Pour les lecteurs de Leader-blogueur.com

70 Conseils pour économiser

votre temps

Regroupés par thèmes

Par Julien G.

Avant-propos :

Les conseils qui suivent sont issus de mon expérience et de mes cours de

Gestion du temps.

Vous pouvez découvrir d’autres articles et exercices pratiques pour une

meilleure organisation de votre temps sur mon blog.

Conseil d’application : Mettre en place une habitude prend du temps et de

l’énergie. Allez-y donc étapes par étapes en appliquant 1 ou 2 conseils à la fois.

Chaque étape devrait idéalement durée 31 jours. De quoi rendre intéressantes

vos journées de travail.

Droit de partage :

Vous avez le droit de copier ce document et de le partager en citant la source :

Julien G. Leader-blogueur.com

Vous n’avez pas le droit de revendre ce dossier puis il n’a pas de prix.

Petit plus :

L’idéal serait pour moi d’avoir un retour de votre lecture. Dites-moi ce que vous

avez apprécié, ce que vous n’avez pas aimé, cela m’aide à développer mes

futurs documents.

Contactez-moi si vous le désirez.

Bonne lecture !

Julien G.

I : 10 Conseils pour bien exploiter votre

agenda !

L’agenda est l’élément central de votre organisation. Votre mémoire ne peut

pas se souvenir de toutes les informations. Pour cette raison il vous faut un

support (ici je parlerai du support écrit) où se trouvent les informations

importantes.

Je travaille avec 2 cahiers. Un agenda et un cahier vierge où je note différentes

listes, idées, déroulement de la journée, etc.

1. Gardez votre agenda toujours sur vous

Consultez-le régulièrement, faites-en une habitude et si possible, rangez-

le toujours au même endroit.

2. Gérez votre temps de manière centralisée

Évitez autant que possible de vous retrouver avec une partie sur papier,

une autre sur votre Smartphone et la dernière affichée sur le calendrier

de la cuisine.

3. Utilisez votre agenda à une fin précise

Les rendez-vous. Le reste des informations viendra inscrit dans un autre

support.

4. Heure de la rencontre + coordonnées + lieu

Il est possible d’arriver en retard. Lorsque vous fixez un rendez-vous,

tâchez de noter le numéro de votre interlocuteur, son nom, l’entreprise

dans laquelle il travaille et la raison pour laquelle vous devez vous voir.

5. Fixez un budget temps

Pour en venir aux faits et ne pas vous laissez avoir par la loi de Parkinson,

inscrivez dans votre agenda le début du rendez-vous et le temps prévu.

Communiquez ce temps lors des premières phrases de votre entretien.

6. Utilisez du crayon

Un emploi du temps est amené à être modifié. Avec le stylo vous serez

rapidement face à un brouillon illisible.

7. Notez les tâches quotidiennes ailleurs

Les tâches quotidiennes peuvent être inscrites avec moins de soin.

L’agenda lui, reste CLEAN.

8. Ne remplissez pas votre agenda à 100%

Prévoyez du temps pour vous. Ce temps pourra être utilisé pour des

tâches qui demandent beaucoup de concentration. Réservez également

des demi-journées sans rendez-vous.

9. Utilisez des marges

Entre chaque rendez-vous, gardez toujours un moment pour les

imprévus. Si ces imprévus ne surviennent pas (bouchon sur la route, roue

qui crève, rendez-vous précédent qui dure plus longtemps) prenez ce

temps pour vous ressourcer, en faisant une micro-sieste par exemple.

10. Sauvegardez

Si vous perdez votre support écrit, ce sera embêtant de tout retrouvez.

Faites des photos de vos différentes pages, ou alors optez pour un

système électronique qui synchronise vos rendez-vous sur un serveur

internet constamment disponible.

Vous pouvez également inscrire dans votre agenda une somme d’argent

offerte à la personne qui vous retrouve et ramène votre agenda. Parce

qu’un agenda n’a aucune valeur pour une personne lambda.

II : 10 Conseils pour bien commencer la

journée (en la planifiant !)

Le conseil à retenir est d’écrire ce que vous avez à faire. De cette manière vous

pouvez libérer votre pensée pour d’autres activités. Même si votre mémoire

est excellente, celle-ci n’est pas infaillible.

1. Organisez chaque journée en amont

Les minutes passées tranquille à votre table seront amorties de manière

exponentielle. Visualisez ce que vous avez à faire. Je commence souvent

du résultat attendu et je rembobine le fil en notant les tâches de chaque

étape.

