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n°1 Présentation du SIGil’Urba

Le SIGil’Urba est accessible à l’adresse :

https://sigil.sieds.fr

Ou via le site internet du SIEDS :

www.sieds.fr (rubrique SIGil/ SIGil sur internet/ Accès au site)

Accès au SIGil’Urba

L’écran d’accueil : tableau de bord de la gestion des dossiers

1 Dossiers à gérer : véritable tableau de bord, il permet l’inventaire exhaustif des dossiers en cours d’instruction.

2 Actions métier : boîte à outil permettant de réaliser des actions sur les dossiers.

3 Sélection : permet de faire des recherches spécifiques sur des dossiers.

4 Message : permet de lier des messages a un dossier. Ils sont visibles par la commune et l’intercommunalité.

5 Modules : accès aux différents modules du SIGil’Urba (voir au dos) 

6 Cartographie : permet l’accès à la cartographie grâce à l’icone

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n°1Les modules

Selon la nature des dossiers à étudier ou l’action à mener, ce bandeau permet l’accès aux différents tableaux de bord :> ADS pour l’administration des dossiers d’autorisations d’urbanisme.> FONCIER pour l’administration des dossiers fonciers.> PARCELLE pour la gestion et la consultation des informations parcellaires.> TAXE pour la gestion des taxes et participations.

> CARTOGRAPHIE pour accéder au module cartographique.

Les dossiers gérés

par le module ADS> AP : Installation d’un matériel supportant

de la publicité.> ATERP : Autorisation de construire, aménager, modifier un établissement recevant du public.

> ATIGH : Autorisation de construire, aménager, modifier un immeuble de grande hauteur.

> CUa : Certificat d’urbanisme informatif.> CUb : Certificat d’urbanisme opérationnel.> DP : Déclaration préalable.> DPEN : Déclaration préalable pour

les enseignes.> DPLT : Déclaration préalable pour les

lotissements et autres divisions foncières.

> DPMI : Déclaration préalable portant sur une maison individuelle.

> PA : Permis d’aménager.> PC : Permis de construire.> PCMI : Permis de construire une maison

individuelle.> PD : Permis de démolir.> RU : Renseignement d’urbanisme.

par le module Foncier> ACQ : Acquisition.> BFC : Baux et fonds commerciaux.> CES : Cessions.> DIA : Déclaration d’intention d’aliéner.> ECH : Echange.

�Les�différentes�phases� d’un dossierPour mieux suivre leur avancement, la vie d’un dossier est divisée en 4 phases :> Enregistrement : permet la saisie et

le dépôt du Cerfa.> Pré-instruction : permet de gérer la

demande de pièces, la consultation des services et la gestion des délais supplémentaires.

> Instruction : permet d’indiquer les règlements sur la parcelle et de créer l’arrêté.

> Chantier : permet de gérer l’ouverture et la fermeture de chantiers et les récolements.

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n°2 Rechercher et éditer des informations

Le bandeau de gauche « Sélection » permet de faire des recherches sur les dossiers en cours et sur ceux archivés.

1 Dossiers à gérer : fait apparaître tous les dossiers en cours d’instruction.

2 Recherche rapide : permet de trouver le nom des dossiers, le demandeur, la parcelle ou l’adresse en tapant quelques caractères puis en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier.

3 Occurrence à rechercher : permet de rechercher dans le nom de dossier, la phase courante, le demandeur, la parcelle et l’adresse des dossiers présents dans le ta-bleau de bord.

Rechercher rapidement un dossier

Info : Retrouver vos

dossiers favoris dans « Mon classeur

personnel ».

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3

1

4 Recherche préparée permet de lancer une recherche prédéfinie. Cliquer sur celle de votre choix puis cliquer sur

5 Recherche avancée est une recherche multicritère, vous pouvez donc affiner votre sélection en multipliant les critères de sélection puis cliquer sur

Rechercher un dossier par choix multiple

Info : Dans « Sélection externe »

retrouver vos dossiers en sélectionnant les

parcelles dans le module cartographie.

Info : Le service SIGil peut ajouter

des recherches préparées

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n°2

>  Rafraîchir la page afin de mettre à jour  la liste des dossiers à gérer.

> Exporter les informations sur tableur.

> Editer des courriers en masse par type de dossier, entre deux dates de dépôts.

