53856893 Gestion Du Temps

7/30/2019 53856893 Gestion Du Temps

1/32

Secrtariat de Direction, Secrtariat Bureautique


2/32

SOMMAIRE

Page

Rsum de thorieI. Classement des activits et planification de leur excution 12

I.1.Classification des activits 12 I.2. Planification de lexcution des activits 14

II. La dmarche de la gestion du temps 17 III. La dmarche de la gestion du temps au milieu professionnel 18IV. Les outils de la gestion du temps 20 V. Lagenda 21VI. Lagenda lectronique 23 VII. Les outils planificateurs de temps 24 VIII. Les avantages dune mauvaise gestion du temps 25 IIX. Les obstacles de la gestion du temps 27

IX. Les croque-temps 28 X. Les douze symptmes dune mauvaise gestion du temps 29

Guide de travaux pratique 30 I. TP1 31II. TP2 33III. TP3 35

3


3/32

Module : GESTION DU TEMPSRESUME THEORIQUE

8


4/32

Le contenu du rsum thorique doit couvrir lensemble des objectifs viss par lacomptence relative au module en question en dveloppant :

- Des concepts thoriques de base (Dfinition, schmas illustratifs,dmonstrations..) ;

- Des exercices dapplication ;

- Des valuations (Contrles continus).

9


5/32

I N T R O D U C T I O N

Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir destches dans des dlais impartis ; mais le temps nest pas lastique, onne peut pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre dect les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semainesplus tard lorsquil y aura une surcharge de travail. Aussi, appartient-il chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource. Grer son tempsveut dire ne pas le gaspiller, tre mieux organis, travailler plus viteet plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul,de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit

maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on na que 40heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit treparfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horairesil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet etlaisse penser quil y a un manque dorganisation personnel. Avec unpeu dautodiscipline, un peu dorganisation, un peu de logique et devolont, il est possible dy arriver et de gagner un temps prcieux.

Alors, quest-ce que le temps ? et comment le grer ?

Les philosophes dfinissent le temps comme lune des deuxdimensions o se droulent les phnomnes des actes humains,lautre tant lespace. Ils en dgagent un problme fondamental : lhomme est pris par le temps, tout en sefforant dy chapper .Chaque individu qui nat dispose dun capital temps , la dure desa vie quil consomme inexorablement au fil des annes et quilsouhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme doncnotre vie, chaque matin rveillons avec un certain nombre dheuresdevant nous. Comment allons nous les rpartir ? Travail, Sport,

Repas, Loisir, RflexionAvons-nous toujours le temps de fairece que nous voulons faire ou courons-nous aprs le temps ?Finissons-nous toujours ce que nous avons entrepris ? Quellefrustration ressentons-nous lorsque nous navons pas la possibilit demener bien certaines activits ?

10


6/32

Il semble bien que le temps soit une denre prcieuse quiconditionne lorganisation de nos activits.Le problme est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps,

de lanalyser, dtudier notre propre comportement face au tempsafin de mieux le grer.Grer son temps signifie tre efficace dans la ralisation de ces

activits, les programmer de manire rationnelle et en contrler laralisation. En grant son temps, on peut dire finalement se donner letemps de faire les choses.

11


7/32

Classement des activits et planification de leurexcution

Dans quel ordre les activits doivent tre menes ? ya-t-il des actions

urgentes ? importantes ? difficiles ? fatigantes ?En gnral, les activits sont classes selon diffrents critres.

Section I : Classification des activits:

I/ Classement des activits selon leurs chances :Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend , trs souvent, parler

du terme chance qui reprsente la date dexcution desobligations et des diverses transactions, par exemple, paiement dunedette.Donc, quand on veut parler dune activit chue, on veut dsigner

quelle est urgente. Mais le terme d urgence , dans la technique degestion du temps, est li au terme importance .Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pas

accomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte desobjectifs de lentreprise . Les activits peuvent, facilement, treclasses selon leur degr durgence. Et on mesure limportance en se

demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle activit metlentreprise en danger.En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut les

caractriser comme suit :

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPSUrgent Pas urgent

Important 1- CrisesProblmes

pressants

2- PrventionAnalyse de

nouvellesoccasionsPlanificationEntretien durseauRcration

12


8/32

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPSUrgent Pas urgent

Pasimportant

3- InterruptionstlphoniquesCorrespondanceRunions

4- Perte de tempsActivitsplaisantes etinutiles qui nepermettent laralisationdaucun objectif

On doit prendre lhabitude, quand on planifie les activits dulendemain, de les placer dans lune ou lautre des quatre cas dutableau. On pourra, par la suite procder une meilleure planification.