2. Cette organisation sera inscrite sur une feuille volante

Sur cette feuille, vous noterez toutes les tâches importantes à réaliser

mais également (ce que je fais) la créativité qui surgit lorsque vous avez

en tête des projets. Plus vous libérez votre esprit, plus celui-ci est

disponible pour d’autre activité.

3. Catégorisez sur cette fiche toutes vos tâches

Selon le carré d’Eisenhower. Créez des annotations à côté de chaque

tâche. U/I = urgent et important, priorité maximum, vous devez réaliser

cette tâche. U = urgent, pas forcément important. I = important, à

planifier dans le temps ou à déléguer.

4. Prévoyez de la marge entre vos tâches

Cette manière de faire vous laisse du temps pour les imprévus et pour le

contrôle. S’ils n’ont pas lieu, tant mieux. Profitez-en pour faire une sieste.

5. Planifiez grossièrement le temps

Et planifiez large. Idem lorsqu’on vous demande « pour combien de

temps tu en as ? » Prévoyez un tiers de plus. De cette manière, vous

assurez vous arrières et dans le cas où vous finissez avant, la personne

qui vous demandait service sera ravie.

6. Créez un ordre de priorité

En fonction de ce que vous avez catégorisé au point n° 3, inscrivez dans

la marge de votre liste les 5 points à faire avant les autres dans la

journée.

7. Mettez votre fiche à jour en permanence

C’est motivant à faire et vous permet d’avoir en un rapide coup d’œil, ou

vous en êtes dans le déroulement de votre journée. Il suffit de barrer la

tâche effectuée.

8. Focalisez-vous sur les tâches les plus importantes et urgentes

Ces tâches ne sont pas forcément celles qui prennent le plus de temps.

En revanche ce sont elles qui rapportent gros dans la réussite de vos

objectifs. Vous êtes dans la loi de Pareto ! 20% de ce que vous faites

rapporte 80% du résultat.

9. Prenez conscience du temps effectif d’une journée

Une fois les rendez-vous effectués, les imprévus gérés, les dérangements

arrangés et les déplacements faits, vous vous rendez compte que le

temps de votre journée est bien moindre que 9 heures de travail. Gardez

en tête qu’une journée de 24h n’est jamais 24 heures utilisable. Cela

paraît évident. Certes, alors prévoyez-le dans votre planification.

10. Je garde en tête la loi de Illich

Qui dit que vous aurez sommeil entre 13 heures et 14 heures. Apprenez

à déceler les signes précurseurs de fatigue. Plutôt que de lutter contre la

fatigue, apprenez à faire des siestes efficaces (je parlerai de ce sommeil

divisé prochainement sur mon blog). Planifiez les activités qui

nécessitent beaucoup de concentration lors de vos moments forts de la

journée.

III : 10 conseils pour mettre en place un

esprit de gestion du temps

Ces conseils vous donnent la possibilité de développer la mentalité de la

gestion du temps. Sachez-le, je suis contre l’organisation trop structurée. Je

suis du genre à fonctionner sur le schéma : L’objectif de la journée est atteint ?

Alors maintenant je profite. Plutôt que d’utiliser tout le temps disponible pour

faire le maximum. Et burnouter (j’invente des verbes).

1. Gardez en tête le terme « valeur ajoutée »

Concrètement, qu’est-ce qui me rapproche le plus de mon objectif ?

Autorisez-vous des moments de plaisir et ne luttez pas contre l’emploi du

temps des autres. Par exemple, si vous attendez une livraison qui n’arrive

pas, faites autre chose plutôt que de vous énerver. Vous avez fait le

nécessaire pour que cela se déroule bien.

2. Bossez sur l’important

Virez le reste de votre liste de tâche. L’important est une question de

perception. Relisez votre cahier des charges dans le cas où vous travaillez

pour quelqu’un. Le perfectionnisme peut vite devenir une tumeur à

votre gestion du temps.

3. Travaillez à chaud

Après une réunion, prévoyez du temps pour regrouper vos notes et

traiter certains points. Tout ceci pendant que votre esprit tourne encore

sur ce qui a été vu. J’ai une règle simple concernant le travail à chaud :

Tout ce qui me prend moins de 2 minutes à effectuer, je le fais

directement.

4. Vous êtes financier de votre temps

Plutôt que de vouloir utiliser chaque minute, vous êtes conscient des

grandes lois de la gestion du temps et vous utilisez des stratégies

générales pour améliorer votre qualité de gestion. Vous êtes capable de

prendre du temps aujourd’hui pour en économiser demain.