> Accéder à des liens internet, préalablement enregistrés.

> Accéder à l’aide en ligne.

Editer des informations et des courriersSur la page d’accueil, à droite, vous retrouvez des fonctionnalités.

> Ajouter un dossier au classeur personnel, ajouter une priorité, supprimer un dossier et recopier les informations du dossier.

> Enregistrer les modifications apportées sur le dossier.

> Contrôler et valider la phase pour notifier à l’utilisateur  les champs non saisis et les incohérences. La vérification  se fait une fois par phase.

> Éditer un document résumant le dossier et tous les évènements qui lui incombent. Il permet donc d’avoir un récapitulatif imprimable et transportable du dossier en cours.

> Éditer des courriers à destination du pétitionnaire.

> Saisir le nom des intervenants sur le dossier. (Instructeur, autorité compétente et agent d’accueil).

> Insérer un message sur le dossier sous forme de post-it virtuel. Celui-ci est alors visible sur le bureau par la commune et l’intercommunalité.

> Attacher à un dossier tout document, quel que soit son format. Ceux-ci sont visibles par la commune, l’intercommunalité et les gestionnaires de réseaux.

> Lien vers le module Parcelle pour accéder directement aux informations MAJIC.

> Lien vers le module Taxe pour accéder directement au Cerfa Taxe afin de le compléter et de connaître les montants de Taxation.

> Lien vers le module Cartographie afin d’implanter la parcelle et visualiser les différentes données contenues sur celle-ci. 

Dans les dossiers à gérer, cliquez sur un dossier, à droite, vous retrouvez différents outils.

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n°3 Déposer un dossier

1 - Dans les actions métier, cliquer sur « Dépôt rapide ».

2 - Remplir les différentes informations. Vous avez la possibilité de remplir le numéro de dossier manuellement si la numérotation est incomplète :

Dépôt rapide

3 - Cliquer sur « Valider » : le dossier est créé et une fenêtre s’ouvre indiquant le numéro du dossier. « Ouvrir » permet d’entrer dans la phase Enregistrement du dossier, « Editer » permet d’éditer le récépissé de dépôt.

Informations de base pour la création d’un dossier

(voir dépôt rapide)

Informations sur le ou les numéro(s) de parcelle(s) concernée(s) par le dossier

Informations sur le demandeur. Dérouler le menu à l’aide de la flèche noire

Informations sur l’adresse de l’opération

S’il est connu, renseigner l’instructeur grâce à la liste déroulante

Info : Les dossiers de même type ne

peuvent pas avoir la même

numérotation

Cette action permet de créer un dossier vide avec un numéro afin de pouvoir éditer un récépissé de dépôt rapidement.

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1

Dépôt avancéCette action permet de réaliser un enregistrement plus complet du dossier avant l’édition du récépissé de dépôt :

1 - Dans les actions métier, cliquer sur « Dépôt avancé ».

2 - Remplir les différents cadres de la fenêtre.

3 - Cliquer sur « Valider » : le dossier est créé et une fenêtre s’ouvre indiquant le numéro du dossier. « Ouvrir » permet d’entrer dans la phase Enregistrement du dossier, « Editer » permet d’éditer le récépissé de dépôt.

Info : Pour renseigner les informations, se référer à la fiche�astuce�n°4

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n°3

1. Première méthode

> Dans les actions métier, cliquer sur « Dépôt rapide » ou « Dépôt avancé ».

> Choisir un type de dossier modificatif.

> Renseigner le numéro de dossier père manuellement.

> « Valider ».

2. Deuxième méthode :

> Dans les actions métier, cliquer sur « Dépôt rapide » ou « Dépôt avancé ».

> Choisir le type de dossier du dossier père.

> Cocher le mode Manuel pour le numéro de dossier.

> Cocher ensuite le sous-type Modificatif, ou Transfert.

Les informations de la phase Enregistrement du dossier père sont reportées dans le dossier fils.

Dépôt�d’un�modificatif�ou�transfertPour créer un modificatif ou un transfert, il est nécessaire d’avoir le numéro du dossier père.

3. Troisième méthode : > Dans les dossiers à gérer,

ouvrir le dossier père.

> Cliquer sur les icônes :

> pour créer un dossier modificatif.

> pour effectuer un transfert de dossier.