1- Urgent et important :Les tches urgentes et importantes doivent tre entreprises le plus ttpossible et cest, idalement, vous qui devrez les prendre en charge.Puisquelles peuvent avoir une importance vitale pour lavenir devotre entreprise et que vous tes, probablement, le seul avoir uneide claire des objectifs long terme, cest vous quil revient de lesaccomplir ; moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair un collaborateur.En grant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des

activits urgentes et importantes diminuera graduellement.

2- Peu urgent mais important :Il sagit dactivits importantes pour lavenir de lentreprise mais qui

peuvent attendre. Ce sont les activits.

3- Urgent mais peu important :

Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs.

4- Peu important et peu urgent:Ce sont des activits qui peuvent tre ignores temporairement ou

classes rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activits

13


9/32

diminuera, au fur et mesure, que la technique de gestion du tempsest amliore.

II/ Classement des activits selon leur niveau de rendement :Les activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement.

Ce dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pasaccomplir telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--direquil lui fera subir des cots plus ou moins importants, ou en seposant la question suivante : Aprs avoir effectu telle activit, que vagagner lentreprise ? Donc, lactivit qui est plus rentable lentreprise doit tre mene en premier lieu.

III/ Classement des activits selon leur complexit :Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journe

selon la complexit des travaux.Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodesles plus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. Alinverse, les travaux les plus simples seront effectus pendant lespriodes les plus bruyantes ou les plus perturbes quand il est plusdifficile de rflchir et de fournir un travail plus complexe et toujoursen fonction de lurgence.

Section II : Planification de lexcution des activits:

Une bonne gestion du temps suppose la planification : Commentpeut-on organiser, imbriquer les activits pour les faire entrer dans letemps dont on dispose ?

I/ Evaluation raliste de la dure dexcution des activits :Il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions

entreprendre pour leur affecter un budget temps. Ceci permetdavoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il fautdemeurer raliste en ce qui concerne lemploi du temps : mieux vaux

sen tenir quelques tches que davoir une liste impressionnante detches faire et de nen raliser quune partie.Il est prfrable de survaluer le temps dont pense avoir besoin pour

raliser une tche. Cette faon de fonctionner permet de respecter leschanciers. Il est, mme, conseill de planifier sa journe de faon conserver du temps libre. De cette faon, on risque moins de se

14


10/32

retrouver coinc entre un travail remettre immdiatement et uneurgence de dernire minute.

II/ Dtermination exacte des priorits :

" Comment tablir des priorits ?

Faire chaque jour une liste du travail effectuer ; Dfinir lurgence et limportance : ce so,nt les deux critres de

base pour dfinir des priorits : les tches urgentes etimportantes sont raliser dabord ;

Fragmenter les travaux complexes raliser en une srie depetites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi dutemps ;

Evaluer la dure prvisible ; Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit

en fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dansquel ordre on doit les planifier

La loi de LABORIT

Il est conseill de faire :- ce qui est facile avant de ce quest difficile ;- ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ;- ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;

- ce que lon sait avant ce qui est nouveau ;- ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.

III/ Rservation des priodes appropries pour les imprvus :Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de

temps pour certains travaux qui vont tomber inopinment.Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de la

rservation dune partie de temps pour les imprvus.

Mthode de NERAC :- Noter les activits et les chances ;- Evaluer la dure ncessaire ;- Rserver une marge de scurit ;- Arbitrer les priorits ;- Contrler et rectifier.

15


11/32

IV/ Dtermination du moment dexcution en fonction de laclassification et des priorits :

Aprs le classement des activits et ltablissement des priorits, ilsera ncessaire de dterminer les moments dexcution de ces activitscest--dire tablir un emploi du temps. Pour cela, on peut utiliser lagrille dactivits suivante :

GRILLE DACTIVITES DUNumro Duredordre Activit Heure Prvue Effective1

2345

V/Dtermination des activits raliser par dautres personnes (la

dlgation) :

La dlgation est une mthode dorganisation qui consiste pour unresponsable confier un subordonn la ralisation dobjectifs

labors en commun en lui laissant une autonomie relle quant auxmoyens et aux mthodes lintrieur dun cadre dfini, en lassistantdans les difficults rencontres et en faisant le point sur les rsultatsdans le cadre de procdure de contrle dont les modalits et lafrquence sont dfinies lavance.La dlgation est un tat desprit et participe une dmarche de

dcentralisation et de confiance dans les relations de travail.