5. Vous êtes conscient du système

Vous êtes un système dans un système. Si vous modifiez votre emploi du

temps, il y a des chances que d’autres personnes soient influencées par

ce changement. Gardez à l’esprit d’être conciliant avec les autres en

gardant une éthique personnelle et sociale. Soyez arrangeant. Pas tout le

monde n’a votre excellente gestion du temps.

6. Vous conciliez rigueur et souplesse

Cela peut paraître paradoxale. Et pourtant vous devez faire preuve de

rigueur pour vos habitudes en termes d’organisation du temps. Et de

souplesse pour vous adaptez à ce qui va modifier votre emploi du temps

(priorités qui changent, imprévus, etc).

7. Misez sur vos points forts

Plutôt que de vouloir changer vos points faibles et dans ce sens, votre

naturel, appuyez-vous sur ce qui vous permet d’économiser du temps et

amplifiez au maximum ces comportements.

L’un de mes points fort : L’estimation du temps

L’un de mes points faible : Le manque de contrôle

8. Restez prudent sur le travail en équipe

J’adore bosser en équipe et c’est un véritable effet de synergie 1+1=3.

Cependant ne soyez pas dépendant en termes de temps d’une équipe.

Par exemple, planifiez votre journée en fonction de vos objectifs et non

en fonction de ceux de l’équipe. Le travail en équipe est là pour faire

avancer un problème.

9. Coupez les interruptions

Plus vous serez interrompu et plus vous aurez besoin de temps pour

effectuer la tâche. Mode avion, internet débranché et panneau occupé

sur la porte de votre bureau sont des bons moyens pour vous

débrancher de votre environnement et de devenir très performant.

Gardez en tête que les heures réellement utilisable d’une journée sont

peu nombreuses. Faites en sortes qu’elles soient rentables.

10. Regroupez

Rassembler les tâches similaires ensemble. Photocopie à faire ? Attendez

11 heures pour vous déplacer une fois à la machine. Téléphones à faire ?

Idem.

IV : 10 conseils pour bosser avec votre

boss.

Pour travailler avec vos dirigeants, vous devez souvent faire preuve

d’autonomie, de flexibilité en acceptant (ou pas) les modifications dans leurs

planning, et savoir faire preuve d’intelligence lorsque vous allez les interrompre

dans leurs activités.

1. Réfléchissez avant d’interrompre

C’est plus une bonne habitude qu’une manière d’organiser votre temps.

Néanmoins vous allez gagner en agissant de la sorte. Oui, le réflexe

humain est de foncer lorsqu’il y a un problème ou une requête à faire.

Imaginez-vous à sa place. A-t-il du temps pour tous ceux qui vont

l’interrompre ? Non. Alors regroupez vos demandes et regardez avec lui

pour en discuter lorsqu’il aura du temps pour vous.

2. Soumettre un problème avec plan A et plan B

Cela ne sert à rien d’amener à votre supérieur un problème sans

formuler de solution. L’idéal pour lui, c’est qu’il n’ait plus qu’à choisir.

Là encore vous allez économiser du temps et votre estime auprès de

votre boss gonflera un peu plus.

3. Reformulez

Lorsque vous allez recevoir des directives, reformulez toujours celles-ci

pour éviter de « mal comprendre » et donc de partir à tout va dans la

mauvaise direction. C’est un problème de communication certes, mais

qui influence directement votre temps.

4. Vous négociez votre temps

Votre supérieur est censé être intelligent et comprendre que vous aussi,

avez des impératifs et que votre agenda n’est pas modulable à volonté.

Donc négociez les délais si vous voyiez que ce sera trop court pour

rendre ce dossier à temps. Si vous n’arrivez pas à atteindre les délais,

informez directement les personnes qui seront influencées par ce retard

et soyez capable d’en expliquer les raisons si on vous les demande.

5. Rendez-vous et rendez-vous

Lorsqu’il y a des points spécifiques qui doivent être traités avec votre

supérieur, tâchez de prendre rendez-vous. Préparez-vous une liste des

points à discuter par écrit et montrez que vous êtes préparé. Rien de pire

qu’une personne qui arrive « à l’arrache ». C’est un manque de respect.

6. Autonomie

Même si vous êtes réputé être autonome, vous devez lui rappelez votre

dépendance à d’autres personnes pour terminer votre projet ou mission.

Cela lui fera remarquer que le retard peut également venir d’ailleurs.

7. Écrivez

Cela vous force à être concis. De plus, votre manager peut consulter

votre mail ou notes écrites quand bon lui semble. C’est un excellent

moyen pour ne pas interrompre les gens.