> Vérifier que le numéro de dossier père  soit le bon, puis valider.

Info : La numérotation des

modificatifs�et�transferts�de�dossiers�s’effectue�dans�l’ordre�chronologique (M1, M2 puis

T1, T2 en application de la loi du 1er/07/2013)

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n°4 Enregistrer les informations des Cerfa

1 - Dans les « Dossiers à gérer » cliquer sur un dossier pour l’ouvrir.

2 - En haut à gauche cliquer sur la flèche puis sur la phase « Enregistrement », cliquer sur Cerfa

Ouvrir le Cerfa

Compléter le numéro de parcelle

1. Sur le Cerfa, cliquer sur le bouton La fenêtre « Sélectionner une ou plusieurs parcelles » s’ouvre.

2. Renseigner un ou plusieurs champs (Parcelle, Adresse, Propriétaire).

3. Cliquer sur Rechercher.

4.�� Cocher la parcelle correspondant à votre recherche.

5. Cliquer sur Valider.

1. Dans le Cerfa, renseigner les références cadastrales du dossier.

> Cliquer ensuite sur le bouton Adresse parcelle pour que l’adresse de la parcelle se complète automatiquement.

3 - Compléter les informations manuellement ou à l’aide des outils d’automatisation.

Info : Si la barre des phases, en haut,

est bloquée, cliquer sur le

bouton « Echap » du clavier

Info : L’ordre des

chapitres ainsi que les informations à saisir sont les

mêmes que pour le cerfa papier.

Info : la�flèche

(située tout à gauche) permet de retourner au

résumé du dossier

Compléter les informations sur la parcelle

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n°4

1 - Sur le Cerfa, dans la partie «1- Identité du demandeur » cocher Particulier ou Personne morale. Les informations demandées sont spécifiques en fonction du cas. 

Si le Demandeur est le propriétaire de la parcelle concernée > Cliquer sur le bouton Copier propriétaire pour que le nom et l’adresse

du demandeur se complètent automatiquement.

Si le Demandeur est un notaire ou un architecte > Cliquer sur le bouton Annuaire pour ouvrir le formulaire de recherche.

Compléter les informations sur le demandeur

1 Dans la liste déroulante Type, choisir le type d’acteur à rechercher (Notaire, Architecte…).

2 Renseigner un ou plusieurs champs de recherche.

3 Cliquer sur « Rechercher ».

4 Sélectionner la personne correspondant à votre recherche.

5 Cliquer sur « Valider ».

Info : Si un architecte ou un notaire n’est pas

présent dans l’annuaire, vous pouvez contacter le service SIGil pour le

compléter

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4

3 - Pour compléter les informations sur le demandeur automatiquement, deux choix sont possibles :

Info : Les informations

cadastrales datent du 1er janvier de l’année

en cours

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n°5 Compléter et consulter les services

La demande de pièces complémentaires1 Dans un dossier, aller dans la phase

« Pré-instruction » et cliquer sur « Pièces ».

2 Cliquer ensuite sur « Demander » afin de sélectionner les pièces nécessaires au dossier.  Après validation, une deuxième fenêtre s’ouvre afin de cocher les pièces déjà reçues avec le dossier puis « Valider ».

3 En cas de pièces manquantes, cliquer sur « Editer » afin d’enregistrer et imprimer le courrier de demande de pièces complémentaires à adresser au demandeur.

4 Pour l’enregistrement d’une nouvelle pièce, cliquer sur « Recevoir » et cocher chaque pièce reçue. Puis « Valider ». La pièce bascule automatiquement dans le bandeau « Pièces reçues ».

5 Une fois que toutes les pièces sont reçues dans le bandeau « Complétude », cocher « Complet » et indiquer la date de complétude.

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n°5

1 Dans un dossier, aller dans la phase « Pré-instruction » et cliquer sur « Consultations ».

2 Cliquer sur « Consulter » afin de sélectionner les services à consulter puis « Valider ».

La consultation des services

Les noms des services se terminant par (via SIGil’Urba) peuvent répondre aux consultations dans l’application : il n’est donc pas nécessaire de leur envoyer un courrier de consultation.

3 Editer le courrier de consultation en cliquant sur « Editer ».

4 À la réception d’une réponse d’un service, cliquer sur ce service puis sur « Réponse ». Compléter les éléments demandés et « Valider ».