16


12/32

LA DEMARCHE DE LA GESTION DU TEMPS

1/ Janalyse : Quest-ce que jai faire? Lister tout ce que jai effectuer; Quel est mon temps disponible? valuer le temps dont je dispose.

2/ Jeffectue des choix :

Dans quel ordre dois-je mener mes activits? Ya-t-il des actions urgentes, importantes, longues,

difficiles, fatigantes, dsagrables, Cest dfinir des priorits dans ce qui est raliser,

respecter les contraintes dautorit dans lexcution destches.

Comment dfinir les priorits?A partir de la liste des activits effectuer :

- Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deuxcritres de base pour dfinir les priorits. Les tchesurgentes et importantes sont raliser dabord.

- valuer la dure prvisible : il est essentiel dvaluer ladure prvisible des actions entreprendre, pour leureffectuer un budget de temps. Ceci permet davoir une

vision plus claire pour les planifier.- Ordonner la liste et affecter un numro dordre chaque activit en fonction des priorits dfinies. Cecipermettra de savoir dans quel ordre on va les planifier.

3/ Je planifie :

Comment organiser, imbriquer mes activits pour les faire entrerdans le temps dont je dispose?

- Choisir des outils me permettant de planifierefficacement;

- Choisir le bon moment;- Choisir les moments les plus appropris pour raliserces activits.

4/ Je contrle :

17


13/32

Tout planning est une prvision de lorganisation de son temps. Ai-jeralis tout ce que javais prvu? Ma prvision est-elle raliste?Donc, il faut contrler lexcution des tches.

18


14/32

Le dmarche de gestion du tempsau milieu professionnel

Elle a pour but de grer la ressource temps , ou mieux, avecpour objectif de raliser les tches dans les dlais imparties et de lesorganiser entres elles lorsquelles dpendent les unes des autres.

Une phase danalyse :

Cette phase permet de rparer les contraintes. Identifier les problmes dorganisation. valuer les dlais de ralisation des tches.

Une phase de rflexion :

A partir des faits recueillis que peut on dgager ? y-t-il unproblme dorganisation ? sagit-il simplement de planifier ? ou derorganiser ? peut-on critiquer le systme existant ?

Il faut effectuer un diagnostic poser des questions Identifier les causes et le dysfonctionnement Rparer limportance de ces diffrentes causes

Une phase de planification :

En fonction des problmes rpars ou des bilans dans la phaseprcdente, il sagit de :

Dfinir les priodes ; Respecter les contraintes dautorit, de cot, de qualit,

dorganisation ; Supprimer les causes de dysfonctionnement ; Choisir les bons outils.

19


15/32

Les outils de la gestion dutemps

Voici quelques outils utiliss couramment au milieu

professionnel pour grer le temps.

Les agendas : on utilise frquemment des agendas en milieu

professionnel, elles permettent de noter diverse information et

indiquer les oprations effectuer date /heure prcise (R.D,

dlais de ).

Les chanciers : ils permettent de classer les documents date oils doivent tre traits (lettres, traites encaisser).

Les plannings : ils visualisent lorganisation des tches dans letemps, ou leur rpartition sur diffrent poste de travail. Ils sont loutille plus utilis/courant au milieu professionnel. (voir annexes)

Lagenda lectronique : outils modernes utilisant la technologieinformatique. Se sont dvelopps rcemment en matire de gestion detemps :Les applications professionnelles :il y a ceux application simpleutiliss par les particuliers, leurs prix est relativement rduits. Pour lesapplications professionnelles, ils existent des modles plusperfectionns, se sont destins pour un seul utilisateur.

