30, il y aura un chansonnier au centre du village. Il reprendra après le

défilé jusqu’à 21h00. La parade comptera 30 tableaux.

Les rues seront fermées à la circulation de la rue des Aigles à des Galaxies à

compter de 18h00. Le détour se fera par le rang des Milans jusqu’à des

Pluviers.

Il y aura un feu d’artifice sur le terrain de balle de l’école à 21h00.

L’animation du défilé sera assurée par Steve Brunelle ainsi que la reine du

25ième Carnaval soit Lucie Tourigny.

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5.2 Soirée Après-Parade – Ouidires

On demande un budget supplémentaire de 700,00 $ pour défrayer

le coût supplémentaire du kit de son pour le spectacle (ils sont 7

musiciens, le kit du carnaval n’est pas assez puissant).

Proposé par Mario Tourigny ADOPTÉ

Les portes de la Salle Yvon-Guimond ouvriront à 20h30 pour l’accès à la salle

des toilettes.

La vente de boisson se fera plus tard … soit vers la fin du feu d’artifice (car la

billetterie est à Parade d’abord et devra transférer à la salle par la suite).

Le spectacle du groupe « Ouidires » est prévu pour 21h30.

Le montage de la salle se fera à 13h00 samedi.

6. Dernier « blitz » Bingo

Aura besoin d’aide, dimanche à 10h00 – 10h30 pour installer les tables, les chaises et le matériel de bingo.

Pour le reste, tout est prêt.

7. Approbation de la liste d’émission de chèque

Pour la période du 16 décembre 2013 au 5 janvier 2014.

No chèque

À l’ordre de … Description Montant

2223 Servi Jeux Marqueurs et Cartes de Bingo 222,48 $

2224 Janik Ouimet Remboursement Dépenses Fête de Noël 136,90 $

2225 Réjean Hamel Remboursement Dépenses Fête Noël – Bar 56,95 $

2226 Ministre des Finances Permis de boissons – Super Bowl 83,00 $

2227 Animation Richard Lacroix Contrat de service – Défilé 289,74 $

2228 Animation Richard Lacroix Contrat service – Défilé (postdaté 11 janv.’14) 1 158,95 $

2229 Nedco Matériel Électrique 345,32 $

2230 Benoît Larivière (Studio Phonik) MLTV-13 – Mixage 437,50 $

2231 Steve Brunelle Remboursement Dépenses MLTV-13 96,11 $

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2232 Sylvain Guimond Remboursement Dépenses MLTV-13 26,92 $

2233 Productions Zani Vidéo et Infographie – Exécutif 152,14 $

2234 Intermarché Gentilly Bar 570,95 $

2235 Lyne Hébert Remboursement Dépenses – Couronnement 154,34 $

2236 L’Audi-C Matériel de sonorisation 30,99 $

2237 Medias Transcontinental Publicité 1 250,96 $

2238 Productions Zani Vidéos MLTV-13 5 609,21 $

TOTAL : 10 622,46 $

Proposé par Yoland Guimond ADOPTÉ

8. Approbation de budgets d’activités

Pas de budget à faire approuver pour ce soir.

9. Tour de table

Trésorerie : Toujours inscrire sur le coupon ou facture, qui a payé celle-ci et pour quelle activité. Ne pas mettre de trombone plutôt broché pour que les factures restent ensemble.

Vice-Présidence : Rien de spécial Mamoune : On travaille sur notre char allégorique. Bar : Les permis de bar pour la parade et l’activité plein-air sont arrivés Billeterie : Ça va. Éclairage : Les organisateurs du Blues et le Rallye, si vous avez des demandes, venez nous voir !!

Matériel : Tout est beau. Promotion : Tout va bien. Bonhomme : Tout va bien. Site web, vidéo, infographie : La note sur le site web est faite et le panneau d’avertissement aussi. Sonorisation : La logistique de la parade va bien. Tout est OK. Soutien : Pour les organisateurs d’activités, veuillez à ce que vos gens à l’entrée sachent à qui ils

doivent mettre des bracelets ou pas. Ainsi que qui paie son entrée ou pas – genre les duchesses et intendants !!

Tirage du 10 000$ : 66 livrets sont de retour, donc 6 600,00 $ de vendu. Blues : Les billets sont présentement en pré-vente chez Pikasso et à la Tabagie chez MAV. Couronnement : Ça va bien. Il reste des billets pour le souper … réservé à l’avance. Le casino aura

lieu sur la scène. Pour les gens participant à celui-ci, comme prix, il y aura un forfait (souper,

coucher et déjeuner pour deux) à l’Auberge Godefroy. Plein-Air : Nous aurons besoin de bénévoles pour le stationnement ainsi que des gens

responsable « encadrants » pour les activités (ski de fond – glissade etc.) On demande que les duchesses et intendants ainsi que le président et sa conjointe soient présents.

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Rallye : C’est maintenant le temps de s’inscrire pour participer au rallye. Pour ceux déjà inscrit,

venez payer votre dû, soit 8 $ par personne. Nous sommes à la recherche de bénévoles pour différentes tâches (départ, check point, arrivée, correction etc). Le départ se fera au Club de Golf avec possibilité de déjeuner sur place et l’arrivée à la Salle Yvon-Guimond avec le souper spaghetti.

Messe : Le travail se fait avec Isabelle Pépin, agente de pastorale. Bye bye : C’est la première lecture des textes avec les acteurs demain soir (mardi 7 janv.)

10. Varias-Ouverts

10.1 Commandite « Subway »

Il a été convenu que les 50 cartes de sous-marins 6 po gratuit seront distribuées pour

des prix de présences aux activités « Bingo », « Plein-Air », « Super Bowl » et « Rallye.

10.2 Statut - Demande d’immobilisation

Notre demande était de 4 500 $ de matériel de sonorisation et 1 500 $ autres (fixation

pour l’éclairage, etc). L’ensemble de la demande a été REFUSÉE par la Ville de

Bécancour. Yohan attend le retour de vacances de sa personne ressource à l’hôtel de ville

pour avoir plus de détails sur ce refus. Pour ce qui est dans dépenses déjà encourues

depuis le début du carnaval qui étaient incluses dans l’immobilisation, nous avons pris

entente à l’amiable avec les fournisseurs.

10.3 Promotion du 10 000 $

Nous avons besoin d’aide pour la vente des billets. Yohan nous lance le défi suivant:

Que chaque membre du comité vende au moins un livret (10 billets à 10,00 $) de groupe.

10.4 Levée du Drapeau à l’Hôtel de Ville

C’est jeudi le 9 janvier à 10h00 qu’aura lieu la levée du drapeau du Carnaval à l’Hôtel

de Ville de Bécancour. Il y aura un genre de conférence de presse à l’intérieur et ensuite,

ce sera la sortie à l’extérieur pour hisser le drapeau.

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11. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu lundi le 13 janvier à 19 h 30 à la Salle Lise-Blanchette.

12. Levée de l’assemblée

Levée de l’assemblée à 21h08.

Proposé par Étienne Michaud ADOPTÉ

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Guylaine Deshaies Yohan Ladouceur

Secrétaire Président