La gestion des documents attachés

Il est possible d’attacher des documents, tels que les attestations de réseaux des services consultés ou les plans de masse à un dossier.

Dans le bandeau d’outils, cliquer sur « Documents attachés »

La fenêtre « Gestion des documents attachés » s’ouvre, cliquer sur « Ajouter », « Modifier » et/ou « Ouvrir ».

Info : Il est possible de filtrer�les�services�grâce à la liste

déroulante « Filtre par type »

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1

2

Info : Toutes les personnes ayant

accès aux dossiers auront la possibilité

de visualiser les documents

Info : Les courriers créés et archivés

à partir du SIGil’urba apparaissent

également dans cette fenêtre

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n°6 Rédiger un arrêté

2 - Renseigner toutes les informations attachées à la décision du dossier avec :

Les avis 2 Ajouter les différents avis à partir des menus déroulants : > de l’Instructeur> du service > de la commission (si elle existe) > de l’autorité compétente.

Les dates 3 > Chacune des dates est importante et

donc à renseigner avec soin.

La�période�d’affichage� 4 > Une période d’affichage est proposée  automatiquement mais modifiable en saisie.

Rédiger l’arrêté

> Une fenêtre s’ouvre et vous indique les données que vous n’avez pas encore saisies lors des phases précédentes.

> Cliquer sur « Poursuivre » afin de rédiger  l’arrêté (vous pourrez revenir sur les données manquantes ultérieurement).

1 - Dans un dossier, aller dans la phase « Instruction » et cliquer sur « Décision ».

La fenêtre suivante s’ouvre :

A gauche, la liste des éléments pouvant être ajou-tés sur l’arrêté :

6 Cliquer sur l’une des rubriques de gauche.

7 Cocher les textes à mettre dans l’arrêté et les faire glisser à droite à l’aide des flèches

8 Une fois placé à droite, vous pouvez modifier le texte d’un article en le sélectionnant puis en cliquant sur

9 Cliquer sur « Récapitulatif ».

Compléter les informations de la décision

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5

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2

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Cliquer sur Rédiger 5

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n°6

Une fenêtre s’ouvre avec la liste des éléments précédemment sélectionnés et classés par type.

10 Cliquer sur « Modèle » pour choisir un modèle d’arrêté à éditer dans la liste déroulante.

11 Cliquer sur « Terminer » : l’arrêté est édité et reste modifiable jusqu’à publication en PDF en cliquant sur « Publier ».

Ajouter un évènement

> Sélectionner un motif dans la liste déroulante paramétrable ainsi que les dates appropriées :

> Cliquer sur « Ajouter un évènement », renseigner le type d’événement et « Valider » :

10

> Dans un dossier, aller dans la phase « Instruction » et cliquer sur « Evènements ». Cette étape permet d’ajouter des évènements postérieurs à l’arrêté  (exemples : dossier sans suite, recours, transfert...).

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n°7 Cartographier un dossier

1 - Dans un dossier, cliquer sur « Cadrage cartographique » dans le bandeau de droite.

Implanter un dossier dans le module cartographique

Visualiser les informations sur le dossier

2 - La fenêtre de création s’ouvre, cliquer sur « Créer le dossier à partir des parcelles » pour créer l’emprise du dossier, ou sur « Zoomer sur les parcelles du dossier » pour se localiser sur la parcelle.

3 - Les contours apparaissent en jaune. Modifier,  si besoin, l’emprise en déplaçant les carrés gris.

1 Cliquer sur l’outil « Sélection » et sur une parcelle.

2 Lancer une identification multicouche

Info : indiquer�l’identifiant�et le mot de passe.

Celui-ci est demandé seulement lors de la première connexion

3 La fenêtre « Résultat�de�l’identification�» s’ouvre. Pour visualiser les informations détaillées, cliquer sur la flèche Pour accéder au règlement de la zone, cliquer sur le lien correspondant « Règlement ».

Info : le pourcentage de recouvrement d’une information sur la parcelle apparaît

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n°7

Cliquer sur la liste déroulante en haut à gauche pour sélectionner la commune, la section puis la parcelle. La localisation sur la parcelle se fait automatiquement.