20


16/32

AGENDA

Trs souvent les responsables prfrent tenir leur agenda et prendreleur rendez-vous eux mme. Si tel est le cas, la secrtaire doit savoirexiger que son suprieur la tienne au courant de ses dplacements, carrien ne fait plus mauvais effet quune secrtaire qui ne sait jamais oest son patron, et ne peut indiquer ses heures approximatives deretour.Lidal est de bien entendu que la secrtaire soit charge de prendrerendez-vous elle-mme, ce qui lui permet de connatre exactementlemploi du temps de son suprieur. Mais cela nest pas toujourspossible et dans ce cas, elle doit tenir un agenda en double quil soitlectronique si vous tes en rseau ou traditionnel.

Lagenda papier ou traditionnel

1/ A quoi sert-il ?Il sert noter toutes les actions qui ont lieu lheure ou la date

fixe :rendez-vous, runion, dplacement, vnement,. Ces actionssont noter au crayon et vous devez avoir la gomme en permanencesous la main.

2/Comment tre prcis (e) ?

Quand vous fixez un rendez-vous pour votre patron, notez trsprcisment ladresse exacte et le numro de tlphone sil doit sedplacer et convenez avec lui dun signe distinctif si le rendez-vous lieu dans son bureau : cela vitera dinvitables chass-croiss dus des agendas imprcis.

3/ Comment poussez votre patron tre lheure ?Sachez tricher, si votre patron tendance tre toujours en retard,

trichez un peu sur lheure exacte du rendez-vous pour le forcer tre

lheure (15 min dcart)attention au temps de dplacement : ne prenez pas deux rendez-voussans tenir compte des distances ou tout simplement denvie de votrepatron de souffler un peu ou de remettre ses notes jour avantdentamer un nouveau rendez-vous.

21


17/32

4/ Mnagez votre patron :Sachez prserver des plages horaires en accord avec lui pour quil

puisse se consacrer ltude ou le rflexion. Eviter de chargerlemploi du temps dune journe qui prcde ou suit un dplacement(attention la fatigue du au dcalage horaire ).

5/ AnticipezAyez toujours un coup dil sur les semaines venir pour

anticiper , prvoir ou organiser une action plus long terme : rappelezvotre patron les priorits de lagenda pour viter de tout mettre enuvre la dernire minute.

6/ Faites le point trs rgulirementSi possible tous les jours avec votre patron ; quant il est

lextrieur, il prend lui-mme des engagements : notez-lessystmatiquement sur votre agenda ds son retour.

7/Prenez rendez-vous avec votre patronLe moyen de rencontrer rgulirement votre patron, cest de

bloquer une plage horaire sur lagenda, ainsi il vous consacrera dutemps autrement quentre deux rendez-vous !

Ne faisons pas jouer lagenda un rle qui nest pas le sein : en

aucun cas il ne sert noter toutes les choses que vous avez faire pasun aide mmoire ; il nest pas conu pour cela , sauf si cest un organiseur avec des rubriques supplmentaires comme il en fleurit la vitrine des papetiers mais dont lefficacit pour une secrtairereste approuver (sauf si elle suit une formation spcifique pour luiapprendre travailler autrement avec ce type doutil).

22


18/32

AGENDA ELECTRONIQUE

Li au messageries dentreprise. Lagenda lectronique Simposeprogressivement mais timidement en France .

De quoi Sagit Lagenda lectronique ?

Il Sagit dun outil destin mieux grer le travail en groupe

Si votre patron travaille seul, Si ses Interlocuteurs sontprincipalement externes Lentreprise ; Lagenda lectronique neSImpose pas pour les Cadres habitus travailler en quipe .Lagenda lectronique permet Dorganises leur emploi du temps

distance . Rserver une salle Fixer une date de runion Trouver une plage horaire commune Eviter les doubles rendez-vous Assurer une bien meilleure Cohrence entre le cadre et sa

secrtaire est galement un outil qui permet de mieux SorganiserLe rappel des taches programmes seffectuent par alarme visuelle

. ma mention des travaux non effectus au jour dit peut trereporte automatiquement de jour en jour .Certains agenda offrent galement une fonction base de donnesavec des Fiches paramtrables pour la gestion des contrats .La gestion de lagenda lectronique par la secrtaire requiert lesmme contraintes quavec Lagenda papier .Il vous faut Laccs Direct Lagenda de votre patron pour leconsulter ou le mettre jour .Il faut faire le point trsrgulirement pour notifier les changements.