8. Rapport journalier

Pour permettre un suivi de votre travail, votre cadre a besoin de

rapports. De cette manière il peut prendre note de point important

(imprévus, problèmes) sans devoir vous appeler.

9. Relancez

Votre supérieur a peut-être des problèmes de gestion du temps.

(Montrez lui ces quelques lignes) Connaissez-vous le proverbe : Pas de

nouvelles, bonnes nouvelles ? Si c’est le cas, sortez-le de votre esprit. Si

vous n’avez pas de réponse sur un projet important, cela ne signifie pas

que c’est ok pour votre supérieur. Alors rappelez-le si c’est urgent et

important.

10. Vous êtes important et pas irremplaçable

Ce que je veux dire par là : Informez les gens de vos absences le plus

longtemps à l’avance. Cela leurs permet de gérer la situation en

embauchant une personne pour une mission temporaire. Ou de reporter

vos tâches de travail sur un autre poste de manière momentanée.

V : 10 conseils pour gérer votre

téléphone

Moi le premier, mon smartphone me pose de plus en plus de problème. Je suis

actuellement en train de chercher une solution à ce fléau du XXI siècle : Les

interruptions du téléphone. Voici quelques pistes pour mieux gérer cet élément

incontournable. Testez les points qui vous parlent, et pensez à partager votre

expérience avec les lecteurs du blog.

1. Groupez vos appels

Là encore, si vous en avez la possibilité, regroupez vos appels en 3

périodes journalières. À 9 heures, à 14 heures et à 18 heures. Si vous

tombez sur un le combox, laissez un message en indiquant vos heures de

disponibilités.

2. Annoncez rapidement

Qui vous êtes et la raison de votre appel.

Restez dans le formel. Réfléchissez brièvement à ce que vous allez dire.

3. Souriez, cela s’entend

Là encore, aucune gestion du temps, mais nécessaire pour être apprécié.

Souriez lorsque vous êtes au téléphone. Votre voix change et vous passez

rapidement pour une personne chaleureuse et appréciable. La secrétaire

sera peut-être plus encline à vous passer son chef.

4. Filtrez vos appels

De cette manière vous serez accessible par les personnes souhaitées

uniquement. Cherchez sur google « Filtrer appels téléphonique ». Il y a

beaucoup d’application pour smart phone qui permettent ce genre de

tâches. C’est l’un des travails de la secrétaire. Elle fait office de parapluie

pour « protéger » son boss.

5. Notez les infos !

Au téléphone, c’est souvent « oui oui oui » et dès que vous raccrochez

vous ne savez plus exactement ce qui a été dit.

L’habitude à prendre : ayez toujours un bloc note à portée de main et

prenez des notes durant votre coup de fil

6. Répertoriez de manière centralisée

Faites en sorte d’avoir tous vos numéros mis à jour au même endroit et à

double. Perdre un répertoire de contact est très embêtant.

7. Exploitez la technologie

Enregistrez des raccourcis pour les numéros fréquemment utilisés,

personnalisez votre combox avec vos disponibilités, lorsque vous n’êtes

pas au bureau, tâchez de dévier sur votre portable. Etc.

8. Annoncez votre manque de temps dans la seconde

Si vous êtes en réunion ou en entretien, dites-le rapidement. De cette

manière vous aurez plus de facilité à couper court à la conversation.

9. Questionnez votre interlocuteur

Demandez-lui si vous ne le dérangez pas. Si c’est le cas, reportez votre

appel en fonction de vos disponibilités. Cela permet également à votre

interlocuteur de vous dire le temps à disposition.

10. Utilisez votre téléphone pour les urgences

Uniquement si cela ne peut pas attendre. Si c’est important mais que la

réponse peut être connue mardi prochain, alors notez la question et

n’appelez pas.

VI : 10 conseils pour gérer les

interruptions

Les interruptions sont sources de travail prolongé. Cherchez à les réduire au

maximum, même si vous les appréciez.

1. Évitez les déplacements autant que possible

Dès que vous vous montrez, les gens peuvent vous interpeller. C’est la

règle de base. Réfléchissez à comment réduire vos déplacements.

2. Décalez vos horaires

Avez-vous déjà songé à commencer avant ou finir plus tard ?

Durant ces heures où la majorité de vos collègues ne sont pas présents,

vous pouvez faire ce que vous voulez dans les bureaux et être sûr de ne

pas être dérangé. Profitez de ce temps pour être très productif et faire

les tâches importantes. Ce concept s’applique pour les déplacements. En

évitant les heures de pointes vous économisez un temps fou !

3. Négociez votre temps

Je le rappelle, le temps est une source que l’on ne peut mettre de côté

ou acheter. Si une personne vous dérange, apprenez à couper

rapidement et de proposer de continuer la conversation une autre fois.