Se localiser sur une parcelle

1 Cliquer sur « Montrer/Cacher la légende »

2 Dérouler le menu grâce à la flèche pour visualiser  les données souhaitées.

3 Cocher la/les donnée(s) à faire apparaître.

L’outil « Activer tous les sous-éléments » permet d’afficher toutes les données d’un groupe.

Afficher�des�données

Une seconde méthode permet de faire afficher les données :

1 Cliquer sur « Gestion de projet »

2 Sélectionner la donnée à afficher.

3 Pour revenir à un affichage « neutre »,  sélectionner « Par défaut ».

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3

1

3

2

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n°8 Exporter les données SITADEL

1 - Cocher la nature de l’export (nouveau ou chargement d’un ancien export).

Choisir le centre instructeur à partir du menu déroulant.

Sélectionner le mois et l’année de fin de traitement.

Indiquer le numéro d’ordre de l’export.

Dans le bandeau « Actions métier », cliquer sur « Transmission sitadel ».

L’export concerne l’ensemble des dossiers d’urbanisme instruit au sein de la collectivité. Les évènements fournis vont du dépôt au suivi de chantier.

En règle générale, les exports SITADEL sont mensuels. Le traitement s’effectue par les centres instructeurs durant les premiers jours du mois suivant pour le traitement du mois précédent.  Le résultat de l’export doit être transmis à la DRE au format txt.

Compléter les informations pour l’extraction

2 - Lancer l’extraction

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1 - Le tableau d’extraction se remplit de la liste de dossiers :

> Les dossiers corrects présentent une coche verte.

> Les dossiers incorrects présentent une alerte orange.

> Les dossiers strictement incorrects présentent une alerte rouge.

2 - Dans le cas où les dossiers sont erronés, le tableau d’erreurs se remplit de liste de dossiers :

> Lire la notification de l’erreur dans la colonne Erreur.

> Cliquer sur le numéro de dossier et corriger l’erreur mentionnée.

3 - Une fois les dossiers corrigés, lancer une nouvelle fois l’extraction.

4 - Valider l’extraction (au format txt).

Extraire Sitadel

Info : L’icone Excel

(situé à droite) permet un export au format .csv

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n°9 Déclarer une DIA

(Déclaration d’Intention d’Aliéner)

1 - Cliquer sur l’action métier « Dépôt rapide ». La fenêtre « création d’un nouveau dossier » s’ouvre.

2 - Renseigner les informations.

3 - Cliquer sur « Valider ». Le dossier est créé et une fenêtre s’ouvre en indiquant le numéro de dossier.

4 - Cliquer sur « Editer » pour éditer un récépissé de dépôt ou sur « Ouvrir » pour compléter le Cerfa.

Déposer une DIA

1 - Dans le Bandeau d’accès en bas, cliquer sur « Foncier ». Le module foncier permet de gérer : > les dossiers d’acquisition (ACQ), > les baux et fonds commerciaux (BFC),  > les cessions (CES), > les déclarations d’intentions d’aliéner (DIA).

2 - Les dossiers fonciers en cours s’ouvrent ce qui permet de suivre les dossiers DIA en cours.

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n°9

1 - Dans la phase « Préemption », cliquer sur « Suivi des transactions » et compléter les informations.

> Cette étape permet de garder une trace de la transaction en plusieurs étapes.

2 - Dans la phase « Préemption », cliquer sur « Acte » et compléter les informations.

> Cette étape permet de renseigner les informations de l’acte notarié.

3 - Dans la phase « Préemption », cliquer sur « Entrée en jouissance » et compléter les informations.

Saisir la décision dans l’étape Instruction

Dans la phase « Enregistrement », dans l’étape « Cerfa », cocher « Déclaration d’intention d’aliéner un bien » ou « demande d’acquisition d’un bien ».

Saisir toutes les étapes : > l’enregistrement du Cerfa,

> la pré-étude avec la description des biens.

Saisir une DIA

1 - Dans la phase « Instruction », cliquer sur « Décision » :> La rubrique des montants permet de renseigner les propositions de montant.> La rubrique des décisions permet de renseigner les informations attachées à l’arrêté.> A remplir également dans le cas d’une consultation de France Domaines. 2 - Cliquer sur « Rédiger » pour rédiger l’Arrêté de Préemption ou de Renonciation.

Saisir la phase Préemption