23


19/32

LES OUTILS PLANIFACTEURS DE TEMPS

Montre

Echancier

Mini-cassette

Rpondeur automatique

Tlphone portable

Messagerie lectronique

Vtements infroissable vide-poches

Produits 2 en 1

Internet

Chronographe

Calendrier

Emploi de temps

Agendas

Aide mmoire

Planning

Rpertoire

Plan daction

Tableau de bord

24


20/32

LES AVANTAGES DUNE MAUVAISE GESTIONDU TEMPS

a) Avantages Sociaux :

Sensation dtre important, harass, Situations de vedettariat ;exemple :plaisanteries,

Commentaire,

Compliments, reproches

b) Avantages biologiques :

Le bruit, la pression, le stress stimule ; exemple :fait battre le

ur,

Le surmenage permet de rester mince ;exemple : perte dapptit,Repas sauts,

Got pour les sensations fortes ;exemple : courir aprs les

Rendez-vous.

c) Avantages psychologiques :

Fuite de situations dsagrables,

Evite de devoir dire non , Evite de devoir choisir, Evite de rsoudre un problme pineux .

AU BUREAUComment traiter la masse de papiers qui samoncelle ? Une solution :lire, classer, jeter plusieurs fois par jour.

SUR LAGENDANutilisez quun seul agenda, ne le remplissez pas trop pour faire face limprvu et fixez-vous des objectifs.

25


21/32

AVEC LORDINATEURAstucieux : utilisez des raccourcis pour les applications et les fichiersles plus courants et crez des modles de documents.

AU TELEPHONE

Regroupez vos appels pour rduire les coupures nuisibles votreconcentration et servez-vous de votre messagerie.

EN LISANTAvant de vous inscrire un stage de lecture rapide, apprenez sonderun texte ou faire une recherche cible sur internet.

EN ATTENDANTDans le taxi ou dans le train ne vous crisper pas, profitez des temps

morts pour vous dtendre ou bien vous mettre jour.

26


22/32

LES OBSTACLES DE LA GESTION DU TEMPS

9 Lattitude personnelle ( je nai pas un esprit mthodique )

9 Les drangements (patron , collaborateurs, employs )9 Le tlphone9 Les imprvues9 Urgences9 Courier et paperasse9 Runions9 Dplacements9 La mentalit de lorganisation ( laisser-faire )9 Les objectifs et priorits imprcises

9 Le manque de planification9 Le manque de ressources humaines ( devenir nom plus victime,

mais le matre de votre temps )9 Les drangements de toute : sortes ( collgues de travail,

tlphone.)9 Reprsentant lun des principaux obstacles .

27


23/32

Les croque-

temps

9 Appels tlphoniques imprvus ou trop longs .9 Interruptions ou drangements (collgues ou visiteurs entrant

limproviste).9 Porte ouvertes devoir de disponibilit .9 Personnel insuffisamment form ou comptent.9 Les runions trop frquentes, trop longues ou inutiles .9 Objectifs flous, priorits changeantes.9 Absence de plan de travail quotidien.9 Travaux en cour non achevs.9 Perfectionnisme.9 Manque dordre, bureau mal rang.9 Dlgation insuffisante .9 Intrts disperss et trop nombreux.

9 Manque dinformations -mauvaises communications.9 Incapacit de dire non .9 Tendance de repousser le traitement des conflits.9 Lenteurs dans la prise des dcisions.9 Fatigue, surmenage, stress.

28


24/32

LES DOUZE SYMPTOMES CLASSIQUES DUNE MAUVAISE

GESTION DU TEMPS

1. Horaires continuellement surchargs ; obligation frquente de

travailler le soir et les week-ends.

2. Dlais non respects ; devoir faire du rattrapage .

3. Manque de profondeur dans le traitement des problmes.

4. Dcisions htives, malgr le risque quelles comportent.

5. Crainte de dlguer.

6. Eteindre constamment des feux : privilgier le court terme au

moyen et long terme.

7. Impossibilit de refuses toute nouvelle tche qui se prsente.

8. Pas de disponibilit pour un rendez-vous avant deux mois.

9. Sentiment de ne pas contrler la situation, de perdre de vue ses

objectifs et ses priorits.

10. Perfectionniste.

11. Stress et surmenage.

12. Peu ou pas de temps pour la vie familiale, sociale ou pour les

loisirs.