Au téléphone, les discussions ont tendance à moins s’éterniser.

4. Respectez les codes sociaux

Si vous ne prenez pas part aux conversations informelles qui ne

produisent rien, vous passerez rapidement pour un bourrin. Profitez des

discussions légères pour prendre des nouvelles et véritablement vous

intéresser aux gens. Gardez cependant en tête le temps.

5. Travaillez dans un autre lieu

Certaines entreprises vous offrent la possibilité de travailler dans un

autre lieu. Chez vous par exemple. C’est un excellent moyen de limiter

les interruptions. Soyez cependant conscient que cela demande une

bonne autodiscipline.

6. Privilégiez l’écrit plutôt que l’oral

Un écrit vous pousse à être précis et ne dérange pas les gens qui le

reçoivent.

7. Marchez vite

Vous êtes plus difficile à interrompre.

8. Informez vos collaborateurs de vos besoins

Si vous désirez réduire les interruptions, l’un des moyens les plus

efficaces est donc de dire à vos collègues ce que vous acceptez et ce que

vous préférez éviter. Par exemple, lorsque le panneau sur votre porte est

tourné sur « occupé », cela signifie que cette porte ne peut pas être

ouverte (c’est un exemple).

9. Soyez congruent

En imposant votre mode de fonctionnement, vous devrez faire preuve de

ces comportements vis-à-vis de vos collègues.

10. Analysez un jour d’interruptions

Dès que vous êtes interrompus, notez-le dans un cahier et à la fin de la

journée faites le calcul du temps « mangé ». Qui ?/quoi ?/combien de

temps ?/ou ?

VII : 10 conseils pour votre lecture

En améliorant votre lecture vous gagnerez beaucoup de temps. En effet

énormément d’informations passent par ce support. Blog, journaux, revues,

mail, notes écrites, bref, c’est dément !

1. Appropriez-vous ce que vous lisez

Prenez des notes, griffonnez, soulignez et « stabilobossez ».

Devenez un artisan de la lecture. Personnalisé ce que vous lisez pour

mieux le mémoriser.

2. Questionnez-vous sur votre lecture

Avant de commencer, demandez-vous quelles informations vous

recherchez dans cet ouvrage. Que veux-je savoir ?

3. Identifiez le texte

Repérez les clés visuelles. Repérez les images, les titres, la table des

matières. Les mots gras et soulignés. Tout ce qui peut vous faire

comprendre rapidement les idées maîtresses. Lorsque je tourne sur des

blogs je me réfère aux titres, aux images et je lis quelques commentaires.

4. Gagnez en vitesse

Acceptez de perdre un peu de contenu pour gagner en vitesse. Si vous

craignez perdre du sens, cela freine votre lecture.

5. Élargissez votre champ visuel

En moyenne chaque personne perçoit entre 2 et 3 mots à chaque

fixation au lieu de 5 à 10 mots pour un lecteur entrainé. Lire vite signifie

donc saisir plus à chaque fixation de vos yeux. Prenez conscience qu’une

lecture décontractée et une vue d’ensemble favorise l’amélioration de la

lecture rapide.

6. Cessez de déchiffrez

À l’école on vous obligeait à déchiffrer chaque mot, avec les voyelles et

syllabes qui le compose. C’est terminé, vous pouvez laisser aller vos yeux

et vous amusez à galoper sur chaque mot. Ce n’est pas beau ?

7. Devenez un sélectionneur

Et stoppez la culpabilisation. Prenez les informations que vous êtes venu

chercher et laissez le reste. Entraînez-vous à lire en diagonale.

8. Développez votre flexibilité visuelle

Développez plusieurs outils en fonction du type de lecture. Si vous êtes

venu apprendre, alors notez et appropriez-vous la matière. Si vous êtes à

la recherche d’une information utile, survolez le texte et saisissez-là.

9. 10% de ce que vous lisez

Sera retenu. C’est très peu. Ça monte à 30% lorsque vous le dites (le lire

à haute voix) et 50% en réfléchissant dessus et en étant impliqué. Le top

est de devoir expliquer ce que vous avez lu, ça monte à 80% de

mémorisation.

10. Autorisez-vous du plaisir

Le plaisir de lire pour lire. De rester tranquille sur votre livre et de

rêvasser. C’est aussi ça, la lecture.

Merci pour votre lecture. J’espère que certains points vous permettront

d’améliorer votre gestion du temps. Gardez à l’esprit : étape par étape.

Bonne continuation.

Julien G.

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