29


25/32

Module : GESTION DU TEMPSGUIDE DES TRAVAUX PRATIQUES

30


26/32

I. TP 1 : intitul du TP

Les activits organises par les entreprises sont souventrptitives, ce qui permet dtablir des listes-types de tches quilsuffit dadapter la situation. On peut distinguer les activitsrgulires qui conditionnent la bonne marche de lentreprise et les

activits qui se produisent occasionnellement.

ORGANISATION DUNE REUNION :

)Rdiger et diffuser le compte-rendu) Fixer lobjet de la runion)Etablir la liste des participants) Fixer la date) Fixer le lieu

)Rserver la salle de runion)Convoquer les participants) Prvoir la prise de notes) Prparer la salle de runion(Mobilier et matriel, dcoration,

fournitures, boissons.)) Prparer les documents et les dossiers distribuer

T.A.F :

Dans la liste des tches de lorganisation dune runion : Etablir un ordre de priorit des diffrentes tches Dresser un tableau dans lequel vous listez les tches effectuer

avant, pendant et aprs la runion

I.1. Objectif(s) vis(s) :- Classement des tches-

I.2. Dure du TP: 1 heure

I.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :a) Equipement :

-

31


27/32

-

-

-

b) Matire duvre :-

-

-

-

I.4. Description du TP :

I.5. Droulement du TP

32


28/32

II. TP 2 : intitul du TP

ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER

) Passer la boite pour prendre le courrier,)Distribuer dans les services concerns,

)Tirer en fonction de lobjet : commande, rclamation,devis, relevs de facteur,)Dposer le courrier en secrtariat,)Effectuer le premier tri,)Ouvrir les enveloppes,)Mettre le courrier dans le parapheur pour le visa.

T.A.F :

Etablir lordre de priorits les tches relatives au traitement ducourrier.II.1. Objectif(s) vis(s) :-

-

II.2. Dure du TP:

II.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :a) Equipement :

-

-

-

-

b) Matire duvre :-

-

-

-

33


29/32

II.4. Description du TP :

II.5. Droulement du TP

34


30/32

III. TP 3 : intitul du TP

Pour pouvoir organiser son temps, Mr ALAMI a ralis lesprvisions suivantes des tches, et qui seront tales sur troissemaines partir du 1er au 20 juin :

-Rdaction de 3 lettres et 4 rapports qui sont demands par le P.D.G.

pour le 02/06/2003 ; la rdaction de chaque document est 30 minutes ;- Chaque jour, il rpond aux communications tlphoniques des tiers(environ 5 personnes) et la dure de chaque communication est 10minutes ;- Il lit les journaux et revues chaque jour ; le temps ne doit dpasser 30minutes ;- Prparer la liste des participants de la runion qui aura comme ordredu jour llargissement des produits au niveau de la rgion sud quisera organise le 12 juin 2003, ainsi la prparation de la liste durera 1

heure, 8 jours avant la date fixe de la runion ;- Calculer les salaires des employs, en prenant en considration lesautorisations justifies, les certificats mdicaux..Ce travail dbuterale 15 juin 2003 pendant 4heures ;- Prparer le local appropri pour la runion : chaises,tables..Noublier pas les contacts et les rservations faites avec lestraiteurs ; faire tout ce travail 4 jours avant la date fixe de la runion ;- Envoyer les convocations pour les participants de la runion, cetravail sera effectu laprs-midi de la prparation de la liste des

participants : 2 heures partir de 14 heures ;- Prparer la liste des besoins en personnel administratif pour lanne2003 2004 ;- Rserver un billet davion pour un voyage en France la fin du moisen vue dassister un sminaire de formation : ce travail dbutera le19 juin 2003 et sachvera le 20 du mme mois (4 heures deprparation) ;- Prparer litinraire de voyage dans la mme journe de larservation : 2 heures ;- Diffusion du compte rendu de la runion, une journe aprs larunion ;- Demander au personnel de prparer la liste des besoins de lafourniture de bureau pour le 14 avril 2003 ;-Faire une visite dans les services, cest un travail quotidien.

35


31/32

T.A.F. : Classifier, selon lordre des priorits, les tches ci-dessus,relatives au mois de juin 2003.

III.1. Objectif(s) vis(s) :-

-

III.2. Dure du TP:

III.3. Matriel (quipement et matire duvre) par quipe :a) Equipement :

-

-

-

-b) Matire duvre :

-

-

-

-

III.4. Description du TP :

III.5. Droulement du TP

36


32/32

Documents

53856893 Gestion Du Temps